Aprovações do Resource Management

Ativar o fluxo de trabalho de aprovações

Administradores de recursos podem configurar aprovações de entradas de tempo e despesas para suas organizações. 

1. Defina quem aprova o tempo e/ou as despesas nas configurações de perfil da pessoa. 

2. Abra Account Settings (Configurações da conta) e, então, navegue até a seção Approvals Workflow (Fluxo de trabalho de aprovações).

Aqui você pode:

• Habilitar o fluxo de trabalho de aprovação para tempo e despesas

• Bloquear entradas após aprovação

  Você precisa ter essa configuração ativada para garantir que os usuários não possam adicionar tempo ou despesas adicionais para entradas aprovadas. Sem essa configuração habilitada, os usuários não podem editar nenhum tempo ou despesas aprovados, mas podem adicionar tempo ou despesas adicionais às entradas aprovadas.

• Permita que os proprietários do projeto aprovem o tempo e as despesas para os projetos que possuem.
  • Inclui automaticamente os proprietários do projeto como aprovadores para as pessoas atribuídas aos seus projetos.
  • Os proprietários do projeto só podem ver e aprovar o tempo ou as despesas de próprios projetos.
• Configurar notificações por e-mail para aprovações de tempo e despesas
  • Envia uma notificação por e-mail aos aprovadores quando o tempo ou as despesas são enviados.
  • Envia uma notificação e observações ao emissor quando houver aprovação ou rejeição de tempo ou despesas.

Esta configuração é separada das notificações de atividades.

• Permitir que o aprovador desbloqueie todas as entradas de tempo e despesas enviadas
  • Quando desativado, apenas os administradores de recursos podem desbloquear o tempo.

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Aprovações baseadas em projetos

Quando a configuração de proprietários do projeto Can approve for their projects (Pode aprovar para seus projetos) estiver habilitada, os proprietários do projeto só poderão aprovar as entradas de tempo e despesas registradas para seus projetos. 

A equipe, o departamento ou outros gerentes ainda podem ser aprovadores no perfil de uma pessoa para serem substitutos dos gerentes e aprovarem o tempo de licença médica. Os aprovadores existentes permanecem em vigor quando a opção Project owners can approve time (Proprietários do projeto podem aprovar o tempo) para seus projetos estiver ativada.

Como as aprovações auditam horas e valores incorridos

Ativar aprovações para entradas de tempo adiciona a horas aprovadas apenas a Account Settings > Incurred Hours and Amounts (Configurações da conta > Horas e valores incorridos). 

Quando você acompanha somente as horas aprovadas, o Resource Management limita os cálculos de horas do projeto apenas ao tempo aprovado e aplica um filtro de status de aprovação padrão aos relatórios. Apenas as horas aprovadas aparecem como incorridas por padrão. 

Alterar o filtro de status de aprovação permite filtrar relatórios sobre horas não aprovadas.

Como as aprovações afetam as despesas incorridas

Ativar aprovações para despesas adiciona despesas aprovadas apenas a Account Settings >  Incurred Expenses (Configurações da conta > Despesas incorridas). 

Quando você acompanha apenas despesas aprovadas, o Resource Management limita as despesas de projeto incorridas apenas às despesas aprovadas.

Aprovação em massa de tempo e despesas anteriores

1. Abra Account Settings (Configurações da conta).
   1. Se você estiver trabalhando no Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e selecione Account Settings (Configurações da conta).
   2. Se você estiver trabalhando no Resource Management de modo autônomo, selecione Settings >  Account Settings (Configurações > Configurações da conta).
2. Navegue para baixo até a seção Approval Workflow (Fluxo de trabalho de aprovação) e selecione Bulk Approve (Aprovação em massa).
3. Selecione Save and Continue (Salvar e continuar).
4. Na página de aprovação em massa, selecione as opções que deseja usar. Você pode aprovar todas as entradas de tempo, entradas de despesas ou as duas, inclusive uma data de sua escolha. Você também pode definir o bloqueio de todas as entradas de tempo ou despesas aprovadas, o que impede que os usuários adicionem entradas de despesas ou tempo adicionais. 
5. Selecione Approve all (Aprovar tudo).

Confira atentamente suas seleções. Não é possível desfazer a aprovação em massa.

Qualquer usuário licenciado ativo em sua conta de Gerenciamento de recursos pode enviar o tempo para aprovação. Os administradores de recursos também podem enviar o tempo em nome de outros, mas somente se forem usuários licenciados (o tempo não pode ser monitorado ou enviado para recursos gerenciados).

1. Na sua página Meu Trabalho, selecione a guia Tempo e Despesas.
2. No acompanhamento do tempo, insira as alterações conforme necessário e, em seguida, selecione Confirmar. 
3. Na parte inferior da planilha de horas, selecione Enviar para Aprovação.

As pessoas podem enviar horas a qualquer momento, mas é bom seguir uma agenda que funcione para sua organização (diariamente, semanalmente, quinzenalmente etc.).

Adicione um recurso como Membro da Equipe ao seu projeto antes de precisar aprovar o tempo. Um recurso que não é um Membro da Equipe pode enviar tempo contra um projeto, mas o Proprietário do Projeto não pode vê-lo.

Guia de aprovações para Membros da Equipe

Todos os usuários têm uma exibição Meu Tempo e Despesas na guia Aprovações. Você pode revisar todos os seus status de aprovado, pendente e tempo rejeitado ou entradas de despesas na guia de Aprovações em seu perfil pessoal.

Revisar tempo enviado

• Na guia Aprovações, selecione Meu Tempo e Despesas. 

A barra lateral esquerda tem filtros que você pode aplicar ao seu tempo e/ou despesas: 

• Período: use um intervalo de datas predefinido ou personalizado. 
• Tipo: Altere entre tempo e despesas (se sua organização aprovar ambos). 
• Status de Aprovação: Mostre o status aprovado, rejeitado ou pendente.

Reenviar tempo

Você pode reenviar uma planilha de horas a qualquer momento antes de ser aprovada. 

• Edite a entrada de tempo que deseja ajustar e, em seguida, selecione Reenviar para Aprovação.

1. Na sua página My Work (Meu trabalho), selecione Time & Expenses (Tempo e despesas) e, em seguida, Expenses (Despesas).

2. Selecione Add an Expense (Adicionar uma despesa). 
3. Insira os detalhes de cada despesa e selecione Add (Adicionar).
4. Depois de adicionar todas as despesas, selecione Submit for Approval (Enviar para aprovação).

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Revise as despesas enviadas

1. Selecione Approvals (Aprovações). 
2. Na barra lateral esquerda, selecione My Time & Expenses (Meu tempo e despesas). 
3. Use filtros para encontrar despesas:
   • Período: use um intervalo de datas predefinido ou personalizado. 
   • Tipo: alterne entre tempo e despesas (se sua organização monitorar ambos). 
   • Status de aprovação: mostre o status aprovado, rejeitado ou pendente.

Reenviar despesas

Você pode editar e reenviar um relatório de despesas antes da aprovação. Depois de editar a entrada de tempo, selecione Submit for Approval (Enviar para aprovação).

Filtros de aprovação em relatórios

Use filtros baseados em aprovação para visualizar entradas de tempo com base no aprovador associado ou no status de aprovação. Por exemplo, use um relatório de tempo e tarifas agrupado por membro da equipe e filtrado pelo status de aprovação para ver quaisquer horas não permitidas para cada membro da equipe em toda a organização.

• Aprovado por: administradores de recursos ou gerentes de projeto que aprovam o tempo terão seus nomes exibidos neste filtro para que você possa filtrar o tempo que pessoas específicas aprovaram.
• Status de aprovação: você pode filtrar quais entradas de tempo aparecem em seu relatório filtrando por status aprovado, pendente ou tempo não enviado.

Você também pode agrupar dados de relatório por status de aprovação e aprovadores.

1. Em Configurações da conta, role a tela até Fluxo de trabalho de aprovação e clique em Aprovar em massa. 
2. Selecione Salvar e continuar. 
3. Selecione os itens que deseja aprovar, ou seja, horas, despesas ou ambas. 
4. Selecione a data em que deseja bloquear e aprovar em massa todas as horas ou despesas. 
5. Confira atentamente as entradas, já que não é possível desfazer a aprovação em massa. Quando tiver certeza de que as configurações estão corretas, clique em Aprovar em massa. Essa ação bloqueia todas as entradas e sua equipe não poderá mais fazer alterações.

Aviso: a aprovação em massa não pode ser desfeita. 

Desbloquear tempo ou despesas enviadas

Certifique-se de ter habilitado aprovações para entradas de tempo. Se você não habilitar aprovações de entrada de tempo, não verá a guia Aprovações na página do perfil.

1. Abra sua página Meu Trabalho.
2. Acesse Aprovações > Exibição do aprovador. 
3. Na lista Status de Aprovação, selecione Aprovado. 
4. Opcional: na lista de períodos, selecione o cronograma do relatório de tempo que deseja desbloquear:
   • este ano
   • este trimestre
   • este mês
   • esta semana
   • trimestre passado
   • mês passado
   • semana passada
   • últimos 30 dias
   • intervalo de datas personalizado: escolha as datas de início e término para analisar um cronograma específico
5. Na lista Pessoas , selecione uma ou mais pessoas. Depois de selecionar uma pessoa, você pode ver o tempo dela na exibição do aprovador.
6. Vá para o relatório de tempo que deseja desbloquear e selecione Desbloquear.

Agora, a entrada que você desbloqueou está marcada como Aprovação Pendente. Uma vez que você terminar de editar a entrada, ela mostrará o botão Reenviar para aprovação.

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Permitir que um aprovador desbloqueie tempo e despesas enviadas

Se você é administrador e deseja permitir que um aprovador desbloqueie relatórios de tempo e despesas, siga estas etapas:

1. Abra Configurações da Conta.
   1. Se você estiver trabalhando no Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e selecione Account Settings (Configurações da conta).
   2. Se você estiver trabalhando no Resource Management de modo autônomo, selecione Settings > Account Settings (Configurações > Configurações da conta).
2. Na seção Fluxo de Trabalho de Aprovação, selecione Permitir que o aprovador desbloqueie tempo e despesas.

Ativar o fluxo de trabalho de aprovações

Administradores de recursos podem configurar aprovações de entradas de tempo e despesas para suas organizações. Em Account Settings (Configurações da conta), navegue até a seção Approvals Workflow (Fluxo de trabalho de aprovações).

• Se você estiver trabalhando no Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e selecione Account Settings (Configurações da conta).
• Se você estiver trabalhando no Resource Management de modo autônomo, selecione Settings > Account Settings (Configurações > Configurações da conta).

Aqui você pode:

• Habilitar o fluxo de trabalho de aprovação para tempo e despesas

• Bloquear entradas após aprovação

  Você precisa habilitar essa configuração para garantir que os usuários não possam adicionar tempos ou despesas adicionais após a aprovação das entradas. Sem habilitar essa configuração, os usuários não podem editar tempos ou despesas aprovadas, mas podem adicionar tempo ou despesas adicionais às entradas aprovadas.

• Permita que proprietários de projetos aprovem o tempo e as despesas dos projetos que possuem.
• Configurar notificações por e-mail para aprovações de tempo e despesas
• Permitir que o aprovador desbloqueie todas as entradas de tempo e despesas enviadas

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Exibição do aprovador

Defina quem aprova o tempo e as despesas nas configurações de perfil da pessoa.

Para acessar a exibição do aprovador:

1. Selecione My Work (Meu trabalho) (sua página de perfil).
2. Selecione a guia Approvals (Aprovações).
3. No painel esquerdo, selecione Approver View (Exibição do aprovador).

Se você for um aprovador, esta é sua exibição padrão. Os editores de projeto veem essa exibição por padrão quando os proprietários do projeto são aprovadores. 

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Aprovações como um proprietário de projeto

Você pode configurar o Resource Management para que os proprietários do projeto possam revisar e aprovar o tempo e as despesas dos projetos que possuem. Se você for proprietário de um projeto, verá as planilhas de horas relacionadas aos seus projetos, mas não verá o tempo inserido para projetos pertencentes a outras pessoas.

Você pode filtrar as planilhas de horas que vê pelas seguintes categorias:

• Período: exibir as planilhas de horas deste ano, deste trimestre, deste mês, desta semana, do ano passado etc. 
• Status de aprovação: exibir as planilhas de horas pelo status de aprovação atual
  • Rejeitadas: planilhas de horas que você não aprovou
  • Aprovadas: planilhas de horas que você aprovou
  • Aprovação pendente: planilhas de horas que os usuários enviaram para sua aprovação
  • Não enviadas: planilhas de horas que os usuários acessaram, mas não editaram o valor nem aceitaram o cronograma
  • [nenhum]: planilhas de horas de usuários que ainda não tomaram medidas no cronograma que você atribuiu a eles
• Aprovador: exibir as planilhas de horas atribuídas a você ou a outros aprovadores
• Proprietário do projeto: filtrar as planilhas de horas por seus proprietários de projeto
• Pessoas: exibir as planilhas de horas de usuários específicos
• Projeto: exibir as planilhas de horas associadas a um projeto específico
• Cliente: exibir as planilhas de horas de usuários atribuídos a um cliente específico
• Área: exibir as planilhas de horas pela natureza do trabalho dos usuários (por exemplo: RH, TI)
• Função: filtrar as planilhas de horas pela função dos usuários (por exemplo: gerente, redator)
• Etiquetas de pessoas: filtrar as planilhas de horas pelas etiquetas de pessoas dos usuários
• Nome da fase: exibir as planilhas de horas associadas a uma fase específica do projeto 
• Etiquetas de projeto: filtrar as planilhas de horas por sua categoria de projeto
• Tipo de licença: filtrar as planilhas de horas pelos tipos de licença dos usuários
• Habilidades: filtrar as planilhas de horas pelas habilidades das pessoas

A exibição do aprovador agrupa entradas de tempo em planilhas de horas semanais. Cada planilha de horas mostra as horas monitoradas para cada projeto, por pessoa, por semana.

Você pode ver o total de horas confirmadas e agendadas para cada projeto, juntamente com uma diferença calculada (positiva para mais do que o agendado, negativa para menos do que o agendado).

Os recursos que enviam tempo em relação a um projeto não ficam visíveis para o proprietário do projeto, a menos que sejam adicionados ao projeto como um membro da equipe com tempo enviado em relação ao projeto. 

Certifique-se de ter adicionado esse recurso como membro da equipe no seu projeto para poder aprovar o tempo.

Proprietários de projetos não podem exibir o tempo enviado por recursos atribuídos a outros projetos, a menos que: 

• Eles tenham permissões de editor de portfólio ou superior
• O proprietário do projeto é um aprovador de recursos
• Os recursos façam parte do projeto como membros da equipe e tenham enviado tempo em relação ao projeto. 

Certifique-se de ter adicionado esse recurso como membro da equipe no seu projeto para poder aprovar o tempo.

Exibir detalhes de tempo e despesas

Você pode exibir mais detalhes nas planilhas de horas que vê na exibição do aprovador. 

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Filtrar planilhas de tempo ou despesas 

Você pode aprovar o tempo para projetos específicos em vez de toda a planilha de tempo ou despesas. Para exibir entradas de tempo de um projeto ou conjunto específico de projetos e aprová-las:

1. No painel esquerdo, use os filtros de projeto ou de etiquetas do projeto.
   • Depois de configurar esses filtros, você verá apenas as planilhas de horas para os projetos ou categorias de projetos que selecionou. 
2. Na planilha de horas, selecione Approve & Lock (Aprovar e bloquear).

Isso não afeta as entradas de projetos que você não selecionou no filtro.

Para aprovar tempo ou despesas

Use notificações para alertar as pessoas quando as entradas de tempo ou despesas forem rejeitadas ou aprovadas.

Na parte inferior da planilha de horas, selecione Approve & Lock (Aprovar e bloquear) para aprovar a entrada de tempo ou despesa. 

Para garantir que os usuários não possam adicionar tempo ou despesas a entradas aprovadas, ative a configuração que bloqueia automaticamente as entradas de tempo e despesas após a aprovação. Você pode fazer isso na seção Approvals Workflow (Fluxo de trabalho de aprovações) das Account Settings (Configurações da conta). 

Para rejeitar a planilha de tempo ou despesas

1. Na área inferior esquerda da planilha de tempo ou despesas, digite uma nota na caixa de texto. 
   • Se você rejeitar a entrada de tempo sem deixar uma observação, o sistema solicitará que você deixe uma observação. 
2. Selecione Reject (Rejeitar). 

Depois de rejeitar a planilha de tempo ou despesas, ela é redefinida como Não enviada. O responsável pelo envio precisa ajustar a entrada de tempo ou despesas e reenviar para aprovação. 

Usar minhas exibições

Crie uma exibição salva ou várias exibições salvas para diferentes situações. 

Ao criar uma exibição salva, você pode acessá-la facilmente acessando My View (Minha exibição).

Para criar uma exibição salva 

1. Acesse a guia Approvals (Aprovações). 
2. No painel esquerdo, selecione Approver View (Exibição do aprovador). 
3. No painel esquerdo, ajuste o período desejado, o status de aprovação e outros filtros. 
4. Navegue para cima até My Views (Minhas exibições). 
5. Selecione + Save Current View (+ Salvar exibição atual).