Document Builder: Dokumente aus Zeilendaten generieren

Voraussetzungen

1. Bereiten Sie Ihr Sheet vor.
2. Erstellen Sie eine ausfüllbare PDF-Datei.
3. Ordnen Sie Zeilen in Ihrem Sheet Ihrer ausfüllbaren PDF-Datei zu. 

Nachdem Sie die Zuordnung erstellt haben, können Sie sie jederzeit verwenden, um benutzerdefinierte Dokumente zu generieren. 

Verwenden Sie Filter, um Zeilen zu finden, die für die Dokumentgenerierung bereit sind. Weitere Informationen finden Sie unter Filter zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten erstellen.

Dokumente generieren

1. Wählen Sie die Zeilen aus, mit denen Sie Dokumente generieren möchten. Jede Zeile ist ein einzelnes Dokument.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine hervorgehobene Zeile und wählen Sie dann Dokumente erstellen … aus. Das Document Builder-Fenster wird im selben Browser-Tab geöffnet. Gespeicherte Zuordnungen werden rechts angezeigt. 

3. Ziehen Sie die Spalte Dateiname in das Feld Name des Ausgabedokuments oben im Bildschirm. 

   Wenn Sie dieses Feld leer lassen, übernehmen Ihre Dokumente den Namen der PDF-Vorlage, was es schwierig macht, sie voneinander zu unterscheiden. 

4. Wählen Sie für eine beliebige gespeicherte Zuordnung die Dropdown-Liste Generieren aus.
   • Wenn Sie Ihre Dokumente aus einem Sheet generieren, können Sie entweder Herunterladen oder An Zeilen anhängen auswählen.
   • Wenn Sie aus einem Bericht generieren, wählen Sie Herunterladen aus. 
5. Überprüfen Sie Ihre Dokumente, um sicherzustellen, dass die Daten wie erwartet angezeigt werden. Wenn die Daten nicht korrekt ausgefüllt sind, müssen Sie die Zuordnung möglicherweise bearbeiten. Wählen Sie das Stiftsymbol neben der Zuordnung aus, um sie zu überprüfen und nach Bedarf zu bearbeiten.

Benutzerdefinierte Dateinamen für Ihre Dokumente generieren

Wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten generieren, ohne benutzerdefinierte Dateinamen zu verwenden, kann es schwierig sein, sie zu unterscheiden – insbesondere wenn sie vom Sheet getrennt werden. Beispielsweise wird der Name der generierten PDF-Datei auf den Namen des hochgeladenen Dokuments festgelegt, nicht auf den Namen der Zuordnung. Um Verwirrung zu vermeiden, können Sie Spaltenformeln verwenden, um für jedes Dokument einen eindeutigen Dateinamen zu generieren.

1. Erstellen Sie eine Spalte für den Dateinamen und verwenden Sie dann eine Spaltenformel in dieser Spalte. Verwenden Sie beispielsweise eine Spalte für die Kontonummer und eine Spalte für den Nachnamen, um den Dateinamen wie folgt zu generieren:

   =[column1]+[column2]

2. Ziehen Sie den Dateinamen im Zuordnungsbildschirm in das Feld Name des Ausgabedokuments.

Generieren Sie Dokumente mit Control Center oder über „Als neu speichern“.

Document Builder und Control Center

Ihre Document Builder-Lösungen können Teil Ihrer Blueprints in Control Center sein. Projekte, die über Control Center bereitgestellt werden, behalten die Zuordnungen aus Ihrer Vorlage bei, werden aber auf die Elemente umgeleitet. Dies ist auch über erweiterte globale Updates verfügbar.

Document Builder und „Als neu speichern“

Wenn Sie Als neu speichern in einem Asset verwenden, das ein generiertes Dokument enthält, wird die Zuordnung kopiert, aber auf das neue Element umgeleitet. Automatisierungen bleiben funktionsfähig, ohne dass manuelle Änderungen erforderlich sind. 

Tipps für die Dokumentenerstellung

Hier finden Sie Tipps, um den Prozess zu optimieren und effizienter zu machen.

• Daten in einem Formular erfassen: Erstellen Sie ein Formular für die Dateneingabe, um sicherzustellen, dass die Daten in Ihrem Sheet stets korrekt erfasst werden.
• Benutzerdefinierte Dateinamen für jedes Dokument erstellen: Standardmäßig verwendet Smartsheet den Namen der PDF, um einen Dateinamen für jedes generierte Dokument zu erstellen. Wenn Sie viele Dokumente haben, kann es schwierig sein, sie voneinander zu unterscheiden. Sie können eine Formel erstellen, um diese Dateinamen anzupassen und aussagekräftiger zu machen.
• E-Mail anpassen, die gesendet wird, wenn Sie ein DocuSign-Element zur Signatur weiterleiten: Sie können den Betreff und das Nachrichtenfeld anpassen, damit Empfänger*innen die Nachricht leichter erkennen.
• Zeilen kennzeichnen, die für die Dokumentenerstellung bereit sind: Sobald Sie die Kennzeichnung festgelegt haben, können Sie die verfügbaren Zeilen filtern und Dokumente nur mit diesen Zeilen erstellen. Sie können auch noch einen Schritt weiter gehen und Automatisierungs-Workflows verwenden, um die Zeilen zu kennzeichnen und die Dokumente zu generieren. 

Weitere Informationen

• Inhaber*innen, Admins und Bearbeiter*innen können erstellte Dokumente an Zeilen im Sheet anhängen. Betrachter*innen können Dokumente generieren und auf ihre Geräte herunterladen.
• Wenn Sie ein neues Dokument für eine Zeile mit derselben Zuordnung generieren, die Sie zuvor verwendet haben, wird das neue Dokument als neue Version der bestehenden Anlage hochgeladen. Weitere Informationen dazu, wie Sie Dateianlagen langfristig aktuell halten, finden Sie hier. 
• Sie können jeweils nur Dokumente für bis zu 100 Zeilen generieren.
• Wenn Ihr Dokument mehrere Felder enthält, die dieselben Daten verwenden, verknüpfen Sie die Felder in der PDF-Datei und ordnen Sie die erste Instanz zu. Die restlichen Felder werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie das Dokument generieren. 
• Wenn möglich, beschränken Sie die Datentypen in Ihrer PDF-Datei nicht. Mit Textfeldern können Personen beispielsweise Datumsangaben in einem beliebigen Format eingeben. Wenn Sie das Feld einschränken und jemand seine Daten im falschen Format eingibt, werden die Daten nicht zwischen der PDF-Datei und Smartsheet synchronisiert.