Lignes avec numérotation automatique

Une colonne système de numérotation automatique est utile lorsque vous souhaitez inclure automatiquement un ID de ligne, un numéro de pièce, un numéro de facture ou un numéro de client sans avoir à saisir le numéro.

Créer une colonne Numérotation automatique

1. Pour commencer, cliquez sur la flèche déroulante située sous n’importe quel en-tête de colonne et sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche.
2. Dans le formulaire, cliquez sur Numérotation automatique/Système > Numérotation automatique pour révéler la section du formulaire Format d’affichage.

3. Pour mettre en forme le nombre, effectuez l’une des opérations suivantes :
   pour définir un modèle de numérotation spécifique, renseignez les champs dans la section du formulaire Format d’affichage :

   • Préfixe : apparaît avant le nombre généré automatiquement.
     Vous pouvez utiliser des nombres, du texte, des symboles (*, -, _) ainsi que des jetons de date dynamiques.
   • Remplir : insérez des 0 pour représenter le nombre total de chiffres souhaités entre le préfixe et le suffixe. Les 0 seront insérés au début de chaque nombre de la feuille de façon à ce que chacun contienne le nombre de chiffres souhaité.
   • Suffixe : apparaît après le nombre généré automatiquement.
     Vous pouvez utiliser des nombres, du texte, des symboles (*, -, _) ainsi que des jetons de date dynamiques.
   • Nombre de départ : indiquez par quel nombre le comptage démarre. Par défaut, il démarre à 1.
      

   Vous pouvez également
   
   laisser ces champs vierges pour attribuer des ID de lignes débutant par 1 et augmenter de 1 à chaque ligne.
   
    

   Le champ Aperçu de la numérotation automatique du formulaire affiche le format du nombre de départ.

La prochaine fois que vous enregistrerez la feuille, la colonne système de numérotation automatique comprendra une valeur (conforme à vos spécifications dans le formulaire) pour chaque ligne contenant des données.

• Il ne peut y avoir qu’une seule colonne de numérotation automatique par feuille. Si l’option de numérotation automatique n’est pas disponible, votre feuille comporte déjà une colonne de numérotation automatique. 
• Si vous apportez ultérieurement des modifications au Format d’affichage (par ex. en modifiant le préfixe), les paramètres du nouvel affichage ne s’appliqueront qu’aux nouvelles lignes enregistrées dans la feuille. Pour appliquer les nouveaux paramètres aux lignes existantes, supprimez la colonne Numérotation automatique et créez-en une nouvelle avec le nouveau format d’affichage. Assurez-vous de définir le numéro de début de façon appropriée pour redémarrer la séquence.
• Les valeurs contenues dans la colonne sont en affichage seul. Vous pouvez toutefois appliquer une mie en forme à la colonne pour modifier l’apparence de la valeur qu’elle contient. En savoir plus sur les options de mise en forme.

Convertir une colonne existante en une colonne Numérotation automatique

Vous pouvez également modifier un type de colonne existant en une colonne Numérotation automatique. Cette possibilité est susceptible de vous intéresser si vous disposez déjà d’ID de lignes, de numéros de pièces, etc. répertoriés dans la feuille. À titre d’exemple, lorsqu’un fichier Excel renfermant une colonne d’ID de ligne est importé dans Smartsheet, cette colonne est considérée comme une colonne Texte/Nombre classique, et aucune génération automatique de chiffres n’aurait lieu en cas d’ajout de nouvelles lignes.

Le fait de transformer une colonne Texte/Nombre en colonne Numérotation automatique aura pour effet de conserver toutes les valeurs existantes de la colonne. Ainsi, vous ne perdrez aucun ID de ligne ayant déjà été affecté.

1. Cliquez sur la flèche déroulante située sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne.
2. Modifiez le type indiqué à la partie 2 en Numérotation automatique/Système→ Numérotation automatique.
3. Suivez la procédure décrite dans la section précédente pour ajuster le Format d’affichage.
4. Cliquez sur OK.

Dans la mesure où les valeurs existantes sont conservées, vous ne verrez pas de changements dans l’immédiat. Néanmoins, lorsque vous insérerez une nouvelle ligne et que vous enregistrerez la feuille, un nombre sera généré automatiquement dans la colonne en fonction des paramètres du Format d’affichage choisis.

Assurez-vous de définir le numéro de début dans la section Format d’affichage de manière à ce que la séquence existante puisse continuer. Si vous avez déjà numéroté les lignes 1 à 355, définissez le nombre du départ à 356.

Options avancées d’affichage de la date

Pour générer de manière dynamique des valeurs de date dans les champs Préfixe ou Suffixe de la section Format d’affichage, utilisez les jetons de date dynamiques suivants :

• {YY} ou {YYYY} : affiche, en 2 ou 4 chiffres, l’année au cours de laquelle la numérotation automatique a été créée.
• {MM} : affiche, sous forme numérique (par exemple 01 pour janvier, 02 pour février, etc.), le mois au cours duquel la numérotation automatique a été créée.
• {DD} : affiche, sous forme numérique, le jour du mois au cours duquel la numérotation automatique a été créée.

Les accolades sont obligatoires. Les jetons Y, M et D sont utilisés dans toutes les langues. Les jetons de date reflètent le temps universel coordonné (UTC) et non votre fuseau horaire local. Si nécessaire, utilisez la colonne système Créé (Date) pour enregistrer l’horodatage de la création de chaque ligne dans votre propre fuseau horaire.

En savoir plus sur l’utilisation d’une colonne système pour ajouter automatiquement des informations à une ligne.

Réinitialiser la colonne Numérotation automatique

Dans le cas où votre schéma de numérotation change ou si la colonne n’affiche pas les nombres comme prévu, vous pouvez réinitialiser la colonne Numérotation automatique :

1. Sélectionnez la flèche déroulante située sous l’en-tête de la colonne et sélectionnez Supprimer la colonne.
2. Cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils supérieure.
3. Sélectionnez Fichier > Actualiser.

4. Créez une nouvelle colonne de numérotation automatique avec vos valeurs correctes.
   
    

   Lorsque vous définissez les valeurs de votre nouvelle colonne Numérotation automatique, il est important de définir la valeur de départ à 1 pour vous assurer que la colonne s’incrémente à partir de 1 (et non à partir d’une valeur de la colonne Numérotation automatique précédente).

   
    

5. Enregistrez la feuille afin de charger de nouvelles valeurs dans la colonne.