Document Builder – Übersicht Dokumente mit Zeilendaten generieren

Gilt für

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Lizenzierte Benutzer können den Document Builder verwenden. Eigentümer, Administratoren und Bearbeiter können generierte Dokumente an Zeilen im Blatt anhängen. Alle Benutzer mit Zugriff auf das Blatt können Dokumente generieren und die Dokumente auf ihr Gerät herunterladen.

 

 

Um Dokumente mithilfe von Zeilendaten zu erstellen, bereiten Sie Ihr Blatt vor, erstellen Sie eine ausfüllbare PDF und ordnen Sie dann Zeilen in Ihrem Blatt der ausfüllbaren PDF zu.  Nachdem Sie Ihre Zuordnung erstellt haben, können Sie sie immer dann verwenden, wenn Sie benutzerdefinierte Dokumente generieren möchten. 

Erfahren Sie, wie Sie eine Zuordnung erstellen

Sie können mithilfe von Filtern Zeilen finden, die bereit für die Dokumenterstellung sind. Siehe Filter zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten erstellen für weitere Informationen.

So generieren Sie Dokumente:

  1. Wählen Sie die Zeilen aus, mit denen Sie Dokumente generieren möchten. Jede Zeile stellt ein einzelnes Dokument dar.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Zeile und wählen Sie dann Dokumente erstellen .... Der Document Builder wird auf derselben Browser-Registerkarte geöffnet. Gespeicherte Zuordnungen werden rechts angezeigt. 
  3. Ziehen Sie Ihre Spalte Dateiname auf das Feld Name des Ausgabedokuments oben im Bildschirm.  Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erben Ihre Dokumente den Namen der PDF-Vorlage und es wird schwierig, sie zu unterscheiden. Erfahren Sie, wie Sie für Ihre Document Builder-Dokumente benutzerdefinierte Dateinamen generieren.
  4. Wählen Sie für eine beliebige gespeicherte Zuordnung die Dropdown-Liste „Generieren“ aus.
    Wenn Sie Ihre Dokumente ausgehend von einem Blatt generieren, können Sie entweder den Download oder das Anhängen an Zeilen auswählen. Wenn Sie einen Bericht generieren, wählen Sie den Download. 
  5. Prüfen Sie Ihre Dokumente, um sicherzustellen, dass die Daten wie erwartet angezeigt werden. Möglicherweise müssen Sie die Zuordnung bearbeiten, wenn die Daten nicht richtig eingefüllt werden. Wählen Sie das Stiftsymbol neben der Zuordnung aus, um sie wie erforderlich zu prüfen und zu bearbeiten.

Weitere Informationen

Berücksichtigen Sie Folgendes beim Erstellen von Dokumenten:

  • Sie haben nicht alle gewünschten Zeilen erhalten? Wählen Sie links oben im Builder-Fenster „Zurück zum Blatt“ aus und führen Sie dann den Document Builder-Prozess aus. 
  • Wenn Sie ein neues Dokument für eine Zeile mit derselben Zuordnung generieren, die Sie auch zuvor verwendet haben, wird das neue Dokument als neue Version der bestehenden Anlage hochgeladen. Weitere Informationen zu Anlagenversionen finden Sie unter Dateianlagen langfristig aktualisieren.
  • Der Name der generierten PDF-Datei übernimmt den Namen des hochgeladenen Dokuments, nicht den Namen der Zuordnung. Sie können einen eindeutigen Dateinamen für jedes Dokument erstellen
  • Sie können Bilder in Zellen zu Bildfeldern in einer PDF zuordnen, sollten dabei jedoch sicherstellen, dass das Feld in der PDF ein Bildfeld ist. Anderenfalls erhalten Sie den Bild-Dateinamen, wenn Sie das Dokument generieren. 
  • Sie können jeweils nur Dokumente für bis zu 100 Zeilen generieren.
  • Wenn Ihr Dokument mehrere Felder aufweist, die dieselben Daten nutzen, verknüpfen Sie die Felder in der PDF und ordnen Sie die erste Instanz zu. Die verbleibenden Felder werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie das Dokument generieren. 
  • Wenn möglich, schränken Sie die Datentypen in Ihrer PDF nicht ein. Textfelder ermöglichen es Personen beispielsweise, Daten in jedem beliebigen Format einzugeben. Wenn Sie das Feld beschränken und jemand seine Daten im falschen Format eingibt, werden die Daten nicht zwischen der PDF und Smartsheet synchronisiert.