Dynamic View: Crear y administrar vistas de sus datos

Dynamic View le permite mostrar datos específicos para que otras personas los vean y editen.  

Antes de comenzar

Cree la hoja o el informe de origen en el que se basará la vista de Dynamic View.

Debe existir una hoja o un informe para seleccionar su vista de Dynamic View.

Crear una nueva vista

Existen dos formas diferentes de crear vistas de Dynamic View.

Desde la página de inicio de Dynamic View

1. Vaya a la página de inicio de Dynamic View; para ello, seleccione el ícono del Iniciador y, luego, seleccione Dynamic View.

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2. Inicie el proceso de creación de la vista seleccionando Crear vista en el área superior derecha de la pantalla o el ícono Más  Brandfolder Image  en la barra de navegación izquierda. Aparecerá la ventana Crear vista.
3. Seleccione la hoja o el informe de origen para su vista en la ventana Crear vista. Luego, seleccione Crear.

Aparecerá la ventana Configuración de la nueva vista.

Si seleccionó un elemento de origen equivocado, cree otra vista nueva. No es posible regresar y seleccionar otro elemento de origen.

Desde el elemento de origen

1. Seleccione Dynamic View en el menú superior de su hoja o informe.
2. Seleccione Crear vista de Dynamic View. 

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Aparecerá la ventana Configuración de la nueva vista.

Configurar la vista

En la pestaña Configuración > General de la vista, puede asignarle un nombre, definir lo que las personas pueden ver, permitir que las personas agreguen nuevos elementos y mucho más.

A continuación, le mostramos algunas configuraciones clave:

• Revisar vista por usuario actual: Filtre la vista de un usuario en sus tareas asignadas a través de la columna Lista de contactos. 
• Restringir vista por filtro de hoja: Los filtros de hoja determinan los datos que aparecen en una hoja. Los filtros de hoja deben compartirse para que varios usuarios puedan usar el mismo filtro. 
• Envío de elemento nuevo: Puede permitir que los usuarios creen entradas nuevas. Si la fuente es un informe, especifique la hoja subyacente, no solo el informe. 

Si recopila información de una amplia gama de usuarios, puede resultarle útil crear un formulario de ingreso en lugar de usar la creación de nuevos elementos. Un formulario facilitará la coherencia de los datos, y es otra manera de asegurarse de que todos usen la vista de la forma correcta.

Seleccionar los campos que se mostrarán

En la pestaña Configuración > Visualización de la vista, puede seleccionar campos específicos para mostrar en su vista.

1. Seleccione la pestaña Visualización de la vista.
2. En la sección Campos disponibles, seleccione los campos que desea mostrar en la vista.
3. Para filtrar datos en campos específicos, agregue cualquier campo desplegable o de símbolo de sus datos de origen. 
4. Opcional: Agregue archivos adjuntos o comentarios con la siguiente configuración:  
   • Archivos adjuntos
     • Mostrar archivos adjuntos
     • Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos
   • Comments (Comentarios)
     • Mostrar comentarios
     • Los usuarios pueden agregar comentarios

Los campos que seleccione en este paso aparecerán como columnas en las filas de la vista de Dynamic View. Si desea mostrar los campos solo cuando se presentan determinadas condiciones, no los agregue en la sección Campos visibles. En su lugar, establezca las condiciones o la lógica en la pestaña Panel de detalles.

Configurar el panel Detalles 

En la pestaña Configuración > Panel de detalles, puede personalizar el contenido del panel de detalles que aparece para los usuarios cuando seleccionan una fila en la vista de Dynamic View. Puede usar el panel de detalles para recopilar información y proporcionar detalles. 

1. Desde la sección Agregar campo a la izquierda, arrastre los campos a la sección Diseño del panel de detalles.
2. (Opcional) Active la Descripción del panel de detalles para ingresar instrucciones para los usuarios. Verán las instrucciones cuando abran el panel de detalles de una fila en su vista. 
3. Seleccione una pestaña en la que centrarse cuando aparezca el panel de detalles. Estas son las pestañas:
   1. Datos
   2. Archivos adjuntos (si están habilitados)
   3. Comentarios (si están habilitados) 
4. Edite las propiedades o la lógica de cada campo. Las propiedades del campo definen el campo, y la lógica le permite aplicar una lógica condicional al campo. 
   • En la barra derecha, seleccione el ícono Propiedades del campo.
     Cuando selecciona un campo en la sección Diseño del panel de detalles, aparece el panel Propiedades del campo.
   • Para editar la lógica del campo, en la barra derecha, seleccione el ícono Lógica del campo.

Propiedades del campo

Campo de solo lectura

Es posible que no puedan editarse ciertos campos en función del tipo de datos o la información incluida en la celda. Las siguientes condiciones pueden hacer que un campo sea de solo lectura en Dynamic View:

• El campo proviene de una columna del sistema
• El campo proviene de una columna de fecha de finalización de Gantt
• El campo es la columna de fecha de finalización en la visualización del intervalo de fechas de la configuración del proyecto
• El campo proviene de una columna de fecha de predecesor de Gantt
• La celda de la hoja de origen contiene una fórmula
• La celda de la hoja de origen contiene un enlace de celda de entrada
• La celda de la hoja de origen contiene un hipervínculo

Lógica del campo

Cuando agrega lógica del campo, la vista muestra u oculta campos. Esta lógica se basa en las condiciones o los cambios en el elemento de Smartsheet o en la vista de Dynamic View.

La lógica del campo se basa en listas desplegables y columnas de símbolos. Necesitará un menú desplegable o una columna de símbolos en la hoja de origen para asignar un nombre a las reglas de lógica del campo y guardarlas.

Si la fuente es un informe con varias hojas, los valores de la lista desplegable de una columna determinada deben ser los mismos en todas las hojas. Si en una hoja falta un valor en las propiedades de la columna, es posible que no pueda usar ese valor en la lógica de campo.

1. En el panel Lógica del campo, seleccione + Lógica. 
2. Asigne un nombre a la lógica del campo. 
3. En la sección Cuándo, identifique la columna y los valores que desencadenarán la lógica. 
4. En la sección Acción, seleccione lo que sucederá cuando la vista detecte un desencadenador. Puede hacer lo siguiente: 
   • Ocultar campos seleccionados
   • Mostrar campos seleccionados como de solo lectura
   • Mostrar campos seleccionados como editables
   • Mostrar campos seleccionados como obligatorios
5. Seleccione los campos que aparecerán en la vista, o que desaparecerán de ella, y seleccione Guardar.

Los permisos de visibilidad definidos aquí aparecen en el panel Detalles. Para acceder al panel Detalles, seleccione una fila en la vista.

Es posible crear reglas con acciones en conflicto. Dynamic View favorece a la regla con el nivel de permiso más bajo.

Uso compartido de la vista de Dynamic View

Utilice la pestaña Configuración > Uso compartido para configurar quién puede ver y editar la vista. Consulte Uso compartido de la vista de Dynamic View para obtener más detalles.