連絡先

Smartsheet の連絡先リストを使用すると、顧客や同僚、またはベンダーへのタスクの割り当てやシートの共有が簡単にできます。Smartsheet には 2 種類の連絡先リストがあります。ひとつはシステム管理者が管理するアカウント リストで、もうひとつは個人用のマイ Smartsheet 連絡先リストです。個人用のマイ Smartsheet 連絡先リストを使えば、社外の共同作業者や顧客を含め、誰とでも共有ができます。

ステップバイステップの手順に従ってマイ Smartsheet 連絡先リストに連絡先を追加します。

マイ Smartsheet 連絡先リストで連絡先を管理

Smartsheet 内の連絡先を使用すると、共同作業をより迅速に進めることができます。 たとえば、電子メールの送信時、シートの共有時、Smartsheet のタスクの割り当て時に連絡先を使用します。

連絡先を管理する 1 つの方法は、マイ Smartsheet 連絡先リストを利用することです。 マイ Smartsheet 連絡先リストに連絡先を表示するには、リストをクリックし、[アカウント] (右上のプロファイル アイコン)  > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。

あなたの Smartsheet 連絡先を閲覧できるユーザー

あなたのマイ Smartsheet 連絡先リストは非公開のため、閲覧できるのはあなただけです。 しかし、連絡先に登録されているユーザーにタスクを割り当てたり、シートを共有したりする場合、そのユーザーのメール アドレスは該当するシートにアクセスするその他のユーザーに表示されます。

はじめる前に: CSV ファイルを編集する

連絡先の登録数に上限はありません。 ただし、 一度にインポートできる連絡先の件数は 1,000 件までです。

Outlook、Hotmail、AOL から連絡先をインポートする場合は、まず、連絡先を CSV ファイルにエクスポートする必要があります。.CSV ファイルの列には、それぞれ 名、姓、そして、メール アドレスと名前を付けてください。 誤字がないようにしてください。誤字があると正しくインポートされません。

CSV ファイルの編集例をご紹介します。

名前 メール アドレス
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


マイ Smartsheet 連絡先に連絡先を追加する

連絡先の一括インポート

  1. [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。

    [マイ Smartsheet 連絡先] フォームが表示されます。
     
  2. [連絡先のインポート] をクリックし、次に Gmail、CSV (Outlook、Yahoo 他)、または、vcf (vCard ファイル) を選択します。

    インポートする連絡先の種類に適した手順を実行します。

    Gmail
    Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] をクリックします。

    電子メールのユーザー名とパスワードを入力するよう指示される場合があります。 これらの情報を入力し、[サインイン] をクリックします。

    注: 電子メールのユーザー名またはパスワードが Smartsheet に保存されることはありません。それらの資格情報は電子メールのアドレス帳へのアクセスにのみ使用されます。

    CSV (Outlook や Yahoo など)
    CSV ファイルを選択し、[続行] をクリックします。. Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] をクリックします。

    vcf (vCard ファイル)
    vCard ファイルを選択し、[続行] をクリックして、次に [インポート] をクリックします。

連絡先がマイ Smartsheet 連絡先リストに追加されます。

連絡先を個別に追加

  1. [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。
  2. マイ Smartsheet 連絡先フォームで、[追加] をクリックして [連絡先ウィンドウ] を表示します。
  3. 連絡先の名前とメール アドレスを入力し、[OK] をクリックします。

新しい連絡先が連絡先リストに追加されます。

Smartsheet アイテムの共有時に個々の連絡先を追加する

メール アドレスを入力して Smartsheet のアイテムを共有すると、メール アドレスがマイ Smartsheet 連絡先リストに自動的に追加される場合があります。 名前をアドレスに関連付けるには、この記事の手順を実行して連絡先を編集してください。

-または-
[共同作業者の招待] の隣の共同作業者アイコンをクリックして現在の Smartsheet 連絡先リストを表示することも可能です。 ウィンドウ左下の [新規追加] をクリックして連絡先をリストに追加します。


連絡先の編集または削除

  1. [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。

    [マイ Smartsheet 連絡先] フォームが表示されます。
     
  2. 編集または削除する連絡先を右クリックし、[連絡先の編集] または [連絡先の削除] を選択します。

注: 連絡先リストから連絡先を削除/編集しても、共有されたシートのメール アドレスが削除/更新されることはなく、またタスクの割り当てが更新されることもありません。 共有シートから共同作業者を削除する方法については、「シートを共有する」をご覧ください。 タスクを再度割り当てるには、「検索/置換」をご覧ください。


マイ Smartsheet 連絡先リストから連絡先をエクスポートする

  1. [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。

    [マイ Smartsheet 連絡先] フォームが表示されます。
     
  2. [連絡先のエクスポート] > [CSV] の順にクリックします。

マイ Smartsheet 連絡先リストからの連絡先は、コンピューターにダウンロードしたファイルの保存先に CSV ファイルとしてエクスポートされます。


連絡先を使用する際のヒントとベスト プラクティス

連絡先を使って作業する際には、以下の点に注意してください。

  • 連絡先リスト列をクリックしても、すべての連絡先が表示されない場合があります。 表示されるのは以下の通りです。 (1) シートで既に使用されている連絡先、および (2) シートの共有先になっている共同作業者の名前
  • Smartsheet 連絡先リスト全体から連絡先を使用する場合、連絡先リストの列のセルに連絡先名を入力し始めると関連結果が自動解決で表示されます。 現時点では、ほかのシートの連絡先リストの内容を使用する方法はありません。
  • 連絡先リスト列でタスクの割り当てを行うと、連絡先として選択した名前が表示されます。 しかし、[共有] リストのようなほかのエリアでは、該当ユーザーの Smartsheet アカウント名が表示されます。 ([個人用の設定] から Smartsheet アカウントで使用している名前を変更することができます。手順は、 [アカウント] > [個人用の設定] の順にクリックします。)
  • 複数のユーザーがいるプランのグループ管理者は、グループ内の連絡先の管理を行って複数の人への情報共有や送信が簡単にできます。 詳細は、「グループの管理」をご覧ください。
  • 一度にインポートできる連絡先の件数は 1,000 件までです。