Document Builder

Der Smartsheet Document Builder spart Ihnen Zeit und eliminiert die fehlerbehafteten Schritte zur manuellen Erstellung benutzerdefinierter Dokumente mit Blattdaten. Erstellen Sie schnell Vorlagen, die dann jederzeit zur Generierung von Dokumenten für eine oder mehr Zeilen verwendet werden können – ohne dabei die Smartsheet-Plattform jemals zu verlassen.

Document Builder: Dokumente mit Ihren Zeilendaten generieren

Generieren Sie mit dem Document Builder schnell benutzerdefinierte Versionen einer ausfüllbaren PDF-Datei mithilfe von Zeilendaten in Ihrem Blatt. Sie können dann die benutzerdefinierten Dokumente herunterladen oder sie an Ihr Blatt anhängen.

Bevor Sie beginnen

Um Dokumente zu generieren, muss bereits eine Zuordnung in dem Blatt vorliegen. Siehe Document Builder: Spalten zu Ihrer ausfüllbaren PDF-Datei zuordnen für weitere Informationen zum Erstellen von Zuordnungen.

Dokumente generieren

Sie können mit einer bestehenden Zuordnung jederzeit benutzerdefinierte Dokumente mit Ihren Zeilendaten generieren. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie die Zeilen mit den Daten aus, mit denen Sie Dokumente generieren möchten. Um schnell mehrere aufeinander folgende Zeilen zu markieren, wählen Sie die erste Zeile aus, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie dann die unterste Zeile aus. Sie können mehrere nicht aufeinander folgende Zeilen auswählen, indem Sie die Umschalttaste (Windows) oder die Befehlstaste (Mac) gedrückt halten, während Sie die gewünschten Zeilennummern auswählen.
    TIPP: Sie können mithilfe von Filtern Zeilen anzeigen, die bereit für die Dokumenterstellung sind. Siehe Filter zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten erstellen für weitere Informationen.
     
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine markierte Zeilennummer links und wählen Sie aus dem Zeilenmenü Dokumente erstellen .... aus.

    Der Document Builder wird auf derselben Browser-Registerkarte geöffnet. Gespeicherte Zuordnungen werden rechts angezeigt.
     
  3. Wählen Sie für eine beliebige gespeicherte Zuordnung die Dropdown-Liste Generieren aus. Sie haben die Möglichkeit, Download oder An Zeilen anhängen auszuwählen.

    Jeder Mitarbeiter kann Download auswählen, um eine ZIP-Datei auf sein Gerät herunterzuladen, die eine PDF-Datei für jede Zeile enthält.

    Mitarbeiter mit Bearbeiterberechtigungen oder höher können An Zeilen anhängen auswählen, um jede PDF-Datei in die verknüpfte Zeile im Blatt hochzuladen.

Jedes generierte Dokument enthält Zeilendaten basierend auf der ausgewählten Zuordnung. Wenn es nicht wie erwartet aussieht, wählen Sie das Stiftsymbol neben der Zuordnung aus, um sie wie erforderlich zu prüfen und zu bearbeiten.

Weitere Informationen

Berücksichtigen Sie Folgendes beim Erstellen von Dokumenten

  • Um weitere Zeilen auszuwählen, basierend auf denen Dokumente im Document Builder generiert werden sollen, wählen Sie links oben im Builder-Fenster Zurück zum Blatt aus und wiederholen Sie dann die Schritte oben, um die gewünschten Zeilen auszuwählen. 
  • Wenn Sie ein neues Dokument für eine Zeile mit derselben Zuordnung generieren, die Sie auch zuvor verwendet haben, wird das neue Dokument als neue Version der bestehenden Anlage hochgeladen. Weitere Informationen zu Anlagenversionen finden Sie unter Dateianlagen langfristig aktualisieren.
  • Der Name der generierten PDF-Datei übernimmt den Namen des hochgeladenen Dokuments, nicht den Namen der Zuordnung.
  • Bilder in Zellen können auch Bildfeldern in einer PDF-Datei zugeordnet werden. Hinweis: Bilder in Zellen, die einem Textfeld in einer PDF-Datei zugeordnet sind, führen zum Ausfüllen des Dateinamens des Bildes. Das PDF-Feld muss den Typ „Bild“ aufweisen, um das Bildfeld richtig auszufüllen.
  • Sie können jeweils nur Dokumente für bis zu 100 Zeilen generieren.

Document Builder: Spalten zu Ihrer ausfüllbaren PDF-Datei zuordnen

Zuordnung erstellen

Um Dokumente erstellen zu können, müssen Sie zunächst eine ausfüllbare PDF-Datei hochladen und Ihre Blattspalten den ausfüllbaren Feldern zuordnen, um eine Zuordnung zu erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeile mit Daten in Ihrem Blatt, um das Zeilenmenü zu öffnen, und wählen Sie Dokumente erstellen.

    Der Document Builder wird geöffnet. Die Spalten in Ihrem Blatt werden links im Document Builder als Felder angezeigt.
     
  2. Laden Sie Ihre ausfüllbare PDF-Datei hoch, indem Sie das PDF-Symbol auswählen (oder verwenden Sie die PDF-Funktion zum Hochladen mit Ziehen-und-Ablegen).

    Die PDF-Datei wird rechts im Document Builder angezeigt.
     
  3. Ziehen Sie die Smartsheet-Felder von der linken Seite in die verknüpften Felder der ausfüllbaren PDF-Datei rechts, um die Felder zuzuordnen.

    TIPP: Geben Sie in ein beliebiges ausfüllbares Feld einen statischen Wert ein. Der eingegebene Wert wird für alle erstellten Dokumente in dem Feld angezeigt.
     
  4. Sobald alle Felder zugeordnet sind, benennen Sie Ihre Zuordnung und wählen Sie Speichern oder Erstellen.

Nun, da Sie Ihre Zuordnung erstellt haben, können Sie Dokumente mithilfe Ihrer Zeilendaten erstellen. Dadurch können Sie die Dokumente in einer ZIP-Datei auf Ihr Gerät herunterladen oder die einzelnen Dokumente an die damit verknüpfte Zeile im Blatt anhängen. Siehe Dokumenterstellung: Dokumente mit Ihren Zeilendaten erstellen für weitere Informationen zum Erstellen von Dokumenten mit Ihren Zuordnungen.

Weitere Informationen

Berücksichtigen Sie Folgendes beim Erstellen von Zuordnungen

  • Sie müssen eine PDF-Datei mit ausfüllbaren Feldern verwenden, um eine Zuordnung zu erstellen. 
  • Wenn Sie eine Zuordnung bearbeiten und entscheiden, Ihre Änderungen zu verwerfen, können Sie die Seite aktualisieren oder hierfür die Zurück-Taste in Ihrem Browser verwenden.
  • Standardmäßig werden Zuordnungen nach dem Dateinamen der ausfüllbaren PDF-Datei benannt, die Sie hochgeladen haben. Um den Namen einer Zuordnung zu ändern, wählen Sie das Stiftsymbol aus, um den Zuordnungs-Editor zu öffnen, und geben Sie den gewünschten Namen in das Feld „Name“ oben auf der Seite ein.