Utilisez les fonctionnalités de chargement et de déchargement de Data Shuttle pour créer des listes déroulantes dynamiques dans les feuilles et formulaires Smartsheet.
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Présentation
Les listes déroulantes dynamiques permettent d’automatiser la mise à jour d’une liste déroulante à un emplacement lorsque cette liste a été modifiée à un autre emplacement.
Utilisez Data Shuttle pour charger une liste d’éléments et mettre à jour des sélections de la liste déroulante à partir d’une liste présente dans la même feuille, dans une feuille différente, ou dans un fichier CSV ou XLSX.
Il existe plusieurs façons d’accéder à Data Shuttle à partir de l’application Smartsheet :
- Via le menu Connexions dans la barre de navigation supérieure en mode Grille.
- Via le bouton Intégrations de données dans la barre de navigation supérieure en mode Table.
Prérequis
Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :
- disposer d’une autorisation d’éditeur, d’administrateur ou de propriétaire sur la feuille cible ;
- demander à votre administrateur système d’activer les autorisations de l’application Premium Data Shuttle dans le centre d’administration Smartsheet.
Créer des listes déroulantes dynamiques
Pour créer des listes déroulantes dynamiques à l’aide de Data Shuttle, préparez les éléments suivants :
- Votre liste source peut être une feuille dans Smartsheet ou un fichier externe contenant les options de liste déroulante.
- Votre feuille cible est la feuille où vous pouvez mettre à jour vos options de liste déroulante, en fonction des modifications apportées à votre feuille source.
L’exemple montre comment automatiser des valeurs déroulantes à l’aide de deux flux de travail :
- Flux de travail de déchargement : extrait les données de votre feuille source, mappe les colonnes pertinentes et les enregistre en tant que fichier CSV.
- Flux de travail de chargement : utilise le fichier CSV généré pour mettre à jour les options déroulantes dans votre feuille cible en mappant le contenu du fichier CSV avec les colonnes déroulantes de la feuille cible.
Créer un flux de travail de déchargement
- Accédez à Create a workflow > Offload Data (Créer un flux de travail> Décharger des données).
Sélectionnez votre feuille source. Sélectionnez ensuite Suivant.
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- Sélectionnez un emplacement cible parmi les options suivantes :
- Pièce jointe Smartsheet : sélectionnez la feuille à laquelle vous souhaitez ajouter le fichier joint.
- OneDrive et SharePoint : connectez-vous à votre compte externe.
- Google Drive : connectez-vous à votre compte externe.
- Box : connectez-vous à votre compte externe.
Dans le cadre des forfaits Smartsheet pour le secteur public, le lecteur pour l’offre GCC High de Microsoft est également disponible. Cependant, comme la plupart des lecteurs ne sont pas accessibles par défaut, vous devez contacter l’assistance pour activer l’accès.
- Nommez votre fichier exporté et sélectionnez CSV comme type de fichier exporté.
- Indiquez si vous souhaitez ajouter des en-têtes au fichier de destination. Sélectionnez ensuite Suivant.
- Facultatif : ajoutez un filtre pour exporter uniquement les données qui répondent à des critères spécifiques.
- Sélectionnez Suivant.
- Mappez les colonnes entre la source et la cible sélectionnées. Sélectionnez Suivant.
- Activez ou désactivez Run on schedule (Exécuter selon le planning) si vous souhaitez définir un planning, puis définissez un planning. Sélectionnez Suivant.
- Nommez votre flux de travail et sélectionnez Enregistrer.
- Survolez le flux de travail que vous venez de créer et sélectionnez Run (Exécuter).
Un message confirme que votre flux de travail s’est correctement exécuté.
Créer un flux de travail de chargement
- Accédez à Create a workflow > Upload Data (Créer un flux de travail> Charger des données).
- Sélectionnez votre emplacement source :
- Pièce jointe Smartsheet : vous devez sélectionner la feuille dans laquelle se trouve la pièce jointe.
- OneDrive et SharePoint : connectez-vous à votre compte externe.
- Google Drive : connectez-vous à votre compte externe.
- Box : connectez-vous à votre compte externe.
- Sélectionnez la feuille dans laquelle se trouve la pièce jointe.
- Sélectionnez la façon dont Data Shuttle choisit la pièce jointe :
- Name (Nom) : vous devez saisir le nom de la pièce jointe (en incluant le format de la pièce jointe).
- Most recent (Le plus récent) : la pièce jointe la plus récente est sélectionnée.
- Cochez la case si votre pièce jointe contient des en-têtes de colonne.
Sélectionnez la première ligne et le séparateur de caractères. Sélectionnez ensuite Suivant.
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- Sélectionnez votre feuille cible. C’est là que les options de la liste déroulante apparaissent.
Sélectionnez l’action Update the dropdown choices for the selected columns (Actualiser les options de la liste déroulante pour les colonnes sélectionnées). Sélectionnez ensuite Suivant.
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- Facultatif : ajoutez un filtre pour importer uniquement les données qui répondent à des critères spécifiques.
- Sélectionnez Suivant.
- Mappez les colonnes entre la source et la cible sélectionnées. Sélectionnez Suivant.
- Activez l’option Run on schedule (Exécuter selon le planning) si vous souhaitez définir un planning, ou Run on attachment (Exécuter selon la pièce jointe) si vous souhaitez que le flux de travail s’exécute lors du chargement de la pièce jointe. Sélectionnez Suivant.
- Facultatif : ajoutez des expressions pour inclure un nouveau champ de fonction dans votre feuille cible.
- Sélectionnez Suivant.
- Nommez votre flux de travail et sélectionnez Enregistrer.
- Une fois la confirmation affichée, sélectionnez Terminé.
Vous pouvez sélectionner manuellement Run (Exécuter) pour tester vos flux de travail.
Si vous définissez une fréquence régulière pour vos flux de travail de chargement et de déchargement, vos flux de travail s’exécutent automatiquement et vos options de liste déroulante restent synchronisées avec votre liste source.