Uso compartido

Comparta hojas e informes con colaboradores dentro o fuera de su organización. También pueden solicitar acceso a los elementos. Los colaboradores fuera de su organización no siempre necesitan tener cuentas de Smartsheet para ver los elementos. 

Los permisos de usuario determinan las acciones que las personas pueden realizar en los elementos compartidos. 

Compartir una hoja o un informe

1. Para iniciar el proceso de uso compartido, seleccione una de las siguientes opciones:
   • Archivo > Menú

   • Compartir en el área superior derecha de la pantalla

     Si la hoja o el informe están en un espacio de trabajo, el botón Compartir es un menú desplegable que proporciona opciones para compartir el elemento específicamente o para compartir todo en el espacio de trabajo. 

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2. En el campo Agregue personas por nombre, correo electrónico o grupo, escriba la dirección de correo electrónico de un usuario o grupo. 

Si forma parte del plan Empresarial, el modal de uso compartido muestra las recomendaciones de las personas y los grupos con los que suele colaborar. Seleccione su nombre con un solo clic para verlos agregados al selector de contactos. 

3. Utilice el menú desplegable para seleccionar el nivel de permiso que desea asignar a cada persona o grupo.
4. En el campo Mensaje (opcional), cree un mensaje personal para comunicarse con sus colaboradores.
5. Utilice las casillas de verificación Notificar a las personas y Con copia a mí para notificar a los colaboradores y decidir si desea ver una copia del mensaje que se envió a su bandeja de entrada.

En el caso de las hojas, utilice la opción Editar junto a Vista predeterminada a fin de definir una vista predeterminada para el momento en el que los colaboradores abran la hoja que está compartiendo.

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Utilice la opción Copiar enlace para compartir directamente el elemento o insertarlo en otro lugar. Solo las personas con una cuenta de Smartsheet y con las que se compartió el elemento pueden usar el enlace. 

6. Seleccione Compartir.

Puede dejar de compartir el elemento o cambiar los niveles de permiso del elemento y del espacio de trabajo.

Considere lo siguiente:

Cuando va a compartir una hoja o un informe, en la ventana Compartir, se especifica que es posible que los destinatarios sin un puesto de miembro únicamente tengan acceso de solo visualización.

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Ventana Administrar acceso

Buscar y ordenar colaboradores

En la ventana Administrar acceso, utilice las opciones de búsqueda y ordenación a fin de encontrar con facilidad a la persona o al grupo que está buscando para modificar o eliminar sus permisos.

Si usa la funcionalidad de búsqueda, puede buscar personas y grupos, pero no personas dentro de los grupos.

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Revisar los tipos de puestos de los colaboradores

Asegúrese de que los colaboradores con los que comparte su hoja o informe tengan el tipo de puesto adecuado para recibir los permisos que intenta asignar.

Si tiene permisos de administrador o editor: puede compartir, abra la ventana Compartir, vaya a Administrar acceso y pase el cursor sobre un nombre a fin de ver el tipo de puesto de esa persona.

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No puede otorgar a otro colaborador un nivel de acceso superior al que usted tiene. Por ejemplo, si tiene permisos de editor, no puede asignar acceso de administrador. 

Editar o eliminar permisos

Para cambiar el nivel de permiso de un colaborador o dejar de compartir el elemento con un colaborador, realice lo siguiente:

1. Seleccione el botón Compartir en la parte superior del elemento.
2. En Administrar acceso, seleccione la persona o el grupo cuyos permisos desea modificar.
3. Seleccione Administrar >
4. En el modal Administrar acceso, pase el cursor sobre el nombre de la persona o el grupo y use el menú desplegable para cambiar su nivel de permiso o use la X ubicada a la derecha para eliminarlo por completo del elemento.

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¿Quiénes pueden controlar el acceso de uso compartido de los usuarios?

• Los Administradores de recursos del plan pueden revisar las solicitudes de acceso y otorgar permisos a los elementos a los que pueden acceder. 
• En el Centro de administración, los administradores del sistema pueden impedir que una persona comparta elementos que son propiedad de usuarios de la cuenta. 

• Los administradores de grupo pueden eliminar a un miembro de un grupo para quitarlo también de todos los elementos compartidos con ese grupo.

  Para acceder a un elemento, como una hoja o un informe, consulte el artículo Solicitar acceso a un elemento.

Compartir elementos a través de una columna de contacto

Como editor de un elemento, puede usar una columna de contacto para compartir personas en su hoja si aún no se compartieron.

• Cuando agregue contactos no compartidos a una columna de contactos, el sistema le pedirá que comparta rápidamente ese contacto con el elemento específico.
• Si decide compartir el elemento con ese contacto, obtiene un nivel de permiso de Editor: puede compartir de forma predeterminada.
• Si agrega contactos a la columna sin descartar la indicación, puede compartir masivamente su elemento. 

El uso compartido de elementos a través de una columna de contacto solo está disponible cuando se utiliza la vista de tabla. Obtenga más información sobre la vista de tabla.

Cuestiones para tener en cuenta

• Cuando se comparte un informe, no se otorga acceso a las hojas de origen.
• Cuando comparte un informe, los colaboradores solo ven los datos de las hojas de origen a las que pueden acceder. Es posible que los informes aparezcan en blanco o que falte información si el acceso a las hojas de origen no está disponible. 

Cuando comparta un informe, asegúrese de compartir también las hojas de origen. Si no desea compartir las hojas de origen, considere publicar el informe y compartir el enlace.

Sugerencias para compartir elementos de Smartsheet

• Para compartir elementos individuales con algunas personas, siga los pasos que se mencionan en este artículo. 
• Si desea compartir elementos con un grupo (como sus compañeros de trabajo), compártalos a través de un espacio de trabajo.
• Para compartir un panel, consulte el artículo Compartir un panel. 
• Si desea compartir un informe con una persona que no tiene acceso a las hojas de origen, pruebe estas opciones:
  • Publicar el informe y compartir el enlace
  • Insertar el informe como widget en un panel