Document Builder: Blattspalten zu einer ausfüllbaren PDF-Datei zuordnen

Gilt für

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

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Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Der Eigentümer und Administratoren können alle Zuordnungen in dem Blatt bearbeiten, einschließlich aller von anderen erstellten Zuordnungen. Eigentümer, Bearbeiter und Administratoren können Zuordnungen erstellen und ihre eigenen Zuordnungen bearbeiten. Betrachter können die Zuordnungen sehen und Dokumente zum Download erstellen, aber sie können keine Dokumente an Zeilen anhängen.

 

 

Der Document Builder erstellt Dokumente mithilfe von Daten aus Smartsheet und einer ausfüllbaren PDF. Erstellen Sie die ausfüllbare PDF und verwenden Sie dann Document Builder, um Spalten in Smartsheet Feldern in der PDF zuzuordnen. 

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie eine ausfüllbare PDF-Vorlage erstellen können. Hier ist beispielsweise Eine ausfüllbare PDF in Adobe  Acrobat erstellen, aber Sie können jedes beliebige Tool nutzen, das für Sie funktioniert. 

Um eine Zuordnung zu erstellen und Dokumente zur Signatur aus DocuSign zu versenden, lesen Sie nach unter Eine DocuSign-Zuordnung oder -Konfiguration erstellen und bearbeiten.

Zuordnung erstellen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeile mit Daten in Ihrem Blatt, um das Zeilenmenü zu öffnen, und wählen Sie Dokumente erstellen. Der Document Builder wird geöffnet. Die Spalten in Ihrem Blatt werden links im Document Builder als Felder angezeigt.
     
  2. Laden Sie Ihre ausfüllbare PDF-Datei hoch, indem Sie das PDF-Symbol auswählen (oder verwenden Sie die PDF-Funktion zum Hochladen mit Ziehen-und-Ablegen). Die PDF-Datei wird rechts im Document Builder angezeigt.
     
  3. Ziehen Sie die Blattspaltentitel aus dem linken Bereich auf die DocuSign-Felder rechts und legen Sie sie dort ab.
    Geben Sie in ein beliebiges ausfüllbares Feld einen statischen Wert ein. Der eingegebene Wert wird für alle erstellten Dokumente in dem Feld angezeigt.
     
  4. Wenn Sie mit der Zuordnung Ihrer Felder fertig sind, benennen Sie Ihre Zuordnung und wählen Sie Speichern oder Erstellen.

Sie können jetzt Dokumente anhand Ihrer Zeilendaten erstellen. Sie können die Dokumente in einer ZIP-Datei auf Ihr Gerät herunterladen oder die einzelnen Dokumente an die verknüpfte Zeile im Blatt anhängen. 

Siehe Dokumenterstellung: Dokumente mit Zeilendaten erstellen für weitere Informationen zum Erstellen von Dokumenten mit Ihren Zuordnungen.

Tipps zur Arbeit mit Spaltenzuordnungen

  • Um Änderungen an Ihrer Zuordnung zu verwerfen, aktualisieren Sie die Seite oder drücken Sie auf die Zurück-Schaltfläche in Ihrem Browser.
  • Stellen Sie sicher, dass die Felder in Ihrer Vorlage leer sind. Sämtliche ausfüllbaren Felder oder Werte in der PDF-Vorlage werden mit neuen Werten überschrieben, wenn Sie Ihre Zuordnung erstellen. 
  • Bei der intelligenten Neuzuordnung werden vorhandene Dokumentenzuordnungen wiederverwendet. Wenn Sie eine Änderung an einer bestehenden Dokumentvorlage vornehmen und die Funktion zur Dokumentenerstellung verwenden, um die Zuordnung zu bearbeiten, werden zuvor zugeordnete Felder erkannt. Sie brauchen nur neue oder geänderte Felder zuzuordnen.
  • Standardmäßig werden Zuordnungen nach dem Dateinamen der ausfüllbaren PDF-Datei benannt, die für die Zuordnung verwendet wurde. Um den Namen einer Zuordnung zu ändern, wählen Sie das Stiftsymbol aus, um den Zuordnungs-Editor zu öffnen, und geben Sie den gewünschten Namen in das Feld für den Namen des Ausgabedokuments oben auf der Seite ein. 
  • Erstellen Sie eine Dateinamenspalte, die Sie beim Erstellen Ihrer Zuordnung zum Benennen Ihrer Dokumente verwenden. Sie können mithilfe von Formeln benutzerdefinierte Dateinamen erstellen, die beispielsweise den Nachnamen mit einer Kontonummer kombinieren.