Estandarizar y personalizar el trabajo con plantillas de Smartsheet

Si guarda una hoja como una plantilla (p. ej., un plan de proyecto), puede ahorrar tiempo en su próximo proyecto y mantener la uniformidad entre los nombres y tipos de columnas, las reglas de formato condicional y otros elementos de la hoja. Mantener la coherencia facilita la incorporación de informes y paneles a su solución. 

Si desea poner en marcha su próxima solución, buscar inspiración o aprender de las prácticas recomendadas, comience por crear a partir de una plantilla en la Galería de plantillas. Las plantillas están prediseñadas con capacidades de hojas, formularios, automatización, informes y paneles, lo que facilita la personalización y el uso compartido de una solución eficaz para su caso de uso.

Si necesita ayuda para comenzar, analice la posibilidad de recurrir a nuestro equipo de Servicios de soluciones. Pueden evaluar su situación y diseñar una solución específica para sus necesidades.

Crear soluciones con plantillas  

Utilice las plantillas disponibles para poner en marcha sus soluciones con hojas, formularios y paneles previamente diseñados en función de las prácticas recomendadas. 

Estas plantillas se pueden personalizar por completo, lo que le permite editar datos, cambiar los tipos de columnas y agregar archivos adjuntos para ajustarlas a sus necesidades específicas.

• Seleccione el botón +Crear en la barra de navegación que se ubica a la izquierda. Luego, seleccione Más opciones > Ver todas las plantillas para explorar las soluciones disponibles.
• Las plantillas funcionan como hojas regulares. Cámbieles el nombre o modifique cualquier elemento después de crearlas.

Crear su plantilla

Puede crear una plantilla desde cualquier hoja existente. Las columnas y las reglas de formato condicional se guardarán siempre en la plantilla. También puede incluir configuraciones de notificaciones, datos específicos y opciones de formato, como datos de filas, formato manual, archivos adjuntos, debates y formularios.

1. Abra la hoja que quiere guardar como plantilla.
2. Haga clic en Archivo > Guardar como plantilla para abrir la ventana Guardar como plantilla.
3. Ingrese un nombre para la plantilla y seleccione dónde guardarla. 
4. Abra la sección Opciones de alertas y flujos de trabajo automatizados y seleccione si desea incluir Alertas y flujos de trabajo automatizados y si los flujos de trabajo que copian o mueven filas deben invertir el destino. 
5. Elija Opciones de datos y formato para especificar qué opciones desea guardar con su plantilla.
   Para conservar solo los nombres y los tipos de columnas, desmarque la opción Datos y formatos de la hoja. 
6. Seleccione Guardar.

Las plantillas creadas son privadas. Para modificar una plantilla, actualice la hoja de origen y guárdela como una plantilla nueva. Recuerde que los flujos de trabajo automatizados excluyen las direcciones de correo electrónico específicas; vuelva a introducirlas en hojas nuevas derivadas de la plantilla.

Usar una plantilla que haya creado

Para crear una nueva hoja a partir de su plantilla, realice lo siguiente:

1. Seleccione Explorar en la barra de navegación y elija el nombre de la carpeta o del espacio de trabajo en el panel que se ubica a la izquierda para localizar su plantilla.
2. Seleccione la plantilla para que aparezca una vista previa.
3. Haga clic en el botón Usar plantilla en la esquina inferior derecha de la ventana para mostrar la ventana Usar plantilla.
4. Asígnele un nombre a la hoja y decida si quiere incluir todas las características que guardó originalmente (por ejemplo: datos y formatos, archivos adjuntos, debates y formularios). Puede guardar la hoja en otra carpeta o espacio de trabajo.
5. Seleccione Guardar.

Compartir una plantilla

Si bien no puede compartir plantillas de manera individual, hay dos formas de compartirlas: 

1. Muévalas a un espacio de trabajo compartido. Cualquier persona que forme parte del plan y que cuente con uso compartido del espacio de trabajo y acceso de administrador puede crear nuevas hojas.
2. Cuando crea una nueva plantilla desde la galería de plantillas, puede invitar a las personas a colaborar en ella. Ingrese sus direcciones de correo electrónico, seleccione su nivel de permiso, personalice el mensaje de invitación y, a continuación, haga clic en el botón Compartir.

Si tiene un plan gratuito o de prueba, el mensaje de uso compartido aparece automáticamente después de descargar la plantilla. Asegúrese de invitar a colaboradores para que ayuden a crear la solución. 

Brandfolder Image

Su plantilla ya está disponible en un nuevo espacio de trabajo o en el que seleccionó para ella. 

Pase el cursor sobre el nombre del espacio de trabajo para editarlo. Seleccione los tres puntos y, a continuación, Cambiar nombre. Ingrese el nuevo nombre y, luego, seleccione Cambiar nombre.