Dynamic View: Crear y administrar vistas de sus datos

Dynamic View le permite mostrar datos específicos para que otras personas los vean y editen.  

Antes de comenzar

Cree la hoja o el informe que se utilizará como origen de la vista de Dynamic View.

Debe existir una hoja o un informe antes de iniciar la vista de Dynamic View.

Crear una nueva vista

Existen dos formas diferentes de crear vistas de Dynamic View.

Desde la página de inicio de Dynamic View

1. Seleccione el ícono del iniciador y, luego, seleccione Dynamic View.

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2. Inicie el proceso de creación de la vista. Para ello, seleccione Crear vista en la parte superior derecha de la pantalla o el ícono Más  Brandfolder Image  en la barra de navegación que se ubica a la izquierda. Aparecerá la ventana Crear vista.
3. Seleccione la hoja o el informe de origen para su vista en la ventana Crear vista. Luego, seleccione Crear.

Aparecerá la ventana Configuración de la nueva vista.

Si seleccionó un elemento de origen equivocado, cree otra vista nueva. No es posible regresar y seleccionar otro elemento de origen.

Desde el elemento de origen

En la hoja de origen, puede acceder a Dynamic View desde las vistas de tabla y de cuadrícula.

Vista de tabla

1. Vaya a la barra de herramientas principal de la hoja.
2. Seleccione Más herramientas > Dynamic View > Crear vista de Dynamic View.

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Vista de cuadrícula

1. Seleccione Dynamic View en el menú que se encuentra en la parte superior de su hoja o informe.
2. Seleccione Crear vista de Dynamic View. 

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Aparecerá la ventana Configuración de la nueva vista.

Configurar la vista

En la pestaña Configuración > General de la vista, puede asignarle un nombre, definir lo que las personas pueden ver, permitir que las personas agreguen nuevos elementos y mucho más.

A continuación, le mostramos algunas configuraciones clave:

• Revisar vista por usuario actual: Filtre la vista de un usuario en sus tareas asignadas a través de la columna Lista de contactos. 
• Restringir vista por filtro de hoja: Con los filtros de hoja, se determinan los datos que aparecen en una hoja. Comparta los filtros de hoja para que varios usuarios utilicen el mismo filtro. 
• Envío de elemento nuevo: Puede permitir que los usuarios creen entradas nuevas. Si el origen es un informe, especifique la hoja subyacente, no solo el informe. 

Si recopila información de una amplia gama de usuarios, puede resultarle útil crear un formulario de ingreso en lugar de usar Envío de elemento nuevo. Un formulario facilitará la coherencia de los datos y es otra manera de asegurarse de que todos usen la vista de forma correcta.

Seleccionar los campos que se mostrarán

En la pestaña Configuración > Visualización de la vista, puede seleccionar campos específicos para mostrar en su vista.

1. Seleccione la pestaña Visualización de la vista.
2. En la sección Campos disponibles, seleccione los campos que desea mostrar en la vista.
3. Para filtrar datos en campos específicos, agregue cualquier campo desplegable o de símbolo de sus datos de origen. 
4. Opcional: Agregue archivos adjuntos o comentarios con la siguiente configuración:  
   • Archivos adjuntos
     • Mostrar archivos adjuntos
     • Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos
   • Comments (Comentarios)
     • Mostrar comentarios
     • Los usuarios pueden agregar comentarios

Los campos que seleccione en este paso aparecerán como columnas en las filas de la vista de Dynamic View. Si desea mostrar los campos solo cuando se presentan determinadas condiciones, no los agregue en la sección Campos visibles. En su lugar, establezca las condiciones o la lógica en la pestaña Panel de detalles.

Configurar Panel de detalles 

En la pestaña Configuración > Panel de detalles, puede personalizar el contenido del panel de detalles que aparece para los usuarios cuando estos seleccionan una fila en la vista de Dynamic View. Puede usar el panel de detalles para recopilar información y proporcionar detalles. 

1. De la sección Agregar campo que se ubica a la izquierda, arrastre los campos a la sección Diseño del panel de detalles.
2. (Opcional) Active la descripción del panel de detalles así puede ingresar instrucciones para los usuarios. Estos verán sus instrucciones cuando abran el panel de detalles de una fila en su vista. 
3. Seleccione una pestaña en la que centrarse cuando aparezca el panel de detalles. Estas son las pestañas:
   1. Datos
   2. Archivos adjuntos (si están habilitados)
   3. Comentarios (si están habilitados) 
4. Edite las propiedades o la lógica de cada campo. Las propiedades del campo definen el campo, y la lógica le permite aplicar una lógica condicional al campo. 
   • En la barra derecha, seleccione el ícono Propiedades del campo.
     Cuando selecciona un campo en la sección Diseño del panel de detalles, aparece el panel Propiedades del campo.
   • Para editar la lógica del campo, en la barra derecha, seleccione el ícono Lógica del campo.

Propiedades del campo

Campo de solo lectura

Es posible que no puedan editarse ciertos campos en función del tipo de datos o la información incluida en la celda. Las siguientes condiciones pueden hacer que un campo sea de solo lectura en Dynamic View:

• El campo proviene de una columna del sistema
• El campo proviene de una columna de fecha de finalización de Gantt
• El campo es la columna de fecha de finalización en la visualización del intervalo de fechas de la configuración del proyecto
• El campo proviene de una columna de fecha de predecesor de Gantt
• La celda de la hoja de origen contiene una fórmula
• La celda de la hoja de origen contiene un enlace de celda de entrada
• La celda de la hoja de origen contiene un hipervínculo

Lógica del campo

Cuando agrega lógica del campo, la vista muestra u oculta campos. Esta lógica se basa en las condiciones o los cambios en el elemento de Smartsheet o en la vista de Dynamic View.

La lógica del campo se basa en listas desplegables y columnas de símbolos. Necesitará un menú desplegable o una columna de símbolos en la hoja de origen para asignar un nombre a las reglas de lógica del campo y guardarlas.

Si el origen es un informe con varias hojas, los valores de la lista desplegable de una columna determinada deben ser los mismos en todas las hojas. No puede usar un valor en la lógica del campo si a una hoja le falta un valor en las propiedades de la columna.

1. En el panel Lógica del campo, seleccione + Lógica. 
2. Asigne un nombre a la lógica del campo. 
3. En la sección Cuándo, identifique la columna y los valores para desencadenar la lógica. 
4. En la sección Acción, seleccione lo que sucede cuando la vista detecta el desencadenante. Puede hacer lo siguiente: 
   • Ocultar campos seleccionados.
   • Mostrar campos seleccionados como de solo lectura.
   • Mostrar campos seleccionados como editables.
   • Mostrar campos seleccionados como obligatorios.
5. Elija los campos que aparecen o desaparecen de la vista; luego, seleccione Guardar.

Los permisos de visibilidad que se definen aquí aparecen en el panel de detalles. Para acceder al panel de detalles, seleccione una fila en la vista.

Es posible crear reglas con acciones en conflicto. Dynamic View favorece a la regla con el nivel de permiso más bajo.

Compartir la vista de Dynamic View

Utilice la pestaña Configuración > Uso compartido para configurar quién puede ver y editar la vista. 

Consulte Uso compartido de la vista de Dynamic View para obtener más detalles.