Trabajar con la Vista de calendario

La Vista de calendario refleja las fechas incluidas en la hoja o el informe. Cualquier hoja o informe que contenga, como mínimo, una columna de fecha (más información sobre columnas de fecha en nuestro artículo Tipos de columnas) puede mostrarse como calendario al hacer clic en el botón Vista de calendario en la barra de herramientas. Puede insertar una nueva columna, definir el tipo de columna como fecha o modificar el tipo de columna existente a fecha.

CONSEJO: Para cambiar el formato de las fechas, seleccione un Idioma (país) correspondiente en la configuración personal de su cuenta de Smartsheet. Para obtener información detallada al respecto, consulte el artículo Modificar la configuración personal.

Seleccionar fechas para mostrar

El propietario y los colaboradores con acceso de administrador a la hoja o al informe pueden determinar qué tareas se mostrarán en la Vista de calendario.

1. Alterne a la Vista de calendario.
2. Haga clic en el icono del engranaje ubicado a la derecha (debajo del botón Compartir) para mostrar el formulario Configuración de calendario.
   
3. Desde el formulario, puede realizar los ajustes deseados:
   • Seleccione una columna de la lista Mostrar solo las fechas en esta columna para colocar cada tarea con una fecha detallada en la columna en una sola fecha en el calendario.
   • Use la lista desplegable Mostrar rangos de fechas para seleccionar dos columnas de fecha en la hoja. En este caso, cada tarea con una fecha en ambas columnas se mostrará en el calendario con una barra que permite ampliar el rango de fechas. Esta función es muy útil cuando se realiza el seguimiento de una tarea de inicio a fin.
     
     NOTA: Si trabaja con un informe, la Vista de calendario refleja las fechas distribuidas en varias hojas. Asegúrese de que todas las hojas contengan nombres de columnas que coincidan exactamente con los seleccionados en la Configuración de calendario. Las tareas de las hojas que no contienen estas columnas no aparecerán en el calendario, tal como se lo espera.
      
   • Si configuró una jerarquía de filas en la hoja, puede optar por Mostrar las tareas resumidas. Desmarque esta opción para ocultar la fila primaria de nivel superior y solo mostrar las sub-tareas en la Vista de calendario.
     
     NOTA: Esta acción eliminará las tareas de resumen de la Vista de calendario de Smartsheet, pero no de la versión publicada en Google o iCal. Como la jerarquía de filas no aparece en la Vista de cuadrícula de un informe, la opción Mostrar tareas resumidas no está disponible en la Vista de calendario de un informe.
      
   • Seleccione Mostrar Mis recordatorios para que aparezca un ícono de recordatorio (campana) en cada día del calendario en el que está programado que se le envíe un recordatorio. Todos los colaboradores de la hoja tienen la opción de mostrar sus recordatorios.
     
     NOTA: Como no es posible crear recordatorios desde un informe, la opción para Mostrar mis recordatorios no está disponible en la Vista de calendario de un informe.

Cada barra en el calendario mostrará el texto de la columna primaria de la hoja o del informe. Cuando las filas primarias se amplían en la hoja, los colores de las barras de las filas secundarias se pueden configurar haciendo clic con el botón derecho del mouse (PC) o mediante la tecla Ctrl + clic (Mac) en la barra y seleccionando Configuración de colores. En el artículo Cambiar el color de las barras del calendario puede encontrar información adicional.

CONSEJO: Si no quiere que aparezcan todas las tareas en el calendario, cree una nueva columna de fecha (por ejemplo, 'Fecha de calendario' en la Vista de cuadrícula. Coloque fechas en esta columna solamente si desea que la tarea aparezca en el calendario. Vuelva a la Vista de calendario y seleccione la nueva columna de fecha en el formulario Configuración de calendario.

En este momento no existe una forma de programar una tarea para un cierto horario, solo puede programarse una fecha. Las tareas de la hoja del proyecto con duración en días parciales, horas o minutos seguirán ocupando días completos en la Vista de calendario, así como en las versiones publicadas del calendario.
 

Editar información de la fila

El propietario de la hoja y los colaboradores con acceso de administrador o de editor pueden cambiar la fecha de tarea arrastrando la barra y soltándola en un nuevo día. Las tareas con una fecha de inicio y una fecha de finalización pueden arrastrarse hacia la izquierda o hacia la derecha para ampliar su duración.

NOTA: La funcionalidad de arrastrar no se encuentra disponible en la Vista de calendario de un informe o para las filas primarias (cualquier fila con sub-tareas con sangría aplicada debajo) de una hoja si hay dependencias habilitadas.

Para editar las filas de la Vista de calendario, haga doble clic en la barra del calendario. Aparecerá el formulario Editar fila, que le permite editar todas las celdas de la fila. Los cambios implementados aquí se reflejarán en la Vista de cuadrícula.

Cambiar el plazo del calendario

Para cambiar el plazo de la Vista de calendario, haga clic en la flecha derecha o izquierda en la parte superior para adelantar o retroceder en el tiempo. Haga clic en la fecha desplegable para cambiar las unidades de tiempo.

Hacer clic en el minicalendario también le permitirá navegar por el proyecto a través de las fechas.

Una vez configurada la Vista de calendario, puede Imprimir el calendario en PDF, publicarlo en un programa de calendario externo o enviarlo a un destinatario por correo electrónico haciendo clic en Archivo > Enviar como adjunto.

NOTA: Al imprimir un calendario, siempre se imprimirán 4 semanas de información calendario por página y no hay forma de ajustar el tamaño de las casillas.