Document Builder: Dokumente mit Ihren Zeilendaten generieren

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Der Eigentümer, Administratoren und Bearbeiter können generierte Dokumente an Zeilen im Blatt anhängen. Alle Benutzer mit Zugriff auf das Blatt können Dokumente generieren und die Dokumente auf ihr Gerät herunterladen.

Plantypen Business-, Enterprise- und Premier-Pläne

 

Generieren Sie mit dem Document Builder schnell benutzerdefinierte Versionen einer ausfüllbaren PDF-Datei mithilfe von Zeilendaten in Ihrem Blatt. Sie können dann die benutzerdefinierten Dokumente herunterladen oder sie an Ihr Blatt anhängen.

Bevor Sie beginnen

Um Dokumente zu generieren, muss bereits eine Zuordnung in dem Blatt vorliegen. Siehe Document Builder: Spalten zu Ihrer ausfüllbaren PDF-Datei zuordnen für weitere Informationen zum Erstellen von Zuordnungen.

Dokumente generieren

Sie können mit einer bestehenden Zuordnung jederzeit benutzerdefinierte Dokumente mit Ihren Zeilendaten generieren. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie die Zeilen mit den Daten aus, mit denen Sie Dokumente generieren möchten. Um schnell mehrere aufeinander folgende Zeilen zu markieren, wählen Sie die erste Zeile aus, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie dann die unterste Zeile aus. Sie können mehrere nicht aufeinander folgende Zeilen auswählen, indem Sie die Umschalttaste (Windows) oder die Befehlstaste (Mac) gedrückt halten, während Sie die gewünschten Zeilennummern auswählen.
    TIPP: Sie können mithilfe von Filtern Zeilen anzeigen, die bereit für die Dokumenterstellung sind. Siehe Filter zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten erstellen für weitere Informationen.
     
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine markierte Zeilennummer links und wählen Sie aus dem Zeilenmenü Dokumente erstellen .... aus.

    Der Document Builder wird auf derselben Browser-Registerkarte geöffnet. Gespeicherte Zuordnungen werden rechts angezeigt.
     
  3. Wählen Sie für eine beliebige gespeicherte Zuordnung die Dropdown-Liste Generieren aus. Sie haben die Möglichkeit, Download oder An Zeilen anhängen auszuwählen.

    Jeder Mitarbeiter kann Download auswählen, um eine ZIP-Datei auf sein Gerät herunterzuladen, die eine PDF-Datei für jede Zeile enthält.

    Mitarbeiter mit Bearbeiterberechtigungen oder höher können An Zeilen anhängen auswählen, um jede PDF-Datei in die verknüpfte Zeile im Blatt hochzuladen.

Jedes generierte Dokument enthält Zeilendaten basierend auf der ausgewählten Zuordnung. Wenn es nicht wie erwartet aussieht, wählen Sie das Stiftsymbol neben der Zuordnung aus, um sie wie erforderlich zu prüfen und zu bearbeiten.

Weitere Informationen

Berücksichtigen Sie Folgendes beim Erstellen von Dokumenten

  • Um weitere Zeilen auszuwählen, basierend auf denen Dokumente im Document Builder generiert werden sollen, wählen Sie links oben im Builder-Fenster Zurück zum Blatt aus und wiederholen Sie dann die Schritte oben, um die gewünschten Zeilen auszuwählen. 
  • Wenn Sie ein neues Dokument für eine Zeile mit derselben Zuordnung generieren, die Sie auch zuvor verwendet haben, wird das neue Dokument als neue Version der bestehenden Anlage hochgeladen. Weitere Informationen zu Anlagenversionen finden Sie unter Dateianlagen langfristig aktualisieren.
  • Der Name der generierten PDF-Datei übernimmt den Namen des hochgeladenen Dokuments, nicht den Namen der Zuordnung.
  • Bilder in Zellen können auch Bildfeldern in einer PDF-Datei zugeordnet werden. Hinweis: Bilder in Zellen, die einem Textfeld in einer PDF-Datei zugeordnet sind, führen zum Ausfüllen des Dateinamens des Bildes. Das PDF-Feld muss den Typ „Bild“ aufweisen, um das Bildfeld richtig auszufüllen.
  • Sie können jeweils nur Dokumente für bis zu 100 Zeilen generieren.