Document Builder: Sheetspalten zu einer ausfüllbaren PDF-Datei zuordnen

Voraussetzungen:

1. Bereiten Sie Ihr Sheet vor.
2. Erstellen Sie eine ausfüllbare PDF. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Vorlage für eine ausfüllbare PDF zu erstellen. Hier wird beispielsweise beschrieben, wie Sie eine ausfüllbare PDF in Adobe Acrobat erstellen. Sie können aber auch andere Tools verwenden. 

Informationen zum Erstellen einer Zuordnung und zum Versenden von Dokumenten, die mit DocuSign unterzeichnet werden sollen, finden Sie unter DocuSign-Zuordnung oder -Konfiguration erstellen und bearbeiten.

Zuordnung erstellen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeile mit Daten in Ihrem Sheet, um das Zeilenmenü zu öffnen, und wählen Sie Dokumente erstellen aus. Document Builder wird geöffnet. Die Spalten in Ihrem Sheet werden links in Document Builder als Felder angezeigt.
    
2. Zum Hochladen der ausfüllbaren PDF wählen Sie das PDF-Symbol aus (oder verwenden Sie die Drag-and-drop-Funktion zum Hochladen von PDFs). Die PDF wird rechts in Document Builder angezeigt.
    

3. Ziehen Sie die Spaltentitel des Sheets links in die DocuSign-Felder rechts.
    

   Geben Sie in ein beliebiges ausfüllbares Feld einen statischen Wert ein. Der eingegebene Wert wird für alle erstellten Dokumente in dem Feld angezeigt.

   
    

4. Wenn Sie alle Felder zugeordnet haben, geben Sie der Zuordnung einen Namen und wählen Sie Speichern oder Generieren aus.

Jetzt können Sie Dokumente anhand Ihrer Zeilendaten generieren. Sie können die Dokumente als ZIP-Datei auf Ihr Gerät herunterladen oder die einzelnen Dokumente an die damit verknüpfte Zeile im Sheet anhängen. 

Tipps für die Arbeit mit Spaltenzuordnungen

• Inhaber*innen und Admins können Zuordnungen erstellen und alle Zuordnungen im Sheet bearbeiten, auch wenn diese von anderen erstellt wurden. Bearbeiter*innen können Zuordnungen erstellen und ihre eigenen Zuordnungen bearbeiten. Betrachter*innen können die Zuordnungen sehen und herunterladbare Dokumente erstellen, aber sie können keine Dokumente an Zeilen anhängen.
• Um Änderungen an Ihrer Zuordnung zu verwerfen, aktualisieren Sie die Seite oder klicken Sie in Ihrem Browser auf die Zurück-Taste.
• Stellen Sie sicher, dass die Felder in Ihrer Vorlage leer sind. Ausfüllbare Felder oder Werte in der PDF-Vorlage werden beim Erstellen der Zuordnung mit neuen Werten überschrieben. 
• Bei der intelligenten Neuzuordnung werden vorhandene Dokumentenzuordnungen wiederverwendet. Wenn Sie eine Änderung an einer bestehenden Dokumentvorlage vornehmen und die Dokumentenerstellungsfunktion verwenden, um die Zuordnung zu bearbeiten, werden zuvor zugeordnete Felder erkannt. Sie müssen nur neue oder geänderte Felder zuordnen.
• Standardmäßig werden Zuordnungen nach dem Dateinamen der ausfüllbaren PDF benannt, die in der Zuordnung verwendet wird. Um den Namen einer Zuordnung zu ändern, wählen Sie das Stiftsymbol aus. Dadurch wird der Zuordnungseditor geöffnet. Geben Sie nun oben auf der Seite in das Feld für den Namen des Ausgabedokuments den gewünschten Namen ein. 
• Erstellen Sie eine Dateinamenspalte. Wenn Sie Ihre Zuordnung erstellen, verwenden Sie diese Spalte zum Benennen Ihrer Dokumente. Sie können Formeln verwenden, um benutzerdefinierte Dateinamen zu generieren, die z. B. einen Nachnamen und eine Kontonummer kombinieren.