Explore los posibles usos de capacidades avanzadas como Data Shuttle y Dynamic View para expandir y ajustar a escala los procesos empresariales.
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Requisitos
Para iniciar la evaluación de capacidades avanzadas:
Debe pertenecer a un plan de Smartsheet.
- No debe haber comprado Data Shuttle o Dynamic View para su plan actual.
- Su plan no debe participar en una prueba de Data Shuttle iniciada por ventas.
Data Shuttle
Puede iniciar Data Shuttle desde el menú Conexiones de la hoja.
También puede encontrar Data Shuttle navegando a Archivo > Importar.
Introducción a Data Shuttle
Si aún no tiene ningún flujo de trabajo de Data Shuttle y selecciona Comenzar en el menú Conexiones o un origen de datos en el menú Importar, se abre un modal en el que se ofrece una introducción a Data Shuttle.
En Data Shuttle, puede crear un flujo de trabajo de carga para importar datos o crear un flujo de trabajo de descarga a fin de exportar datos desde Smartsheet. Además, puede administrar los flujos de trabajo de Data Shuttle para coordinar sus operaciones de datos, modificar los procesos existentes y realizar el seguimiento del valor y el rendimiento generales de sus flujos de trabajo.
Para administradores del sistema
Como administrador del sistema, tiene cuatro formas de visibilidad en las evaluaciones de su plan.
- Notificaciones de evaluación: Cuando el primer usuario guarda un flujo de trabajo, se activa Data Shuttle en modo de evaluación para su plan.
- Resúmenes semanales: Además del correo electrónico inicial, recibe un resumen semanal con novedades durante 30 días, en el que se sintetizan las evaluaciones en curso y sus beneficios.
- Gestión de flujos de trabajo: Puede archivar flujos de trabajo creados en cualquier momento. Como administrador del sistema, se espera que archive los flujos de trabajo restantes al final del período de evaluación.
- Perspectivas del plan: Puede ver los datos de uso, incluidos la cantidad total de flujos de trabajo, las filas procesadas, las ejecuciones, los usuarios activos, los errores y mucho más. Aquí también puede ver la fecha de inicio de su evaluación y cuántos días faltan para que finalice.
Otros usuarios del plan que no crearon un flujo de trabajo no reciben una notificación de la evaluación, pero siguen teniendo acceso a los puntos de entrada cubiertos anteriormente. Si crean un flujo de trabajo durante una evaluación en curso, se convierte en parte de la evaluación del plan y se representa en el correo electrónico semanal del administrador del sistema.
Dynamic View
Puede iniciar Dynamic View a través de dos rutas diferentes: desde su hoja o una WorkApp.
Ejecutar Dynamic View desde una hoja
Acceda al menú Dynamic View en la parte superior de su hoja en las vistas de cuadrícula, Gantt, tarjeta o calendario. Obtenga más información sobre las vistas de hoja.
Una forma alternativa de acceder al menú Dynamic View es dirigirse a Más herramientas > Dynamic View en la vista de tabla.
Ejecutar Dynamic View desde una WorkApp
En su WorkApp, vaya a + Agregar páginas > Dynamic View.
Cuando selecciona Comenzar, un modal presenta Dynamic View.
Si, como usuario del plan, selecciona Continuar a Dynamic View en el modal, iniciará el proceso de creación de Dynamic View siguiendo un flujo de trabajo estándar.
Compartir la vista de Dynamic View
Cuando comparte su vista de Dynamic View con otro usuario, aparece un banner en el que se le notifica que comenzó su período de evaluación. De esta forma, se indica que Dynamic View no forma parte actualmente de su plan, pero que está disponible para la compra.
Comenzar evaluación
El uso compartido de la vista de Dynamic View inicia la evaluación de su plan y el administrador del sistema recibe una notificación.
Recibir correos electrónicos semanales
Una vez que comience la evaluación, recibirá correos electrónicos semanales en los que se detalla el valor que proporcionan las vistas de Dynamic View. Estos correos electrónicos continuarán hasta que concluya la evaluación y se desactiven todas las vistas de Dynamic View restantes.
Puede crear y administrar vistas de sus datos durante el período de evaluación. No hay límite para la cantidad de vistas de Dynamic View que puede crear durante la evaluación.
Como administrador del sistema, recibe un correo electrónico al comienzo y, luego, de forma semanal durante 30 días. En este, se resumen las evaluaciones en curso y sus beneficios. El correo electrónico también proporciona opciones de gestión de flujos de trabajo a través de la página Administración de Dynamic View.
Además, puede consultar las Perspectivas del plan para obtener más información sobre los datos de uso, incluida la cantidad total de vistas creadas, las filas actualizadas, los colaboradores compartidos, las vistas compartidas, los usuarios activos, las vistas activas y mucho más. Aquí también puede ver la fecha de inicio de su evaluación y cuántos días faltan para que finalice.
Para otros usuarios:
Otros usuarios de un plan, incluso aquellos que no crearon un flujo de trabajo, pueden acceder a los puntos de entrada cubiertos anteriormente una vez que el plan ingresa una evaluación. Si estos usuarios crean una vista de Dynamic View mientras hay una evaluación en curso, la vista de Dynamic View creada se une a la evaluación del plan sin extender su duración.
Eliminar vistas de Dynamic View
Ya sea durante o al final del período de evaluación, un administrador del sistema puede eliminar de forma masiva cualquier vista de Dynamic View de su plan visitando la página de Administración de Dynamic View. Seleccione Eliminar vistas para eliminar todas las vistas de Dynamic View.
Después de la evaluación
Cuando finaliza la evaluación de Data Shuttle o Dynamic View, considere actualizar su servicio a través de nuestro proceso de ventas para conservar las nuevas funciones. Para mantener los elementos creados y usarlos en el futuro, desactívelos usted mismo. Sin embargo, si necesitamos desactivarlos, no podrá recuperarlos aunque, luego, realice una compra o actualización.