Gruppen

Erstellen Sie Gruppen in Smartsheet, um schnell und einfach den Zugriff auf Blätter und Arbeitsbereiche zu steuern. Fügen Sie Gruppen neue Mitarbeiter und Teammitglieder hinzu, um diese schnell einzurichten, und entfernen Sie Benutzer aus Gruppen, um sicherzustellen, dass sie keinen Zugriff mehr darauf haben, nachdem sie Ihre Organisation verlassen haben.

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie eine Gruppe in Smartsheet einrichten.

Gruppen verwalten (nur Team/Enterprise)

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Mithilfe der Gruppenverwaltung können Gruppenadministratoren ihre Kontakte zu Gruppen zusammenfassen und so rasch Informationen an mehrere Personen senden bzw. für sie freigeben. Nur unter einem Mehrbenutzerplan (Team oder Enterprise) als Gruppenadministratoren festgelegte Benutzer können Gruppen anlegen und verwalten, doch alle Mitglieder eines Mehrbenutzerplans können ihnen Daten und Informationen senden und für sie freigeben. Weitere Informationen zum Ernennen von Gruppenadministratoren finden Sie in unserem Artikel Benutzer verwalten.

Gruppen erstellen

  1. Klicken Sie auf Konto > Kontoadministrator > Gruppenverwaltung (oder klicken Sie hier). Das Formular Gruppenverwaltung mit einer Liste aller vorhandenen Gruppen wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe erstellen; danach wird das Formular Neue Gruppe angezeigt.


  3. Geben Sie einen Namen für die Gruppe (beispielsweise Vertriebsteam) und bei Bedarf eine Beschreibung ein. Klicken Sie danach auf Erstellen.

  4. Ein Formular mit allen aktuellen Gruppenmitgliedern wird angezeigt. Standardmäßig wird nur Ihre E-Mail-Adresse aufgenommen. Klicken Sie zum Hinzufügen weiterer Mitglieder auf Zur Gruppe hinzufügen.

  5. Geben Sie die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail-Adresse eines Kontakts in Ihrer Smartsheet-Kontaktliste ein und der Name bzw. die Adresse wird mithilfe der automatischen Erkennung in der Dropdownliste angezeigt. Darüber hinaus können Sie durch Klicken auf das Mitarbeitersymbol Ihre Smartsheet-Kontaktliste aufrufen und die Kontakte aktivieren, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten. Klicken Sie danach auf Speichern. Sie können sämtliche Kontakte hinzufügen; sie müssen keinem Mehrbenutzerplan angehören und auch keine aktuellen Smartsheet-Benutzer sein.

    TIPP: Durch Klicken auf den Link Neu hinzufügen unten im Formular können Sie neue Kontakte erstellen; diese können Sie dann der Gruppe hinzufügen.

  6. Das Formular Zur Gruppe hinzufügen wird aktualisiert und zeigt nun die Liste der im vorherigen Schritt ausgewählten Kontakte an. Klicken Sie auf Speichern, um die Benutzer der Gruppe hinzuzufügen.

 

Vorhandene Gruppen verwalten

Eine Gruppe kann von ihrem Inhaber oder von einem beliebigen Systemadministrator des Kontos verwaltet werden. Klicken Sie zum Anzeigen einer Liste mit den vom Team erstellten Gruppen auf Konto > Kontoadministrator > Gruppenverwaltung (oder klicken Sie hier). Klicken Sie zum Anzeigen der verfügbaren Optionen auf den Dropdownpfeil links neben der Gruppe, die Sie verwalten möchten:
  • Gruppe bearbeiten: Hiermit wird eine Liste der Mitglieder angezeigt, die derzeit zur Gruppe gehören.

    • Mitglieder zur Gruppe hinzufügen: Klicken Sie auf Zur Gruppe hinzufügen, um Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste zur Gruppe hinzuzufügen. Hierdurch werden diese Kontakte außerdem zu allen für diese Gruppe freigegebenen Blättern hinzugefügt.
    • Mitglieder aus der Gruppe entfernen: Klicken Sie auf den/die Namen des/der zu entfernenden Mitglieds/Mitglieder  und danach auf Aus Gruppe entfernen. Hierdurch wird dieses Mitglied bzw. werden diese Mitglieder außerdem aus allen für diese Gruppe freigegebenen Blättern entfernt.
    • Gruppenname und -beschreibung bearbeiten: Klicken Sie auf den Link Bearbeiten neben dem Namen der Gruppe.

  • Bericht über Zugriff der Gruppe zum Blatt herunterladen: Hiermit wird eine Excel-Datei (.xls) mit den Namen der Blätter auf Ihren Computer heruntergeladen, die für die ausgewählte Gruppe freigegeben sind. Diese Excel-Datei enthält außerdem den Namen des Blattbesitzers, die Berechtigungsstufe der Gruppe für das Blatt und das Datum der letzten Änderung des Blatts.

  • Gruppenbesitzrechte übertragen: Hiermit werden die Gruppenbesitzrechte auf einen anderen Gruppenadministrator im Mehrbenutzerkonto übertragen.

  • Gruppe löschen: Hiermit wird die Gruppe aus der Liste gelöscht. Hierdurch wird die Gruppe außerdem aus allen Blättern entfernt, die derzeit für sie freigegeben sind, sowie aus allen Empfängerlisten für regelmäßige E-Mails, die an sie versandt werden. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden; daher ist hier Vorsicht geboten.
 

Daten und Informationen an eine Gruppe senden und für sie freigeben

Als Benutzer mit einem Team- oder Enterprise-Plan können Sie per E-Mail Blätter und Berichte freigeben und Blätter, Berichte und Zeilen versenden  für bzw. an Gruppen, die von dem für Sie zuständigen Gruppenadministrator erstellt wurden.

Geben Sie im Feld An: die ersten Buchstaben des Gruppennamens ein; danach wird der Name mithilfe der automatischen Erkennung in der Dropdownliste angezeigt. Darüber hinaus können Sie zum Auswählen des Gruppennamens in der Smartsheet-Kontaktliste auf das Mitarbeitersymbol rechts von An: klicken. 



Klicken Sie auf den Dropdownpfeil  neben dem Namen der Gruppe zum Gruppenmitglieder anzeigen und Erweitern der Liste. Nach Auswahl von Erweitern wird der Gruppenname durch die E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder ersetzt; dadurch können Sie bei Bedarf einzelne Mitglieder entfernen. Wird ein Blatt nach dem Erweitern der Gruppe freigegeben, gilt es als an Einzelpersonen freigegeben. Das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern zu bzw. aus einer Gruppe hat daher keinerlei Auswirkung auf die Personen, die auf dieses Blatt zugreifen können.


HINWEIS: Wenn Sie ein Blatt oder eine Zeile an eine Gruppe senden, der Sie angehören, erhalten Sie die E-Mail nicht, alle anderen Gruppenmitglieder schon. Aktivieren Sie das Feld Ich auf Cc unten im Fenster, um eine Kopie der E-Mail zu erhalten.

Bei der Freigabe eines Blattes für eine Gruppe werden Sie zur Auswahl einer Freigabeberechtigungsstufe aufgefordert. Diese Freigabeberechtigungsstufe gilt für alle Mitglieder der Gruppe.

HINWEIS: Ist ein Blatt für einen Mitarbeiter als Teil einer Gruppe und als Einzelperson freigegeben, gilt für sein Konto die höchste Berechtigungsstufe. Beispiel: Ist ein Blatt für die Gruppe von Benutzer A mit Bearbeiterberechtigung und mit Adminberechtigung für seine E-Mail-Adresse freigegeben, hat dieser Benutzer Zugriff mit Administratorrechten, der Rest der Gruppe jedoch nur mit Bearbeiterberechtigung.

Ist ein Blatt für eine Gruppe freigegeben, erscheint der Name dieser Gruppen beim Klicken auf die Registerkarte Freigabe unten auf dem Blatt in der Liste. Jedes Mitglied desselben Team-/Enterprise-Kontos wie die Gruppe kann durch Klicken auf den Dropdownpfeil neben dem Gruppennamen und Auswahl von Gruppenmitglieder anzeigen die E-Mail-Adressen und Namen ihrer Mitglieder einsehen. Jeder, der nicht im Team-Konto enthalten ist, kann nur den Gruppennamen sehen.

Wenn ein Blatt für jemanden freigegeben wurde, der Teil einer Gruppe ist, kann er nur dann vom Blatt entfernt werden, wenn die ganze Gruppe entfernt wird.  
 
In der folgenden Videoanleitung wird ein Überblick über Gruppen in Smartsheet anschaulich gezeigt:

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