Tempo e despesas do Resource Management

Somente usuários com uma licença do Resource Management podem monitorar ou inserir horas. Os recursos gerenciados não podem monitorar nem inserir tempo. 

O administrador de recursos define como você acompanha o tempo no Resource Management; existem as seguintes opções: 

• Acompanhamento de 1/2 dia: projetado para equipes com pouca variação nas atividades diárias. Acompanha o tempo em incrementos de 4 horas.
• Acompanhamento de horas + minutos: permite que as equipes confirmem as horas da semana ou modifiquem as horas para mostrar o tempo real trabalhado.
• Acompanhamento do tempo itemizado: captura mais detalhes. Acompanhe o tempo em relação às categorias e adicione notas às entradas.

O Resource Management sugere horários agendados, mas você deve registrar seu tempo real, mesmo quando essas horas diferem do plano. O acompanhamento do tempo é mais preciso para as estimativas futuras do projeto.

Acompanhamento de 1/2 dia e horas + minutos

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Para confirmar o tempo:

1. Acesse sua Página pessoal.
2. Verifique se as horas estão corretas. Insira todas as alterações necessárias.
3. Selecione Confirmar.

Você pode fazer alterações em uma entrada de tempo até que um editor de portfólio ou administrador de recursos bloqueie as horas.

• Para alterar as horas sugeridas, selecione a entrada de tempo e insira suas alterações.

Você pode ter entradas de tempo atribuídas a mais de um projeto diariamente. Quando você altera uma de suas atribuições, o Resource Management assume que as outras entradas de tempo sugeridas estão corretas. Você pode editar ou remover essas entradas de tempo separadamente.

• Para relatar o tempo de algo que não está na planilha de tempo, selecione Relatar hora para outra coisa, selecione o projeto apropriado e adicione as horas.

Acompanhamento de tempo itemizado

Você pode atribuir categorias e adicionar notas a cada entrada com o acompanhamento de tempo itemizado. As categorias e notas ajudam a equipe a entender como você aloca seu tempo. Pergunte ao administrador de recursos caso você não encontre as categorias de que precisa.

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Para inserir o tempo itemizado:

1. Selecione o ícone do sinal de adição (+) na barra de projeto. 
2. No menu suspenso, selecione uma categoria ou adicione uma nova.
3. Insira seu tempo para cada dia e adicione quaisquer notas. Ou então, na parte inferior da planilha de tempo, selecione as horas agendadas para confirmá-las. 
4. Selecione cada linha do projeto para mostrar ou ocultar as respectivas categorias. 

Adicione notas: 

Pressione a seta para baixo no teclado para ir ao campo de notas.

Mude para o modo claro para adicionar várias notas a uma categoria no mesmo dia. Se uma entrada de tempo tiver mais de uma linha de categoria associada, será solicitado que você mude para o modo claro. 

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Fundamentos de orçamentos

Na visualização semanal, passe o mouse sobre uma barra para ver em detalhes o mapa de horas confirmadas para as horas agendadas.

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Limpar ou restaurar sugestões

Selecione Limpar sugestões na parte superior da planilha de horas para limpar todas as horas sugeridas. Selecione Restaurar sugestões para restaurá-las. 

Excluir uma linha

Use o ícone de lixeira para remover linhas da planilha de tempo.

Se você acompanhar o tempo em 1/2 dia ou horas + minutos, a remoção de uma linha com o tempo sugerido limpará as sugestões para cada entrada de tempo nessa linha. Você não pode remover linhas de projetos ou frases aos quais foi atribuído(a).

Modificar o tempo bloqueado

Para desbloquear a planilha de horas, entre em contato com um administrador de recursos ou editor de portfólio para entender quando as entradas de tempo ficam bloqueadas.

Confirmar o tempo para outras pessoas

Os administradores de recursos e os editores de portfólio podem inserir e confirmar o tempo em nome de todos os usuários licenciados. As planilhas de tempo para recursos gerenciados são somente leitura, independentemente do nível de permissão.

Acompanhe suas atividades em um dia específico

1. Vá para sua planilha de horas. (Lembrete: Meu trabalho > Tempo e despesas > Controle de horas)

2. Selecione Day (Dia ) no canto superior direito de sua planilha de horas.

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Monitorar o tempo de várias categorias

Se sua conta usa o monitoramento de tempo por itens, a exibição do dia permite monitorar o tempo de várias categorias de um projeto.

1. Na exibição do dia, selecione o ícone + ao lado do tempo sugerido.
2. Selecione uma categoria de projeto ou tempo predefinida. Se sua conta não tiver categorias, selecione + Adicionar uma nova linha em branco para adicionar várias notas para o(s) projeto(s) do dia.

Você também pode selecionar Relatar tempo para outra coisa para contabilizar o tempo trabalhado fora do(s) projeto(s) atribuído(s).

Use o cronômetro

Se sua conta usa horas + minutos ou monitoramento de tempo por itens, você pode usar um cronômetro para registrar suas atividades diárias. Só é possível ter um timer em execução por vez.

Iniciar o cronômetro

1. Vá para a exibição do dia da planilha de horas.
2. Passe o mouse sobre a linha abaixo do projeto ou fase em que você deseja trabalhar e selecione Start Timer (Iniciar cronômetro). O ícone do botão giratório mostra que o cronômetro está ligado.

Você pode fechar ou minimizar a janela do navegador; o cronômetro continua funcionando. 

3. Quando terminar, adicione o tempo à sua planilha de horas ou feche o cronômetro sem adicionar o tempo.

Esqueceu de parar o cronômetro? 

• Se ainda estiver funcionando, feche-o e calcule quantas horas você trabalhou.
• Se você iniciou um novo cronômetro, o cronômetro original parou automaticamente e adicionou o tempo monitorado ao projeto associado.

As despesas são todos os custos do projeto que não são de mão de obra. Você pode monitorar as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis.

Adicionar despesas

1. Na navegação superior, selecione My Work (Meu trabalho).
2. Selecione Time & Expenses (Tempo e despesas) e, em seguida, selecione Expenses (Despesas).
3. Selecione Add an Expense (Adicionar uma despesa).
4. Preencha o formulário de despesas e selecione Adicionar.
5. Selecione Enviar para aprovação.

Usando o site para dispositivos móveis, você pode acompanhar seu tempo e definir seu status onde estiver 

Todos os usuários licenciados podem visualizar o Gerenciamento de recursos no site para dispositivos móveis.

Você pode registrar seu tempo em qualquer lugar, mas não pode enviá-lo para aprovação pelo aplicativo móvel.

Acesse o site em rm.smartsheet.com.

Monitorar o tempo

A planilha de horas mostra sugestões para hoje. Se você seguir as sugestões, toque em Confirmar na parte inferior da lista.

Toque nas horas de uma entrada para alterar as configurações.

Usar atalhos

A grade de atalho mostra uma série de entradas de tempo de toque único para que você não precise usar o teclado para inserir o tempo. A coluna à esquerda mostra horas inteiras. As outras colunas permitem que você insira frações adicionais de uma hora, por exemplo, 2,5 horas.

Inserir hora personalizada

Se a entrada desejada não estiver na lista de atalhos, toque em Personalizar e insira as horas e minutos exatos.

Acompanhamento de tempo não itemizado

Para acompanhar horas e minutos de cada projeto:

1. Toque em Relatar tempo para outra coisa.
2. Selecione projeto e/ou fase.
3. Insira o tempo pela grade de atalho.

Para excluir uma entrada, defina-a como 0 hora.

Acompanhamento de tempo itemizado

Se você usar o acompanhamento de tempo itemizado, selecione Categoria e Notas:

1. Toque em Relatar tempo para outra coisa.
2. Selecione projeto e/ou fase.
3. Clique em Categoria.
4. Insira o tempo pela grade de atalho.
5. Insira a opção notas ou toque em Concluído.

Toque em um nome de projeto para adicionar uma nova entrada itemizada; você será direcionado para a categoria desse projeto. 

Tarefas adicionais

• Para alterar categoria, notas ou excluir a entrada, toque no lado esquerdo da entrada.

• Para inserir o tempo de dias que não sejam hoje, role a lista de datas. 

• Altere seu status e projeto e insira notas na parte superior do aplicativo. 

Administradores de recursos, editores de portfólio e agendadores de pessoas podem monitorar o tempo de todos os usuários licenciados.

Como monitorar o tempo para outras pessoas

1. Na página da sua empresa, vá para o perfil da pessoa cujo tempo deseja acompanhar. Ou procure a pessoa usando a barra de pesquisa (parte superior direita). 
2. Na página do perfil, clique em Tempo e despesas > Monitoramento de tempo.
3. Insira suas alterações e clique em Enviar para aprovação. 

Se você for administrador de recursos ou gerente de projeto em sua conta e nada acontecer quando clicar na planilha de horas, a pessoa provavelmente não é usuário licenciado. Caso se trate de um recurso gerenciado, você não pode monitorar o tempo em nome dele.

Acesse Configurações da conta > Pessoas para ver uma lista de usuários licenciados e recursos gerenciados.

As entradas de tempo sugeridas ajudam a equipe a entender as expectativas de quanto tempo passarão em suas atribuições.

Algumas equipes acham que o plano é diferente das horas reais trabalhadas. Selecione Apagar sugestões para começar um registro a partir de um cartão de ponto em branco a cada semana.

Não é possível desativar as sugestões de tempo para todos os usuários da sua conta.

Crie uma fase não faturável para rastrear as horas não faturáveis.

Os administradores de recursos, editores de portfólio e editores de projeto podem criar horas não faturáveis.

1. Abra o projeto e selecione Project Settings (Configurações do projeto ) no canto superior direito.
2. À esquerda da página Editar informações do projeto, em Fases, selecione Adicionar fase.
3. No campo Phase Code (Código de fase ), digite "Non-billable" (Não faturável).
4. Em Taxas de cobrança, selecione Definir taxas de cobrança diferentes para essa fase.
5. Atualize a taxa de faturamento de todos para US$ 0.
6. Na parte inferior da tela, selecione Save (Salvar).

Você pode tornar o projeto inteiro não faturável. Aplique a taxa de cobrança de US$ 0 a todo o projeto. 

Para configurar um projeto interno para o planejamento de licenças:

1. Crie um projeto interno para representar o período de férias do ano, por exemplo, “Férias 2020”.
2. Defina as datas de início e término para o projeto ser realizado durante o ano (de 1º de janeiro a 31 de dezembro).
3. Crie uma fase para cada pessoa que englobe a duração do ano.
4. Nas configurações de projeto, defina um orçamento de tempo (em horas ou dias) por fase para representar o período de férias autorizado para cada pessoa em 2020.
5. Quando uma pessoa tirar férias, atribua-a à fase que corresponde ao nome dela neste projeto.

Agora, você pode criar um relatório de tempo, agrupado por nome da fase e, em seguida, por membro da equipe, para ver o período de férias restante para cada pessoa.

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