Trabajar con calendarios

 Ir al video de demostración: Vista de calendario

La Vista de calendario refleja las fechas incluidas en la hoja o el informe. Toda hoja o informe que contiene, al menos, una columna con fecha puede mostrarse como calendario haciendo clic en el icono Vista de calendario , en la barra de herramientas izquierda. Puede insertar una nueva columna, definir el tipo de columna como fecha o modificar el tipo de columna existente a fecha.

SUGERENCIA: El formato de las fechas se basa en el Idioma (país) seleccionado en la Configuración personal de su cuenta de Smartsheet.
 
 

Seleccionar las fechas para mostrar

El propietario y los colaboradores con acceso de administrador a la hoja o al informe pueden determinar qué tareas se mostrarán en la vista de calendario. Después de abrir la vista de calendario, haga clic en el icono Configuración del calendario que aparece en la barra de herramientas izquierda. Aparecerá el formulario Configuración del calendario.


 
  • Seleccione una columna de la lista desplegable Mostrar solo las fechas en esta columna para colocar cada tarea con una fecha detallada en la columna en una sola fecha en el calendario.

  • Use la lista desplegable Mostrar intervalos de fechas para seleccionar dos columnas de fecha en la hoja. En este caso, cada tarea con una fecha en ambas columnas se mostrará en el calendario con una barra que permite ampliar el intervalo de fechas. Esta función es muy útil cuando se realiza el seguimiento de una tarea de inicio a fin.

    NOTA: Si trabaja con un informe, la Vista de calendario refleja las fechas distribuidas en varias hojas. Asegúrese de que todas las hojas contengan nombres de columnas que coincidan exactamente con los seleccionados en la Configuración del calendario. Las tareas de las hojas que no contienen estas columnas no aparecerán en el calendario, tal como se lo espera.

  • Si configuró una jerarquía de filas en la hoja, puede optar por Mostrar las tareas resumidas. Al desmarcar esta opción, se ocultará la fila principal de nivel superior y solo se mostrarán las subtareas en la Vista de calendario.

    NOTA: Este eliminará las tareas de resumen de la vista de calendario de Smartsheet, pero no de la versión publicada en Google o iCal. Como la jerarquía de filas no aparece en la Vista de cuadrícula de un informe, la opción Mostrar tareas resumidas no está disponible en la Vista de calendario de un informe.

  • Seleccione Mostrar Mis recordatorios para que aparezca un ícono de una campana en cada día del calendario en el que está programado que se le envíe un recordatorio. Todos los colaboradores de la hoja tienen la opción de mostrar sus recordatorios.

    NOTA: Como no es posible crear recordatorios desde un informe, la opción para Mostrar mis recordatorios no está disponible en la Vista de calendario de un informe.

Cada barra en el calendario mostrará el texto de la columna Primaria de la hoja o del informe. Cuando las filas primarias se amplían en la hoja, los colores de las barras de las filas secundarias se pueden configurar haciendo clic con el botón derecho del mouse (PC) o mediante la tecla Ctrl + clic (Mac) en la barra y seleccionando Configuración de colores. En el artículo Cambiar el color de las barras del calendario puede encontrar información adicional.

SUGERENCIA: Si no desea que todas las tareas aparezcan en el calendario, cree una nueva columna de fecha (es decir, 'Fecha de calendario') en Vista de cuadrícula. Coloque fechas en esta columna solamente si desea que la tarea aparezca en el calendario. Vuelva a la vista de calendario y seleccione la nueva columna de fecha en el formulario Configuración del calendario.

En este momento no existe una forma de programar una tarea para un cierto horario, solo puede programarse una fecha. Las tareas de la hoja del proyecto con duración en días parciales, horas o minutos seguirán ocupando días completos en la Vista de calendario, así como en las versiones publicadas del calendario.
 
 

Editar información de la fila


El propietario de una hoja y los colaboradores con acceso de administrador o de editor pueden cambiar la fecha de tarea arrastrando la barra y soltándola en un nuevo día. Las tareas con una fecha de inicio y una fecha de finalización pueden arrastrarse hacia la izquierda o hacia la derecha para ampliar su duración.

NOTA: La funcionalidad de arrastrar no se encuentra disponible en la Vista de calendario de un informe, o para las filas principales (cualquier fila con subtareas con sangría aplicada debajo) de una hoja, si hay dependencias habilitadas.

Para editar las filas de la Vista de calendario, haga doble clic en la barra del calendario. Aparecerá el formulario  Editar fila, que le permite editar todas las celda de la fila. Los cambios implementados aquí se reflejarán en la vista de cuadrícula.
 
 

Cambiar plazo del calendario


Para cambiar el plazo de la Vista de calendario, haga clic en la flecha derecha o izquierda en la parte superior para adelantar o retroceder en el tiempo. Haga clic en la fecha desplegable para cambiar las unidades de tiempo.



Hacer clic en el minicalendario también le permitirá navegar por el proyecto a través de las fechas.

Una vez configurada la Vista de calendario, puede imprimir el calendario en PDF, publicarlo en un programa externo de calendarios o enviarlo a un destinatario por correo electrónico utilizando el icono del sobre, ubicado en la barra de tareas izquierda.

NOTA: Al imprimir un calendario, siempre se imprimirán 4 semanas de información calendario por página y no hay forma de ajustar el tamaño de las casillas.

 Consulte nuestro Consejo de soporte técnico en el blog de Smartsheet: Cree un panel de calendario para obtener información sobre cómo utilizar los Vínculos de celdas para crear un calendario “principal” de descripción general.
 
Para ver una demostración sobre cómo trabajar con los calendarios, mire el video instructivo a continuación:

Si no tiene acceso a YouTube, haga clic aquí para ver el video.

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