Contactos

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Las listas de contactos de Smartsheet facilitan la asignación de tareas y compartir hojas con clientes, colegas y proveedores.Hay dos tipos de listas de contactos en Smartsheet: la lista de cuentas, gestionada por el administrador del sistema, y la lista de contactos personales denominada Mis contactos de Smartsheet. Use su lista personal de Mis contactos de Smartsheet para compartir con cualquier persona, incluidos los colaboradores de fuera de su organización.

Siga las instrucciones detalladas para agregar contactos a su lista de Mis contactos de Smartsheet.

Administrar los contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet

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  • Business
  • Enterprise

Una de las maneras de administrar contactos es con la lista Mis contactos de Smartsheet. Considérela su directorio en la nube para las tareas de Smartsheet, donde puede almacenar direcciones de correo electrónico de compañeros de trabajo con los que colaborará en la plataforma.

Para ver los contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet, en la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.

Quiénes pueden ver sus contactos de Smartsheet

La lista Mis contactos de Smartsheet es privada; usted es la única persona que puede verla. Sin embargo, si le asigna una tarea a uno de sus contactos o comparte una hoja con él, otras personas con acceso a la hoja podrán ver la dirección de correo electrónico de este.

Antes de comenzar: Aplique un formato a su archivo .csv

Si quiere importar contactos desde Outlook, Hotmail o AOL, exporte los contactos en un archivo .csv. Luego, agregue estas columnas: Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico. Es importante escribir correctamente las palabras. De lo contrario, la lista no se importará correctamente.

A continuación, se muestra un ejemplo sobre cómo aplicar un formato a su archivo .csv:

Nombre Apellido Dirección de correo electrónico
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

Se le permite una cantidad ilimitada de contactos, pero solo puede importar 1000 a la vez.


Agregar contactos a Mis contactos de Smartsheet

Importación masiva de contactos

  1. En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet
  2. Seleccione Importar contactos
  3. Seleccione una de estas opciones y siga los pasos:
    • Gmail
      1. Si ve la indicación de inicio de sesión de Google, ingrese las credenciales correspondientes. Luego, seleccione Iniciar sesión. De lo contrario, vaya al siguiente paso. 
      2. Seleccione los contactos que desea importar a Smartsheet y haga clic en Importar
  • .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
    1. Seleccione el archivo .csv y haga clic en Continuar. 
    2. Elija los contactos que desea importar a Smartsheet y haga clic en Importar. 
  • vcf (archivo vCard)
    • Seleccione el archivo vCard, haga clic en Continuar y, luego, en Importar.

Agregar contactos individualmente

  1. En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
  2. Luego, Agregar.
  3. Introduzca el nombre y la dirección de correo electrónico de un contacto.
  4. Seleccione Aceptar.

Agregar contactos individuales al compartir un elemento de Smartsheet

Cuando comparte elementos en Smartsheet (para esto, escribe la dirección de correo electrónico), la dirección de correo electrónico se agrega de manera automática a la lista Mis contactos de Smartsheet. 

Para asociar un nombre con la dirección: 

  • Edite el contacto a través del formulario Mis contactos de Smartsheet.
  • O bien, si está en el formulario Uso compartido de hojas o Uso compartido de informes , agregue un contacto a la lista a través del formulario Seleccionar contactos:
    1. En el campo Invitar colaboradores, seleccione el ícono Seleccionar contactos
    2. En el formulario Seleccionar contactos, seleccione Agregar nuevo.
    3. Ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto y, luego, seleccione Aceptar.

Editar o eliminar contactos

  1. En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet.
  2. En el formulario Mis contactos de Smartsheet , seleccione con el botón derecho del mouse el contacto que desea editar o eliminar. 
  3. Elija una de estas opciones: 

No puede editar una dirección de correo electrónico de un contacto, solo el nombre. Deberá crear un nuevo contacto para un usuario a fin de modificar la dirección de correo electrónico. 


Exportar contactos de la lista Mis contactos de Smartsheet

  1. En la Barra de navegación, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet
  2. Haga clic en Exportar contactos > .csv.

Los contactos de la lista Mis contactos de Smartsheet se exportarán como archivo .csv a la ubicación en la que se almacenan las descargas en su computadora.


Consejos y prácticas recomendadas para utilizar los contactos