Utilice notificaciones automatizadas para recibir solicitudes de actualización, solicitudes de aprobación y recordatorios por correo electrónico cada vez que una acción específica desencadene un flujo de trabajo.
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Debe tener permisos de propietario, administrador o editor en la hoja para crear flujos de trabajo. Los usuarios con permisos de editor solo pueden crear, editar o eliminar alertas o recordatorios si ellos mismos son los destinatarios. Obtenga información sobre los permisos de flujos de trabajo.
Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo para desencadenar alertas cuando alguien edita una hoja de su propiedad. Cada vez que alguien edite la hoja, Smartsheet le enviará una notificación por correo electrónico.
Estos son los tipos de notificaciones que puede recibir por correo electrónico:
Campos de mensaje de notificación
Cuando recibe una notificación por correo electrónico, estos son los campos que verá en el mensaje:
- Nombre de remitente: Usuario que desencadenó la alerta o un host. Sin embargo, el correo electrónico que verá aquí es automation@app.smartsheet.com.
- Nombre de respuesta: Nombre de quien desencadenó la alerta y su dirección de correo electrónico.
- Dirección de correo electrónico de respuesta: Dirección de correo electrónico del usuario.
Por lo general, el nombre que aparece en el mensaje es el de la persona que desencadenó la alerta, pero, a veces, verá el nombre del propietario de la hoja como el remitente. Esto ocurre cuando la notificación por correo electrónico incluye alguna de las siguientes opciones:
- Una alerta desencadenada a partir de los cambios de varios usuarios
- Un recordatorio (alerta basada en tiempo)
- Una solicitud de actualización
- Una solicitud de aprobación
Usted puede configurar cómo desea recibir alertas.
Para ver quién es el propietario de la hoja, abra la hoja en Smartsheet y seleccione Archivo > Propiedades.
El sistema elimina las URL externas y las reemplaza por [Enlace externo eliminado] en los correos electrónicos que provienen de cuentas que no tienen el acceso necesario.
Prácticas recomendadas para las notificaciones
Mantener la relevancia de los propietarios de las hojas
Asegúrese de que las personas que reciben las notificaciones por correo electrónico estén relacionadas con su trabajo. Cuando un propietario de la hoja cambia de función o abandona el equipo, puede transferir los permisos de propietario a la persona que asumirá el trabajo.
Usar una cuenta de servicio
Utilice una cuenta de servicio si necesita a más de una persona como propietario de una hoja, o si corresponde un cierto grado de anonimato. Puede configurar una cuenta de servicio junto con el departamento de TI para que sea la propietaria de las hojas.
Crear una regla de bandeja de entrada para las notificaciones por correo electrónico
Considere crear una regla para colocar todas las notificaciones de Smartsheet en una carpeta, de modo que sea más fácil encontrar las solicitudes de actualización o aprobación y otras alertas automatizadas.
Usar el Centro de notificaciones
Cuando use el Centro de notificaciones, no tendrá que ir de la aplicación Smartsheet a su bandeja de entrada para ver las notificaciones.