Lignes avec numérotation automatique

Pour générer un compteur qui augmente automatiquement pour chaque ligne renfermant des données, utilisez une colonne système Nombre automatique. Ce type de colonne est utile pour inclure automatiquement un ID de ligne ou un numéro de pièce, de facture ou de client sans devoir saisir le nombre.

Pour ajouter ou modifier des colonnes, vous devez être le propriétaire de la feuille ou un collaborateur disposant d'une licence et d'un accès Administrateur à la feuille.

Dans cet article :

• Créez une colonne Nombre automatique
• Convertissez une colonne existante en colonne Nombre automatique
• Utilisez des jetons pour ajouter des dates générées de manière dynamiquem dans la séquence de numérotation
• Réinitialisez la colonne Nombre automatique

 Consultez notre astuce d'assistance sur le blog Smartsheet : Tout ce que vous devez savoir sur les colonnes système

Créer une colonne Nombre automatique

1. Pour commencer, cliquez sur la flèche déroulante sous n'importe quel en-tête de colonne et sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche.
2. Dans le formulaire, cliquez sur Nombre automatique / Système > Nombre automatique pour afficher la section Format d'affichage du formulaire.
   
   
    
3. Pour mettre en forme le nombre, utilisez l'une des méthodes suivantes :
   
   Pour définir un modèle de numérotation spécifique, renseignez les champs de la section Format d'affichage du formulaire :
    
   • Préfixe : apparaît avant le numéro généré automatiquement.
     
     Vous pouvez utiliser des nombres, du texte, des symboles (*, -, _ ), ainsi que des jetons de date dynamiques.
      
   • Remplissage : insérez un nombre de 0 pour représenter le nombre total de chiffres voulus entre le préfixe et le suffixe. Les 0 seront insérés devant chaque nombre de la feuille de manière à ce que chacun contienne le nombre voulu de chiffres.
      
   • Suffixe : apparaît après le nombre généré automatiquement.
     
     Vous pouvez utiliser des nombres, du texte, des symboles (*, -, _ ), ainsi que des jetons de date dynamiques.
      
   • Numéro de début : indiquez par quel chiffre le comptage démarre. Par défaut, il démarre à 1.
      
   -ou-
   
   Laissez les champs vierges pour attribuer des ID de lignes débutant par 1, et augmenter de 1 dans chaque ligne.
   
   ASTUCE : le champ Aperçu du nombre automatique du formulaire affichera le format du numéro de début.

La prochaine fois que vous enregistrerez la feuille, la colonne système Nombre automatique inclura une valeur (conformément aux spécifications du formulaire) pour chaque ligne contenant des données.

REMARQUES :

• Chaque feuille peut contenir une seule colonne Nombre automatique.
• Si vous apportez ultérieurement des modifications au Format d'affichage (en modifiant le préfixe, par ex.), les paramètres du nouvel affichage ne s'appliqueront qu'aux nouvelles lignes enregistrées dans la feuille. Pour appliquer les nouveaux paramètres aux lignes existantes, supprimez la colonne Nombre automatique et créez-en une nouvelle avec le nouveau Format d'affichage. Assurez-vous de définir le numéro de début de façon appropriée pour redémarrer la séquence.
• Les valeurs contenues dans la colonne sont en affichage seul. Cependant, vous pouvez appliquer un formatage à la colonne pour modifier l'apparence de la valeur qu'elle contient. Pour plus d'informations, consultez l'article Options de formatage.

Convertir une colonne existante en colonne Nombre automatique

Vous avez également la possibilité de convertir un type de colonne existant en Nombre automatique. Cela est susceptible de vous intéresser si vous disposez déjà d'ID de lignes, de numéros de pièces, etc. répertoriés dans la feuille. À titre d'exemple, lorsqu'un fichier Excel renfermant une colonne d'ID de ligne est importé dans Smartsheet, cette colonne est considérée comme une colonne de texte / nombre classique, et aucune génération automatique de chiffres n'aurait lieu en cas d'ajout de nouvelles lignes.

Le fait de transformer une colonne de texte / nombre en colonne Nombre automatique aura pour effet de conserver toutes les valeurs existantes de la colonne. Ainsi, vous ne perdrez aucun ID de ligne ayant déjà été affecté.

1. Cliquez sur la flèche déroulante située sous l'en-tête d'une colonne et sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne.
2. Modifiez le type indiqué à la partie 2 en Nombre automatique / Système → Nombre automatique.
3. Suivez la procédure décrite dans la section précédente pour ajuster le Format d'affichage.
4. Cliquez sur OK.

Dans la mesure où les valeurs existantes sont conservées, vous ne verrez pas de changements dans l'immédiat. Néanmoins, lorsque vous insérerez une nouvelle ligne et que vous enregistrerez la feuille, un nombre sera généré automatiquement dans la colonne en fonction des paramètres du Format d'affichage choisis.

ASTUCE : assurez-vous de définir le numéro de début dans la section Format d'affichage de manière à ce que la séquence existante puisse continuer. Si vous avez déjà numéroté les lignes de 1 à 355, définissez le numéro de début à 356.

Options avancées d'affichage de la date

Pour générer de manière dynamique des valeurs de date dans les champs Préfixe ou Suffixe de la section Format d'affichage, utilisez les jetons de date dynamiques suivants :

• {YY} ou {YYYY} : affiche l'année à 2 ou 4 chiffres au cours de laquelle le Nombre automatique a été créé.
• {MM} : indique le mois sous forme numérique (par exemple 01 pour janvier, 02 pour février, etc.) au cours duquel le Nombre automatique a été créé.
• {DD} : indique le jour du mois sous forme numérique au cours duquel le Nombre automatique a été créé.

REMARQUE : les accolades sont obligatoires. Les jetons Y, M et D sont utilisés dans toutes les langues. 

Exemple

Ci-après figure un exemple basé sur des lignes affectées à un Nombre automatique le 18 avril.

Format d'affichage :

Colonne de la feuille Nombre automatique :

REMARQUE : les jetons de date reflètent le temps universel coordonné (UTC) et non votre fuseau horaire local. Si besoin est, utilisez la colonne système Date de création pour que l'horodatage de création de chaque ligne soit indiqué dans votre fuseau horaire.

Pour obtenir plus d'informations sur d'autres types de colonne système, notamment la colonne Date, consultez Utiliser une colonne système pour ajouter automatiquement des informations à une ligne.

Réinitialiser la colonne Nombre automatique

Si votre schéma de numérotation change ou si la colonne n'affiche pas les nombres attendus, vous pouvez réinitialiser la colonne Nombre automatique :

1. Cliquez sur la flèche déroulante située sous l'en-tête d'une colonne et sélectionnez Supprimer la colonne.
2. Enregistrez la feuille en cliquant sur Enregistrer dans la barre d'outils, à gauche.
3. Cliquez sur l’icône Actions - Feuille dans la barre d'outils, à gauche, et sélectionnez Actualiser.
4. À l'aide des instructions ci-dessus, créez une nouvelle colonne Nombre automatique, en veillant à supprimer ou modifier toute valeur incorrecte dans les champs Format d'affichage et Numéro de début.
5. Enregistrez la feuille afin de charger les nouveaux nombres dans la colonne.

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