Tutorial de administración de proyectos

Smartsheet brinda herramientas esenciales para la administración efectiva de proyectos para que sus equipos puedan desempeñarse con velocidad y responsabilidad, y generar resultados exitosos rápidamente.

Siga estas instrucciones detalladas para modificar los ajustes del proyecto.

Modificar la configuración del proyecto

Con la configuración del proyecto de la hoja, puede personalizar los distintos aspectos de la hoja, como horarios de trabajo y fuera del horario de trabajo, configuración de visualización de Gantt y administración de recursos.


Acceder a la configuración del proyecto para una hoja

Haga clic con el botón secundario en el encabezado de cualquier columna mientras se encuentra en la vista de cuadrícula y vista de Gantt de su hoja, y seleccione Editar la configuración del proyecto.

Aparecerá el formulario Configuración del proyecto.
 
Configuración del proyecto
 

NOTAS:

  • Solo verá la configuración Visualización de escala de tiempo luego de cambiar su hoja a la vista de Gantt.
  • La sección Administración de recursos solo se encuentra disponible en planes de Negocios o Empresarial. ¿No está seguro sobre qué tipo de plan está usando? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.

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Editar configuración de dependencias y días laborables

Visualización de rango de fechas

Columna Fechas de inicio y de finalización: Cuando usa columnas de fecha múltiples, puede seleccionar las columnas que desee para hacer un seguimiento de las fechas de inicio y de finalización. Estas columnas exigen que se agregue un diagrama de Gantt a la hoja y al usar la funcionalidad de dependencias.

Opciones

Columna % completo: si desea colocar un indicador del % completo en las barras de tareas del diagrama de Gantt y ver los cálculos automáticos de % completo en las filas principales (resumen), seleccione las columnas que contengan la información % completo de la hoja.

NOTA: Los cálculos automáticos de % completo en las filas principales se basan en el % completo que usted ha agregado a las filas secundarias, así como en la duración de las tareas de las filas secundarias.

Dependencias

Habilitadas: al marcar la casilla Dependencias habilitadas se agrega automáticamente la funcionalidad de dependencias a la hoja. La funcionalidad de dependencias permite el uso de columnas Predecesoras y Duración, cuenta con la capacidad de excluir los días no laborables en su cronograma y ofrece la opción de modificar la extensión (en horas) de los días laborables. También genera una automatización en las columnas Duración, Fecha de inicio, Fecha de finalización y % completo en todas las filas principales, de forma tal que las filas principales reflejen un resumen automatizado de las tareas secundarias con sangría aplicada.

Columna predecesora: seleccione la columna que desea utilizar como columna Predecesora en la hoja. Utilice la columna seleccionada para crear dependencias entre tareas en el cronograma.

Columna Duración: la columna Duración seleccionada se usará en combinación con los días laborables para automatizar la programación de las fechas de inicio y de finalización de las tareas.

Días laborables

Días laborables y no laborables: luego de habilitar las dependencias en la hoja, podrá hacer clic en Editar para seleccionar los días de la semana que se consideran no laborables para los fines del proyecto. Esta configuración anulará cualquier configuración global de la cuenta. Para obtener más información sobre la manera en que estas configuraciones afectan la programación automatizada, lea nuestro artículo Designar días laborables, no laborables y feriados.

Duración del día (horas): defina la extensión, en horas, de los días laborables en la hoja del proyecto. De forma predeterminada, Smartsheet considera que cada día laborable está compuesto por 8 horas. La duración de cada día laborable se toma en cuenta a la hora de calcular las fechas de las tareas. Por ejemplo, si crea una tarea con una fecha de inicio y una duración de 9 horas, de forma predeterminada Smartsheet programará automáticamente la fecha de finalización para que tenga lugar el siguiente día laborable. Si deseara cambiar la cantidad de horas de un día laborable a 9, Smartsheet programaría la fecha de finalización de la tarea para que tenga lugar el mismo día que comienza.


Personalizar la visualización y el comportamiento del diagrama de Gantt

En la sección Visualización de escala de tiempo de la configuración del proyecto, puede cambiar los intervalos de la escala de tiempo de Gantt y mostrar el formato, el inicio del ejercicio fiscal y qué información de columna aparece a la derecha de las barras de Gantt en el diagrama de Gantt. Por ejemplo, defina una columna Lista de contactos como etiqueta de visualización para ver una lista de las personas asignadas a tareas junto a cada barra de Gantt.

Visualización de escala de tiempo

Marque la opción Abrir en la fecha de hoy para ver las tareas actuales en su proyecto con mayor rapidez al abrir la hoja.

Tenga en cuenta que la configuración de fecha Abierto hasta la fecha de hoy solo se encuentra disponible para el propietario y los administradores de la hoja. Esta opción no está marcada de manera predeterminada y no se conserva cuando se copia la hoja. Asimismo, la vista se aplica únicamente como su preferencia y no afectará la manera en que otros colaboradores ven la hoja. Si alguien con permisos de editor u observador precisan abrir el diagrama de Gantt hasta la fecha de hoy, puede crear un informe de su hoja en la vista de Gantt y compartirlo con el informe.

Siga estas instrucciones detalladas para crear hitos en la hoja de su proyecto.

Crear un hito para marcar un evento importante en su proyecto

Un hito es una acción o un evento que marca un cambio o una etapa significativos en su proyecto. La fecha de finalización de un hito es la misma que la fecha de inicio. Los hitos se representan con una imagen de un diamante gris en el diagrama de Gantt y se ubican centrados en el horario de inicio establecido.

Para crear un hito:

  1. Haga clic en Vista de Gantt en la barra de herramientas para mostrar su hoja en la Vista de Gantt o agregar un diagrama de Gantt a su hoja.
    Ver menú desplegable expandido

  2. Habilite dependencias en su hoja (haga clic en Editar la configuración del proyecto en el extremo superior derecho del diagrama de Gantt y marque la casilla de verificación Dependencias habilitadas).

  3. Para crear un hito, ingrese una duración de la tarea igual a cero (0) y una fecha de inicio.

CONSEJO: Para crear un hito extendido, introduzca una duración de tarea de 0, aproximadamente, y una fecha de inicio. Un hito extendido requiere de un día laboral completo para finalizarse; no obstante, sigue estando representado por la forma de un diamante en el diagrama de Gantt.

Siga estas instrucciones detalladas para configurar su funcionalidad de resumen principal en la hoja de un proyecto.

Funcionalidad de resúmenes primarios

Cuando las dependencias están habilitadas en una hoja del proyecto, las filas primarias resumen información de manera automática en varias de las columnas de una hoja de proyecto.

Las filas primarias se crean al aplicar sangría a otras filas debajo de ellas. Obtenga más información en nuestro artículo de ayuda sobre Jerarquía: Aplicar sangría a las filas o anularla.

La fecha de inicio de una fila primaria determinará automáticamente la fecha de inicio más temprana de todas sus filas secundarias. De forma similar, la fecha de finalización se configurará según la última fecha de finalización de todas las filas secundarias.

La duración de la fila primaria refleja la cantidad de días laborables entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de dicha fila. Proporciona el intervalo de tiempo completo compuesto por dicha sección de tareas, desde la sub-tarea más reciente hasta la última, en contraposición a la suma de sus duraciones.

El % completo de una fila primaria calculará el porcentaje ponderado según la duración y el % completo de cada fila secundaria. De esta forma, las filas secundarias completadas con duraciones más cortas no afectarán el % completo de la fila primaria tanto como completar una fila secundaria de duración más prolongada. Debido a la forma en que esto se calcula, solo se incluirán en el resumen de la fila primaria las sub-tareas con una duración determinada y un valor de % completo determinado.

NOTAS:

  • Si las dependencias están habilitadas, las filas primarias no son editables en las columnas mencionadas arriba. Si desea usar sus propios cálculos, puede deshabilitar la Funcionalidad de las dependencias en la hoja o crear la fórmula que desea en una de las columnas que no se usan en la funcionalidad de las dependencias. Las fórmulas personalizadas no pueden usarse para cambiar la visualización ni las barras de un diagrama de Gantt.

  • Las filas primarias en las hojas con dependencias habilitadas siempre tendrán un color de fondo gris en las vistas de Gantt y Calendario.

  • Si bien la duración de la sub-tarea puede ingresarse en distintos formatos, como semanas, días laborables completos (por ejemplo, 4 días), días laborables parciales (3 días y medio), días transcurridos (t3 días), horas (7 horas), minutos (90 minutos), segundos (500 segundos) y milisegundos (50000 milisegundos), las filas primarias reflejarán siempre la duración en días laborables parciales.