Gruppi

Crea gruppi in Smartsheet per controllare facilmente e rapidamente l'accesso ai fogli e ai workspace. Aggiungi nuovi dipendenti e membri di team ai gruppi per permettere loro di essere operativi e rimuovi utentuu dai gruppi per assicurarti che non abbiano più accesso quando lasciano la tua organizzazione.

Segui le istruzioni dettagliate su come configurare un gruppo in Smartsheet.

Gestione dei gruppi (solo per Team/Aziendale)

 Vai alla dimostrazione video Gruppi in Smartsheet

La Gestione del gruppo consente agli Amministratori del gruppo di organizzare i propri contatti in gruppi per la condivisione e l'invio rapido delle informazioni a più persone. Sebbene solo gli utenti nominati Amministratori del gruppo in un piano multi-utente (Team o Aziendale) siano in grado di creare e gestire i gruppi, tutti gli utenti del piano multi-utente sono in grado di condividere e inviare informazioni ai gruppi. Per saperne di più sulla nomina degli amministratori del gruppo, leggi il nostro articolo Gestione degli utenti.

Creazione di un gruppo

  1. Clicca su Account > Amministrazione account > Gestione del gruppo (oppure clicca qui). Si apre il modulo Gestione del gruppo, contenente un elenco di tutti i gruppi esistenti.

  2. Clicca sul pulsante Crea un gruppo per visualizzare il modulo Nuovo gruppo.


  3. Dai un nome al tuo gruppo (ad esempio Team di vendita) e fornisci eventualmente una descrizione. Clicca su Crea quando hai terminato.

  4. Viene visualizzato un modulo contenente l'elenco di tutti gli attuali membri del gruppo. Per impostazione predefinita, viene incluso solo il tuo indirizzo e-mail. Clicca sul pulsante Aggiungi al gruppo per aggiungere altri membri.

  5. Iniziando a digitare il nome o l'indirizzo e-mail di un contatto nel tuo elenco dei contatti Smartsheet, questi vengono visualizzati nell'elenco a discesa grazie alla funzione di completamento automatico. Puoi inoltre cliccare sull'icona collaboratori per aprire il tuo Elenco di contatti Smartsheet e spuntare i contatti che desideri aggiungere al gruppo. Clicca su Salva quando hai terminato. Puoi aggiungere qualsiasi contatto desiderato - questo non deve necessariamente far parte del tuo piano multi-utente e addirittura può non essere un'utente Smartsheet esistente.

    SUGGERIMENTO: clicca sul link Aggiungi nuovo nella parte inferiore del modulo per creare nuovi contatti da aggiungere al gruppo.

  6. Il modulo Aggiungi al gruppo viene aggiornato per mostrare l'elenco dei contatti da te selezionati nella fase precedente. Clicca su Salva per completare l'aggiunta degli utenti al gruppo.

 

Gestione di un gruppo esistente

Un gruppo può essere gestito dal proprietario o da qualsiasi Amministratore di sistema sull'account. Clicca su Account > Amministrazione account > Gestione del gruppo (oppure clicca qui) per visualizzare un elenco di gruppi esistenti creati dal team. Clicca sulla freccia a discesa a sinistra del gruppo che desideri gestire per ricontrollare le opzioni:
  • Modifica gruppo: mostra un elenco degli attuali membri del gruppo.

    • Aggiungi membri al gruppo: clicca sul pulsante Aggiungi al gruppo per selezionare i contatti da inserire nel gruppo dal tuo Elenco di contatti Smartsheet. In questo modo i contatti vengono aggiunti anche a tutti i fogli condivisi con il gruppo.
    • Rimuovi membri dal gruppo: clicca sui nomi dei membri che desideri rimuovere, quindi clicca su Rimuovi dal gruppo. In questo modo i membri vengono rimossi anche da tutti i fogli condivisi con il gruppo.
    • Modifica nome e descrizione del gruppo: clicca sul link Modifica accanto al nome del gruppo.

  • Scarica report di accesso al foglio del gruppo: scarica un file Excel (.xls) sul tuo computer contenente l'elenco dei nomi di ciascun foglio condiviso con il gruppo selezionato. Il file Excel contiene inoltre il nome del proprietario del foglio, il livello di autorizzazione di accesso al foglio per il gruppo e la data dell'ultima modifica apportata al foglio.

  • Trasferisci la proprietà del gruppo: trasferisce la proprietà del gruppo a un altro Amministratore del gruppo sull'account multi-utente.

  • Elimina gruppo: elimina il gruppo dall'elenco. In questo modo il gruppo viene rimosso anche da tutti i fogli attualmente condivisi con esso e da tutte le e-mail ricorrenti che vengono inviate ai membri del gruppo stesso. Questa azione non può essere annullata, quindi presta la massima attenzione.
 

Condivisione e invio di informazioni a un gruppo

In qualità di utente di un piano Team o Aziendale, puoi condividere fogli e report e inviare fogli, report e righe via e-mail ai gruppi creati dal tuo Amministratore del gruppo.

Nel campo A:, inizia a digitare il nome del gruppo affinché venga visualizzato nell'elenco a discesa grazie alla funzione di completamento automatico. Puoi inoltre cliccare sull'icona collaboratori a destra del campo A: per selezionare il nome del gruppo dal tuo Elenco di contatti Smartsheet. 



Clicca sulla freccia a discesa  accanto al nome del gruppo per Visualizzare i membri del gruppo ed Espandere l'elenco. Selezionando Espandi, il nome del gruppo viene sostituito con gli indirizzi e-mail dei membri del gruppo, in modo da poter rimuovere i singoli membri secondo necessità. Se un foglio è condiviso dopo l'espansione di un gruppo, è considerato come condiviso con i singoli membri e pertanto l'aggiunta o la rimozione degli utenti dal gruppo non ha alcun effetto sulle autorizzazioni di accesso al foglio.


NOTA: se invii un foglio o una riga a un gruppo del quale fai parte, non riceverai l'e-mail, che sarà invece ricevuta da tutti gli altri membri del gruppo. Spunta la casella Mettimi in copia nella parte inferiore della finestra per ricevere una copia dell'e-mail.

Al momento della la condivisione di un foglio con un gruppo, ti viene chiesto di selezionare un livello di autorizzazione di condivisione. Questo livello di autorizzazione viene applicato a tutti i membri del gruppo.

NOTA: se un foglio è condiviso con un collaboratore sia come membro di un gruppo sia come singolo utente, all'account viene applicato il livello di autorizzazione più alto. Ad esempio, se un foglio è condiviso con il gruppo dell'utente A con livello di autorizzazione Editor e lo stesso foglio è condiviso anche con l'indirizzo e-mail individuale dell'utente A con livello di autorizzazione Amministrazione, l'utente A accede al foglio come Amministratore mentre gli altri membri del gruppo accedono come Editor.

Quando un foglio è condiviso con un gruppo, il nome di questo gruppo compare nell'elenco cliccando sulla scheda Condivisione nella parte inferiore del foglio. Qualsiasi utente sullo stesso account Team/Aziendale del gruppo può cliccare sulla freccia a discesa accanto al nome del gruppo e selezionare Visualizza i membri del gruppo per visualizzare gli indirizzi e-mail e i nomi dei membri del gruppo. Gli utenti che non sono su questo account Team possono visualizzare solo il nome del gruppo.

Quando un foglio è condiviso con un utente in quanto membro di un gruppo, questi può rimuovere se stesso dal foglio senza rimuovere l'intero gruppo.  
 
Per una dimostrazione pratica e una panoramica sui Gruppi in Smartsheet, guarda il video passo-passo qui di seguito:

Se non disponi di accesso a YouTube, clicca qui per guardare il video.
Torna su