Document Builder: Dokumente aus Zeilendaten generieren

Voraussetzungen

1. Bereiten Sie Ihr Sheet vor.
2. Erstellen Sie eine ausfüllbare PDF-Datei.
3. Ordnen Sie Zeilen in Ihrem Sheet Ihrer ausfüllbaren PDF-Datei zu. 

Nachdem Sie Ihre Zuordnung erstellt haben, können Sie sie jederzeit verwenden, um benutzerdefinierte Dokumente zu generieren. Erfahren Sie, wie Sie eine Zuordnung erstellen.

Verwenden Sie Filter, um Zeilen zu finden, die für die Dokumentgenerierung bereit sind. Weitere Informationen finden Sie unter Filter zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten erstellen.

Dokumente generieren

1. Wählen Sie die Zeilen aus, mit denen Sie Dokumente generieren möchten. Jede Zeile ist ein einzelnes Dokument.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine hervorgehobene Zeile und wählen Sie dann Dokumente erstellen … aus. Das Document Builder-Fenster wird im selben Browser-Tab geöffnet. Gespeicherte Zuordnungen werden rechts angezeigt. 

3. Ziehen Sie die Spalte Dateiname in das Feld Name des Ausgabedokuments oben auf dem Bildschirm. 

   Wenn Sie dieses Feld leer lassen, übernehmen Ihre Dokumente den Namen der PDF-Vorlage, und es ist schwierig, sie voneinander zu unterscheiden. 

4. Wählen Sie für eine beliebige gespeicherte Zuordnung die Dropdown-Liste Generieren aus.
   • Wenn Sie Ihre Dokumente aus einem Sheet generieren, können Sie entweder Herunterladen oder An Zeilen anhängen auswählen.
   • Wenn Sie aus einem Bericht generieren, wählen Sie Herunterladen aus. 
5. Überprüfen Sie Ihre Dokumente, um sicherzustellen, dass die Daten wie erwartet angezeigt werden. Wenn die Daten nicht korrekt ausgefüllt sind, müssen Sie die Zuordnung möglicherweise bearbeiten. Wählen Sie das Stiftsymbol neben der Zuordnung aus, um sie zu überprüfen und nach Bedarf zu bearbeiten.

Benutzerdefinierte Dateinamen für Ihre Dokumente generieren

Wenn Sie viele Dokumente generieren und keine benutzerdefinierten Dateinamen verwenden, kann es schwierig sein, Ihre Dokumente voneinander zu unterscheiden, insbesondere wenn sie vom Sheet getrennt werden. Beispielsweise übernimmt der Name der generierten PDF-Datei den Namen des hochgeladenen Dokuments, nicht den Zuordnungsnamen. Um Verwirrung zu vermeiden, können Sie Spaltenformeln verwenden, um für jedes Dokument einen eindeutigen Dateinamen zu generieren.

1. Erstellen Sie eine Spalte für den Dateinamen und verwenden Sie dann eine Spaltenformel in dieser Spalte. Verwenden Sie beispielsweise eine Spalte für die Kontonummer und eine Spalte für den Nachnamen, um den Dateinamen wie folgt zu generieren:

   =[column1]+[column2]

2. Ziehen Sie den Dateinamen im Zuordnungsbildschirm in das Feld Name des Ausgabedokuments.

Weitere Informationen

• Inhaber*innen, Admins und Bearbeiter*innen können erstellte Dokumente an Zeilen im Sheet anhängen. Betrachter*innen können Dokumente generieren und auf ihr Gerät herunterladen.
• Wenn Sie ein neues Dokument für eine Zeile mit derselben Zuordnung generieren, die Sie auch zuvor verwendet haben, wird das neue Dokument als neue Version der bestehenden Anlage hochgeladen. Weitere Informationen zu Anlagenversionen finden Sie unter Dateianlagen langfristig aktualisieren. 
• Sie können jeweils nur Dokumente für bis zu 100 Zeilen generieren.
• Wenn Ihr Dokument mehrere Felder enthält, die dieselben Daten verwenden, verknüpfen Sie die Felder in der PDF-Datei und ordnen Sie die erste Instanz zu. Die restlichen Felder werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie das Dokument generieren. 
• Wenn möglich, beschränken Sie die Datentypen in Ihrer PDF-Datei nicht. Mit Textfeldern können Personen beispielsweise Datumsangaben in einem beliebigen Format eingeben. Wenn Sie das Feld einschränken und jemand seine Daten im falschen Format eingibt, werden die Daten nicht zwischen der PDF-Datei und Smartsheet synchronisiert.