Отправлять данные из таблиц и отчётов по электронной почте можно несколькими способами.
Желаемый результат | Необходимое действие |
Предоставить получателям версию данных, доступную только для чтения. ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите позволить какому-либо пользователю редактировать строки в вашей таблице, даже если у него нет учётной записи Smartsheet, используйте запрос изменения. Подробные сведения см. в статье Запросы изменения в Центре справки. |
Отправьте одну или несколько строк по электронной почте. |
Предоставить доступ к статичному моментальному снимку (один раз или на регулярной основе). | Отправьте целую таблицу или отчёт в виде вложения электронной почты в формате PDF или XLS (Excel). |
Предоставить доступ пользователям, у которых есть разрешения на доступ к таблице. | Отправьте безопасную ссылку на таблицу. |
ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы используете план «Корпоративный», системный администратор Smartsheet может ограничить для вас возможность предоставлять доступ к данным, позволив отправлять их только на определённые адреса электронной почты. Дополнительные сведения см. в разделе «Формирование списка утверждённых доменов для совместного доступа» в статье Контроль безопасности.
Отправка одной или нескольких строк по электронной почте
Строки из таблицы или отчёта можно отправить по электронной почте кому угодно.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы работаете с отчётом, объединяющим в себе информацию из нескольких таблиц, помните, что в сообщение электронной почты можно включить строки только из одной таблицы.
- Щёлкните стрелку раскрывающегося списка
рядом с номером строки, которую вы хотите отправить, и выберите команду Отправить.
Появится форма Отправить.
СОВЕТ. Чтобы отправить несколько строк, щёлкните их номера, удерживая нажатой клавишу SHIFT или CTRL (⌘ на компьютере Mac). Сообщение эл. почты может содержать до 50 строк.
- Введите адреса электронной почты пользователей или групп, которым нужно отправить сообщение, в поле Кому. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.
СОВЕТЫ.- Если вы добавили контакты в список контактов Smartsheet, щёлкните значок соавтора
справа, чтобы отметить контакты, которым нужно отправить сообщение. Дополнительные сведения об использовании контактов в Smartsheet см. в статье Контакты Smartsheet.
- В многопользовательских планах также можно выбирать других членов своей рабочей группы или групп, созданных администраторами групп. Для получения дополнительных сведений о предоставлении совместного доступа и отправке информации группам см. статью Управление группами контактов Smartsheet и их использование.
- Если вы добавили контакты в список контактов Smartsheet, щёлкните значок соавтора
- В полях Тема и Сообщение будут содержаться значения по умолчанию, которые можно изменять.
- С помощью параметров Настроить
и Макет укажите, какие поля будут включены в сообщение электронной почты и как они будут отображаться.
ПРИМЕЧАНИЕ. Параметр Макет доступен только при отправке одной строки.
По умолчанию отправляются все столбцы (включая вложения и обсуждения). Чтобы исключить столбцы, нажмите кнопку Редактировать и снимите флажки для всех имён столбцов, которые не нужно включать в сообщение.
-
Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Это единственный способ отслеживания строк, которые были отправлены из Smartsheet.
-
Нажмите кнопку Отправить.
Выбранные строки будут вставлены в текст сообщения и отправлены получателям. Обычно сообщения отправляются в течение пяти минут.
Отправка таблицы как вложения электронной почты
Вы можете отправить моментальный снимок таблицы или отчёта, вложив его в сообщение электронной почты в виде файла в формате PDF или XLS (Excel).
- Щёлкните значок «Действия с таблицей»
на панели инструментов слева и выберите пункт Отправить как вложение.
Появится форма Отправить как вложение.
-
Введите адреса электронной почты получателей сообщения в поле Кому. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.
СОВЕТЫ.
- Если вы добавили контакты в список контактов Smartsheet, щёлкните значок соавтора
, чтобы выбрать контакты, которым нужно отправить сообщение. Для получения дополнительной информации см. статью Контакты Smartsheet.
- В многопользовательских планах также можно выбирать других членов своей рабочей группы или групп, созданных администраторами групп. Для получения дополнительных сведений о предоставлении совместного доступа и отправке информации группам см. статью Управление группами контактов Smartsheet и их использование.
- Если вы добавили контакты в список контактов Smartsheet, щёлкните значок соавтора
-
При необходимости измените содержимое полей Тема и Сообщение. По умолчанию в поле Тема содержится имя таблицы.
-
В поле Вложить как выберите тип вложения: PDF или Excel. СОВЕТ. При отправке таблицы в виде вложения в формате PDF можно щёлкнуть ссылку параметры, чтобы открыть меню Настройка PDF и определить дополнительные параметры внешнего вида вложения.
-
Выберите для сообщения типа «Отправить как вложение» параметр Доставка.
По умолчанию вложение отправляется сразу и только один раз. Сведения об отправке файла на регулярной основе см. в следующем разделе этой статьи.
Настройка периодичности для отправки файлов в виде вложений
Чтобы отправлять таблицу в виде вложения с указанной вами периодичностью, выполните указанные ниже действия.
- Откройте форму «Отправить как вложение», как описано выше.
- В форме возле пункта Доставка щёлкните ссылку Запланировать.
- В форме Параметры доставки выберите частоту, с которой должна выполняться доставка (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно), и укажите другие настройки периодичности.
- Нажмите кнопку ОК.
После настройки периодичность будет указана на панели справа в форме «Отправить как вложение». Чтобы изменить или удалить периодичность, щёлкните стрелку возле её описания.
Отправка безопасной ссылки на таблицу
Для каждой таблицы в Smartsheet создаётся постоянная ссылка. Соавторы могут использовать такую ссылку для прямого доступа к таблице в Smartsheet. Для удобства рекомендуется добавить постоянную ссылку в закладки. При попытке перейти по постоянной ссылке пользователи, не
указанные в разделе Соавторы
формы Совместный доступ
таблицы, получат сообщение об ошибке.
СОВЕТ. Сведения о том, как создать ссылку на таблицу, доступную всем пользователям, см. в статье Публикация элементов Smartsheet в Центре справки.
-
Нажмите кнопку Предоставить доступ вверху элемента.
Отобразится форма предоставления доступа. Если совместный доступ к элементу не предоставлен, будет показан раздел Сведения о приглашении. -
Щёлкните элемент Соавторы, чтобы отобразить URL-адрес безопасной ссылки на таблицу. (Ссылка появится непосредственно под списком соавторов, которым предоставлен доступ.)
-
Щёлкните значок с конвертом справа от постоянной ссылки, чтобы отправить её по электронной почте всем соавторам, которым предоставлен доступ к таблице.
Настройка сообщения о предоставлении доступа
- Щёлкните значок Отправить таблицу или предоставить к ней доступ
на панели инструментов слева и выберите пункт Отправить сообщение пользователям, которым предоставлен доступ.
Появится форма Отправить сообщение пользователям, которым предоставлен доступ.
По умолчанию в поле Тема указывается имя таблицы, однако вы можете изменить тему и текст сообщения, как вам необходимо. По умолчанию сообщение будет отправлено всем пользователям, имеющим доступ к таблице, однако можно ограничить список получателей, щёлкнув пункт Все пользователи, которым предоставлен доступ.
- Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне.
Это единственный способ отслеживания сообщений, отправленных вами соавторам из Smartsheet.
- Нажмите кнопку Отправить.
Получателям будет доставлено сообщение электронной почты со ссылкой, по которой они смогут выполнить вход и открыть таблицу.