Explorar o cronograma com o Resource Management

Usar o cronograma

Na programação, você pode fazer essas coisas:

• Ver as atribuições do projeto
• Ver e atualizar o status do projeto
• Ver o cronograma por dia, semana ou mês
• Ajustar a alocação do projeto conforme necessário, observando se há subutilização ou sobrecarga de membros da equipe.
• Localizar membros da equipe, habilidades ou funções para novos projetos
• Atribuir pessoas a projetos.
• Classificar as pessoas por função ou disponibilidade
• Exiba o cronograma por Pessoas (membro da equipe, padrão) ou Projeto.
• Alterne entre as visualizações usando o menu de filtro no canto superior esquerdo do Schedule. 
• Aumente ou diminua o zoom por meio da visualização Dia, Semana ou Mês no canto superior esquerdo.
• Percorra a Agenda por mês, usando as teclas de seta do teclado.

Visualização de pessoas

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A visualização Pessoas mostra os membros da equipe na coluna da esquerda, com os projetos atribuídos aos membros da equipe na linha do tempo.

A disponibilidade é mostrada em um bloco cinza-claro. Se a pessoa estiver com o cronograma lotado, avisos vermelhos aparecerão no cronograma. As barras verticais em cinza indicam finais de semana e feriados. Use o Mapa de calor de alocação para identificar quem está com excesso de compromissos.

As atribuições aparecem em planilhas de horas para cada pessoa. Quando você altera uma atribuição na Agenda, as planilhas de horas relevantes refletem essa alteração.

Visualização de projetos

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Na visualização Projetos, os projetos aparecem na coluna da esquerda e a duração do projeto é exibida na linha do tempo.

Passe o mouse sobre o projeto para conferir rapidamente. Selecione o projeto e clique em Show Details (Mostrar detalhes ) ou Hide Details (Ocultar detalhes).

Exibição Capacidade

Na exibição Capacidade, o grupo selecionado (especialidade ou função) aparece na coluna à esquerda, com a capacidade do grupo e a utilização ao longo do cronograma mensal.

• As células azuis indicam que a equipe está no limite da capacidade ou pode assumir novos trabalhos. 
• As células vermelhas mostram grupos com excesso de utilização. 
  • O vermelho-claro indica que o grupo está com >100% e 150%. 
  • O vermelho-escuro indica que o grupo está com >150% de utilização. Clique em qualquer célula para abrir o mapa de calor de alocação e atualizar atribuições.

Saiba mais sobre a visualização de capacidade. 

Desfazer ou refazer uma ação

Desfazer ou refazer alterações feitas no cronograma durante uma sessão ativa do navegador. Você pode desfazer ou refazer até 100 alterações comuns de agendamento, como criar, remover ou modificar atribuições.

Atualizar a página, filtrar o conteúdo ou alternar entre as visualizações de Pessoas e Projetos limpa seu histórico de desfazer.

Não é possível desfazer as seguintes ações: 

• As atribuições sobrepostas são removidas.
• Dividir atribuição
• Repetir atribuição
• Alternar projeto ou fase
• Alterar tipo de projeto

Para desfazer ou refazer uma alteração no cronograma:

• Selecione Undo/Redo na barra da linha do tempo. Você pode selecionar Desfazer/Refazer para desfazer ou refazer várias ações.
• No teclado, selecione Ctrl + Z (PC) ou Command + Z (Mac) para desfazer, e Ctrl + Y (PC) ou Command + Y (Mac) para refazer.

O que há no cronograma? 

Todas as atribuições de projeto da sua organização são mostradas no cronograma.

O cronograma captura o plano de registro (como os projetos devem acontecer) e deverá ser modificado à medida que os planos do projeto mudarem (segundo a forma como realmente acontecem). O cronograma pode ser exibido em dias, semanas, meses ou você pode aumentar ou diminuir o zoom da exibição específica necessária.

As atribuições do projeto são codificadas por cores da seguinte forma:

• Azul: projetos confirmados
• Cinza: projetos provisórios
• Roxo: projetos internos
• Laranja: férias, licença médica ou outros eventos pessoais (personalizáveis nas Configurações da conta)

Use o cronograma para monitorar a disponibilidade ou o excesso de agendamentos e ajustar as alocações de indivíduos conforme necessário. Pesquise pessoas, habilidades ou funções para determinar quando iniciar novos projetos.

O cronograma e as páginas do projeto operam em conjunto. Quando você faz uma alteração em uma, a outra será atualizada em tempo real para refletir a alteração.

A disponibilidade, a superalocação e o mapa de calor de alocação só aparecem para os últimos 60 dias.

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Exibição de agenda

O cronograma inclui três exibições:

• Capacidade
• Pessoas
• Gráfico de Gantt de gerenciamento de projetos

Capacidade

Cada pessoa tem uma disponibilidade predeterminada, definida em uma meta de capacidade de 100%. A capacidade do cronograma aparece em barras cinza-claro (abaixo da capacidade) ou vermelhas (excesso de capacidade).

• Barras cinza-claro: mostram a disponibilidade e as horas necessárias para colocar o indivíduo na capacidade certa (100% pode significar qualquer coisa para a pessoa).
• Barras vermelhas: mostram a % de horas de sobrecarga da pessoa ou o recurso temporário.

Impacto das datas de início e término na capacidade

As pessoas não têm horas disponíveis antes do primeiro dia de trabalho e depois do último dia de trabalho. Por exemplo, se o “último dia de trabalho” de uma pessoa tiver sido aprovado (ou seja, 31 de dezembro de 2020), os projetos atribuídos a ela após essa data não aparecerão na planilha de horas nem no relatório de tempo e tarifas.

Se você remover o último dia de trabalho, a pessoa voltará a ficar disponível para atribuições recém-criadas ou atualizadas, mas essa alteração não se aplica automaticamente às atribuições existentes.

Para recuperar as atribuições existentes para a pessoa no cronograma, altere a alocação da atribuição de h/d, % ou total de horas para outro formato de alocação. Agora, as horas sugeridas serão exibidas na planilha de horas e no relatório de tempo + tarifas.

Exibição de Gantt

Para ver uma exibição no estilo Gantt de todos os cronogramas do projeto, vá para a exibição de projeto e use a função de zoom dinâmico (barra deslizante horizontal no lado superior esquerdo). Nesta exibição, os projetos são organizados em sequência por data de início e término. Projetos com datas de términos que ocorreram recentemente ficam na parte inferior da tela.

Comparação do tempo confirmado com o tempo agendado

A atribuição atualiza o fluxo do cronograma das planilhas de horas, contudo, o tempo confirmado (das planilhas de horas) não altera o cronograma. O objetivo é comparar o tempo real (das folhas de ponto) com o plano (do cronograma).

Como o cronograma é o plano geral, ele não é afetado por nenhuma atribuição ou hora que sua equipe monitora pontualmente (por exemplo, licença médica ou projetos adicionais não atribuídos originalmente à pessoa).

Quando você atribui trabalho ou altera atribuições, a página do projeto relevante e as páginas das pessoas refletem automaticamente as mudanças.

Alocar horas: fixa ou flexível

A alocação da atribuição pode ser uma porcentagem de tempo, horas por dia ou horas totais. Você pode usar horas fixas ou horas flexíveis.

Horas flexíveis

• Porcentagem: Atribui horas uniformemente em porcentagem de horas disponíveis (por exemplo, 30% do tempo do Joe está atribuído ao Projeto A)
• Horas por dia: Atribui um número exato de horas por dia, independentemente da disponibilidade da pessoa (por exemplo, 4 horas por dia do Joe estão atribuídas ao Projeto A)

Horas flexíveis permitem que você ajuste a atribuição quando alterar a duração do projeto. Por exemplo, alterar a atribuição de uma pessoa de 50% por 6 semanas para 10 semanas exige que ela trabalhe no projeto por mais tempo.

Horas fixas

• Total: Atribui um número fixo de horas distribuídas proporcionalmente à disponibilidade da pessoa ao longo da duração da atribuição (por exemplo, 20 horas do Joe estão atribuídas ao Projeto A)

As horas totais fixas mantêm o mesmo número de horas atribuídas, independentemente da duração da atribuição. Por exemplo, uma pessoa designada para trabalhar por 100 horas em um projeto por 3 semanas ainda terá 100 horas totais atribuídas se o projeto for prorrogado para 6 semanas.

Você pode alternar entre os tipos de alocação ou modificar o plano conforme necessário. Todas as edições do Cronograma atualizam automaticamente a página do projeto e sugerem entradas de tempo para a pessoa. 

Adicionar atribuições, membros da equipe ou fases

Criar uma atribuição na agenda das pessoas

1. Na navegação superior, selecione Cronograma.
2. Na barra lateral esquerda, selecione Pessoas.
3. Encontre a pessoa que você deseja atribuir a um projeto. Clique na linha dela no cronograma e, em seguida, selecione Nova Atribuição. 
4. Selecione o projeto ou o tipo de licença que deseja atribuir. 

O item aparece no cronograma. 

Criar uma atribuição na agenda do projeto

1. Na navegação superior, selecione Cronograma.
2. Na barra lateral esquerda, selecione Projetos.
3. Na visualização do projeto, clique na linha do projeto e, em seguida, selecione Adicionar Membro da Equipe. 
4. Selecione o membro da equipe que deseja atribuir ao projeto. 

O item aparece no cronograma. 

Ajustar detalhes da fase 

Você pode usar fases para personalizar seus projetos. 

• Deslize as extremidades da barra do projeto para ajustar as datas de início ou término. 
• Selecione uma fase para adicionar membros da equipe ou definir as datas de início e término.
• Selecione o membro da equipe para editar sua alocação (por exemplo, 20% ou 10 horas por dia ou 50 horas no total).

Você pode gerenciar as atribuições de trabalho no Cronograma. Quando você edita um exercício, a página Projetos e as entradas de tempo pré-preenchidas nas páginas pessoais são atualizadas automaticamente.

Editar uma tarefa

1. Selecione a barra de tarefas. 
2. Altere datas, atualize uma descrição ou faça outras alterações.

Repetir atribuições

Talvez seja necessário atribuir a mesma tarefa várias vezes. Quando você repete uma atribuição, o Gerenciamento de Recursos preserva o período de tempo e a alocação em todas as instâncias da série.

Repetir uma atribuição

1. Na programação, selecione a tarefa que você deseja repetir.
2. Selecione Repetir no menu pop-up. 
3. Insira a frequência com que você deseja repetir a tarefa (semanalmente, a cada duas semanas etc.) e o número de vezes.
4. Selecione Atualizar e, em seguida, selecione Confirmar.

Remover tarefas repetidas

1. Na agenda, selecione a tarefa que você deseja remover.
2. Selecione Cancelar atribuição no menu pop-up e, em seguida, selecione a opção apropriada:
   1. Somente esta tarefa 
   2. Esta e futuras tarefas 
   3. A série inteira 

Reatribuir trabalhos

1. Clique na atribuição e, em seguida, clique em Reatribuir.
2. Revise os recursos em sua organização que correspondam aos atributos da pessoa designada e selecione a pessoa, espaço reservado ou local para o qual você deseja reatribuir o trabalho.

Remova os filtros para ver mais recursos em sua organização.

Remover atribuições sobrepostas

Quando quiser alterar a atribuição de uma pessoa de vários projetos para um único projeto, você pode remover as atribuições sobrepostas. 

Você não pode desfazer essa alteração.

1. Selecione a tarefa que você deseja manter.
2. Em Alocação, selecione o valor (por exemplo, 8 h/d).
3. Selecione Remover atribuições sobrepostas.
4. Selecione Confirmar.

Se você remover atribuições de projeto sobrepostas, todas as horas alocadas das atribuições removidas voltarão ao orçamento do projeto.

Você também pode remover alguém das atribuições do projeto enquanto ele estiver de férias. Selecione as férias na etapa 1. 

Dividir atribuições

Você pode dividir uma tarefa em segmentos para acomodar a disponibilidade ou resolver problemas de agendamento. 

Por exemplo, você atribuiu a Joe 4 horas diárias em um projeto por 3 semanas. Ao refinar o plano, você deseja atribuir horas diferentes a cada semana (6 horas para a primeira semana, 2 horas para a segunda semana e 4 horas para a terceira semana). Você precisa dividir o projeto em segmentos e depois ajustar as horas de cada segmento. 

1. Selecione a tarefa no local aproximado que você deseja dividir.
2. Em Alocação, selecione o valor (por exemplo, 40%) e selecione Dividir entre.
3. Selecione Confirmar.
4. Depois de dividir a tarefa, ajuste a alocação de cada seção conforme necessário. Você também pode mover a barra de tarefas para datas diferentes.