Lignes avec numérotation automatique

Une colonne système de numérotation automatique est utile lorsque vous souhaitez inclure automatiquement un ID de ligne, un numéro de pièce, de facture ou de client sans avoir à saisir le numéro.

Créer une colonne Numérotation automatique

1. Sélectionner le menu d’une colonne  Brandfolder Image à côté de n’importe quel en-tête de colonne > Modifier les propriétés de la colonne.
2. Sélectionnez Numérotation automatique comme type de colonne pour faire apparaître la section Format d’affichage.
3. Pour définir le format des nombres, effectuez l’une des opérations suivantes :

Remplissez les champs de la section Format d’affichage afin de configurer un modèle de numérotation spécifique :

• Préfixe : apparaît avant le nombre généré automatiquement.
  Utilisez des nombres, du texte, des symboles (*, -, _ ) et des jetons de date.
• Suffixe : apparaît après le nombre généré automatiquement.
  Utilisez des nombres, du texte, des symboles (*, -, _ ) et des jetons de date.
• Positions numériques : saisissez le nombre de 0 correspondant au nombre total de chiffres souhaités entre le préfixe et le suffixe. Des 0 seront insérés au début de chaque nombre sur la feuille de façon à ce que chacun d’eux contienne le nombre de chiffres souhaité.
• Numéro de départ : indiquez par quel nombre doit commencer la numérotation. Par défaut, il commence par un.

-ou-

Laissez les champs vides pour attribuer des ID de lignes débutant par un et augmenter de un à chaque ligne.

4. Le champ Aperçu du nombre automatique du formulaire affiche le format du numéro de départ.
5. Sélectionnez OK.  

La prochaine fois que vous enregistrerez la feuille, la colonne système de numérotation automatique comprendra une valeur pour chaque ligne contenant des données.

Convertir une colonne existante en une colonne Numérotation automatique

Vous pouvez également modifier un type de colonne existant en une colonne Numérotation automatique. Vous pouvez le faire si vous avez des ID de ligne, des numéros d’employés ou des numéros de pièces sur la feuille.

À titre d’exemple, lorsqu’un fichier Excel renfermant une colonne d’ID de ligne est importé dans Smartsheet, cette colonne est considérée comme une colonne Texte/Nombre classique, et aucune génération automatique de chiffres n’aurait lieu en cas d’ajout de nouvelles lignes. Le fait de transformer une colonne Texte/Nombre en colonne Numérotation automatique aura pour effet de conserver toutes les valeurs existantes de la colonne. Ainsi, vous ne perdrez aucun ID de ligne ayant déjà été affecté.

Pour modifier une colonne existante en une colonne Numérotation automatique : 

1. Sélectionnez le menu de la colonne  Brandfolder Image à côté de l’en-tête de la colonne > Modifier les propriétés de la colonne.
2. Modifiez le type de la colonne en Numérotation automatique.
3. Suivez la procédure décrite dans la section précédente pour ajuster le format d’affichage.
4. Sélectionnez OK.

Vous ne verrez pas les changements immédiatement, car les valeurs existantes sont conservées. Néanmoins, lorsque vous insérerez une nouvelle ligne et que vous enregistrerez la feuille, un nombre sera généré automatiquement dans la colonne en fonction des paramètres du format d’affichage choisis.

Définissez le numéro de départ dans la section Format d’affichage de manière à poursuivre la séquence existante. Par exemple, si vous avez déjà numéroté les lignes 1 à 355, définissez le numéro de départ à 356.

Options avancées d’affichage de la date

Pour générer de manière dynamique des valeurs de date dans les champs Préfixe ou Suffixe de la section Format d’affichage, utilisez les jetons de date dynamiques suivants :

• {YY} ou {YYYY} : affiche, en deux ou quatre chiffres, l’année au cours de laquelle la numérotation automatique a été créée.
• {MM} : affiche, sous forme numérique, le mois au cours duquel la numérotation automatique a été créée. Par exemple, 01 pour janvier, 02 pour février.
• {DD} : affiche, sous forme numérique, le jour du mois au cours duquel la numérotation automatique a été créée.

Les accolades sont obligatoires. Les jetons Y, M et D sont utilisés dans toutes les langues. Les jetons de date reflètent le temps universel coordonné (UTC) et non votre fuseau horaire local. Si nécessaire, utilisez la colonne système Date de création pour enregistrer l’horodatage de la création de chaque ligne dans votre propre fuseau horaire.

Réinitialiser la colonne Numérotation automatique

Si votre schéma de numérotation change ou si la colonne n’affiche pas les nombres comme prévu, vous pouvez réinitialiser la colonne Numérotation automatique :

1. Sélectionnez le menu de la colonne  Brandfolder Image à côté de l’en-tête de la colonne > Supprimer une colonne.
2. Sélectionnez Enregistrer dans la barre d’outils supérieure.
3. Sélectionnez Fichier > Actualiser.
4. Créez une nouvelle colonne de numérotation automatique avec vos valeurs correctes.

Lorsque vous définissez les valeurs de votre nouvelle colonne Numérotation automatique, il est essentiel de définir la valeur de départ à un pour vous assurer que la colonne s’incrémente à partir de un. Dans le cas contraire, la valeur s’incrémente à partir du dernier nombre de la colonne Numérotation automatique précédente.

5. Enregistrez la feuille afin de charger de nouvelles valeurs dans la colonne.

N’oubliez pas :

• Il ne peut y avoir qu’une seule colonne Numérotation automatique par feuille. Si l’option de numérotation automatique n’est pas disponible, votre feuille comporte déjà une colonne de numérotation automatique.
• Si vous apportez ultérieurement des modifications au format d’affichage, les paramètres du nouvel affichage ne s’appliqueront qu’aux nouvelles lignes enregistrées dans la feuille. Pour appliquer les nouveaux paramètres aux lignes existantes, supprimez la colonne Numérotation automatique et créez-en une nouvelle avec le nouveau format d’affichage. Assurez-vous de définir le numéro de départ de façon appropriée pour recommencer la séquence.
• Les valeurs contenues dans la colonne sont en affichage seul. Vous pouvez toutefois appliquer une mise en forme à la colonne pour modifier l’apparence de la valeur. Consultez l’article Mettre en forme vos données.