Document Builder: Spalten zu Ihrer ausfüllbaren PDF-Datei zuordnen

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Der Eigentümer und Administratoren können alle Zuordnungen in dem Blatt bearbeiten, einschließlich aller von anderen erstellten Zuordnungen. Eigentümer, Bearbeiter und Administratoren können Zuordnungen erstellen und ihre eigenen Zuordnungen bearbeiten. Betrachter können die Zuordnungen sehen und Dokumente zum Download erstellen, aber sie können keine Dokumente an Zeilen anhängen.

Plantypen Business-, Enterprise- und Premier-Pläne

 

Zuordnung erstellen

Um Dokumente erstellen zu können, müssen Sie zunächst eine ausfüllbare PDF-Datei hochladen und Ihre Blattspalten den ausfüllbaren Feldern zuordnen, um eine Zuordnung zu erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeile mit Daten in Ihrem Blatt, um das Zeilenmenü zu öffnen, und wählen Sie Dokumente erstellen.

    Der Document Builder wird geöffnet. Die Spalten in Ihrem Blatt werden links im Document Builder als Felder angezeigt.
     
  2. Laden Sie Ihre ausfüllbare PDF-Datei hoch, indem Sie das PDF-Symbol auswählen (oder verwenden Sie die PDF-Funktion zum Hochladen mit Ziehen-und-Ablegen).

    Die PDF-Datei wird rechts im Document Builder angezeigt.
     
  3. Ziehen Sie die Smartsheet-Felder von der linken Seite in die verknüpften Felder der ausfüllbaren PDF-Datei rechts, um die Felder zuzuordnen.

    TIPP: Geben Sie in ein beliebiges ausfüllbares Feld einen statischen Wert ein. Der eingegebene Wert wird für alle erstellten Dokumente in dem Feld angezeigt.
     
  4. Sobald alle Felder zugeordnet sind, benennen Sie Ihre Zuordnung und wählen Sie Speichern oder Erstellen.

Nun, da Sie Ihre Zuordnung erstellt haben, können Sie Dokumente mithilfe Ihrer Zeilendaten erstellen. Dadurch können Sie die Dokumente in einer ZIP-Datei auf Ihr Gerät herunterladen oder die einzelnen Dokumente an die damit verknüpfte Zeile im Blatt anhängen. Siehe Dokumenterstellung: Dokumente mit Ihren Zeilendaten erstellen für weitere Informationen zum Erstellen von Dokumenten mit Ihren Zuordnungen.

Weitere Informationen

Berücksichtigen Sie Folgendes beim Erstellen von Zuordnungen

  • Sie müssen eine PDF-Datei mit ausfüllbaren Feldern verwenden, um eine Zuordnung zu erstellen. 
  • Wenn Sie eine Zuordnung bearbeiten und entscheiden, Ihre Änderungen zu verwerfen, können Sie die Seite aktualisieren oder hierfür die Zurück-Taste in Ihrem Browser verwenden.
  • Standardmäßig werden Zuordnungen nach dem Dateinamen der ausfüllbaren PDF-Datei benannt, die Sie hochgeladen haben. Um den Namen einer Zuordnung zu ändern, wählen Sie das Stiftsymbol aus, um den Zuordnungs-Editor zu öffnen, und geben Sie den gewünschten Namen in das Feld „Name“ oben auf der Seite ein.