Отправить содержимое таблицы по электронной почте

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Есть несколько способов, с помощью которых можно пересылать данные из таблиц и отчётов по электронной почте. 

Функции

 

Рекомендуемый способ

 

Предоставить получателям версию данных только для чтения.

Если вы хотите предоставить кому-либо возможность изменять строки таблицы (даже без учётной записи Smartsheet), используйте функцию Запрос на изменение.

Отправьте одну или несколько строк по электронной почте.

 

Предоставить доступ к статическому снимку (один раз или многократно).

 

Отправьте таблицу или отчёт целиком по электронной почте в формате PDF или Excel (.xls).

 


Предоставить доступ к таблице соавторам.

 

Отправьте защищённую ссылку на таблицу.

 


Если вы являетесь подписчиком плана "Корпоративный", системный администратор Smartsheet может ограничить возможность предоставлять доступ к данным, чтобы вы могли отправлять сообщения только на конкретные адреса электронной почты.


Отправка одной или нескольких строк по электронной почте

Если вы работаете с отчётом, содержащим информацию из нескольких таблиц, помните, что в сообщение, пересылаемое по электронной почте, можно включить только строки, содержащие значения из одной и той же таблицы.

  1. Выберите Меню строки в строке, которой вы хотите поделиться.
    Чтобы выбрать несколько строк, нажмите и удерживайте клавишу Shift или Ctrl (Command ⌘ на компьютерах Mac) при выборе номеров нужных строк. Сообщение электронной почты может содержать до 50 строк.
  2. Выберите Отправить.
  3. В поле Кому введите адрес (или адреса) электронной почты пользователей или групп, которым хотите отправить сообщение. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.
  4. Измените тему письма и его текст в полях Тема и Сообщение, если это необходимо.
  5. Настройте данные, которые вы хотите добавить к электронному сообщению, и макет электронного письма.
    • Включено. Все столбцы (включая вложения и дискуссии) включены по умолчанию. Используйте поле Включено, чтобы добавить столбцы к сообщению или удалить их.
    • Макет. Измените способ отображения добавленных данных.
      Функция "Макет" доступна только при отправке одной строки.
  6. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Опция Отправить копию мне является единственным способом отслеживания строк, отправленных из Smartsheet.
  7. Выберите Отправить.

Пользователи плана "Профессиональный" могут отправлять до 300 электронных сообщений из Smartsheet в день. Smartsheet формирует электронное письмо, когда вы упоминаете кого-либо в беседе с помощью символа @, отправляете кому-либо строку, предоставляете доступ к объекту Smartsheet, отправляете сообщение, подтверждающее отправку формы, и т. д. Если вам требуется отправлять более 300 электронных сообщений в день, выберите план более высокого уровня.

Отправка таблицы по электронной почте в качестве вложения

Вы можете отправить моментальный снимок таблицы или отчёта, вложив его в сообщение электронной почты в виде файла в формате PDF или Excel (.xls).

Как отправить таблицу по электронной почте как вложение

  1. В строке меню выберите Файл > Отправить как вложение…
  2. Введите адреса электронной почты пользователей, которым хотите отправить сообщение. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.
  3. При необходимости измените тему и текст сообщения. По умолчанию в поле Тема содержится имя таблицы.
  4. Выберите тип вложения. Если вы хотите отправить таблицу в формате PDF, выберите ссылку (Параметры), чтобы открыть меню Настройка PDF и определить дополнительные параметры внешнего вида вложения.
  5. Выберите Отправить.

По умолчанию вложение будет отправлено немедленно и только один раз. 

Используйте фильтры, чтобы отобразить только те строки, которые хотите отправить. Фильтрация применима только к тем вложениям, которые отправляются один раз. Применять фильтры к вложениям, которые будут отправляться повторно, нельзя.

Настройка повторной отправки вложения

  1. В строке меню выберите Файл > Отправить как вложение…
  2. Выберите Расписание
  3. Выберите, с какой частотой требуется отправлять вложение (например, ежедневно), и настройте другие параметры повторной отправки.
  4. Нажмите ОК.

Сведения о повторной отправке появятся в панели справа от формы Отправить как вложение… 

Чтобы изменить расписание отправки, выберите его в разделе Доставка формы Отправить как вложение…


Отправка защищённой ссылки на таблицу

Постоянная ссылка — это постоянный URL-адрес страницы или сайта. Smartsheet генерирует их для каждой таблицы. 

Соавторы, которым был предоставлен доступ к таблице, могут использовать ссылку, чтобы открыть её непосредственно в Smartsheet. Постоянную ссылку можно добавить в закладки, чтобы быстрее находить нужную таблицу. При попытке перейти по постоянной ссылке пользователь, не являющийся соавтором, получит сообщение об ошибке.
Если вы хотите, чтобы пользователь получал доступ к объекту Smartsheet без необходимости войти в систему, создайте общедоступную ссылку.

  1. В правом верхнем углу таблицы нажмите Предоставить доступ. Если никто не имеет доступа к объекту, в форме Совместный доступ к таблице вы увидите раздел Сведения о приглашении.​​​​
  2. Чтобы увидеть URL-адрес защищённой ссылки на таблицу, выберите Соавторы. Ссылка появится сразу под списком соавторов, которым был предоставлен доступ к таблице.
  3. Выберите значок Электронная почта, чтобы отправить постоянную ссылку на таблицу всем соавторам.

Настройка сообщения

  1. В строке меню выберите Файл > Отправить сообщение пользователям с предоставленным доступом…
  2. Измените тему и текст сообщения. По умолчанию в поле "Тема" будет указано имя таблицы. 
  3. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Функция Отправить копию мне — это единственный способ отслеживания сообщений, отправляемых вами соавторам из Smartsheet.
  4. Выберите Отправить.

По умолчанию электронное письмо будет отправлено всем соавторам. Чтобы сократить список получателей, выберите Все пользователи, которым предоставлен доступ.