Descripción general de las notificaciones automatizadas enviadas a través de Smartsheet

Una de las acciones que puede desencadenar con los flujos de trabajo son las notificaciones automatizadas. Por ejemplo, usted crea un flujo de trabajo para desencadenar alertas cuando alguien edita su hoja. La aplicación de Smartsheet le enviará notificaciones a su correo electrónico cada vez que una persona edite la hoja. 

Estos son los tipos de notificaciones que recibirá por correo electrónico:

• Solicitudes de actualización
• Solicitudes de aprobación
• Recordatorios

Campos de mensaje de notificación

Cuando recibe una notificación por correo electrónico, estos son los campos que verá en el cuerpo del mensaje:

• Nombre del remitente: En este campo verá el usuario que desencadenó la alerta. Sin embargo, la dirección que verá aquí es automation@app.smartsheet.com.
• Nombre de respuesta: Verá el nombre de quien desencadenó la alerta y su dirección de correo electrónico real.
• Dirección de correo electrónico de respuesta: Solo verá la dirección de correo electrónico del usuario en este campo.

El propietario de la hoja a menudo aparecerá como el remitente de la notificación

Generalmente, el nombre que verá en el mensaje será el de la persona que desencadenó la alerta. 

Pero hay casos en los que el nombre del propietario de la hoja aparecerá como el remitente. El propietario de la hoja aparecerá como el remitente cuando la notificación por correo electrónico incluya alguna de las siguientes opciones:

• Una alerta desencadenada a partir de cambios de varios usuarios en la hoja
• Un recordatorio (alerta según la fecha)
• Un solicitud de actualización
• Una solicitud de aprobación

Para ver quién es el propietario de la hoja, abra la hoja en Smartsheet. Luego, seleccione Archivo > Propiedades.

En el siguiente ejemplo, Paul Finley puede ser el usuario que generó la alerta o el propietario de la hoja. Su nombre aparece en los campos Nombre del remitente y Nombre de respuesta. Además, su dirección de correo electrónico aparece en el campo Dirección de correo electrónico de respuesta.

Prácticas recomendadas para usar las notificaciones

Mantener a los propietarios de las hojas actuales y relevantes

Asegúrese de que los nombres que aparecen en las notificaciones por correo electrónico sean coherentes en el entorno de trabajo. Cuando un propietario de hoja cambia de función o abandona el equipo, puede transferir la propiedad a otra persona para que asuma el trabajo que se gestiona en esa hoja. 

Considerar el uso de una cuenta de servicio para el propietario de la hoja

Para configurar la cuenta de servicio, deberá recibir ayuda del departamento de TI. Esta cuenta deberá tener una licencia de Smartsheet para contener hojas.

Haga esto en los siguientes casos: 

• Si no tiene sentido que una sola persona sea la propietaria de la hoja, o bien 
• Si se requiere un cierto grado de anonimato.

Crear una regla de bandeja de entrada para las notificaciones por correo electrónico de Smartsheet

No puede deshacerse del desorden de los correos electrónicos. Pero puede crear una regla de bandeja de entrada para organizar los mensajes. Si usted es el propietario de la hoja, considere crear una regla para colocar todas las notificaciones de Smartsheet en una misma carpeta. De esa manera, será más sencillo encontrar solicitudes de actualización o aprobación y otras alertas automatizadas. 

La manera en que cree las reglas dependerá de la aplicación que utilice: Gmail o Microsoft Outlook, por ejemplo.

Usar el Centro de notificaciones

Otra manera de revisar alertas automatizadas es a través del Centro de notificaciones. Cuando lo use, no deberá ir de la aplicación de Smartsheet a su bandeja de entrada para ver las notificaciones. 

Más información sobre cómo usar el Centro de notificaciones. 

Personalizar la forma en que se reciben las notificaciones

Las notificaciones se visualizarán en estos canales:

• Correo electrónico
• Notificaciones de inserción móvil
• Aplicaciones de mensajería

Puede elegir recibir alertas a través de todos los canales, o solo uno o dos de ellos.

Más información sobre cómo configurar el canal para recibir alertas.