Smartsheetでの補助列の使用

補助列は、データの管理、分析、視覚化など、特定の操作を容易にするためにシートに追加できる追加の列です。これらは多くの場合列の数式によって行われますが、手動の値を含めることもできます。

多くの場合、通常の使用中は非表示になったり、変更されないようにロックされたりします。補助列は、日常的なシート操作中に更新する必要はありません。

メリット

• チェックボックスを使って複数の条件または複雑な条件を満たす行を識別することで、フィルターとレポートを簡素化できます。これにより、これらの条件を繰り返し定義する必要がなくなります。
• 数式を簡素化し、データを理解しやすくすることで、読みやすさを向上させる。
• 再利用可能なモジュール式ワークフローを作成する。
• 視覚的な合図でチームに明確なインサイトを提供することで、共同作業を強化します。
• シート間のデータ検索のための一意の参照値を作成する。 

補助列は、列、行、セル、参照の合計の制限数にカウントされるため、効率的に使用してください。

補助列の一般的な用途

ステータスや進捗状況の追跡

数式またはドロップダウン リストを含む補助列を使用して、タスクのステータスや完了率を監視します。たとえば、IF関数を使用すると、タスクの期日と進捗に基づいて、タスクが[] [] [] [] か [] [] [] [] [] [] [] か[] [] か [] か を判断する列を作成できます。

自動化のトリガー

補助列は自動化を促進できますたとえば、チェックボックス列がオンになっていると、自動アラートやアクションがトリガーされるように設定できます。

これは、シート間の数式やセルリンクされた値には適用されません。

日付計算

補助列は、期限、期限超過ステータス、イベント間の時間の計算に役立ちます。たとえば、期日までの残り日数を表示する列があるとします。

フラグとアラート

記号またはドロップダウンを使用して、条件に基づいて特定の行にフラグを立てることができます。たとえば、記号列にOR 関数 を使用して、リスクのあるタスクにフラグを立てることができます。

データの分類

列を追加して、特定のレポートに優先度を割り当てたり、行にタグ付けしたりするなど、データをグループ化またはフィルタリングすることができます。たとえば、ドロップダウンや数式を使用して行を部門別に分類します。

データのサマリーとロールアップ

補助列を使用して、レポートやダッシュボードにロールアップするデータを準備します。たとえば、「チェックボックス」列で COUNT関数 を使用すると、階層レベルまたは値の比較に基づいて、フィルターまたはレポートに含めるか除外する行をマークできます。

データと書式設定

たとえば、JOIN関数 を使用してタスク名と担当者を結合したり、行のすべての親タスクを結合して系統を表示したりするなど、カスタム表示のために他の列からテキストを抽出または操作できます。

条件付き書式

補助列には、条件付き書式ルールの適用に必要な計算値を含めることができます。たとえば、優先度と期日の近さに基づいた数値を含む列は、緑、黄色、または赤の塗りつぶし色で表示する必要があります。

また、補助列のISEVENまたはISODDを活用して、シーケンス番号を確認し、他のすべての行に薄い塗りつぶしを設定して、幅広いシート全体で簡単にデータを追跡できるようにすることもできます。 

ドロップダウン リスト列活用のヒント

• 補助列で列数式を使用して、新しい行が作成されたときに確実に入力されるようにします。
• 共同作業者によって不要な編集が行われないように、補助列をロックします。
• 補助列には、内容を説明するタイトルを付けます。タイトルにヘルパー を含めて、他のユーザーやレポートやフィルターに識別できるようにします。
• 補助列を非表示にすると、シートにノイズが発生したり、ほかの共同作業者が誤って編集してしまうのを防ぐことができます。

非表示の補助列は、カード ビュー、エクスポートされたバージョン、レポートやシートフィルターのドロップダウン オプションなどに表示されます。回避策として、列をシートの最後に移動し、列をロックしてラベルを付けることを検討してください。