Uso compartido

Si comparte hojas e informes, puede colaborar con usuarios internos y externos de la organización. Las personas también pueden solicitar acceso a los elementos. Los usuarios pueden ser parte de la organización o no y no necesitan tener cuentas de Smartsheet.

Los permisos de usuario determinan las acciones que los usuarios pueden realizar en los elementos compartidos. 

Compartir una hoja o un informe

1. Para iniciar el proceso de uso compartido, seleccione una de las siguientes opciones:
   • Archivo > Menú

   • Compartir en el área superior derecha de la pantalla

     Si la hoja o el informe están en un espacio de trabajo, el botón Compartir es un menú desplegable que proporciona opciones para compartir el elemento específicamente o para compartir todo en el espacio de trabajo. 

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2. En el campo Invitar a personas y grupos escriba la dirección de correo electrónico del usuario o grupo. 
3. Seleccione el nivel de permisos que desea asignar a cada uno de ellos.
4. (Opcional) Seleccione Personalizar mensaje para adaptar el mensaje que recibirán.

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5. Seleccione Compartir.

   Puede cambiar los niveles de permiso tanto a nivel del elemento como a nivel del espacio de trabajo.

Quiénes pueden controlar el acceso de uso compartido de los usuarios

• Los administradores de recursos del plan pueden revisar las solicitudes de acceso y otorgar permisos a los elementos a los que tienen acceso. 
• En el Centro de administración, los administradores del sistema pueden impedir que una persona comparta elementos que son propiedad de usuarios de la cuenta. 

• Los administradores de grupo pueden eliminar a un miembro de un grupo para quitarlo también de todos los elementos compartidos con ese grupo.

  Para acceder a un elemento, como una hoja o un informe, consulte el artículo “Solicitar acceso a un elemento”.

Compartir elementos a través de una columna de contacto

Como editor de un elemento, puede usar una columna de contacto para compartir personas en su hoja si aún no se han compartido.

• Cuando agrega contactos no compartidos a una columna de contactos, el sistema le muestra un mensaje para compartir rápidamente ese contacto con el elemento específico.
• Si decide compartir el elemento con ese contacto, obtiene un nivel de permiso de editor: puede compartir de forma predeterminada.
• Si continúa agregando contactos a la columna sin descartar el mensaje, puede compartir el elemento de forma masiva. 

Cuestiones para tener en cuenta

• Al compartir un informe, no se otorga acceso a sus hojas de origen.
• Cuando comparte un informe, los colaboradores solo ven los datos de las hojas de origen a las que pueden acceder. Sin acceso a las hojas de origen, los informes pueden aparecer en blanco o con información faltante. 

Cuando comparta un informe, asegúrese de compartir sus hojas de origen. Si no desea compartir las hojas de origen, considere publicar el informe y compartir el enlace.

Sugerencias para compartir elementos de Smartsheet

• Para compartir elementos individuales con algunas personas, siga los pasos que se mencionan en este artículo. 
• Si desea compartir elementos con un grupo (como sus compañeros de trabajo), compártalos a través de un espacio de trabajo.
• Para compartir un panel, consulte el artículo “Compartir un panel”. 
• Si desea compartir un informe con una persona que no tiene acceso a las hojas de origen, pruebe estas opciones:
  • Publicar el informe y compartir el enlace
  • Insertar el informe como widget en un panel