Предоставление доступа к информации в таблице по электронной почте

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Информацию из таблиц и отчётов можно отправлять по электронной почте несколькими способами. 

Действие

 

Инструкции

 

Предоставление получателям версии данных только для чтения.

Если вы хотите разрешить человеку, у которого нет учётной записи Smartsheet, редактировать строки таблицы, используйте запрос изменения.

Отправьте одну или несколько строк по электронной почте.

 

Предоставление статического моментального снимка один раз или на постоянной основе.

 

Отправьте всю таблицу или отчёт по электронной почте как вложение в формате PDF или Excel (.xls).

 


Предоставление доступа к таблице соавторам.

 

Отправьте безопасную ссылку на таблицу.

 


Если вы подписчик плана "Корпоративный", то системный администратор Smartsheet может ограничить круг адресов электронной почты, на которые вы можете отправлять информацию.


Отправка одной или нескольких строк по электронной почте

Если вы работаете с отчётом с данными из нескольких таблиц, помните, что в одно сообщение электронной почты можно включить только строки со значениями из одной таблицы.

  1. В строках, которые нужно отправить, откройте меню строки.
    Чтобы отправить несколько строк, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT или CTRL (COMMAND ⌘ на компьютере Mac), а затем выберите номера нужных строк. Сообщение электронной почты может содержать до 50 строк.
  2. Выберите пункт Отправить.
  3. В поле Кому введите адреса электронной почты получателей или групп получателей сообщения через запятую или точку с запятой.
  4. В полях Тема и Сообщение введите тему и текст сообщения.
  5. Настройте информацию, которую нужно добавить в сообщение, и его макет.
    • Включать: по умолчанию отправляются все столбцы (включая вложения и обсуждения). Укажите в этом поле столбцы, которые нужно добавить в сообщение или удалить из него.
    • Макет: измените способ отображения добавленной информации.
      Настройка макета доступна только при отправке одной строки.
  6. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Это единственный способ отслеживания строк, отправленных из Smartsheet.
  7. Нажмите кнопку Отправить.

Вы отправили строки по электронной почте. Сообщения обычно отправляются в течение пяти минут.


Отправка таблицы как вложения электронной почты

Вы можете отправить моментальный снимок таблицы или отчёта по электронной почте как вложение в формате PDF или Excel (.xls).

Отправка таблицы как вложения электронной почты

  1. В строке меню выберите Файл > Отправить как вложение.
  2. Введите адреса электронной почты получателей сообщения через запятую или точку с запятой.
  3. При необходимости измените тему и текст сообщения. По умолчанию в поле Тема содержится имя таблицы.
  4. Выберите тип отправляемого вложения. Если нужно отправить таблицу как PDF-файл, щёлкните ссылку (параметры), чтобы открыть меню Настройка PDF и настроить внешний вид вложения.
  5. Нажмите кнопку Отправить.

По умолчанию вложение отправляется немедленно и только один раз. 

Если вы хотите предоставить доступ только к определённым строкам, используйте фильтр, чтобы на экране остались только нужные строки. С помощью фильтров можно отправлять вложения только однократно. Фильтры невозможно использовать с вложениями, которые отправляются на постоянной основе.

Периодическая отправка вложения

  1. В строке меню выберите Файл > Отправить как вложение.
  2. Щёлкните ссылку Расписание
  3. Выберите частоту отправки (например, ежедневно) и другие параметры расписания.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Периодические рассылки отображаются на правой панели формы Отправить как вложение

Чтобы изменить настроенное расписание, выберите его в разделе Доставка формы Отправить как вложение.


Отправка безопасной ссылки на таблицу

Постоянная ссылка — это постоянный URL-адрес страницы или сайта. Такая ссылка создаётся в Smartsheet для каждой таблицы. 

Соавторы могут использовать такую ссылку для прямого доступа к таблице в Smartsheet. Для удобства рекомендуется добавить постоянную ссылку в закладки. При попытке перейти по постоянной ссылке пользователь, который не является соавтором, получит сообщение об ошибке.
Если вы хотите, чтобы пользователи могли получать доступ к элементу Smartsheet, не входя в систему, создайте ссылку, доступную всем.

  1. В правом верхнем углу элемента нажмите кнопку Предоставить доступ. Если доступ к элементу не предоставлен никому, в форме Совместный доступ к таблице будет раздел Сведения о приглашении. ​​​​
  2. Чтобы получить URL-адрес безопасной ссылки на таблицу, щёлкните стрелку в разделе Соавторы. Ссылка приводится под списком соавторов с совместным доступом.
  3. Чтобы отправить постоянную ссылку по электронной почте всем соавторам таблицы, щёлкните значок электронной почты.

Изменение сообщения о предоставлении доступа

  1. В строке меню выберите Файл > Отправить сообщение пользователям, которым предоставлен доступ.
  2. Измените тему и текст сообщения. В строке Тема по умолчанию содержится имя таблицы. 
  3. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Это единственный способ отслеживания сообщения, отправленного вами соавторам из Smartsheet.
  4. Нажмите кнопку Отправить.

По умолчанию сообщение отправляется всем соавторам таблицы. Чтобы сократить список получателей, выберите параметр Все пользователи, которым предоставлен доступ.