User type and permission level both impact how you can interact with Smartsheet.
User Type is determined by the System Admin and designates what you can and can't do with your own Smartsheet account. For example, a licensed user (in the Legacy Collaborator Model) or a Member (in the User Subscription Model) can create new sheets, reports, and dashboards in Smartsheet while Viewers and Guests can only interact with items shared to them.
Sharing Permissions determine how the collaborators shared to the asset are able to interact with it.
User type and sharing permissions are independent from each other.
Tipos de usuario a nivel de plan
Los tipos de usuario basados en permisos ayudan a los Administradores del sistema a comprender a los usuarios por los planes que administran.
Cuentas de usuario de tipo Administrador
Smartsheet admite tres roles de Administrador diferentes para Administradores que administran diferentes aspectos de su plan de Smartsheet.
Cuando alguien tiene permisos para un rol de Administrador, esto no afecta su tipo de usuario.
| Tipo de acceso de Administrador | Definición | ¿Se necesita licencia? |
|---|---|---|
| Administrador del sistema | Los Administradores del sistema administran los usuarios y ajustan la configuración a nivel del plan de todas las personas que forman parte de la cuenta. La práctica recomendada consiste en tener más de un Administrador del sistema. Consulte Centro de administración: establecer controles de seguridad para su cuenta y Centro de administración: agregar, editar o eliminar usuarios para obtener más detalles. | No |
| Administrador de activos del plan | Los Administradores de activos del plan administran las solicitudes de acceso en elementos en los que ningún otro usuario tiene permisos de Propietario o Administrador. | Sí |
| Administrador de grupo | Los Administradores de grupo pueden crear y administrar grupos según los contactos de su Lista de contactos de Smartsheet. | Sí |
Tipos de usuario basados en permisos
| Tipo de usuario | Definición | Esta información lo ayuda a lo siguiente | Cómo asignar un usuario |
|---|---|---|---|
| Observador | Usuarios internos o externos sin licencia que solo tienen permisos de Observador en los activos | Comprender el valor del uso gratuito de su plan | Otorgar permisos de Observador a uno o más activos. |
| Invitado | Usuarios externos sin licencia que tienen permisos de Autor del comentario u Observador en uno o más activos | Realice un seguimiento de los usuarios externos y sus permisos | Otorgar permisos de Autor del comentario u Observador a uno o más activos. |
| Miembro del equipo | Usuarios internos que tienen permisos de Autor del comentario o Editor en uno o más activos | Comprender el valor que obtienen los usuarios internos de sus permisos de acceso actuales | Otorgar permisos de Autor del comentario u Observador a uno o más activos. |
| Administrador de activos sin licencia | Usuarios internos o externos sin licencia que tienen permisos de Administrador en uno o más activos | Comprender el valor que obtienen los usuarios internos o externos de sus permisos de acceso actuales | Otorgar permisos de Administrador a uno o más activos. |
| Usuario con licencia | Usuarios internos o externos que tienen asignada una licencia. Pueden tener permiso de acceso completo. Ver más detalles a continuación. | Ver y administrar al usuario y sus permisos de acceso | Asignar una licencia al usuario. |
Nota: Si el dominio de dirección de correo electrónico de un usuario coincide con uno de los dominios asociados al plan, se lo considera un usuario interno.
Detalles de los usuarios con licencia
La cantidad de usuarios con licencia disponible para su plan varía según el tipo de plan. Para obtener más información sobre los tipos de usuario mínimos y máximos según el plan, consulte la página Precios.
- Los Administradores del sistema pueden asignar licencias desde Administración de usuarios.
- Cualquier usuario que participa en un período de prueba de 30 días también se considera usuario con licencia.
Los usuarios con licencia pueden crear, administrar o impulsar un proceso, programa o proyecto en Smartsheet. Necesita una licencia para hacer lo siguiente:
- Crear hojas y plantillas (la cantidad de hojas que se pueden crear depende del tipo de plan)
- Crear y administrar informes
- Crear espacios de trabajo
- Publicar hojas, informes y paneles
- Insertar y eliminar columnas*
- Cambiar las propiedades de las columnas*
- Ocultar o mostrar columnas*
- Crear y modificar formularios*
- Bloquear columnas y filas*
- Crear y editar solicitudes de actualización, acciones automatizadas y flujos de trabajo
- Crear recordatorios a nivel de hoja y recordatorios de fila para otros usuarios
- Solicitar actualización de las hojas
- Obtener acceso como Administrador de grupo en un plan Empresarial o de Negocios
- Ver registro de actividad
- Crear, eliminar y editar filtros compartidos
- Crear reglas de formato condicional
- Enviar filas.
- Editar la configuración del proyecto
* Para estas actividades, se requieren permisos de uso compartido de Propietario o Administrador en la hoja.
Informe de tipo de usuario
Un Administrador del sistema puede descargar un informe de tipo de usuario en cualquier momento desde la página de inicio del Centro de administración para ayudar a comprender y administrar a los usuarios del plan.
En el informe, se enumeran todos los usuarios activos asociados con el plan e incluye los siguientes detalles por usuario:
- Correo electrónico y dominio
- Tipo de usuario y tipos de acceso de Administrador
- Permisos
- Actividad
Consulte Detalles del informe de tipo de usuario para obtener más información.
Cómo descargar un informe de tipo de usuario
- En la página de inicio del Centro de administración, en Cuentas de usuario, seleccione Descargar informe de tipo de usuario.
- O bien, en la página Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Tipo de usuario.
Nota: El informe incluye todos los usuarios activos asociados al plan. Generar el informe para planes con una gran cantidad de usuarios puede demorar un poco.
Otros tipos de usuario
Smartsheet sigue admitiendo los siguientes tipos de usuarios.
Usuarios gratuitos
Los usuarios gratuitos son participantes fundamentales en lo que respecta a la colaboración en el trabajo que administra en Smartsheet. Los usuarios gratuitos pueden visualizar, editar y actualizar hojas e informes. Si alguien les otorga acceso de Administrador a una hoja, no pueden realizar algunas acciones relacionadas con formularios y columnas. No podrán crear ni administrar formularios en la hoja, y tampoco podrán insertar columnas, cambiarles el nombre, eliminarlas, mostrarlas/ocultarlas, moverlas o cambiarles las propiedades.
Hay dos tipos de usuarios gratuitos:
- Usuarios sin licencia
- Son parte de una cuenta de Negocios o Empresarial, pero no se toman en cuenta en el límite de usuarios. Para agregar a un usuario sin licencia a una cuenta de Negocios o Empresarial, quite la marca de verificación de la casilla Usuario con licencia al enviar la invitación.
- Puede solicitar una licencia desde el botón Actualizar ubicado en la parte superior de la pantalla. Mientras esperan que se apruebe su licencia, quedarán inscritos automáticamente en una prueba de 30 días y podrán crear hojas mientras dure el período de prueba.
- Pueden acceder a hojas de uso compartido como Observadores (solo lectura), Editores (editar datos de celdas) o Administradores (administrar la hoja), e incluso pueden volver a compartirlas en función del nivel de acceso de uso compartido que se les haya asignado.
- Se les puede otorgar permisos de Administrador del sistema o Administrador de activos del plan.
- No pueden crear hojas.
- Colaboradores gratuitos
- Pueden acceder a hojas de uso compartido como Observadores (solo lectura), Editores (editar datos de celdas) o Administradores (administrar la hoja), e incluso pueden volver a compartirlas en función del nivel de acceso de uso compartido que se les haya asignado.
- No pueden crear hojas.
Tipos de usuarios de Resource Management
Visor de recursos
Resource Management de Smartsheet está disponible para todos los clientes nuevos, por lo que los planes nuevos no incluyen Visores de recursos.
Los Visores de recursos de Legacy Resource Management pueden llevar un registro del porcentaje de asignación de todos aquellos que forman parte de la cuenta y en relación con todas las hojas. Como Visor de recursos debe tener una licencia en una cuenta de Negocios o Empresarial. Consulte Asignación de recursos heredada con vista de recursos del proyecto para obtener más detalles.
Tipos de usuario específicos de conectores
Consulte Tipos de usuario específicos de conectores para obtener más detalles.
Tareas y niveles de permiso de uso compartido
Hay cinco niveles de permiso en Smartsheet. Cuando comparte un elemento de Smartsheet con alguien, puede definir los siguientes niveles de permiso:
- Administrador
- Propietario
- Editor
- Comentador
- Visor
Tareas y permisos
Para obtener un desglose detallado de tareas y niveles de permiso, diríjase a esta tabla.
El nivel de permiso que asigna determina las funciones que un colaborador tiene disponibles para el elemento que está compartiendo (hoja, informe o espacio de trabajo, por ejemplo). Si crea un elemento, usted es el propietario de ese elemento.
Los niveles de permiso y los tipos de usuario no son lo mismo. Por ejemplo, es posible ser un administrador del sistema en una cuenta de Negocio o Empresa con tan solo el acceso de uso compartido de Visor en una hoja en particular. También podría ser un colaborador gratuito con acceso de uso compartido de Administrador en una hoja.
Algunas funciones que aparecen aquí están disponibles solo para los clientes con licencia. ¿No sabe si tiene una licencia? Consulte el artículo Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.
Verificar el nivel de permiso que tiene en un elemento de Smartsheet
Hay dos maneras de hacerlo:
- Verificar las propiedades del archivo
- En la barra del menú, seleccione Archivo > Propiedades.
- En la fila Permisos, verá el nivel de permiso.
- Abrir el formulario Uso compartido de la hoja
- En el área superior derecha del elemento de Smartsheet, seleccione Compartir.
- En la sección Colaboradores, busque su nombre. En el lado derecho de su dirección de correo electrónico verá el nivel de permisos.