Administrar los contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet

Una de las maneras de administrar los contactos es a través de la lista Mis contactos de Smartsheet. En ella, puede almacenar las direcciones de correo electrónico de los compañeros de trabajo con los que desea colaborar en Smartsheet.

Para ver los contactos de la lista Mis contactos de Smartsheet, en la barra de navegación que se ubica a la izquierda, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet….

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¿Quiénes pueden ver sus contactos de Smartsheet?

La lista Mis contactos de Smartsheet es privada, solo usted puede verla. Sin embargo, si asigna una tarea o comparte una hoja con uno de sus contactos, la dirección de correo electrónico de ese contacto será visible para otras personas que tengan acceso a la hoja.

Asígnele formato a su archivo .csv

Si quiere importar contactos desde Outlook, Hotmail o AOL, expórtelos en un archivo .csv. Luego, agregue las siguientes columnas al archivo .csv: Dirección de correo electrónico y Nombre completo.

La ortografía debe ser exacta. Si no lo es, la lista no se importará correctamente.

A continuación, se muestra un ejemplo sobre cómo aplicar formato al archivo .csv:

Dirección de correo electrónico	Nombre completo
sally.smart@smartsheet.com	Sally Smart
ian.intelligent@smartsheet.com	Ian Intelligent
dave.diligent@smartsheet.com	Dave Diligent

 Puede importar una cantidad ilimitada de contactos, pero solo 1000 a la vez.

Agregar contactos a Mis contactos de Smartsheet

Importación masiva de contactos

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet. 
2. Seleccione Importar contactos. 
3. Seleccione una de estas opciones y siga los pasos:

• .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
  1. Seleccione el archivo .csv y, luego, Continuar. 
  2. Elija los contactos que desea importar a Smartsheet y seleccione Importar. 
• .vcf (archivo vCard)
  • Seleccione el archivo vCard, después Continuar y, luego, Importar.

Asegúrese de que su archivo CSV no tenga celdas en blanco.

Agregar contactos individualmente

1. En la barra de navegación que se ubica a la izquierda, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
2. En la ventana Mis contactos de Smartsheet, seleccione Agregar.
3. Escriba el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto y seleccione Aceptar.

Agregar contactos individuales al compartir un elemento de Smartsheet

Cuando escribe una dirección de correo electrónico para compartir elementos en Smartsheet, esta se agrega a la lista Mis contactos de Smartsheet.

Para asociar un nombre con la dirección puede optar por alguna de estas dos opciones: 

• Edite el contacto a través de la ventana Mis contactos de Smartsheet. Consulte Editar o eliminar contactos a continuación.
• Si se encuentra en la ventana Uso compartido de hojas o Uso compartido de informes, agregue un contacto a la lista a través de la ventana Seleccionar contactos:
  1. En el campo Invitar colaboradores, seleccione el ícono Seleccionar contactos. 
  2. En la ventana Seleccionar contactos, seleccione Agregar nuevo.
  3. Ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto y, luego, seleccione Aceptar.

Editar o eliminar contactos

Si elimina o edita un contacto en su lista de contactos, no se elimina ni se actualiza su dirección de correo electrónico en las hojas compartidas. Consulte el artículo Buscar y reemplazar valores dentro de una hoja para reasignar tareas.

1. En la barra de navegación que se ubica a la izquierda, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
2. En la ventana Mis contactos de Smartsheet, seleccione los tres puntos junto al contacto y, a continuación, una de estas opciones: 

• Editar: Ingrese un nombre asociado con la dirección de correo electrónico
• Eliminar: Elimine un contacto de su lista de contactos

No puede editar la dirección de correo electrónico de un contacto; solo se puede editar el nombre. Para ajustar una dirección de correo electrónico, cree un nuevo contacto para un usuario y elimine el anterior. 

Exportar contactos de la lista de contactos de Smartsheet

1. En la barra de navegación que se ubica a la izquierda, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
2. Seleccione Exportar contactos > .csv.

Busque en sus descargas el archivo .csv exportado.

Consejos y prácticas recomendadas para utilizar los contactos

• Puede administrar qué contactos aparecen cuando escribe en una celda.

• Para usar los contactos de toda la lista de contactos de Smartsheet, escriba el nombre del contacto en una celda en la Lista de contactos columna. Una vez que comience a escribir, los resultados aparecen en la lista de contactos. 
   

  No hay forma de utilizar las entradas de la lista de contactos de otras hojas.

• Los administradores de grupo de los planes de Negocios y Empresarial pueden organizar los contactos en grupos. Esto facilita el intercambio y el envío de información a varias personas.
• Usted define los nombres de los contactos en su lista de contactos de Smartsheet. La cuenta de Smartsheet del usuario puede tener un nombre diferente (por ejemplo, Bill en lugar de William). Cuando asigna tareas en las columnas Lista de contactos, ve los nombres de su lista de contactos. En otras áreas, como la lista de uso compartido, ve el nombre de la cuenta de Smartsheet del usuario.