Administrar contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet

Utilizará los contactos en Smartsheet para dar paso a una colaboración más ágil. Por ejemplo, utilizará contactos al enviar correos electrónicos, compartir hojas o asignar tareas en Smartsheet.

Una de las maneras de administrar contactos es por medio de la lista Mis contactos de Smartsheet. Para ver los contactos en su lista Mis contactos de Smartsheet, haga clic en Cuenta (icono de su perfil, ubicado en el extremo superior derecho) > Mis contactos de Smartsheet.

En este artículo:

Quiénes pueden ver sus contactos de Smartsheet

Su lista Mis contactos de Smartsheet es privada; usted es el único que puede verla. Sin embargo, si le asigna una tarea a uno de sus contactos o comparte una hoja con él, la dirección de correo electrónico de este contacto será visible para otras personas que tengan acceso a la hoja.

Antes de comenzar

La cantidad total permitida de contactos es ilimitada. No obstante, puede importar solo 1000 contactos al mismo tiempo.

Si quiere importar contactos desde Outlook, Hotmail o AOL, primero deberá exportar los contactos a un archivo .csv. Las columnas del archivo .csv deben llamarse Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico, respectivamente. Es importante que la ortografía sea exacta. De lo contrario, la lista no se importará correctamente.


Añadir contactos a Mis contactos de Smartsheet

Importar contactos en forma masiva

  1. Haga clic en Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.

    Aparece el formulario Mis contactos de Smartsheet.
     
  2. Haga clic en Importar contactos y, luego, seleccione Gmail, .csv (Outlook, Yahoo, etc.) o vcf (archivo vCard).

    Siga los pasos correspondientes para el tipo de contacto que desea importar.

    Gmail
    Seleccione qué contactos desea importar de Smartsheet y, luego, haga clic en Importar

    Es posible que se le pida que escriba su nombre de usuario y contraseña. Después de ingresar esta información, haga clic en Iniciar sesión. Smartsheet no guarda su nombre de usuario o contraseña de correo electrónico; solo se los utiliza para acceder a su libreta de direcciones de correo electrónico.

    .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
    Seleccione el archivo .csv y haga clic en Continuar. Elija los contactos que desea importar a Smartsheet y, luego, haga clic en Importar.

    .vcf (archivo vCard)
    Seleccione el archivo vCard, haga clic en Continuar y, luego, en Importar.

Los contactos se agregarán a su lista Mis contactos de Smartsheet.

Agregar contactos individualmente

  1. Haga clic en Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
  2. En el formulario Mis contactos de Smartsheet, haga clic en Agregar para mostrar la ventana Contacto.
  3. Escriba el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto y haga clic en Aceptar.

Los nuevos contactos se agregarán a su lista de contactos.

Añadir contactos individuales cuando se comparte un elemento de Smartsheet

Cuando comparte elementos en Smartsheet al escribir una dirección de correo electrónico, la dirección de correo electrónico puede agregarse automáticamente a su lista Mis contactos de Smartsheet. Para asociar un nombre con la dirección, siga los pasos que se mencionan en este artículo para editar el contacto.

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Haga clic en el icono del colaborador ubicado junto al campo Invitar colaboradores para mostrar la lista actual de contactos de Smartsheet. Haga clic en Agregar nuevo en el extremo inferior izquierdo de la ventana para agregar un contacto a la lista.


Editar o eliminar contactos

  1. Haga clic en Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.

    Aparece el formulario Mis contactos de Smartsheet.
     
  2. Haga clic con el botón derecho del mouse en el contacto que desea editar o eliminar, y seleccione Editar contacto o Eliminar contacto.

NOTA: Al eliminar o editar un contacto en su lista de contactos, no se elimina o actualiza la dirección de correo electrónico en las hojas compartidas, ni se actualiza ninguna asignación de tareas. Para obtener más información sobre cómo eliminar a un colaborador del uso compartido de hojas, consulte Uso compartido de hojas.  Para reasignar tareas, consulte el artículo sobre Buscar y reemplazar.


Exportar contactos de su lista Mis contactos de Smartsheet

  1. Haga clic en Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.

    Aparece el formulario Mis contactos de Smartsheet.
     
  2. Haga clic en Exportar contactos > .csv.

Los contactos de su lista Mis contactos de Smartsheet se exportarán como un archivo .csv a la ubicación donde se encuentran guardadas las descargas en su equipo.


Consejos y prácticas recomendadas para usar contactos

A continuación, se mencionan algunas de las cosas para tener en cuenta al trabajar con contactos:

  • Es posible que no pueda ver todos sus contactos cuando haga clic en la columna Lista de contactos. Esto es lo que verá: (1) contactos que ya se hayan usado en la hoja y (2) nombres de los colaboradores con uso compartido de la hoja.
  • Para usar los contactos de toda su lista de contactos de Smartsheet, comience a escribir el nombre de su contacto en una celda de la columna Lista de contactos y aparecerán los resultados relevantes en forma automática. Actualmente, no hay forma de utilizar las entradas de listas de contactos de otras hojas.
  • Los nombres que seleccione para los contactos aparecerán cuando les asigne tareas en las columnas Lista de contactos. No obstante, en otras áreas, como la lista de Uso compartido, el nombre que se muestra se extraerá de la cuenta de Smartsheet del usuario. (Puede cambiar el nombre que se utiliza con su cuenta de Smartsheet a través de Configuración personal: haga clic en Cuenta > Configuración personal).
  • Los administradores de grupo de los planes de múltiples usuarios también pueden organizar los contactos en grupos, lo que facilita la tarea de compartir y enviar información a muchas personas. Para obtener más información, consulte Cómo administrar grupos.
  • Puede importar solo 1000 contactos al mismo tiempo.
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