Cas d’utilisation et FAQ pour Data Shuttle

Data Shuttle by Smartsheet vous permet de prendre des décisions en toute confiance, de centraliser vos données entre les plateformes, d’automatiser les processus métier de routine et de fonctionner efficacement. Dans cet article, vous trouverez quelques cas ou exemples d’utilisation des chargements et déchargements Data Shuttle, ainsi que des réponses aux questions les plus fréquemment posées sur Data Shuttle.

Qui peut l’utiliser ?

Forfaits :

Smartsheet Advance Package

Autorisations :

Éditeur
Administrateur
Propriétaire

Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public.

Prérequis

Pour utiliser Data Shuttle :

Vous devez être un utilisateur avec une autorisation Propriétaire, Administrateur ou Éditeur sur la feuille cible.
Vous devez demander à votre administrateur système d’activer les autorisations de l’application premium Data Shuttle dans le centre d’administration.

Pour vérifier votre niveau d’accès, connectez-vous à datashuttle.smartsheet.com.

Data Shuttle pour les chargements

Pour les chargements, Data Shuttle exige que les données soient téléchargées au format CSV, XLSX ou Google Sheet.

Vous pouvez créer un flux de travail de chargement sur Data Shuttle afin de pouvoir :

importer le nombre d’heures réellement travaillées à partir d’un outil externe de suivi du temps ;
importer les dépenses réelles à partir d’un système de comptabilité externe ;
mettre à jour le pipeline commercial des livraisons à partir d’un outil CRM autre que SFDC (Salesforce) ;
fusionner les données issues d’un système externe dans une feuille de prise en charge afin d’alimenter le provisionnement de Control Center ;
importer des données dans Smartsheet à partir d’outils de création de formulaires personnalisés.

Data Shuttle pour les déchargements

Vous pouvez utiliser Data Shuttle pour décharger des données en tant que pièce jointe à une feuille Smartsheet ou à une source cloud externe, telle que OneDrive, SharePoint, Google Drive ou Box.

Créez un flux de travail de déchargement sur Data Shuttle afin de pouvoir :

rendre les informations Smartsheet clés visibles pour les utilisateurs n’utilisant pas Smartsheet ;
exporter des données complexes en une structure simple pour les intégrations de bases de données ;
mettre à disposition des feuilles hebdomadaires dans un système de stockage sur le cloud, à envoyer en tant que pièce jointe à un e-mail ;
envoyer des données de feuilles modifiées et filtrées en tant que pièce jointe à une autre feuille pour la création de solutions complexes ;
exporter, archiver et vérifier les données en conservant les versions exportées comme sauvegardes.

Data Shuttle : foire aux questions

Comment bien commencer avec Data Shuttle ?

Jetez un coup d’œil à notre parcours d’apprentissage DataShuttle ! Vous y trouverez tout ce dont vous avez besoin pour utiliser DataShuttle.

La solution Data Shuttle crée-t-elle une connexion directe et automatique entre Smartsheet et d’autres systèmes ?

Data Shuttle peut charger automatiquement des exports CSV ou XLSX à partir d’autres systèmes et peut en générer à partir de Smartsheet. Cette solution ne crée pas de connexion directe avec d’autres systèmes, mais peut être utilisée pour rationaliser le chargement des fusions d’informations dans des feuilles existantes.

Il existe des intégrations et connecteurs à des systèmes spécifiques (dont les synchronisations bidirectionnelles avec Jira, Salesforce et Microsoft Dynamics 365).La solution Bridge par Smartsheet peut créer des intégrations personnalisées avec d’autres systèmes.

Quelles sources de données puis-je utiliser comme points d’intégration pour les flux de travail de chargement Data Shuttle ?

Des fichiers CSV, XSLX ou Google Sheet qui sont soit des pièces jointes à une feuille ou une ligne dans Smartsheet, soit stockés dans Google Drive, Microsoft OneDrive/SharePoint ou Box.

Dans les forfaits Commercial, les lecteurs suivants sont accessibles par défaut en fonction des autorisations système, mais l’administrateur système peut restreindre l’accès :
- Google Drive
- OneDrive/Sharepoint
- Box
Dans les forfaits Smartsheet pour le secteur public, le lecteur pour l’offre GCC High de Microsoft est également disponible. Cependant, comme la plupart des lecteurs ne sont pas accessibles par défaut, vous devez contacter l’assistance pour activer l’accès.

Smartsheet peut-elle établir des connexions ODBC à des serveurs SQL externes ?

Le Connecteur aux données en direct fournit une intégration commune à toute application externe compatible à ODBC. ODBC est un produit de bureau, si bien que le client doit être en mesure d’installer des produits tiers. Il ne fonctionne donc pas vraiment avec les services cloud.

S’il n’en est pas capable, vous aurez probablement besoin d’un export pour permettre à Data Shuttle de récupérer les informations auprès d’un service de stockage externe.

Les flux de travail archivés sont-ils comptabilisés dans mon total ?

Oui. Les flux de travail doivent être complètement supprimés, sinon ils seront comptabilisés dans votre nombre total de flux de travail.

La solution Data Shuttle est-elle disponible avec Smartsheet pour le secteur public ou les régions Smartsheet UE ?

Oui, Data Shuttle est disponible dans l’instance Smartsheet Commercial aux États-Unis et dans l’UE, ainsi que dans Smartsheet pour le secteur public. Pour en savoir plus, consultez les articles Smartsheet pour le secteur public et Régions Smartsheet.

Quelle est la différence entre un flux de travail de chargement Data Shuttle et l’importation d’un fichier XLSX dans Smartsheet ?

Vous pouvez créer une nouvelle feuille en important un fichier XLSX dans Smartsheet. Si une feuille existante nécessite que des modifications y soient fusionnées à intervalles réguliers, la création d’un flux de travail de chargement Data Shuttle est plus efficace.

Où puis-je décharger des fichiers avec Data Shuttle ?

Data Shuttle peut décharger des données depuis Smartsheet vers OneDrive/SharePoint, Box, Google Drive ou en tant que pièce jointe à une feuille Smartsheet. Les pièces jointes peuvent être au format Excel XLSX ou CSV.

Comment puis-je voir quels flux de travail Data Shuttle ont été créés ?

Vous pouvez visualiser tous les flux de travail que vous avez créés. L’administrateur système Smartsheet peut voir tous les flux de travail créés par les utilisateurs de son organisation. Pour plus d’informations, consultez l’article Gérer les flux de travail Data Shuttle existants.

Comment la solution Data Shuttle gère-t-elle les caractères spéciaux ?

Les fichiers importés via Data Shuttle doivent être codés en UTF-8.

Puis-je filtrer les données importées ou exportées ?

Oui. Vous pouvez définir des filtres sur les flux de travail de chargement et de déchargement pour importer ou exporter uniquement un sous-ensemble de vos données.

Le nombre de lignes que je peux charger et décharger est-il limité ?

Si vous devez effectuer un chargement à partir d’une source afin de remplacer plus de 5 000 lignes ou fusionner des données en 20 000 lignes, vous pouvez appliquer des filtres ou établir une correspondance entre une partie des colonnes seulement. Vous pouvez également créer plusieurs flux de travail en utilisant une catégorie de données commune afin de répartir les données entre plusieurs feuilles. Vous pouvez décharger jusqu’à 20 000 lignes.

Si Data Shuttle fait partie de mon forfait, qui peut l’utiliser ?

Tout utilisateur d’un forfait comprenant Data Shuttle peut y accéder en se connectant à l’adresse datashuttle.smartsheet.com. Data Shuttle apparaît dans le lanceur jusqu’à ce qu’un utilisateur se connecte pour la première fois. Les administrateurs système peuvent restreindre les accès à Data Shuttle et à d’autres applications Premium dans le centre d’administration des utilisateurs.

S’applique à

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?