ワークフローの管理

Data Shuttle 接続は、Smartsheet アプリケーションのナビゲーション バーにある [接続] メニューから、または、下の [Data Shuttle にログイン] ボタンを選択することにより、確立できます。

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システム管理者によるワークフローの管理

システム管理者は、次のことを実行できます。

• 組織内で作成されたすべてのワークフローのリストを確認する。 

• 構成の詳細を表示する。

• ワークフローを一時停止する。 

• ワークフローをアーカイブする。

• ワークフローのアクティビティ ログを表示する。

自分のワークフロー、組織のワークフロー、アーカイブされたワークフローを切り替えるには、画面上部にあるワークフロー メニューを使用します。

次の点にご留意ください。

• ワークフローを編集するには、そのワークフローを所有している必要があります。
• ワークフローで使用されているソース シートまたはターゲット シートが自分に共有されていない場合、そのシートにはアクセスできません。
• ワークフローに対して管理者がアクションを実行すると、そのワークフローの所有者に、通知設定に応じて通知センターまたは電子メール経由で通知が送られます。

ワークフローを編集する

1. ワークフローにマウス カーソルを合わせて、その他アイコンを選択します。 
2. [ワークフローの編集] を選択します。

ワークフローを最後に実行したときにエラーが発生した場合、またはワークフローの構成にエラーがある場合 (ソース シートが削除されているなど)、[最終実行] にエラー アイコンとメッセージが表示されます。この問題を修正するには、ワークフローを編集して再度公開します。

ワークフローを編集して新しい列を追加する

プロセスの進行に合わせて、ソース ファイルの構造を変更する必要が生じる場合があります。ターゲット シートで新しい構造を維持するには、次の手順を実行します。

1. 新しい列ヘッダーまたは追加の列を使用してソース ファイルを編集します。Excel または CSV ファイルを使用している場合は、新しいソース ファイルをソースの場所にアップロードし、更新された列ヘッダーまたは追加の列を使用してターゲット シートを編集します。
2. [Source (ソース)] > [Source Location (ソースの場所)] に移動し、別のソースの場所を選択します。たとえば、ソースが Google ドライブの場合は、Smartsheet に変更します。
3. ソースの場所を元の選択内容に戻します。

4. 添付するシート名やファイル名の再選択が必要になる場合があります。

5. マッピング ページが表示されるまで [Next (次へ)] ボタンを選択します。入力列と式を再度マッピングします。列のマッピングの詳細については、「Data Shuttle でアップロード ワークフローを作成する」の記事をご覧ください。 

   追加や編集をした列だけでなく、すべての列を再度マッピングする必要が生じる場合があります。

これで、ワークフローをアクティブ化して実行できます。 

ワークフローを一時停止する

Brandfolder Image

Data Shuttle では、エラーや失敗が解決しないワークフローは一時停止されます。ダッシュボードの [最終実行] ステータスに、一時停止された状態が反映されます。エラーが発生しても、データが一部読み込まれた場合、ワークフローは一時停止されません。

一時停止されたワークフローを再アクティブ化するには、[Review (レビュー)] を選択して、次回正常に実行されるように構成を編集します。ワークフローを保存すると、再度実行して、スケジュールされたアクティビティを再開できます。

ワークフローをアーカイブする 

ワークフローをアーカイブすると、そのワークフローはアーカイブに移動され、一時停止されます。アーカイブしたワークフローは 90 日間復元でき、90 日が経過すると完全に削除されます。 

復元したワークフローの設定はそのままで、スケジュールに従って実行されます。アーカイブされているワークフローは実行されませんが、アクティビティ ログにはアクセスできます。

90 日が経過する前に、アーカイブからワークフローを完全に削除することもできます。ワークフローを完全に削除すると、アクティビティ ログにアクセスできなくなります。

ワークフローに対して一括アクションを実行する

システム管理者とユーザーは、メイン ダッシュボード (自分のワークフロー、自分の組織 (管理者のみ)、アーカイブされたワークフロー) から一括ワークフロー アクションを実行できます。アクセス レベルに応じて、次のことを実行できます。

• ユーザーのできること:

  • 一度に複数またはすべてのワークフローを選択して、特定のアクションを実行する。

  • 任意の数またはすべてのワークフローをアーカイブし、アーカイブから完全に一括削除する。

• システム管理者は、組織のすべてのワークフローに対して同一のアクションを実行可能で、ワークフローの一括削除もできます。

ワークフローが失敗した場合にエラー通知を表示する

作成したワークフローが失敗するたびに、通知設定に応じて、失敗したワークフローへのリンクが記載された通知が Data Shuttle からアプリ内または電子メールで送信されます。リンク先で実行ログを確認し、適宜問題に対処できます。

エラー通知は、エラー内容が変わった場合やエラー後にワークフローが編集された場合を除いて、ワークフローが最初に失敗したときにのみトリガーされることに注意してください。

ワークフローへの変更を表示する

ワークフローへの変更を表示するには、その他アイコン を選択し、[Activity log (アクティビティ ログ)] を選択します。アクティビティ ログには、ソースやターゲットへの変更、スケジュールの更新など、ワークフローのアクションのリストが表示されます。 

ワークフローの実行ログ メッセージを表示する

Data Shuttle ダッシュボードには、ワークフローのステータス インジケーターが表示されます。

• 緑色のチェックマークは、ワークフローが正常に実行されたことを示します。 

• 黄色のチェックマークは、Data Shuttle ワークフローに問題があるものの、一部のデータは正常に移動したことを示します。 

• 赤色の感嘆符は、問題が発生してワークフローが失敗したことを示します。 

ログ メッセージには、ワークフローが失敗した場合にエラーが表示され、トラブルシューティングのガイダンスが示されます。エラーに関する指示に応じて、ワークフロー設定の編集、ファイルまたはファイル形式の修正、新しいソース ファイルの再アップロードが必要になる場合があります。

ワークフローが実行されると、実行ログに次のような詳細情報が表示されます。  

• ログ メッセージにアクセスするには、[最終実行] の下の日付を選択します。