Dokumente erstellen und zur Signatur mit DocuSign versenden

Gilt für

Smartsheet
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Inhaber und Administratoren können DocuSign-Zuordnungen für das Blatt erstellen und bearbeiten, nachdem sie sich bei ihrem DocuSign-Konto angemeldet haben. Bearbeiter können Dokumente zur Signatur senden. Betrachter können keine Zuordnungen erstellen oder bearbeiten und keine Dokumente zum Unterzeichnen senden. 
 

In DocuSign müssen Sie in der Lage sein, Benutzern das Senden von Umschlägen zu erlauben und Vorlagen zu erstellen. Weitere Informationen zu DocuSign-Berechtigungen finden Sie hier.

 

Mit der DocuSign-Integration können Sie eine DocuSign-Vorlage zu Ihrem Blatt zuordnen und dann die Zuordnung verwenden, um angepasste Dokumente zu erstellen und zur Unterzeichnung an bestimmte Empfänger zu senden. Sie können auch Daten zwischen DocuSign und Smartsheet synchronisieren und den Status Ihrer Dokumente verfolgen.

So erstellen Sie eine DocuSign Zuordnung: 

  • Sie benötigen Zugriff auf ein DocuSign-Konto.
  • Sie benötigen eine ausfüllbare PDF-Vorlage. 
  • Sie müssen eine DocuSign-Vorlage mithilfe der ausfüllbaren Vorlage erstellt haben und Rollen für Ihre Benutzer zugewiesen haben. 

Ihrem Blatt DocuSign-Vorlagen zuordnen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile(n), mit denen Sie arbeiten möchten, und wählen Sie dann Dokumente generieren > Dokumentenzuordnung erstellen
  2. Wählen Sie Elektronisch unterzeichnen. Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei DocuSign anzumelden.
  3. Wählen Sie eine für die Zuordnung zu verwendende DocuSign-Vorlage aus. Weitere Informationen zu DocuSign-Vorlagen.
  4. Wählen Sie die Spalten aus, die DocuSign-Rollen zugeordnet werden sollen. Sie benötigen den Namen und die E-Mail-Adresse jeder Person, die das Dokument unterzeichnen soll. Sie können entweder zwei Felder „Text/Zahl“ oder eine Kontaktspalte verwenden, die bereits einen Namen und eine E-Mail-Adresse enthält.

  1. Optional: Aktivieren Sie die Statusnachverfolgung in Ihrem Blatt und geben Sie einen Namen für die Nachverfolgungsspalte ein. Smartsheet fügt die Nachverfolgungsspalte zu Ihrem Blatt hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Den Status von DocuSign-Signaturanforderungen nachverfolgen.
  2. Optional: Aktivieren Sie die Datensynchronisierung und wählen Sie dann die Spalten aus, die Sie synchronisieren möchten. Wenn Ihre Empfänger für die elektronische Unterzeichnung die passenden DocuSign-Felder aktualisieren, werden Ihre Smartsheet-Spalten aktualisiert. 
  3. Überprüfen Sie Ihre Konfiguration. Halten Sie den Mauszeiger über einen Schritt, um auf die Schaltfläche Bearbeiten zuzugreifen und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Sie können zum Assistenten zurückkehren, um die Rollenzuweisungen zu bearbeiten und die Nachverfolgung zu aktivieren, aber Sie können Ihre Vorlage nicht ändern oder die Nachverfolgung deaktivieren.
  4. Wählen Sie Fertig. Der Zuordnungsbildschirm wird angezeigt.  
  5. Ziehen Sie die Spaltennamen aus dem linken Bereich auf die DocuSign-Felder rechts und legen Sie sie dort ab. Über die Unterschriftsfelder brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen. Sie haben sie bereits im Abschnitt „Rollen zuweisen“ konfiguriert.
    Um mehr Seiten anzuzeigen, scrollen Sie nach unten und navigieren Sie mit den Schaltflächen Weiter und Zurück.
  6. Wählen Sie oben im Bildschirm „Speichern“ aus. Sie können jetzt immer dann auf diese Zuordnung zugreifen, wenn Sie dieses eine Dokument generieren möchten. 

Das Dokument für die Weitergabe über DocuSign generieren

  1. Gehen Sie zu der zu verwendenden Zuordnung. 
  2. Wählen Sie rechts neben dem Zuordnungsnamen Generieren aus.
  3. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
    1. Wählen Sie Mit DocuSign senden aus. Dadurch werden die von Ihnen im Blatt ausgewählten Zeilen versendet, bevor Sie den Zuordnungsprozess gestartet haben.
    2. Wählen Sie Als Entwurf in DocuSign speichern. Dadurch werden Entwurfsdokumente in Ihrem DocuSign-Konto gespeichert. 

Den Status eines DocuSign-Dokuments einsehen

Wenn Sie Statusnachverfolgung aktivieren ausgewählt haben, als Sie Ihre Zuordnung erstellt haben, hat Ihr Blatt nun eine neue Spalte. Der Status jedes Dokuments wird mit einem Link zur DocuSign-Statusseite für dieses Element aktualisiert. 

Wenn das Dokument fertig ist, hängt Smartsheet das Dokument an die richtige Zeile in Ihrem Blatt an. 

Eine Zuordnung bearbeiten

  1. Halten Sie den Mauszeiger über die Zuordnung und wählen Sie Bearbeiten aus. 
  2. Im Drag-and-Drop-Zuordnungsbildschirm können Sie Spalten, die einer DocuSign-Vorlage zugeordnet sind, hinzufügen, entfernen oder bearbeiten.

DocuSign-Rollenzuweisungen bearbeiten

  1. Klicken Sie im Zuordnungsbildschirm auf Einstellungen.
  2. Nehmen Sie sämtliche Änderungen vor und wählen Sie Fertig, um zur Zuordnung zurückzukehren. 
  3. Wählen Sie Speichern.

Fortschritt per E-Mail nachverfolgen

Sie können Teammitglieder und andere Benutzer, die nicht unterzeichnen, in DocuSign-E-Mails auf CC setzen, damit sie den Fortschritt eines Dokuments nachverfolgen können.

Sie können auch benutzerdefinierte E-Mail-Betreffzeilen und -Text mithilfe zugeordneten Daten aus Smartsheet festlegen, wenn Sie ein Dokument zur elektronischen Signatur über die DocuSign-Integration versenden. Nutzen Sie Platzhalter (doppelte geschweifte Klammern), um auf die Smartsheet-Spaltennamen in Ihren E-Mails wie folgt zu verweisen:  

 {{Vorname}} {{Nachname}}