Предоставление доступа к данным таблицы по электронной почте

Отправлять данные из таблиц и отчётов по электронной почте можно несколькими способами. 

Желаемый результатНеобходимое действие
Предоставить получателям версию данных, доступную только для чтения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите позволить какому-либо пользователю редактировать строки в вашей таблице, даже если у него нет учётной записи Smartsheet, используйте запрос изменения. Подробные сведения см. в статье Запросы изменения в Центре справки.
Отправьте одну или несколько строк по электронной почте. 
Предоставить доступ к статичному моментальному снимку (один раз или на регулярной основе).Отправьте целую таблицу или отчёт в виде вложения электронной почты в формате PDF или XLS (Excel).
Предоставить доступ пользователям, у которых есть разрешения на доступ к таблице.Отправьте безопасную ссылку на таблицу.


ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы используете план «Корпоративный», системный администратор Smartsheet может ограничить для вас возможность предоставлять доступ к данным, позволив отправлять их только на определённые адреса электронной почты. Дополнительные сведения см. в разделе «Формирование списка утверждённых доменов для совместного доступа» в статье Контроль безопасности.


Отправка одной или нескольких строк по электронной почте

Строки из таблицы или отчёта можно отправить по электронной почте кому угодно.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы работаете с отчётом, объединяющим в себе информацию из нескольких таблиц, помните, что в сообщение электронной почты можно включить строки только из одной таблицы.

  1. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка рядом с номером строки, которую вы хотите отправить, и выберите команду Отправить.

    Появится форма Отправить.



    СОВЕТ. Чтобы отправить несколько строк, щёлкните их номера, удерживая нажатой клавишу SHIFT или CTRL ( на компьютере Mac). Сообщение эл. почты может содержать до 50 строк.
     
  2. Введите адреса электронной почты пользователей или групп, которым нужно отправить сообщение, в поле Кому. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.

    СОВЕТЫ.
    • Если вы добавили контакты в список контактов Smartsheet, щёлкните значок соавтора справа, чтобы отметить контакты, которым нужно отправить сообщение. Дополнительные сведения об использовании контактов в Smartsheet см. в статье Контакты Smartsheet.
    • В многопользовательских планах также можно выбирать других членов своей рабочей группы или групп, созданных администраторами групп. Для получения дополнительных сведений о предоставлении совместного доступа и отправке информации группам см. статью Управление группами контактов Smartsheet и их использование.
  3. В полях Тема и Сообщение будут содержаться значения по умолчанию, которые можно изменять.
  4. С помощью параметров Настроить и Макет укажите, какие поля будут включены в сообщение электронной почты и как они будут отображаться.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Параметр Макет доступен только при отправке одной строки.

    По умолчанию отправляются все столбцы (включая вложения и обсуждения). Чтобы исключить столбцы, нажмите кнопку Редактировать и снимите флажки для всех имён столбцов, которые не нужно включать в сообщение.
  5. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Это единственный способ отслеживания строк, которые были отправлены из Smartsheet.

  6. Нажмите кнопку Отправить.

Выбранные строки будут вставлены в текст сообщения и отправлены получателям. Обычно сообщения отправляются в течение пяти минут.


К началу


Отправка таблицы как вложения электронной почты

Вы можете отправить моментальный снимок таблицы или отчёта, вложив его в сообщение электронной почты в виде файла в формате PDF или XLS (Excel).

  1. Щёлкните значок «Действия с таблицей» действия с таблицей на панели инструментов слева и выберите пункт Отправить как вложение.

    Появится форма Отправить как вложение.

    Отправить как вложение
  2. Введите адреса электронной почты получателей сообщения в поле Кому. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.

    СОВЕТЫ.

    • Если вы добавили контакты в список контактов Smartsheet, щёлкните значок соавтора , чтобы выбрать контакты, которым нужно отправить сообщение. Для получения дополнительной информации см. статью Контакты Smartsheet.
    • В многопользовательских планах также можно выбирать других членов своей рабочей группы или групп, созданных администраторами групп. Для получения дополнительных сведений о предоставлении совместного доступа и отправке информации группам см. статью Управление группами контактов Smartsheet и их использование.
  3. При необходимости измените содержимое полей Тема и Сообщение. По умолчанию в поле Тема содержится имя таблицы.

  4. В поле Вложить как выберите тип вложения: PDF или Excel. СОВЕТ. При отправке таблицы в виде вложения в формате PDF можно щёлкнуть ссылку параметры, чтобы открыть меню Настройка PDF и определить дополнительные параметры внешнего вида вложения.

  5. Выберите для сообщения типа «Отправить как вложение» параметр Доставка.

По умолчанию вложение отправляется сразу и только один раз. Сведения об отправке файла на регулярной основе см. в следующем разделе этой статьи.

Настройка периодичности для отправки файлов в виде вложений

Чтобы отправлять таблицу в виде вложения с указанной вами периодичностью, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте форму «Отправить как вложение», как описано выше.
  2. В форме возле пункта Доставка щёлкните ссылку Запланировать.

    Доставка «Отправить как вложение»
     
  3. В форме Параметры доставки выберите частоту, с которой должна выполняться доставка (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно), и укажите другие настройки периодичности.
  4. Нажмите кнопку ОК.

После настройки периодичность будет указана на панели справа в форме «Отправить как вложение». Чтобы изменить или удалить периодичность, щёлкните стрелку возле её описания.


Отправка безопасной ссылки на таблицу

Для каждой таблицы в Smartsheet создаётся постоянная ссылка. Соавторы могут использовать такую ссылку для прямого доступа к таблице в Smartsheet. Для удобства рекомендуется добавить постоянную ссылку в закладки. При попытке перейти по постоянной ссылке пользователи, не указанные в разделе Соавторы формы Совместный доступ таблицы, получат сообщение об ошибке.

СОВЕТ. Сведения о том, как создать ссылку на таблицу, доступную всем пользователям, см. в статье Публикация элементов Smartsheet в Центре справки.

  1. Нажмите кнопку Предоставить доступ вверху элемента.

    Кнопка «Предоставить доступ»
    Отобразится форма предоставления доступа. Если совместный доступ к элементу не предоставлен, будет показан раздел Сведения о приглашении.

  2. Щёлкните элемент Соавторы, чтобы отобразить URL-адрес безопасной ссылки на таблицу. (Ссылка появится непосредственно под списком соавторов, которым предоставлен доступ.)
     
    Список «Соавторы» в разделе «Совместный доступ к таблице»

  3. Щёлкните значок с конвертом справа от постоянной ссылки, чтобы отправить её по электронной почте всем соавторам, которым предоставлен доступ к таблице.


Настройка сообщения о предоставлении доступа

  1. Щёлкните значок Отправить таблицу или предоставить к ней доступконверт на панели инструментов слева и выберите пункт Отправить сообщение пользователям, которым предоставлен доступ.

    Появится форма Отправить сообщение пользователям, которым предоставлен доступ.


    По умолчанию в поле Тема указывается имя таблицы, однако вы можете изменить тему и текст сообщения, как вам необходимо. По умолчанию сообщение будет отправлено всем пользователям, имеющим доступ к таблице, однако можно ограничить список получателей, щёлкнув пункт Все пользователи, которым предоставлен доступ.
     
  2. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне.

    Это единственный способ отслеживания сообщений, отправленных вами соавторам из Smartsheet.
     
  3. Нажмите кнопку Отправить.

Получателям будет доставлено сообщение электронной почты со ссылкой, по которой они смогут выполнить вход и открыть таблицу.

Вам помогла эта статья?
ДаНет