Eine DocuSign-Zuordnung oder -Konfiguration erstellen und bearbeiten

Gilt für

Smartsheet
Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Der Inhaber und Administratoren können DocuSign-Zuordnungen für das Blatt erstellen und bearbeiten, nachdem sie sich bei ihrem DocuSign-Konto angemeldet haben. Bearbeiter können Dokumente zur Signatur senden.
 

Mithilfe der DocuSign-Integration im Document Builder können Sie schnell Dokumente zur Unterzeichnung generieren und senden.

Mit dieser Funktion können Sie eine DocuSign-Vorlage zu Ihrem Blatt zuordnen und dann die Zuordnung verwenden, um angepasste Dokumente zu erstellen und zur Unterzeichnung an bestimmte Empfänger zu senden.

Um eine DocuSign-Zuordnung zu erstellen, müssen Sie den Document Builder öffnen. 

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile, um das Zeilenmenü zu öffnen, und wählen Sie Dokumente generieren.
  2. Wählen Sie im Document Builder Erstellen, um den Assistenten zur Erstellung von Zuordnungen zu öffnen. 
  3. Wählen Sie im Assistenten Dokumente mit DocuSign zur Unterzeichnung senden und wählen Sie Weiter.
  4. Wenn Sie noch nicht bei DocuSign angemeldet sind, wählen Sie Anmelden und authentifizieren Sie sich mit Ihrem DocuSign-Konto. Wählen Sie anschließend Weiter.
  5. Wählen Sie eine für die Zuordnung zu verwendende DocuSign-Vorlage aus. Weitere Informationen zu DocuSign-Vorlagen finden Sie unter https://support.docusign.com/guides/ndse-user-guide-working-with-templates.
  6. Als nächstes wählen Sie die Spalten aus, die die Namen und E-Mail-Adressen für jede Empfängerrolle in der Vorlage enthalten. Sie können zwei Felder „Text/Zahl“ oder eine Kontaktspalte verwenden, die bereits einen Namen und eine E-Mail-Adresse für diesen Schritt enthält.
  7. Optional können Sie die Statusnachverfolgung in Ihrem Blatt aktivieren und einen Namen für die Nachverfolgungsspalte eingeben. Smartsheet fügt die Spalte automatisch Ihrem Blatt hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Den Status von DocuSign-Signaturanforderungen nachverfolgen.
  8. Prüfen Sie Ihre Konfiguration, um sicherzustellen, dass alles bereit ist. Bedenken Sie, dass Sie nach dem Speichern der Zuordnung zum Assistenten zurückkehren und die Rollenzuweisungen bearbeiten oder die Nachverfolgung aktivieren können. Sie können jedoch nicht Ihre Vorlagenauswahl ändern oder die Nachverfolgung deaktivieren.
  9. Wählen Sie Fertig, um die Konfiguration für die DocuSign-Zuordnung abzuschließen.
  10. Wenn Sie automatisch Felder in der Vorlage mit Smartsheet-Daten ausfüllen möchten, ziehen Sie Spalten aus dem Blatt und legen Sie sie links neben den DocuSign-Feldern rechts ab.
  11. Wählen Sie oben rechts Speichern, um die Zuordnung zu speichern.

Um eine Zuordnung im Document Builder zu bearbeiten, halten Sie den Mauszeiger über eine Zuordnung und klicken Sie auf das Symbol zum Bearbeiten. Dadurch wird der Zuordnungsbildschirm zum Ziehen und Ablegen erneut geöffnet, in dem Sie Spalten hinzufügen, entfernen und ändern können, die der DocuSign-Vorlage zugeordnet wurden.

Sie können auch die DocuSign-Rollenzuweisungen bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche Einstellungen im Zuordnungsbildschirm klicken. Nehmen Sie sämtliche erforderlichen Änderungen vor und wählen Sie Fertig, um zum Zuordnungsbildschirm zurückzukehren. Klicken Sie auf Speichern, um die Zuordnung zu speichern.

Sämtliche Benutzer mit Administrator- oder Inhaberrechten für das Blatt können DocuSign-Zuordnungen für das Blatt erstellen und bearbeiten, nachdem Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto angemeldet haben. Personen mit Bearbeiterberechtigungen für das Blatt können auch Dokumente zur Unterzeichnung senden. Betrachter können KEINE DocuSign-Zuordnungen erstellen oder bearbeiten oder Dokumente zur Unterzeichnung senden.

Das DocuSign-Konto, das Sie in der Integration verwenden, muss über folgende Berechtigungen verfügen: Benutzern das Senden vom Umschlägen erlauben und mindestens Vorlagenberechtigungen der Stufe Erstellen. Für weitere Informationen zu DocuSign-Berechtigungen lesen Sie den Artikel: https://support.docusign.com/guides/ndse-admin-guide-permission-sets

TIPPS:

  • Wenn Sie Daten automatisch zur Vorlage hinzufügen lassen möchten, ziehen Sie einfach die Smartsheet-Spalten links in die Vorlagenfelder rechts.
  • Machen Sie sich keine Gedanken über das Ziehen von Feldern auf die Signaturfelder – diese werden separat im Abschnitt „Rollen zuweisen“ im Zuordnungsassistenten konfiguriert.
  • Um mehr Seiten anzuzeigen, scrollen Sie nach unten und navigieren Sie mit den Schaltflächen Weiter und Zurück.

Troubleshooting

Fields sync when the document is complete.

Avoid mapping a sync column to multiple fields.  If you must map a sync column to multiple fields, link those fields in the DocuSign template editor. 

Sync is rejected.

Avoid syncing columns that accept specific values, for example, columns with restrict to these values enabled. If the synced value does not conform to the restrictions, the entire sync will be rejected.