Document Builder: Sheetspalten zu einer ausfüllbaren PDF-Datei zuordnen

Document Builder generiert Dokumente anhand von Daten aus Smartsheet und einer ausfüllbaren PDF-Datei.

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Berechtigungen:

  • Inhaber
  • Admin
  • Bearbeiter

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Voraussetzungen:

  1. Bereiten Sie Ihr Sheet vor.
  2. Erstellen Sie eine ausfüllbare PDF-Datei. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine ausfüllbare PDF-Vorlage zu erstellen. Hier wird beispielsweise beschrieben, wie Sie eine ausfüllbare PDF-Datei in Adobe Acrobat erstellen. Sie können aber auch andere Tools verwenden. 

Informationen zum Erstellen einer Zuordnung und zum Versenden von Dokumenten, die mit DocuSign unterzeichnet werden sollen, finden Sie unter „DocuSign-Zuordnung oder -Konfiguration erstellen und bearbeiten“.

Zuordnung erstellen

  1. Wählen Sie das Dreipunkt-Menü in einer beliebigen Zeile, die Daten enthält, und dann Dokumente erstellen aus.

In der Tabellenansicht können Sie auch über die Symbolleiste auf Document Builder zugreifen, indem Sie Weitere Tools > Dokumente generieren auswählen.

Document Builder wird geöffnet.

  1. Wählen Sie Create Mapping (Zuordnung erstellen) aus.
  2. Laden Sie Ihre ausfüllbare PDF-Datei hoch, indem Sie das PDF-Symbol auswählen (oder die Option zum Hochladen der PDF-Datei per Drag-and-Drop verwenden).

Die PDF-Datei wird rechts in Document Builder angezeigt. Die Spalten in Ihrem Sheet werden links in Document Builder als Felder angezeigt.

  1. Ziehen Sie die Spaltentitel des Sheets links in die DocuSign-Felder rechts.
     

    Geben Sie in ein beliebiges ausfüllbares Feld einen statischen Wert ein. Der eingegebene Wert wird im Feld für alle generierten Dokumente angezeigt.
     

  2. Wenn Sie alle Felder zugeordnet haben, geben Sie der Zuordnung einen Namen und wählen Sie Speichern oder Erstellen aus

Jetzt können Sie Dokumente anhand Ihrer Zeilendaten generieren. Sie können die Dokumente als ZIP-Datei auf Ihr Gerät herunterladen oder die einzelnen Dokumente an die damit verknüpfte Zeile im Sheet anhängen. 

Tipps für die Spaltenzuordnung

  • Inhaber*innen und Admins können Zuordnungen erstellen und alle Zuordnungen im Sheet bearbeiten, auch wenn diese von anderen erstellt wurden. Bearbeiter*innen können Zuordnungen erstellen und ihre eigenen Zuordnungen bearbeiten. Betrachter*innen können die Zuordnungen sehen und erstellte Dokumente herunterladen, können aber keine Dokumente an Zeilen anhängen.
  • Um Änderungen an Ihrer Zuordnung zu verwerfen, aktualisieren Sie die Seite oder klicken Sie in Ihrem Browser auf die Zurück-Schaltfläche.
  • Stellen Sie sicher, dass die Felder in Ihrer Vorlage leer sind. Ausfüllbare Felder oder Werte in der PDF-Vorlage werden beim Erstellen der Zuordnung mit neuen Werten überschrieben. 
  • Bei der intelligenten Neuzuordnung werden vorhandene Dokumentenzuordnungen wiederverwendet. Wenn Sie eine Änderung an einer bestehenden Dokumentvorlage vornehmen und die Dokumentenerstellungsfunktion verwenden, um die Zuordnung zu bearbeiten, werden zuvor zugeordnete Felder erkannt. Sie müssen nur neue oder geänderte Felder zuordnen.
  • Standardmäßig werden Zuordnungen nach dem Dateinamen der ausfüllbaren PDF benannt, die in der Zuordnung verwendet wird. Um den Namen einer Zuordnung zu ändern, wählen Sie das Stiftsymbol aus. Dadurch wird der Zuordnungseditor geöffnet. Geben Sie nun oben auf der Seite in das Feld für den Namen des Ausgabedokuments den gewünschten Namen ein. 
  • Erstellen Sie eine Spalte für den Dateinamen. Wenn Sie Ihre Zuordnung erstellen, verwenden Sie diese Spalte, um Ihre Dokumente zu benennen. Sie können Formeln verwenden, um benutzerdefinierte Dateinamen zu generieren, die z. B. einen Nachnamen und eine Kontonummer kombinieren.