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Las alertas y los recordatorios automatizados garantizan que las personas indicadas reciban la información correcta, en el momento justo.
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Las alertas se desencadenan de manera reactiva ante los cambios que se producen en la hoja y las partes interesadas reciben una notificación sobre las actualizaciones que tienen lugar en la información clave.
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Los recordatorios se desencadenan de manera proactiva a partir de una fecha o una hora específicas. Esto permite que los titulares de las tareas tengan siempre en cuenta las fechas límite clave.
Tanto las alertas como los recordatorios pueden configurarse en forma individual o en conjunto, como parte de un flujo de trabajo más amplio con múltiples condiciones. También pueden enviarse a varios destinatarios bajo una modalidad recurrente, incluso si el destinatario no tiene uso compartido respecto de la hoja.
Bloques de desencadenadores: Cuándo se ejecuta su flujo de trabajo
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Cuando crea flujos de trabajo de automatización, puede seleccionar entre los siguientes desencadenadores:
- Cuando se agregan o modifican filas.
- Cuando se modifican filas.
- Cuando se agregan filas (esto no desencadena cambios en filas existentes).
- Cuando se alcanza una fecha.
Ingrese los criterios con respecto al desencadenador de flujos de trabajo junto a Cuándo para asegurarse de que solo los cambios deseados en los campos que elige desencadenen el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo que se desencadene cuando el estado de un elemento cambie a Completado.
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Los usuarios con permisos de editor solo pueden crear, editar o eliminar alertas o recordatorios si ellos mismos son los destinatarios.
Obtenga información sobre permisos de flujos de trabajo.
Para evitar bucles infinitos, Smartsheet no desencadena acciones que modifican la hoja automáticamente por enlaces de celdas entrantes o fórmulas entre hojas. Esto incluye fórmulas que hacen referencia a otra celda mediante un enlace de celda entrante o una fórmula entre hojas.
Por ejemplo, si la celda Estado de la fila se completa a partir de una fórmula que apunta a una celda con un enlace de celdas de otra hoja, los cambios que se implementen en dicho valor de celda a través del enlace de celdas no desencadenarán un flujo de trabajo que bloquee la fila cuando el Estado cambie a Completado.
Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar automatizaciones basadas en el tiempo o flujos de trabajo de recurrencia.
Frecuencia de los flujos de trabajo
La frecuencia de flujo de trabajo que puede establecer depende del desencadenador que seleccione.
Por hora, diario, y mensual solo están disponibles para los siguientes desencadenadores:
- Cuando se agregan o modifican filas
- Cuando se modifican filas
- Cuando se agregan filas
| Frecuencia de los flujos de trabajo | Por hora | Diario | Semanalmente |
|---|---|---|---|
| Ejecutar flujo de trabajo y cambiar hoja | Cada hora después de que se cumplen los criterios desencadenadores iniciales y las condiciones del flujo de trabajo. | 12:00 a.m. a 11:59 p.m. | Entre las 12:00 a.m. del viernes de la semana actual y las 11:59 p.m. del jueves de la semana siguiente. |
| Mensajes de alerta | Cada hora después del desencadenador inicial. | Entre las 12:00 a.m. y las 4:00 a.m. del día siguiente a la ejecución del flujo de trabajo. | Entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m. del viernes de la semana siguiente. |
Este es un ejemplo de cómo funciona el flujo de trabajo que se ejecuta Semanalmente:
Usted crea un flujo de trabajo semanal el 16 de marzo de 2022 (miércoles). Se ejecuta y evalúa los cambios en las hojas desde el 18 de marzo de 2022 (viernes) hasta el 24 de marzo de 2022 (jueves). Después de revisar los cambios en la hoja, envía el mensaje de alerta sobre los cambios en la hoja el 25 de marzo de 2022 (viernes).
Para configurar esta frecuencia de su flujo de trabajo, realice lo siguiente:
- En el bloque Desencadenador, defina el Desencadenador en cualquiera de estas opciones:
- Cuando se agregan o modifican filas
- Cuando se agregan filas.
- Cuando se modifican filas
- Seleccione cualquiera de estas opciones para Ejecutar el flujo de trabajo:
- Por hora
- Diario
- Semanal
Si utiliza flujos de trabajo automatizados para enviar notificaciones y desea usar {{Placeholders}}, su flujo de trabajo solo podrá enviar notificaciones cuando se desencadene. Las opciones Por hora, Diario o Semanal no están disponibles en esta situación.
Flujos de trabajo recurrentes
El desencadenador Cuando se alcanza una fecha puede tener una periodicidad diaria, semanal, mensual o anual.
Este desencadenador requiere que defina la hora a la que se debe desencadenar el flujo de trabajo, independientemente de la periodicidad elegida. Esto se hace en el bloque del desencadenador, no en la ventana Periodicidad personalizada. Considere la zona horaria que aparece debajo de la hora del desencadenador.
En la tabla a continuación, se explica el comportamiento de cada opción de periodicidad.
| Día | Semana | Mes | Año |
|---|---|---|---|
| Con esta opción, se desencadena todos los días. | Con esta opción, se desencadena los días que seleccionó, cada semana. | Con esta opción, se desencadena el flujo de trabajo una vez al mes. Tiene dos opciones para configurar esto:
| El flujo de trabajo se desencadena una vez al año, en la hora, el día y el mes seleccionados. |
Establezca el desencadenador para que ocurra una hora antes de la acción. Esto garantiza que los problemas técnicos no impidan que la acción se lleve a cabo a tiempo.
- En el bloque del desencadenador de su flujo de trabajo, seleccione Cuando se alcanza una fecha.
- Seleccione Ejecutar una vez > Personalizado.
- En la ventana Periodicidad personalizada, seleccione la cadencia deseada para que se desencadenen los flujos de trabajo.
- Seleccione cuándo comienza y termina el flujo de trabajo.
- Seleccione Finalizar.
Puede configurar el flujo de trabajo para que finalice después de una fecha específica o de una cierta cantidad de ejecuciones.
¡Eso es todo! Su flujo de trabajo ahora se ejecuta con la periodicidad especificada. Para controlar qué filas incluirá su flujo de trabajo cuando se ejecute, mire los Bloques de condición.
Tenga en cuenta lo siguiente
- Solo puede ejecutar flujos de trabajo por lotes de modo Por hora, Diario o Semanal para los tipos de acción Notificaciones y Solicitudes de actualización y aprobación sin las acciones Si se aprueba o Si se rechaza.
- El flujo de trabajo se desencadena por los cambios en Cualquier valor, incluido cuando una celda se pone en blanco.
- Cuando usted u otros colaboradores de la hoja guardan cambios en varias filas de la hoja dentro del período de la frecuencia del flujo de trabajo, todos los usuarios suscritos al flujo de trabajo reciben una sola notificación con hasta 100 filas en formato de cuadrícula.
- Si su flujo de trabajo está configurado para ejecutarse de modo Por hora, Diario o Semanal, no puede usar ninguno de los siguientes tipos de acción:
- Borrar valor de celda
- Asignar personas
- Registrar una fecha
- Mover filas
- Copiar filas
- Bloquear filas
- Desbloquear filas
- Solicitar una aprobación
- Guardar el flujo de trabajo con el ajuste Si se activa
- Volver a editar el flujo de trabajo
Con respecto al flujo de trabajo basado en el tiempo, ocurre lo siguiente:
- Cuando selecciona manualmente una fecha, el flujo de trabajo desencadena todas las filas que cumplen con las condiciones establecidas en simultáneo. Por ejemplo, puede usar una alerta como recordatorio de que debe realizar acciones en todas las filas que no tengan un Asignado antes de una fecha específica.
- Cuando selecciona un campo de fecha para el flujo de trabajo, la hoja revisa a diario las filas que debe incluir. Si ninguna fila satisface las condiciones del flujo de trabajo, no hay desencadenador.
- No puede incluir filas que no tengan una fecha.
- También puede ajustar la hora del día para que se ejecute el flujo de trabajo.
- La zona horaria del desencadenador siempre es la misma que la del propietario de la hoja.
- La automatización no envía mensajes cuando la hoja está vacía.