Предоставление доступа к информации в таблице по электронной почте

Применить к

Smartsheet
- Individual
- Business
- Enterprise

Информацию из таблиц и отчётов можно отправлять по электронной почте несколькими способами.

Действие

 

Инструкции

 

Предоставление получателям версии данных только для чтения.


ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите предоставить человеку, у которого нет учётной записи Smartsheet, возможность редактировать строки таблицы, используйте запрос изменения. Дополнительные сведения приведены в статье Запросы изменения в Центре справки.

Отправьте одну или несколько строк по электронной почте

 

Предоставить статический моментальный снимок один раз или на постоянной основе.

 

Отправьте всю таблицу или отчёт по электронной почте как вложение в формате PDF или Excel (.xls)

 

Дать доступ людям, которым предоставляется таблица

 

Отправьте безопасную ссылку на таблицу

 


Если вы участник плана "Корпоративный", то системный администратор Smartsheet может ограничить круг адресов электронной почты, на которые вы можете отправлять информацию. Дополнительные сведения см. в разделе "Подготовка списка утвержденных доменов для совместного доступа" статьи Контроль безопасности.


Отправьте одну или несколько строк по электронной почте

Строки из таблицы или отчёта можно отправить по электронной почте кому угодно.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы работаете с отчётом, в котором сведены данные из нескольких таблиц, помните, что в одно сообщение электронной почты можно включить строки только из одной таблицы.

  1. Щёлкните стрелку  раскрывающегося списка рядом с номером строки, которую хотите отправить по электронной почте, и выберите команду Отправить строку.

    Откроется форма Отправить.



    СОВЕТ. Чтобы отправить несколько строк, удерживайте клавишу SHIFT или CTRL ( на Mac) и нажимайте номера нужных строк. Сообщение электронной почты может содержать до 50 строк.
     
  2. Введите адреса электронной почты получателей или групп получателей сообщения в поле Кому через запятую или точку с запятой.

    СОВЕТЫ.
    • Если вы добавили контакты в список контактов Smartsheet, щёлкните значок соавтора  справа, чтобы отметить контакты, которым нужно отправить сообщение. Дополнительные сведения об использовании контактов см. в этой статье.
    • В многопользовательских планах пользователи также могут выбирать коллег по рабочей группе или целые группы, созданные администраторами групп. Дополнительные сведения о предоставлении доступа и отправке данных группам см. в разделе Управление группами контактов Smartsheet и их использование.
  3. В теме и тексте электронного письма содержатся значения по умолчанию: при необходимости любое из них можно изменить.
  4. Используйте функции Изменить и Макет, чтобы выбрать поля, которые будут включены в электронное письмо, и способ их отображения.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Функция Макет доступна только при отправке одной строки.

    По умолчанию отправляются все столбцы (включая вложения и обсуждения). Чтобы исключить те или иные столбцы, нажмите кнопку Редактировать и снимите флажки для столбцов, которые не хотите отправлять.
  5. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне. Это единственный способ отслеживания строк, которые были отправлены из Smartsheet.

  6. Нажмите кнопку Отправить.

Выбранная строка или строки будут вставлены в текст сообщения и отправлены получателям. Сообщения обычно отправляются в течение пяти минут.


К началу


Отправить таблицу как вложение электронной почты

Вы можете отправить моментальный снимок таблицы или отчёта по электронной почте как вложение в формате PDF или Excel (.xls).

  1. Выберите пункт меню Файл > Отправить как вложение.

    Откроется форма Отправить как вложение.

    Отправить как вложение
  2. В поле Кому введите адреса электронной почты получателей сообщения через запятую или точку с запятой.

    СОВЕТЫ.

    • Если вы добавили пользователей в список контактов Smartsheet, щёлкните значок соавтора , чтобы выбрать контакты, которым нужно отправить сообщение. Дополнительные сведения см. в статье Контакты Smartsheet.
    • В многопользовательских планах пользователи также могут выбирать коллег по рабочей группе или целые группы, созданные администраторами групп. Дополнительные сведения о предоставлении доступа и отправке данных группам, см. в разделе Управление группами контактов Smartsheet и их использование.
  3. При необходимости измените тему и текст сообщения. По умолчанию в поле Тема содержится имя таблицы.

  4. В поле Вложить как выберите тип вложения: PDF или Excel. СОВЕТ. При отправке таблицы в виде вложения в формате PDF можно щёлкнуть ссылку параметры, чтобы открыть меню Настройка PDF и определить дополнительные параметры внешнего вида вложения.

  5. Выберите для сообщения типа "Отправить как вложение" вариант доставки.

По умолчанию вложение отправляется немедленно и только один раз. Вариант с отправкой файла на постоянной основе описан в следующем разделе этой статьи.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите предоставить доступ только к определенным столбцам, используйте фильтр, чтобы на экране остались только нужные вам столбцы. (Этот метод применим только при разовой отправке вложения; фильтры невозможно использовать с вложениями, которые отправляются на постоянной основе.)

Периодическая отправка вложения

Чтобы регулярно отправлять таблицу в виде вложения, сделайте следующее:

  1. Выполните действия, приведенные выше, чтобы открыть форму "Отправить как вложение".
  2. В форме щёлкните ссылку Расписание рядом со ссылкой Доставка.

    Отправить как вложение
     
  3. В форме Параметры доставки выберите частоту (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно) и задайте другие параметры повторной отправки.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Настроенные периодические рассылки появятся в правой панели формы "Отправить как вложение". Чтобы изменить или удалить периодическую рассылку, нажмите стрелку рядом с ее описанием.


Отправить безопасную ссылку на таблицу

Для каждой таблицы в Smartsheet создается постоянная ссылка. Соавторы могут использовать такую ссылку для прямого доступа к таблице в Smartsheet. Для удобства рекомендуется добавить постоянную ссылку в закладки. Люди, не включенные в список соавторов формы Предоставление общего доступа для этой таблицы, увидят сообщение об ошибке при попытке открыть постоянную ссылку на таблицу.

СОВЕТ. Информацию о том, как сформировать общедоступную ссылку на таблицу, см. в статье Центра справки о публикации элементов Smartsheet.

  1. Нажмите кнопку Предоставить доступ вверху элемента.

    Кнопка "Предоставить доступ"
    Откроется форма предоставления доступа. Если доступ к элементу не предоставлен никому, будет показан раздел Сведения о приглашении.

  2. Нажмите кнопку Соавторы, чтобы получить URL-адрес безопасной ссылки на таблицу. (Ссылка появятся под списком соавторов с общим доступом.)
     
    Соавторы с доступом к таблице

  3. Щёлкните значок конверта справа от постоянной ссылки, чтобы отправить ее по электронной почте всем соавторам, которым предоставлен доступ к таблице.


Изменение сообщения о предоставлении доступа

  1. Выберите пункт меню Файл > Отправить сообщение пользователям, которым предоставлен доступ.

    Появится форма Отправить сообщение пользователям, которым предоставлен доступ.


    По умолчанию в поле Тема содержится имя таблицы, но при необходимости тему и текст сообщения можно изменить.По умолчанию сообщение будет отправлено всем пользователям, которым предоставлен доступ к таблице, однако список получателей можно ограничить, выбрав параметр Все пользователи, которым предоставлен доступ.
     
  2. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне.

    Это единственный способ отслеживания сообщения, отправленного вами соавторам из Smartsheet.
     
  3. Нажмите кнопку Отправить.

Получатели получат электронное письмо со ссылкой, по которой они смогут выполнить вход и открыть таблицу.