Найдите информацию, необходимую для подготовки к предстоящему переносу плана и эффективного управления средой Smartsheet в модели подписки пользователя.
USM Content
Эта статья предназначена для того, чтобы помочь системным администраторам перейти с устаревшей модели Collaborator на модель подписки пользователей.Если вы не уверены в типе своей модели, узнайте, как определить модель вашего плана на сайте.
Просмотрите Руководство системного администратора по переходу на новую модель подписки.
Чтобы подготовиться к обновлению и плавному переходу, выполните следующие задания.
Перед обновлением
за 90-31 день до продления
Нет причин ждать, пока будут определены пользователи, которым не нужен платный доступ к Smartsheet. Мы рекомендуем вам как можно скорее приступить к выполнению задач, которые необходимо решить за 30 дней до продления.
Перед миграцией сосредоточьтесь на лицензированных пользователях.
Только лицензированные пользователи автоматически преобразуются в участников. После перехода на новую модель все типы пользователей (временные члены, члены. Управление гостями и зрителями осуществляется на странице Тип пользователя и True Up.
за 30 дней до продления
- Убедитесь, что список лицензированных пользователей вашего плана является точным.
- Скачать отчет о типе пользователя.
- Сосредоточьтесь на разделах отчета "Тип пользователя" и "Разрешения", чтобы понять, какие пользователи будут учитываться как участники, временные участники, гости и зрители. Более подробную информацию можно найти на сайте Подробности отчета о типе пользователя.
Сопоставление типов пользователей для миграции
| Устаревшая модель совместной работы | Модель подписки пользователя |
|---|---|
| Лицензированный пользователь | Участник |
| Нелицензионные пользователи и свободные соавторы, которые имеют доступ хотя бы к одному активу | Зритель, гость или временный участник (на основе разрешений пользователя на совместное использование) |
| Нелицензированные пользователи, не имеющие права доступа к каким-либо активам | Временные участники |
- Снимите с должности всех лицензированных пользователей, которым не нужно быть членами (платными пользователями).
- Обратитесь к специалистам Smartsheet (менеджеру по работе с клиентами, менеджеру по продлению, менеджеру по работе с клиентами и/или партнеру), чтобы определить количество участников, которое необходимо приобрести для вашего плана. Сотрудники вашей учетной записи порекомендуют количество в зависимости от числа активных пользователей с правами комментатора или выше. Если у вас нет специальной команды по работе с клиентами, обратитесь на сайт Finance.
За день до обновления
- Создавайте отчеты в качестве справочной информации о доступе и типах пользователей до миграции, если вам нужно восстановить права пользователя.
- Отчёт о доступе к таблице
- Вытащите обновленный отчет о типе пользователя .
После изменения разрешений пользователя или его типа функция отмены не предусмотрена, поэтому отчеты помогут вам восстановить разрешения пользователя.
День обновления
Откиньтесь на спинку кресла, расслабьтесь, и мы перенесем ваш план. В это время производительность не пострадает.
После обновления
Первая неделя после обновления
- Ознакомьтесь со страницей "Типы пользователей и обновление" в Центре администратора.
Первые 90 дней
Когда пользователи предоставляют коллегам общий доступ к листам, отчетам, рабочим пространствам и информационным панелям, эти коллеги автоматически получают временный статус участника, если они еще не являются участниками плана. Во время плановых периодов сверки у вас есть возможность просмотреть временных участников и решить, станут ли они участниками или получат более ограниченный доступ.
Вы можете просматривать и управлять пользователями по отдельности или в большом количестве. Подробнее больше о добавлении пользователей.
Первый период сверки после продления будет включать временных участников, которые имели доступ более 30 дней, и пользователей, которые были переведены во временные участники во время продления.
Разработайте общую политику и выделите время для ее реализации в период сверки.
Например, вы можете понизить в должности пользователей, которые не проявляли активности в Smartsheet в течение последних 6 месяцев. Затем выберите один день в течение периода сверки, чтобы управлять всеми пользователями, которые соответствуют этим критериям.
Управление пользователями в массовом порядке
Если у вас есть четко определенный набор пользователей, для которых вы хотите выполнить одно и то же действие, вы сэкономите время, используя массовые действия.
- Войдите в свою учетную запись Smartsheet и перейдите на страницу Admin Center.
- В центре администрирования перейдите на страницу Типы пользователей и корректировка и выберите закладку True-up. Эта страница специально предназначена для управления корректировками и показывает только Участников и временных Участников. Примечание: Мы замораживаем список пользователей на вкладке True-up в течение периода сверки, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что пользователи будут добавлены в список после внесения изменений.
- Используйте фильтры, чтобы показать только один набор пользователей. Для примера с шестимесячной неактивностью используйте фильтр Last Active в верхней части списка пользователей, чтобы увидеть только тех, кто был активен более шести месяцев назад.
- Установите флажок рядом с Name , чтобы выбрать всех пользователей.
- Выберите Изменить тип пользователя, а затем выберите Просмотр.
- Выберите кнопку Change to Viewers, чтобы подтвердить, что вы хотите изменить всех выбранных пользователей на Viewers.
- После подтверждения Тип пользователя для всех выбранных членов изменится на Зритель. Кроме того, все разрешения на элементы, к которым они имеют общий доступ, будут изменены на Viewer, и они исчезнут из списка пользователей. Примечание: Вы можете массово изменять тип пользователя только для пользователей, видимых на странице. Возможно, вам придется повторить эти шаги несколько раз для каждого отфильтрованного списка пользователей.
Лучшие практики понижения пользователей в должности
Когда вы меняете тип пользователя на более низкий уровень, это влияет на его доступ к элементам Smartsheet и возможностям внутри элементов. Вы не можете отменить изменения.
Автоматические действия
| Действие | Пример | Обратные действия |
|---|---|---|
| Обновление разрешений пользователя Разрешения пользователя на все предметы будут обновлены в соответствии с его новым типом пользователя. | Если вы измените пользователя с Member на Viewer, разрешение на все элементы, к которым он имеет общий доступ, будет изменено на Viewer. |
|
| Пользователь удаляется из групп с более высокими правами Пользователь будет удален из любой группы с правами выше, чем позволяет новый тип пользователя. |
|
|
| Пользователь больше не является администратором предметов, и некоторые предметы остались без администратора Предметы без администраторов должны продолжать работать. Если у элемента нет администратора, то запросы на доступ получает администратор актива плана. |
|
Примечание: Во избежание подобных ситуаций и других сценариев (например, ухода сотрудника из организации) лучше всегда иметь более одного администратора на элемент. |
| У пользователя больше нет ролей Plan Asset Admin или Group Admin Эти две роли зарезервированы для участников, поэтому пользователь с любым другим типом пользователя больше не будет иметь этих ролей. | Если вы измените статус пользователя с Member на Viewer, то эти роли будут отменены. |
|
При любых изменениях типа пользователя (массовых или индивидуальных) мы всегда предупреждаем вас об этих возможных изменениях.