ユーザーのタスクへの割り当て

割り当て用の「連絡先リスト」列を設定する

シート上のタスクにユーザーを割り当てるには、シートに「連絡先リスト」列が含まれている必要があります。「連絡先リスト」列がない場合は、次の手順で挿入できます。

1. 任意の列名を右クリックして [右に列を挿入] または [左に列を挿入] を選択します。
2. [列の挿入] ウィンドウが表示されます。
3. [名前] ボックスに列名 (たとえば、"割り当て先") を入力します。

4. 列タイプに [連絡先リスト] を選択します。

   複数のユーザーに割り当てる必要のあるタスクがある場合は、[セルごとに複数の連絡先を許可] にチェックを入れます。 

    

   モバイル アプリでは、web アプリで設定されたオプションに応じて、1 つ以上の連絡先を「連絡先リスト」列に追加できます。ただし、このオプションをモバイル アプリから設定することはできません。

    

   特定の人をシートの連絡先セルに簡単に追加できるように、[連絡先を追加] ボックスに優先表示させる連絡先のリストを入力できます。ここで指定したユーザーは、セルのドロップダウン矢印をクリックすると表示されます。 

5. [OK] をクリックします。

以上です。「連絡先リスト」列がシートに新しく挿入されます。これで、ユーザーをタスクに割り当てることができます。

• フィルターを作成したり、レポートを作成したりすることで、特定のチーム メンバーに割り当てられたすべてのタスクを確認できます。割り当てられたタスクの表示について、詳しくはこちらをご覧ください。
• 各タスクに関連してユーザーに異なる役割がある場合は、複数の「連絡先リスト」列を挿入します。 
• アラートを作成して、タスクに割り当てられているユーザーに通知とリクエストを自動的に送信できます。アラートとアクションを使用して作業を自動化する方法を学びましょう。
• 連絡先リストのフィールドがリソース管理に使われていない限り、条件に応じて人を自動的にタスクに割り当てる数式を作成できます。たとえば、INDEX や MATCH 式を使用して、承認が必要なタスクに部門長を割り当てることができます。Smartsheetで数式を作成および編集する方法、およびシート間の参照のための式の組み合わせを作成する方法を学びましょう。
• ワークフローを使用して、連絡先をセルに自動的に追加することもできます。自動化されたワークフローでユーザーを割り当てる方法を学びましょう。

複数ユーザーに対するタスクの割り当て

複数のユーザーが 1 つのタスクに取り組めるようにする場合は、「連絡先リスト」列を、セルごとに複数の連絡先を許可するように設定します。  

列が設定されたら、既存の連絡先の名前をセルに入力して、一致する連絡先のリストを表示し、希望する連絡先を選択して、タスクに割り当てられた連絡先のリストに追加します。

1 つのセルで複数の連絡先を扱う場合は、以下の点に注意してください。

• 各連絡先には電子メール アドレスに関連付けられている必要があります。新しい連絡先の名前をセルに入力すると、その連絡先のメール アドレスも入力するよう求められます。
• セルごとに最大 20 件の連絡先を追加できます。
• 複数の連絡先を含む列は、レポート内のグループ化には使用できません。レポート ビルダーで結果を整理するためのグループ化の設定については、こちらをご覧ください。

キャパシティ ビューを使用すると、組織全体におけるリソース割り当ての過剰や不足を把握したり、新しい作業をどこに割り当てられるかを特定したり、採用ニーズを予測したりすることで、より効率的な人員配置を行えます。

割り当てを単一の連絡先に制限する

タスクを 1 人だけに割り当てる必要がある場合は、[セルごとに複数の連絡先を許可] をオフのままにして、「連絡先リスト」列を 1 つの連絡先に制限します。たとえば承認リクエストでは、複数の連絡先が互いの承認を上書きしないように、マネージャーなどの 1 人だけがプロセスの各ステップを承認するようにする必要があります。

• 単一の「連絡先リスト」列を使用すれば、カード ビューに切り替えても、優先表示させる連絡先リストを使ってタスクを担当者別にグループ化することができます。カード ビューについては、こちらをご覧ください。
• 単一の「連絡先リスト」列は、レポート内のグループ化に使用できます。 
• ユーザーが各タスクの異なる部分で作業するときに、複数の「連絡先リスト」列を追加できます。

セルに入力したときに表示される連絡先を管理する

「連絡先リスト」列に名前またはメール アドレスを入力した際に表示される名前には次のものがあります。

• 列プロパティウィンドウで設定した優先連絡先の値。
• シートを共有されているすべての共同作業者。
• シートのほかの行に割り当てられている連絡先またはメール アドレス。
• 個人の Smartsheet 連絡先リストのユーザー。 
• あなたのアカウントがビジネス プランまたはエンタープライズ プランの一部である場合、そのプランの一部である他のユーザー。ユーザーの管理の詳細に関する記事をご覧ください。

自動提案ピッカーに連絡先を追加する

名前またはメール アドレスを入力をし始めても、連絡先リストの自動提案が行われない場合は、入力内容と一致する連絡先がないということになります。それらを「連絡先リスト」列に追加するには、セルのドロップダウン矢印をクリックして [新規追加] を選択し、連絡先の名前とメール アドレスを連絡先リストに追加して、行への割り当てを行います。列プロパティを編集して、優先表示させる連絡先の値に追加することもできます。

連絡先リストから重複する連絡先を削除する

セルに名前やメール アドレスを入力すると、連絡先が重複して表示されることがあります。連絡先リストから名前またはメール アドレスを削除するには、列の優先表示させる連絡先の値およびその他のセルからそれらの名前またはメール アドレスを削除します。 

それでも連絡先の値が重複している場合は、個人の Smartsheet 連絡先で連絡先に設定した名前が、そのユーザーの個人プロファイルに関連付けられている名前と一致していない可能性があります。マイ Smartsheet 連絡先リストで連絡先を管理と個人プロファイルの管理を参照して、連絡先の名前がプロファイルの名前と一致することを確認してください。

シートが共有されている共同作業者は連絡先リストに常に含まれます (連絡先リストに表示されないようにすることはできない)。