Как предоставить доступ к информации, содержащейся в таблице, по электронной почте

Доступ к данным можно предоставить разными способами.

• Если нужно предоставить получателям версию данных только для чтения, отправьте одну или несколько строк по электронной почте. 
• Если нужно, чтобы другой пользователь изменил строки в таблице, даже если у него нет учётной записи Smartsheet, используйте запрос изменения.
• Если нужно предоставить однократный или регулярный доступ к моментальным снимкам таблицы или отчёта, отправьте таблицу или отчёт по электронной почте в виде вложения в формате PDF или Excel.
• Если нужно предоставить доступ к таблице соавторам, отправьте безопасную ссылку на неё.

Системный администратор Smartsheet может ограничить возможности совместного доступа для подписчиков плана "Корпоративный" только определёнными адресами электронной почты.

Как отправить одну или несколько строк по электронной почте

Вы можете отправить по электронной почте до 50 строк.

1. В строках, которые нужно отправить, выберите Меню строки .
    

   Чтобы отправить несколько строк, нажмите и удерживайте клавишу Shift или Ctrl (Command ⌘ на Mac) при выборе их номеров.

2. Нажмите Отправить.
3. В поле Кому введите адреса электронной почты пользователей или групп, которым нужно отправить сообщение. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой. Чтобы добавить получателей из Списка контактов Smartsheet, нажмите Выбрать контакты .
4. В полях Тема и Сообщение при необходимости измените тему и содержание письма.
5. Выберите информацию, которую следует добавить в письмо, и настройте макет письма.
   • Включать: по умолчанию включены все столбцы (в том числе вложения и обсуждения). Выберите Изменить, чтобы добавить или удалить из письма столбцы, вложения или комментарии.
   • Макет: измените способ отображения добавленной информации. Этот параметр доступен только при отправке одной строки.
6. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. 
7. Нажмите Отправить.

Если вы работаете с отчётом, который содержит информацию из нескольких таблиц, в сообщение можно включить строки со значениями только из одной таблицы.

В отчётах, к которым применено группирование, невозможно выбрать заголовки групп вместе со строками таблицы.

Как отправить таблицу в виде вложения

Вы можете отправить моментальный снимок таблицы или отчёта, вложив его в сообщение электронной почты в виде файла в формате PDF или Excel (.xls).

1. В строке меню выберите Файл > Отправить как вложение. The Send as Attachment form appears.
2. В поле Кому введите адреса электронной почты пользователей, которым нужно отправить сообщение. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой. Чтобы выбрать получателей сообщения из списка контактов Smartsheet, нажмите Контакты .
3. При необходимости измените тему и содержание письма. По умолчанию в поле Тема указывается имя таблицы.
4. Выберите тип вложения, которое нужно отправить.Если вы хотите отправить таблицу в виде файла в формате PDF, выберите (параметры), чтобы открыть меню Настройка PDF и задать вид вложения.
5. (Необязательно) Чтобы указать время отправки сообщения или настроить регулярную доставку, нажмите Расписание. Затем выберите частоту доставки или укажите время отправки. Нажмите ОК.
6. Нажмите Отправить.

The Send as Attachment form's Sent to panel lists sent emails and scheduled recurrences. In this panel, you can edit or delete scheduled recurrences.

Как отправить защищённую ссылку на таблицу

Постоянная ссылка — это постоянный URL-адрес страницы или сайта. Smartsheet генерирует её для каждой таблицы. 

Соавторы могут использовать такую ссылку для прямого доступа к таблице в Smartsheet. Для удобства можно добавить постоянную ссылку в закладки. При попытке перейти по постоянной ссылке пользователь, который не является соавтором таблицы, получит сообщение об ошибке.

1. В правом верхнем углу таблицы выберите пункт Предоставить доступ. Если совместный доступ к элементу не предоставлен, в форме Доступ к таблице отобразится раздел Сведения о приглашении. ​​​​
2. Чтобы получить доступ к URL-адресу для защищённой ссылки на таблицу, выберите Соавторы. Ссылка отображается под списком соавторов, которым предоставлен доступ.
3. Чтобы отправить всем соавторам таблицы постоянную ссылку по электронной почте, выберите значок Отправить по электронной почте.

Если вы хотите, чтобы пользователи могли получить доступ к элементу Smartsheet, не выполняя входа, сгенерируйте ссылку, доступную для всех.

Как настроить сообщение о предоставлении доступа

1. В строке меню выберите Файл > Отправить эл. письмо пользователям, которым предоставлен доступ.
2. Чтобы сузить список получателей, выберите Все пользователи, которым предоставлен доступ.По умолчанию сообщение будет отправлено всем соавторам таблицы.
3. Измените тему и текст сообщения. По умолчанию в качестве темы отображается имя таблицы. 
4. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне.
5. Нажмите Отправить.