Siga las instrucciones detalladas para agregar contactos a su lista de Mis contactos de Smartsheet.
Las listas de contactos de Smartsheet facilitan la asignación de tareas y compartir hojas con clientes, colegas y proveedores.Hay dos tipos de listas de contactos en Smartsheet: la lista de cuentas, gestionada por el administrador del sistema, y la lista de contactos personales denominada Mis contactos de Smartsheet. Use su lista personal de Mis contactos de Smartsheet para compartir con cualquier persona, incluidos los colaboradores de fuera de su organización.
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Administrar los contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet
Una de las maneras de administrar contactos es con la lista Mis contactos de Smartsheet. Considérela su directorio en la nube para las tareas de Smartsheet, donde puede almacenar direcciones de correo electrónico de compañeros de trabajo con los que colaborará en la plataforma.
Para ver los contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet, en la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
Quiénes pueden ver sus contactos de Smartsheet
La lista Mis contactos de Smartsheet es privada; usted es la única persona que puede verla. Sin embargo, si le asigna una tarea a uno de sus contactos o comparte una hoja con él, otras personas con acceso a la hoja podrán ver la dirección de correo electrónico de este.
Antes de comenzar: Aplique un formato a su archivo .csv
Si quiere importar contactos desde Outlook, Hotmail o AOL, exporte los contactos en un archivo .csv. Luego, agregue estas columnas: Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico. Es importante escribir correctamente las palabras. De lo contrario, la lista no se importará correctamente.
A continuación, se muestra un ejemplo sobre cómo aplicar un formato a su archivo .csv:
Nombre Apellido Dirección de correo electrónico Sally Smart sally.smart@smartsheet.com Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com
Se le permite una cantidad ilimitada de contactos, pero solo puede importar 1000 a la vez.
Agregar contactos a Mis contactos de Smartsheet
Importación masiva de contactos
- En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
- Seleccione Importar contactos.
- Seleccione una de estas opciones y siga los pasos:
- .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
- Seleccione el archivo .csv y haga clic en Continuar.
- Elija los contactos que desea importar a Smartsheet y haga clic en Importar.
- vcf (archivo vCard)
- Seleccione el archivo vCard, haga clic en Continuar y, luego, en Importar.
Agregar contactos individualmente
- En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
- Luego, Agregar.
- Introduzca el nombre y la dirección de correo electrónico de un contacto.
- Seleccione Aceptar.
Agregar contactos individuales al compartir un elemento de Smartsheet
Cuando comparte elementos en Smartsheet (para esto, escribe la dirección de correo electrónico), la dirección de correo electrónico se agrega de manera automática a la lista Mis contactos de Smartsheet.
Para asociar un nombre con la dirección:
- Edite el contacto a través del formulario Mis contactos de Smartsheet.
- O bien, si está en el formulario Uso compartido de hojas o Uso compartido de informes , agregue un contacto a la lista a través del formulario Seleccionar contactos:
- En el campo Invitar colaboradores, seleccione el ícono Seleccionar contactos.
- En el formulario Seleccionar contactos, seleccione Agregar nuevo.
- Ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto y, luego, seleccione Aceptar.
Editar o eliminar contactos
- En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
- En el formulario Mis contactos de Smartsheet , seleccione con el botón derecho del mouse el contacto que desea editar o eliminar.
- Elija una de estas opciones:
- Editar contacto: Introduzca un nombre asociado con la dirección de correo electrónico
- Eliminar contacto: Elimine un contacto de su lista de contactos
- Al eliminar o editar un contacto en su lista de contactos, no se elimina ni se actualiza su dirección de correo electrónico en las hojas compartidas. Para volver a asignar tareas, consulte el artículo Buscar y reemplazar valores en una hoja.
No puede editar una dirección de correo electrónico de un contacto, solo el nombre. Deberá crear un nuevo contacto para un usuario a fin de modificar la dirección de correo electrónico.
Exportar contactos de la lista Mis contactos de Smartsheet
- En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
- Haga clic en Exportar contactos > .csv.
Los contactos de la lista Mis contactos de Smartsheet se exportarán como archivo .csv a la ubicación en la que se almacenan las descargas en su computadora.
Consejos y prácticas recomendadas para utilizar los contactos
- Puede administrar qué contactos aparecen cuando escribe en una celda.
Para usar los contactos de toda la lista de contactos de Smartsheet: en la columna Lista de contactos, escriba el nombre del contacto en una celda. Una vez que comience a escribir, los resultados aparecerán en la lista de contactos.
Actualmente, no hay forma de utilizar las entradas de listas de contactos de otras hojas.
- Los administradores de grupo de los planes de Negocios y Empresarial pueden organizar los contactos en grupos. Esto facilita el intercambio y el envío de información a varias personas.
- Los nombres que seleccione para los contactos aparecerán cuando les asigne tareas en las columnas Lista de contactos. No obstante, en otras áreas, como la lista de Uso compartido, el nombre que se muestra se extraerá de la cuenta de Smartsheet del usuario.