マイ Smartsheet 連絡先リストで連絡先を管理

Smartsheet 内の連絡先を使用すると、共同作業をより迅速に進めることができます。 たとえば、電子メールの送信時、シートの共有時、Smartsheet のタスクの割り当て時に連絡先を使用します。

連絡先を管理する 1 つの方法は、マイ Smartsheet 連絡先リストを利用することです。 Smartsheet で共同作業を行うチーム メンバーのメール アドレスを保存できる、Smartsheet タスク用のクラウド ディレクトリだとお考えください。

マイ Smartsheet 連絡先リストに連絡先を表示するには、ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。

あなたの Smartsheet 連絡先を閲覧できるユーザー

あなたのマイ Smartsheet 連絡先リストは非公開のため、閲覧できるのはあなただけです。 しかし、連絡先に登録されているユーザーにタスクを割り当てたり、シートを共有したりする場合、そのユーザーのメール アドレスは該当するシートにアクセスするその他のユーザーに表示されます。

はじめる前に: CSV ファイルを編集する

連絡先の数は無制限ですが、一度にインポートできるのは 1,000 件までです。

Outlook、Hotmail、AOL から連絡先をインポートする場合は、連絡先を CSV ファイルにエクスポートする必要があります。 次に、これらの列を .csv ファイルに追加します。 First Name, Last Name、Email Address。 誤字がないようにしてください。誤字があると正しくインポートされません。

CSV ファイルの編集例をご紹介します。

名	姓	メール アドレス
Sally	Smart	sally.smart@smartsheet.com
Ian	Intelligent	ian.intelligent@smartsheet.com
Dave	Diligent	dave.diligent@smartsheet.com

 

マイ Smartsheet 連絡先に連絡先を追加する

連絡先の一括インポート

1. ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] を選択します。
2. マイ Smartsheet 連絡先フォームで、[連絡先のインポート] を選択します。
3. 次のオプションのうち 1 つを選択します。
   • Gmail
     電子メールのユーザー名またはパスワードが Smartsheet に保存されることはありません。 それらの資格情報は電子メールのアドレス帳へのアクセスにのみ使用されます。
     1. Google のログインプロンプトが表示されたら、Google のログイン認証情報を入力します。 次に [サインイン] を選択します。 それ以外の場合は、次のステップに進んでください。
     2. Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] を選択します。

• CSV (Outlook や Yahoo など)
  1. CSV ファイルを選択し、[続行] をクリックします。
  2. Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] を選択します。
• vcf (vCard ファイル)
  • vCard ファイルを選択し、[続行] をクリックして、次に [インポート] を選択します。

一括インポート後、Smartsheet アプリはインポートした連絡先をマイ Smartsheet 連絡先リストに追加します。

連絡先を個別に追加

1. ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] を選択します。
2. 連絡先フォームを表示するには、マイ Smartsheet 連絡先フォームで、[追加] をクリックします。
3. 連絡先の名前とメール アドレスを入力し、[OK] を選択します。

これらの手順の後、Smartsheet は新しい連絡先を連絡先リストに追加します。

Smartsheet アイテムの共有時に個々の連絡先を追加する

メール アドレスを入力して Smartsheet のアイテムを共有すると、メール アドレスがマイ Smartsheet 連絡先リストに自動的に追加される場合があります. 

メール アドレスと名前を関連付けるには:

• マイ Smartsheet 連絡先フォームで連絡先を編集するか、
• シートの共有またはレポートの共有フォームを開いている場合は、連絡先の選択フォームから連絡先をリストに追加します。
  1. [共同作業者の招待] フィールドで、連絡先の選択アイコンを選択します。
  2. [連絡先の選択] フォームで、[新規追加] を選択します。
  3. 連絡先の名前とメール アドレスを入力し、[OK] を選択します。

連絡先の編集または削除

1. ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] を選択します。
2. マイ Smartsheet 連絡先フォームで、編集または削除する連絡先を右クリックします。
3. 次のオプションのうち 1 つを選択します。
   • 連絡先の編集: メール アドレスに関連付けられている名前を入力するか、連絡先のメール アドレスを変更してください
   • 連絡先の削除: 連絡先リストから連絡先を削除します

連絡先リストから連絡先を削除/編集しても、共有されたシートのメール アドレスが削除/更新されることはなく、またタスクの割り当てが更新されることもありません。 タスクを再割り当てするには、「シート内の値の検索と置換」の記事を参照してください。

マイ Smartsheet 連絡先リストから連絡先をエクスポートする

1. ナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] を選択します。
2. マイ Smartsheet 連絡先フォームで、[連絡先のインポート] > .csv を選択します。

マイ Smartsheet 連絡先リストからの連絡先は、コンピューターにダウンロードしたファイルの保存先に CSV ファイルとしてエクスポートされます。

連絡先を使用する際のヒントとベスト プラクティス

連絡先を使って作業する際には、以下の点に注意してください。

• セルに入力したときに表示される連絡先を管理できます。
• Smartsheet の連絡先リスト全体の連絡先を使用するには、「連絡先リスト」列のセルに連絡先の名前を入力します。 入力を開始すると、結果が連絡先リストに表示されます。
  現時点では、ほかのシートの連絡先リストの内容を使用する方法はありません。
• 連絡先リスト列でタスクの割り当てを行うと、連絡先として選択した名前が表示されます。 しかし、[共有] リストのようなほかのエリアでは、該当ユーザーの Smartsheet アカウント名が表示されます. 
  [個人用の設定] ダイアログから Smartsheet アカウントで使用している名前を変更することができます。 個人用の設定に移動するには、[アカウント] > [個人用の設定] を選択します
• ビジネスおよびエンタープライズ プランのグループ管理者は、グループ内の連絡先の管理を行って複数の人への情報共有や送信が簡単にできます。