Usar la lógica condicional para optimizar los envíos de formularios

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

El propietario de la hoja y los administradores de hojas pueden crear y editar formularios. Cualquier persona con acceso al formulario puede enviar una entrada en el formulario.


NOTA:Se requiere de una licencia para crear y editar formularios. Si utiliza una versión de prueba de Smartsheet, puede crear formularios, pero no compartirlos. ¿No está seguro de qué tipo de plan tiene o si tiene una licencia? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.

Con la lógica condicional en los formularios, puede asegurarse de que las personas que utilizan el formulario solo respondan las preguntas que son relevantes para su entrega, para lo cual se les mostrarán campos específicos en función de las respuestas que hayan brindado a otras preguntas. Por ejemplo:

  1. Puede crear un formulario para administrar las solicitudes del Servicio de Asistencia de TI.
  2. La persona que utiliza el formulario elige Equipo de TI como Tipo de solicitud.
  3. En el formulario, se muestran varios campos relacionados con las solicitudes de Equipo de TI, en tanto que no se muestran los campos de solicitudes de Soporte de TI no relacionados.

Lógica

También puede mostrar condicionalmente otros elementos, como encabezados, divisores y adjuntos para alinear mejor dichos elementos con las preguntas asociadas.


Crear un formulario y mostrar campos condicionalmente

Para crear un nuevo formulario y agregar reglas en los campos de visualización condicional y otros elementos del formulario:

  1. Abra la hoja a la cual quiere adjuntarle el formulario.
  2. Seleccione Formularios > Crear formulario en la barra del menú ubicada en la parte superior izquierda de la ventana de Smartsheet.
  3. Seleccione el campo que determinará qué otros campos y elementos del formulario se muestran en función de su valor. Esto se considera como el campo de origen de su regla.
  4. En Configuración del campo −a la derecha−, seleccione la ficha Lógica y, luego, Agregar lógica.
  5. En la condición de la regla, que siempre comienza con Cuándo, defina el operador (varía en función del tipo de campo) y el(los) valor(es) en el campo de origen que determina cuándo deberían mostrarse los campos de destino y los elementos.

    Operador de creador de lógica
  6. Para configurar la acción de la regla (comienza con Entonces), seleccione los campos y los elementos del formulario que quiere que se muestren cuando se cumple con la condición. Estos son los destinos considerados para su regla.
  7. Haga clic en Agregar en la parte inferior derecha de su regla para agregarla al campo de origen.
  8. Si desea agregar otra regla a este campo de origen, haga clic en el enlace +Agregar regla.
  9. Cuando termina de agregar todos los campos y las reglas a su formulario, puede guardar y acceder a una vista previa del formulario, para lo cual deberá seleccionar la opción Abrir formulario , en el extremo superior derecho del Creador de formularios.

Visualizar la lógica en el formulario

Los campos con lógica condicional se indican con íconos de lógica ubicados junto al nombre del campo.

Los campos de origen se indican con el ícono . Haga clic en el ícono para abrir la ficha Lógica correspondiente a dicho campo.

Los elementos y campos de destino se indican con el ícono . Desplácese sobre el ícono para ver todas las condiciones que rigen para dicho campo o elemento.

Estado de desplazamiento de la lógica


Comportamiento de la lógica condicional

Tenga presente el siguiente comportamiento al trabajar con la lógica condicional en sus formularios:

  • Los elementos y campos de destino no se muestran de manera predeterminada, sino que lo hacen cuando se cumple, como mínimo, con una de las condiciones de origen.
  • Los campos de destino solo envían datos a la hoja si se muestran cuando se envía el formulario.
  • Los campos de destino obligatorios solo lo son si se muestran cuando se envía el formulario.
  • El hecho de editar el tipo de columna o los valores de los campos que se utilizan en su lógica condicional puede afectar las reglas existentes.
  • Si elimina un campo del formulario, también se elimina la lógica asociada.
  • Cuando más de una regla de lógica afecta un elemento o campo de destino, el campo se mostrará cuando se cumpla con cualquiera de las reglas.
  • Si oculta un campo con el botón conmutador Oculto en la Configuración del campo, se anulan las reglas asociadas con dicho campo.

Consejos para usar la lógica condicional

Siga estos consejos para crear reglas más versátiles con lógica condicional:

  • El hecho de elegir un operador adecuado del menú desplegable azul para la condición de su regla permite acortar la regla y reducir la necesidad de contar con múltiples reglas.
    • Ejemplo 1: Si varias respuestas de un campo de origen desplegable pueden tener como resultado el(los) mismo(s) campo(s) de destino que se muestra(n) en el formulario, no es necesario crear una regla individual para cada respuesta del campo de origen. En cambio, puede utilizar una regla única con el operador es cualquiera de en la condición.
      Ejemplo de lógica 1
    • Ejemplo 2: Si quiere que se muestre un campo de destino en la mayoría de los casos, el mero hecho de mencionar dichos casos puede ser insuficiente. En cambio, puede lograr el mismo resultado con una condición más abreviada que utilizar operadores inversos como no es. Por ejemplo, si quiere mostrar el Campo 2 en todos los casos, excepto cuando se selecciona [Valor A] en el Campo 1], puede aplicar la siguiente regla:
      Ejemplo de lógica 2
  • Un campo de destino también puede ser un campo de origen. Esto le permite crear una lógica anidada. Por ejemplo, la respuesta a la Pregunta 1 puede generar que el formulario muestre la Pregunta 2, en tanto que la respuesta a la Pregunta 2 puede generar que el formulario muestre la Pregunta 3. Si la respuesta a la Pregunta 1 se modifica de manera tal que no se muestre la Pregunta 2, entonces la Pregunta 3 tampoco se mostrará.
  • Puede estandarizar los envíos a su formulario mediante el uso de listas desplegables para imitar las condiciones numéricas. Por ejemplo, en lugar de permitir que el usuario del formulario ingrese un valor de presupuesto en un campo de texto, cree un campo desplegable de presupuesto con opciones de valor como "Más de $10.000". Luego, agregue reglas de lógica condicional para mostrar ciertos campos cuando alguien elige una o más de las opciones de valores.
  • Los formularios de Smartsheet están vinculados a la hoja. Por lo tanto, si modifica el tipo de campo o los valores en la hoja, esto podría afectar la lógica condicional en los formularios de dicha hoja. Se editan o eliminan las reglas de lógica condicional en caso de que los campos o valores del formulario afecten el cambio de lógica. Para asegurarse de que el formulario funcione como está previsto, visualice el creador de formularios o pruébelo luego de implementar los cambios en la hoja o el formulario.