適用対象

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

機能

この機能を使用できるユーザー

  • 所有者
  • 管理者

Legacy Resource Management と割り当て

Who can use this?

Plans:

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Permissions:

  • 所有者
  • 管理者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

 

Legacy Resource Management (RM) は、Smartsheet の新規アカウントでは使用できなくなりました。すでに Legacy RM を使用している方のデータは維持され、リソース管理にも引き続きアクセスできます。

Resource Management by Smartsheet はどなすべての新規のお客様にご利用いただけます。こちらで詳細をご覧ください。

 

Legacy Resource Management を使用すると、作業中のすべてのプロジェクトでユーザーがどのように割り当てられているかを追跡および確認して、作業量を調整したり、より良い意思決定を行ったりすることができます。所有者と管理者はシートのプロジェクト設定を変更できます。

 

この記事では、シート レベルでの Legacy Resource Management の有効化についてご説明します。Legacy Resource Management をプラン レベルで有効にする場合は、グローバル プラン設定の記事をご覧ください。

 

ここでは、Legacy Resource Management の仕組みの概要を説明します (以下の箇条書きでは、他のヘルプ記事へのリンクを提供しています)。

  • システム管理者: [ユーザー管理] (旧共同作業者モデル) または [ユーザーの役割とレポート] (ユーザー サブスクリプション モデル) で、プランにリソースとリソース管理者を設定する
  • プロジェクト シートの依存関係設定にて、リソース管理を有効化する
  • プロジェクト固有のビューとプロジェクト間のビューを使用して、リソースの割り当てをハイレベルで視覚化する
  • プランのほかのユーザーにタスクを割り当てると、リソースに対する割り当て量が多すぎる場合にアラートが表示されます。その場合は、リソースへのタスクごとの割り当てのパーセンテージを調整し、リソースが複数のタスクをこなせるようにするなどの対応を取ります
  • また、リソース管理者に指定されたユーザーはリソース ビューにアクセスし、シート全体またはすべてのプロジェクト シートにおいてすべてのチーム メンバーがどのようにタスクを割り当てられているかを確認できます。

プロ プランではこの機能を利用できません。ご利用中のプラン タイプがわからない場合は、「Smartsheet プランとユーザー タイプを特定する」をご覧ください。

モデル タイプがわからない場合は、プランのモデルを確認する方法についての記事をご覧ください。


ご利用のプランのユーザーをリソースとして設定する

リソース管理で追跡できるのは、プランに追加されたユーザーのみです。適切なユーザーがプランに含まれるようにするため、システム管理者は [ユーザー管理] ウィンドウ (旧共同作業者モデル) /[ユーザーの役割とレポート] (ユーザー サブスクリプション モデル) を使用して、ユーザーの確認、追加、管理ができます。

 

リソース管理者の設定

プロジェクト間でのユーザーの割り当てを確認するには、指定されたリソース管理者である必要があります。システム管理者は誰でも、[アカウント] > [ユーザー管理] (旧共同作業者モデルの場合)、または [ユーザーの役割とレポート] (ユーザー サブスクリプション モデルの場合) でこれを設定できます。リソース管理者になるには、プランのユーザーである必要があります。

リソースの管理を希望される場合は、Smartsheet システム管理者までお問い合わせください。詳細情報は「管理センター: ユーザーの追加、編集、非アクティブ化」を参照してください。


Legacy Resource Management を有効化して、ワークロードに関する決定を行う

管理者レベルの権限でシートが共有されている同じプランのシート所有者とチーム メンバーは、シートのリソース管理をオンにすることによって、リソース管理者によるワークロードの追跡やワークロードに関する決定を可能にできます。

既存のプロジェクトシートで Legacy Resource Management をオンにするには:

  1. タスクにリソースを割り当てることができるように、シートに [連絡先リスト] 列があることを確認してください。(これに関する詳細は、「ユーザーのタスクへの割り当て」を参照してください。)
  2. 連絡先を [連絡先リスト] 列に入力して、チーム メンバーを各タスクに割り当てます。 
  3. 任意の列ヘッダーの下にあるドロップダウン矢印をクリックし、[プロジェクト設定の編集] を選択します。[依存関係の有効化] チェックボックスがオンになっていることを確認します。
  4. [Resource Management] タブを選択します。[Resource Management] フォームが表示されます。
     

    注: Resource Management を使用してリソースを管理していますか?Resource Management でのリソース割り当ての追跡に関する詳細情報は、こちらをご覧ください。

     

  5. [Legacy RM] のチェックボックスをオンにし、ドロップダウンから [連絡先リスト] 列を選択して、割り当て済みリソースの列を指定します。
  6. [OK] をクリックします。

このシートでチーム メンバーに割り当てられたタスクがリソース ビューに表示されます。手順やヒント、ベスト プラクティスについては、「タスクのユーザーへの割り当て」をご覧ください。

備考

  • 親タスクは子をまとめるため、リソースに割り当てられた親タスクはリソース ビューに含まれません。詳細については、「階層: 行のインデントまたはインデント解除」そして「親ロールアップ機能」に関する記事をご覧ください。
  • リソース管理に使用されている連絡先リスト列では、数式を使用できません。ただし、リソース管理に使用されていないフィールドに配置された数式のリソース管理フィールドを参照することはできます。

リソースの追跡と割り当て

リソース管理者は、左パネルの [参照] から、およびプロジェクト シート内のプロジェクト固有のビューから、プロジェクト間のリソース ビューを表示できます。

参照 (ナビゲーション メニュー) からリソース ビューを表示する

  1. メニュー アイコン (Smartsheet の画面左上) > [参照] の順にクリックします。
  2. [リソース ビュー] をクリックします。
  3. 表示するリソース ビューを選択します。

ここから、次のことができるようになります。

  • 割り当て超過のユーザーには赤いアイコン、割り当て超過の日には赤いバーを表示する
  • 各リソースを展開して、割り当てられているすべてのプロジェクトを表示する
  • クリックしてプロジェクトを開き、割り当ての問題を解決する
  • [編集] をクリックして、プロジェクト、ユーザー、またはグループごとにリソースを表示する
  • 選択したユーザーまたはプロジェクトのカスタム ビューの新しいビューを保存する

注: リソースが割り当てられているプロジェクト シートを共有されていない場合は、プロジェクト名の代わりに「その他」と表示されます。

プロジェクト シートのリソース ビューを表示する

シートのプロジェクト リソース ビューを開くには、ガント ビューに切り替え、ガント ビューの右上にあるリソース ビュー アイコンプロジェクト リソース ビュー アイコンを選択します。

注: リソース ビュー アイコンが表示されない場合は、Smartsheet システム管理者に連絡してリソース管理者になるように依頼してください。

赤い割り当てアラート アイコン割り当て超過アイコンは、プロジェクトで割り当てが超過している場合にアラートを出します。リソース管理者が割り当てアラート アイコンをクリックすると、プロジェクト リソース ビューが開きます。このビューには、プロジェクトのリソースがタスクを割り当てられているシートの一覧が表示されます。

プロジェクト リソース ビュー ウィンドウ

ヒント: リソースが割り当て超過の場合は、その名前を選択し、プロジェクトごとの割り当てを確認します。共有されているシートを開くには、シート名をクリックします。ユーザーに割り当て超過がある場合は、一部のタスクを別のリソースに再割り当てするか、タスクの割り当てを調整することを検討してください。

リソースの割り当て

割り当てとは、リソースが特定のタスクに充てるべき毎日の割合です。既定では、Smartsheet は、リソースにタスクを割り当てる際に、割り当てられたリソースの 1 日のうちタスクが 100% 必要であると想定します。セルに新しい値を入力することで、この割合を調整できます。 

リソースに同じ日に複数のタスクが割り当てられており、合計の割り当てが 100% を超える場合、Smartsheet の [行アクション インジケーター] 列に赤い割り当てアラート アイコンが表示されます。アイコンにカーソルを合わせると、アラートの詳細が表示され、リソース ビューに移動します。

割り当て超過アイコンにカーソルを合わせる

リソースが 1 日に複数のタスクを処理できるように、100% 未満の割り当て率を指定する場合は、プロジェクト設定で [割り当て % の列] を指定します。タスクごとに、割り当てるリソースは指定した割合で割り当てられます。

2 つ以上のタスクにリソースを割り当てるには、[割り当て % の列] を作成する必要があります。

  1. プロジェクトに [文字列/数値] の列を挿入します。[割り当て % の列] として使用されることがわかるように名前を付けます。
  2. 列プロパティを [割合 (%)] に書式設定します。詳細については、「書式設定オプション」を参照してください。
  3. [プロジェクト設定の編集] > [Resource Management] に移動し、新しい列を[割り当て % の列] として選択します。プロジェクト設定を編集するには、任意の列ヘッダーを右クリックして、メニューから [プロジェクト設定の編集] を選択します。
  4. 重複するタスクの割り当てを変更する: たとえば、2 つの同時タスクの割り当てを 50% に変更します。

同時タスク

 

タスクの終了日が過去の日付の場合、割り当てアラート アイコンは割り当て超過の行には表示されませんが、リソース ビューには表示されます。

 

 

タスクに複数の連絡先を割り当てることを許可している場合、タスクの割り当て率は、割り当てられているすべてのリソースに適用されます。各リソースを異なる割り当ての同じタスクに割り当てる場合は、シートの複数の行に同じタスクをリストし、重複する各タスクを別のユーザーに割り当てることができます。詳細は、「行またはタスクの挿入と削除」をご覧ください。

 

 

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