Administrar los contactos de mi lista de contactos de Smartsheet

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Smartsheet
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  • Enterprise

Utilizará los contactos en Smartsheet para facilitar una colaboración más ágil. Por ejemplo, utilizará contactos para enviar correos electrónicos, compartir hojas o asignar tareas en Smartsheet.

Una de las maneras de administrar contactos es con la lista Mis contactos de Smartsheet. Para ver los contactos en Mi lista de contactos de Smartsheet, haga clic en Cuenta (ícono de perfil en el extremo superior derecho) > Mis contactos de Smartsheet.

Quiénes pueden ver sus contactos de Smartsheet

Su lista de contactos de Smartsheet es privada; usted es el único que puede verla. Sin embargo, si le asigna una tarea a uno de sus contactos o comparte una hoja con él, la dirección de correo electrónico de este será visible para otras personas que tengan acceso a la hoja.

Antes de comenzar: Asígnele formato a su archivo .CSV

La cantidad total permitida de contactos es ilimitada. Sin embargo, puede importar hasta 1.000 contactos al mismo tiempo.

Si quiere importar contactos desde Outlook, Hotmail o AOL, primero debe exportar los contactos en un archivo .csv.Las columnas del archivo .csv deben llamarse Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico, respectivamente. Es importante escribir correctamente las palabras. De lo contrario, la lista no se importará correctamente.

A continuación, se muestra un ejemplo sobre cómo asignarle formato a su archivo .csv:

Nombre Dirección de correo electrónico
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Agregar contactos a Mis contactos de Smartsheet

Importar contactos en forma masiva

  1. Haga clic en Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.

    Aparecerá el formulario Mis contactos de Smartsheet.
     
  2. Haga clic en Importar contactos y, luego, seleccione Gmail, .csv (Outlook, Yahoo, etc.) o vcf (archivo vCard).

    Siga el paso correspondiente para el tipo de contacto que desea importar:

    Gmail
    Seleccione los contactos que desea importar a Smartsheet y haga clic en Importar

    Posiblemente, se le pida que escriba su nombre de usuario y contraseña del correo electrónico. Después de ingresar esta información, haga clic en Iniciar sesión.

    NOTA: Smartsheet no guarda el nombre de usuario y la contraseña de su correo electrónico.Dichas credenciales se utilizan únicamente para acceder a su libreta de direcciones de correo electrónico.

    .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
    Seleccione el archivo .csv y haga clic en Continuar. Elija los contactos que desea importar a Smartsheet y haga clic en Importar.

    .vcf (archivo vCard)
    Seleccione el archivo vCard, haga clic en Continuar y, luego, en Importar.

Los contactos se agregarán a su lista Mis contactos de Smartsheet.

Agregar contactos individualmente

  1. Haga clic en Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
  2. En el formulario Mis contactos de Smartsheet, haga clic en Agregar para mostrar la ventana Contactos.
  3. Agregue el nombre y la dirección de correo electrónico de un contacto y luego haga clic en Aceptar.

Los nuevos contactos se agregarán a su lista de contactos.

Agregar contactos individuales cuando se comparte un elemento de Smartsheet

Cuando comparte elementos en Smartsheet (para lo cual escribe la dirección de correo electrónico), la dirección de correo electrónico se agrega de manera automática a la lista Mis contactos de Smartsheet. Para asociar un nombre con la dirección, siga los pasos que se mencionan en este artículo para editar el contacto.

–o bien–
También puede hacer clic en el ícono del colaborador ubicado junto al campo Invitar colaboradores para mostrar la lista de contactos actual de Smartsheet. Haga clic en Agregar nuevo, en el extremo inferior izquierdo de la ventana, para agregar un contacto a la lista.


Editar o eliminar contactos

  1. Haga clic en Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.

    Aparecerá el formulario Mis contactos de Smartsheet.
     
  2. Haga clic con el botón derecho del mouse en el contacto que desea editar o eliminar, y seleccione Editar contacto o Eliminar contacto.

NOTA: Al eliminar o editar un contacto en su lista de contactos, no se elimina ni actualiza su dirección de correo electrónico en las hojas compartidas, ni se actualiza ninguna asignación de tareas. Para obtener más información sobre cómo eliminar a un colaborador del uso compartido de las hojas, consulte Uso compartido de las hojas.Para volver a asignar tareas, consulte el artículo sobre Buscar y reemplazar.


Exportar los contactos de su lista de contactos de Smartsheet

  1. Haga clic en Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.

    Aparecerá el formulario Mis contactos de Smartsheet.
     
  2. Haga clic en Exportar contactos > .csv.

Los contactos de su lista Mis contactos de Smartsheet se exportarán como archivo .csv a la ubicación en la que se almacenan las descargas en su computadora.


Consejos y mejores prácticas para utilizar los contactos

A continuación, le mostramos algunos factores que debe tener en cuenta al trabajar con contactos:

  • Es posible que no pueda ver todos sus contactos cuando haga clic en la columna Lista de contactos. Esto es lo que verá: (1) contactos que ya se utilizaron en la hoja y (2) nombres de los colaboradores que tienen uso compartido de la hoja.
  • Para usar los contactos de toda la lista de contactos de Smartsheet, comience a escribir el nombre de su contacto en una celda de la columna Lista de contactos y aparecerán los resultados relevantes en forma automática. Actualmente, no hay forma de utilizar las entradas de listas de contactos de otras hojas.
  • Los nombres que seleccione para los contactos aparecerán cuando les asigne tareas en las columnas Lista de contactos. No obstante, en otras áreas, como la lista de Uso compartido, el nombre que se muestra se extraerá de la cuenta de Smartsheet del usuario. (Puede cambiar el nombre que se utiliza con su cuenta de Smartsheet desde la opción Configuración personal: haga clic en Cuenta > Configuración personal).
  • Los administradores de grupo de planes de múltiples usuarios pueden organizar los contactos en grupos. De esta manera, se simplifica el hecho de compartir y enviar información a varias personas. Para más información, consulte Cómo administrar grupos.
  • Puede importar solo 1.000 contactos al mismo tiempo.