Notificações automatizadas enviadas por meio do Smartsheet

É preciso ter permissão de nível de editor, proprietário ou administrador sobre a planilha para criar fluxos de trabalho. Os usuários com permissões em nível de editor só podem criar, editar ou excluir alertas ou lembretes que tenham eles mesmos como destinatários. Saiba mais sobre permissões do fluxo de trabalho.

Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para acionar alertas quando alguém editar a planilha de sua propriedade. Toda vez que alguém editar sua planilha, o aplicativo do Smartsheet enviará notificações por e-mail para você. 

Os tipos de notificações que você pode receber por e-mail são os seguintes:

• Solicitações de atualização
• Solicitações de aprovação
• Lembretes

Campos da mensagem de notificação

Quando você recebe uma notificação por e-mail, estes são os campos do e-mail:

• Nome do remetente: o usuário que acionou o alerta ou um host. No entanto, o e-mail que você vê é automation@app.smartsheet.com.
• Nome do destinatário: o nome e o e-mail de quem acionou o alerta.
• E-mail do destinatário: o e-mail do usuário.

Geralmente, o nome que você vê na mensagem é o da pessoa que acionou o alerta, mas às vezes o nome do proprietário da planilha pode aparecer como o remetente. Isso ocorre quando a notificação por e-mail entrega um dos seguintes itens:

• Um alerta acionado por diversas alterações de usuário na planilha;
• Um lembrete (um alerta baseado em tempo);
• Uma solicitação de atualização;
• Uma solicitação de aprovação.

Você pode configurar como deseja receber alertas.

Para ver quem é o proprietário da planilha, abra a planilha no Smartsheet e selecione Arquivo > Propriedades.

O sistema remove URLs externos e os substitui por [Link externo removido] em e-mails provenientes de contas que não têm o acesso necessário.

Melhores práticas de notificações

Mantenha a relevância dos proprietários da planilha

É importante que as pessoas que recebem as notificações por e-mail estejam relacionadas ao seu trabalho. Quando um proprietário da planilha troca de função ou sai da equipe, ele pode transferir as permissões de proprietário para a pessoa que assumirá o trabalho. 

Usar uma conta de serviço

Use uma conta de serviço caso precise ter mais de uma pessoa como proprietária de uma planilha ou se for importante ter um nível de anonimato. Você pode configurar uma conta de serviço com seu departamento de TI para ser proprietário de planilhas.

Criar uma regra de caixa de entrada para as notificações por e-mail

Considere criar uma regra para colocar todas as notificações do Smartsheet em uma pasta e facilitar a localização de atualizações, solicitações de aprovação e outros alertas automatizados. 

Usar o centro de notificações

Quando você usa o centro de notificações, não precisa sair do aplicativo do Smartsheet e ir para a caixa de entrada do e-mail para verificar as notificações.