Как предоставить доступ к информации, содержащейся в таблице, по электронной почте

Отправить информацию из таблиц или отчётов по электронной почте можно несколькими способами. 

Если вы являетесь подписчиком плана "Корпоративный", системный администратор может ограничить для вас возможность предоставлять доступ к информации таким образом, что вы сможете отправлять письма только на определённые адреса электронной почты.

Как отправить одну или несколько строк по электронной почте

Если вы работаете с отчётом, в который включена информация из нескольких таблиц, в одно сообщение электронной почты можно включить строки со значениями только из одной таблицы.

В отчётах, к которым применено группирование, невозможно выбрать заголовки групп вместе со строками таблицы.

1. В строках, которые требуется отправить, выберите Меню строки.
   Чтобы отправить несколько строк, нажмите и удерживайте клавишу Shift или Ctrl (Command ⌘ на Mac) при выборе их номеров. Сообщение электронной почты может содержать до 50 строк.
2. Нажмите Отправить.
3. В поле Кому введите адреса электронной почты пользователей или групп, которым хотите отправить сообщение. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.
   • Чтобы добавить контакты из Списка контактов Smartsheet нажмите Выбрать контакты.
   • Можно также выбрать других участников рабочей группы или групп, созданных администраторами групп.
4. В полях Тема и Сообщение при необходимости измените тему и содержание письма.
5. Настройте информацию, которую требуется добавить в письмо, и его макет.
   • Включено: все столбцы (в том числе вложения и обсуждения) включены по умолчанию. В поле Включено можно добавлять столбцы в письмо или удалять их из письма.
   • Макет: измените способ отображения добавленной информации.
     Параметр "Макет" доступен только при отправке одной строки.
6. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Отправить копию мне — это единственный способ отслеживания строк, которые были отправлены из Smartsheet.
7. Нажмите Отправить.

В рамках плана "Профессиональный" пользователи могут ежедневно отправлять из Smartsheet до 300 сообщений электронной почты. Smartsheet отправляет сообщения, когда вы @упоминаете кого-либо в беседе, отправляете строку, предоставляете доступ к элементу Smartsheet, отправляете подтверждение отправки формы и т. д. Если вам требуется отправлять более 300 сообщений в день, необходимо повысить уровень до одного из других наших планов.

Как отправить таблицу в виде вложения в сообщении электронной почты

Вы можете отправить моментальный снимок таблицы или отчёта, вложив его в сообщение электронной почты в виде файла в формате PDF или Excel (.xls).

Чтобы отправить таблицу в виде вложения в сообщении электронной почты, выполните следующие действия.

1. В строке меню выберите Файл > Отправить как вложение.
2. Введите адреса электронной почты пользователей, которым хотите отправить сообщение. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.
   • Чтобы выбрать из Списка контактов Smartsheet контакты, которым нужно отправить сообщение, нажмите Выбрать контакты.
   • Можно также выбрать других участников рабочей группы или групп, созданных администраторами групп.
3. При необходимости измените тему и содержание письма. По умолчанию в поле Тема указывается имя таблицы.
4. Выберите тип вложения, которое хотите отправить. Если вы хотите отправить таблицу в виде файла в формате PDF, выберите (Параметры), чтобы открыть меню Настройка PDF и задать вид вложения.
5. Нажмите Отправить.

По умолчанию вложение будет отправлено сразу же и только один раз. 

Чтобы отобразить только те строки, которые требуется отправить, используйте фильтр. Фильтры работают только для однократных вложений. Использовать фильтры с вложениями, которые отправляются периодически, нельзя.

Чтобы настроить периодическую отправку файла в виде вложения, выполните следующие действия.

1. В строке меню выберите Файл > Отправить как вложение.
2. Выберите Расписание. 
3. Выберите частоту доставки (например, ежедневно) и укажите другие параметры периодичности.
4. Нажмите OK.

Периодичность будет отображаться на правой панели формы Отправить как вложение. 

В разделе Доставка формы Отправить как вложение выберите заданное расписание, чтобы его изменить.

Как отправить защищённую ссылку на таблицу

Постоянная ссылка — это постоянный URL-адрес страницы или сайта. Smartsheet генерирует её для каждой таблицы. 

Соавторы могут использовать такую ссылку для прямого доступа к таблице в Smartsheet. Для удобства можно добавить постоянную ссылку в закладки. При попытке перейти по постоянной ссылке пользователь, который не является соавтором таблицы, получит сообщение об ошибке.
Если вы хотите, чтобы пользователи могли получить доступ к элементу Smartsheet, не выполняя входа, сгенерируйте ссылку, доступную для всех.

1. В правом верхнем углу таблицы выберите пункт Предоставить доступ. Если совместный доступ к элементу не предоставлен, в форме Доступ к таблице отобразится раздел Сведения о приглашении. ​​​​
2. Чтобы получить доступ к URL-адресу для защищённой ссылки на таблицу, выберите Соавторы. Ссылка появится сразу под списком соавторов, которым предоставлен доступ.
3. Чтобы отправить всем соавторам таблицы постоянную ссылку по электронной почте, выберите значок Отправить по электронной почте.

Как настроить сообщение о предоставлении доступа

1. В строке меню выберите Файл > Отправить сообщение пользователям с предоставленным доступом.
2. Измените тему и текст сообщения. По умолчанию в качестве темы отображается имя таблицы. 
3. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Отправить копию мне — это единственный способ отслеживать сообщения, которые вы отправляете соавторам из Smartsheet.
4. Нажмите Отправить.

По умолчанию сообщение будет отправлено всем соавторам таблицы. Чтобы сузить список получателей, выберите Все пользователи, которым предоставлен доступ.