Administrar los contactos de mi lista de contactos de Smartsheet

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Smartsheet
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Utilizará los contactos en Smartsheet para lograr una colaboración más ágil. Por ejemplo, use contactos para enviar correos electrónicos, compartir hojas o asignar tareas en Smartsheet.

Una de las maneras de administrar contactos es con la lista Mis contactos de Smartsheet. Considérelo como un directorio en la nube de tareas de Smartsheet en el que puede almacenar las direcciones de correo electrónico de los compañeros de trabajo con los que colaborará en Smartsheet.

Para ver los contactos en su lista de contactos de Smartsheet, en la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.

Quiénes pueden ver sus contactos de Smartsheet

Su lista de contactos de Smartsheet es privada; usted es el único que puede verla. Sin embargo, si le asigna una tarea a uno de sus contactos o comparte una hoja con él, la dirección de correo electrónico de este será visible para otras personas que tengan acceso a la hoja.

Antes de comenzar: Asignarle formato a su archivo .csv

Puede tener una cantidad ilimitada de contactos, pero solo puede importar 1000 contactos al mismo tiempo.

Si quiere importar contactos desde Outlook, Hotmail o AOL, exporte los contactos en un archivo .csv. Luego, agregue estas columnas en el archivo .csv: Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico. Es importante escribir correctamente las palabras. De lo contrario, la lista no se importará correctamente.

A continuación, se muestra un ejemplo sobre cómo asignarle formato a su archivo .csv:

Nombre Apellido Dirección de correo electrónico
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Agregar contactos a Mis contactos de Smartsheet

Importar contactos en forma masiva

  1. En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet
  2. En el formulario Mis contactos de Smartsheet, seleccione Importar contactos
  3. Seleccione una de estas opciones:
    • Gmail
      Smartsheet no guarda el nombre de usuario ni la contraseña de su correo electrónico. Dichas credenciales se utilizan únicamente para acceder a su libreta de direcciones de correo electrónico.
      1. Si ve el cuadro de inicio de sesión de Google, ingrese sus credenciales de inicio de sesión de Google. Luego, seleccione Iniciar sesión. De lo contrario, vaya al paso siguiente. 
      2. Seleccione los contactos que desea importar a Smartsheet y seleccione Importar
  • .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
    1. Seleccione el archivo .csv y seleccione Continuar. 
    2. Seleccione los contactos que desea importar a Smartsheet y seleccione Importar. 
  • vcf (archivo vCard)
    • Seleccione el archivo vCard, seleccione Continuar y, luego, Importar.

Después de importar de forma masiva, la aplicación de Smartsheet agrega los contactos que importó a su lista de contactos de Smartsheet.

Agregar contactos individualmente

  1. En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
  2. Para ver el formulario Contacto, en el formulario Mis contactos de Smartsheet, seleccione Agregar.
  3. Agregue el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto y seleccione Aceptar.

Después de estos pasos, Smartsheet agrega sus nuevos contactos a su lista de contactos.

Agregar contactos individuales cuando se comparte un elemento de Smartsheet

Cuando comparte elementos en Smartsheet (para lo cual escribe la dirección de correo electrónico), la dirección de correo electrónico se agrega de manera automática a la lista Mis contactos de Smartsheet. 

Para asociar un nombre con la dirección: 

  • Edite el contacto a través del formulario Mis contactos de Smartsheet, o
  • Si está en el formulario Uso compartido de hoja o Uso compartido de informe, agregue un contacto a la lista a través del formulario Seleccionar contactos:
    1. En el campo Invitar colaboradores, seleccione el ícono Seleccionar contactos
    2. En el formulario Seleccionar contactos, seleccione Agregar nuevo.
    3. Escriba el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto y seleccione Aceptar.

Editar o eliminar contactos

  1. En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
  2. En el formulario Mis contactos de Smartsheet, haga clic con el botón derecho del mouse en el contacto que desea editar o eliminar. 
  3. Seleccione una de estas opciones:
    • Editar contacto: Escriba un nombre asociado con la dirección de correo electrónico o cambie la dirección de correo electrónico de su contacto 
    • Eliminar contacto: Elimine un contacto de su lista de contactos

Al eliminar o editar un contacto en su lista de contactos, no se elimina ni actualiza su dirección de correo electrónico en las hojas compartidas, ni se actualiza ninguna asignación de tareas. Para volver a asignar las tareas, consulte el artículo Buscar y reemplazar valores en una hoja.


Exportar los contactos de su lista de contactos de Smartsheet

  1. En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet
  2. En el formulario Mis contactos de Smartsheet, seleccione Exportar contactos > .csv.

Los contactos de su lista Mis contactos de Smartsheet se exportarán como archivo .csv a la ubicación en la que se almacenan las descargas en su computadora.


Consejos y prácticas recomendadas para utilizar los contactos

A continuación, le mostramos algunos factores que debe tener en cuenta al trabajar con contactos:

  • Puede gestionar qué contactos se muestran al escribir en una celda.
  • Para usar los contactos de toda su lista de contactos de Smartsheet, en la columna Lista de contactos, escriba el nombre de su contacto en una celda. Cuando comienza a escribir, los resultados aparecen en la lista de contactos. 
    Actualmente, no hay forma de utilizar las entradas de listas de contactos de otras hojas.
  • Los nombres que seleccione para los contactos aparecerán cuando les asigne tareas en las columnas Lista de contactos. No obstante, en otras áreas, como la lista de Uso compartido, el nombre que se muestra se extraerá de la cuenta de Smartsheet del usuario. 
    Puede cambiar el nombre que se utiliza con su cuenta de Smartsheet desde el cuadro de diálogo Configuración personal. Para ir a la configuración personal, seleccione Cuenta > Configuración personal
  • Los administradores de grupo de planes empresariales o de negocios pueden organizar los contactos en grupos. De esta manera, se simplifica el hecho de compartir y enviar información a varias personas.