Resource Management における承認

承認ワークフローをアクティブ化する

リソース管理者は、組織の時間と経費のエントリの承認を設定できます。 

1. ユーザーのプロファイル設定で、時間および/または経費を承認するユーザーを設定します。 

2. [アカウント設定] を開き、[承認ワークフロー] セクションに移動します。

このワークフローでは、以下のことが可能です。

• 時間と経費の承認ワークフローを有効にする

• 承認時にエントリをロックする

  承認されたエントリに対してユーザーが時間や経費を追加できないようにするには、この設定を有効にする必要があります。この設定を有効にしない場合、ユーザーは承認された時間や経費を編集できませんが、承認されたエントリに時間または経費を追加することはできます。

• プロジェクト所有者が自分の所有するプロジェクトの時間と経費を承認できるようにする
  • プロジェクトに割り当てられたユーザーの承認者として、プロジェクト所有者が自動的に含まれる
  • プロジェクト所有者は、自分のプロジェクトの時間や経費のみを表示および承認できる
• 時間と経費の承認に関する電子メール通知を設定する
  • 時間または経費が提出されたら、承認者に電子メール通知を送信する
  • 時間または経費が承認または却下されたら、提出者に通知とメモを送信する

この設定は、アクティビティ通知とは別の設定です。

• 提出された時間と経費のエントリについて、承認者によるロック解除を許可する
  • 非アクティブ化すると、リソース管理者のみが時間のロックを解除できます

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プロジェクト ベースの承認

プロジェクト所有者のプロジェクト承認設定が有効な場合、プロジェクト所有者はプロジェクトに対して記録された時間と経費のエントリのみを承認できます。 

チーム、部門、その他のマネージャーは引き続き個人プロファイルで承認者となり、バックアップ マネージャーを提供し、休暇時間を承認できます。プロジェクト所有者によるプロジェクトの時間の承認が有効な場合も、既存の承認者は引き続き有効です。

発生した時間と金額に対する承認の監査

時間エントリの承認を有効にすると、[アカウント設定] > [発生した時間と金額] にのみ承認された時間が追加されます。 

承認された時間のみを追跡する場合、Resource Management は発生したプロジェクト時間の計算を承認時間のみに制限し、既定の承認ステータス フィルターをレポートに適用します。既定では、承認された時間のみが発生した時間として表示されます。 

承認ステータス フィルターを変更すると、未承認の時間でレポートを絞り込むことができます。

発生した経費に対して承認が与える影響

経費の承認を有効にすると、[アカウント設定] > [発生した経費] にのみ承認された経費が追加されます。 

承認された経費のみを追跡する場合、Resource Management は、発生したプロジェクト経費を承認された経費のみに制限します。

過去の時間と経費の一括承認

1. [アカウント設定] を開きます。
   1. Smartsheet の Resource Management で作業している場合は、右上隅の 3 点リーダー メニューを選択し、次に [アカウント設定] を選択します。
   2. スタンドアロンの Resource Management で作業している場合は、[設定] > [アカウント設定] を選択します。
2. [承認ワークフロー] セクションまでスクロールし、[一括承認] を選択します。
3. [保存して続ける] を選択します。
4. 一括承認ページで、使用するオプションを選択します。選択した日付まで (その日付を含む) のすべての時間エントリ、経費エントリ、または両方を承認できます。また、承認された時間または経費のエントリをすべてロックするように設定することにより、ユーザーは経費や時間のエントリを追加できなくなります。 
5. [すべて承認する] を選択します。

選択内容を再確認します。一括承認を元に戻すことはできません。

1. 個人ページで、[時間と経費] に移動します。 
2. 時間追跡で、必要に応じて変更を入力し、[確認] をクリックします。 

3. タイムシートの下部にある [承認者に送信] をクリックします。

    

ユーザーはいつでも時間を送信できますが、組織/団体に適したスケジュール (毎日、毎週、隔週など) に従うことを推奨します。

時間を承認するには、そのリソースをチーム メンバーとしてプロジェクトに追加していることを確認してください。チームメンバーではないリソースは、プロジェクトに対して時間を送信できますが、プロジェクト所有者はそれを見ることができません

チーム メンバーの [承認] タブ

すべてのユーザーには、[承認] タブに [時間と経費] 表示があります。個人プロファイルの承認タブから、承認済み、保留中の承認、却下済みの時間または経費のすべてのエントリを確認できます。

送信した時間をレビューする

• 承認タブで、[時間と経費] をクリックします。 

左サイドバーには、時間や経費に適用できるフィルターがあります。

• 時間枠: あらかじめ設定された時間枠またはカスタム日付範囲を使用します。 
• タイプ: 時間と経費を切り替えます (組織/団体が両方を承認する場合)。 
• 承認ステータス: 承認済み、却下、または保留中の承認ステータスを表示します。

時間を再送信する

タイムシートは承認される前にいつでも再提出できます。 

• 調整する時間エントリを編集し、[承認者に再送信] をクリックします。

1. [自分の作業] ページで、[時間と経費] > [経費] の順に選択します。

2. [経費の追加] を選択します。 
3. 各経費の詳細を入力し、[追加] を選択します。
4. すべての経費を追加したら、[承認者に送信] を選択します。

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提出された経費を確認する

1. [承認] を選択します。 
2. 左サイドバーで、[時間と経費] を選択します。 
3. フィルターを使用して経費を検索:
   • 時間枠: あらかじめ設定された時間枠またはカスタム日付範囲を使用します。 
   • タイプ: 時間と経費を切り替えます (組織が両方を追跡している場合)。 
   • 承認ステータス: 承認済み、却下、または保留中の承認ステータスを表示します。

経費を再送信する

経費報告書は、承認前に編集して再提出できます。時間エントリを編集したら、[承認者に送信] を選択します。

レポートの承認フィルター

承認ベースのフィルターを使用して、関連する承認者または承認ステータスに基づいて時間エントリを表示します。たとえば、チーム メンバーごとにグループ化され、承認ステータスでフィルターをかけた時間と料金のレポートを使用して、組織全体の各チーム メンバーの未送信時間を確認できます。

• 承認者: 時間を承認するリソース管理者またはプロジェクト マネージャーは、このフィルターに名前が表示されるため、特定の人が承認した時間でフィルターをかけることができます。
• 承認ステータス: 承認済み、保留中の承認、未送信の時間でフィルターをかけることで、レポートに表示される時間のエントリをフィルターにかけることができます。

また、レポート データを承認ステータス別、承認者別にグループ化することもできます。

1. [アカウント設定] で [承認ワークフロー] まで下にスクロールし、[一括承認] をクリックします。 
2. [保存して続ける] を選択します。 
3. 承認するアイテム、時間、経費、またはその両方を選択します。 
4. ロックする日付を選択して、すべての時間と経費を承認します。 
5. エントリを再確認します。一括承認を元に戻すことはできません。設定が正しいことを確認したら、[一括承認] をクリックします。これにより、すべてのエントリがロックされます。チームはこれ以上変更を加えられません。

注意: 一括承認を元に戻すことはできません。

提出された時間または経費をロック解除します。

時間エントリの承認を有効にしていることを確認してください。時間入力の承認を有効にしない場合、プロファイルページに 承認 タブは表示されません。

1. マイワーク ページを開きます。
2. 承認 > 承認者ビュー に移動します。 
3. 承認ステータス リストで、承認済み を選択します。 
4. オプション: 期間リストで、ロックを解除するタイム レポートのタイムラインを選択します。
   • 今年
   • 今四半期
   • 今月
   • 今週
   • 前四半期
   • 先月
   • 先週
   • 過去 30 日間
   • カスタム日付範囲: 開始日と終了日を選択して特定のタイムラインを表示します。
5. ユーザー リストで、ユーザーまたは複数のユーザーを選択します。ユーザーを選択すると、そのユーザーの時間が 承認者 ビューに表示されます。
6. ロックを解除したい時間レポートに移動し、ロック解除 を選択します。

今、ロック解除したエントリは 保留中の承認 としてタグ付けされています。エントリの編集が完了すると、承認の再申請 ボタンが表示されます。

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承認者が提出された時間と経費をロック解除できるようにします。

管理者が承認者に時間と経費のレポートのロック解除を許可する場合は、以下の手順に従ってください。

1. 開く アカウント設定。
   1. Smartsheet の Resource Management で作業している場合は、右上隅の 3 点リーダー メニューを選択し、次に [アカウント設定] を選択します。
   2. スタンドアロンの Resource Management で作業している場合は、[設定] > [アカウント設定] を選択します。
2. 承認ワークフロー セクションで、承認者による時間と経費のロック解除を許可 を選択します。

承認ワークフローをアクティブ化する

リソース管理者は、組織の時間と経費のエントリの承認を設定できます。[アカウント設定] で、[承認ワークフロー] セクションに移動します。

• Smartsheet の Resource Management で作業している場合は、右上隅の 3 点リーダー メニューを選択し、次に [アカウント設定] を選択します。
• スタンドアロンの Resource Management で作業している場合は、[設定] > [アカウント設定] を選択します。

このワークフローでは、以下のことが可能です。

• 時間と経費の承認ワークフローを有効にする

• 承認時にエントリをロックする

  エントリの承認後にユーザーが時間や経費を追加できないようにするには、この設定を有効にする必要があります。この設定を有効にしない場合、ユーザーは承認された時間や経費を編集できませんが、承認されたエントリに時間や経費を追加することはできます。

• プロジェクト所有者が自分の所有するプロジェクトの時間と経費を承認できるようにする
• 時間と経費の承認に関する電子メール通知を設定する
• 提出された時間と経費のエントリについて、承認者によるロック解除を許可する

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承認者ビュー

ユーザーのプロファイル設定で、時間と経費を承認するユーザーを設定します。

承認者ビューに移動するには:

1. 自分のプロファイルページで、[自分の作業] を選択します。
2. [承認] タブを選択します。
3. 左パネルで、[承認者ビュー] を選択します。

承認者の場合、これが既定のビューになります。プロジェクト所有者が承認者である場合、プロジェクト編集者には、既定でこのビューが表示されます。

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プロジェクト所有者として承認する

Resource Management では、プロジェクト所有者が所有するプロジェクトの時間と経費を確認および承認できるよう設定できます。プロジェクト所有者の場合、自身のプロジェクトに関連する時間のタイムシートは表示されますが、他の人が所有するプロジェクトに対して入力された時間は表示されません。

表示されるタイムシートは、次のカテゴリ別にフィルターを適用することができます。

• 時間枠: 今年、今四半期、今月、今週、昨年などのタイムシートを表示します。 
• 承認ステータス: タイムシートを現在の承認ステータス別に表示します。
  • 却下済み: 承認しなかったタイムシート
  • 承認済み: 承認したタイムシート
  • 承認待ち：承認を得るためにユーザーが提出したタイムシート
  • 未送信: ユーザーがアクセスしたが、値を編集していない、またはスケジュールを承認していないタイムシート
  • [なし]: 割り当てたスケジュールに対してまだアクションを実行していないユーザーのタイムシート
• 承認者: 自分や他の承認者に割り当てられたタイムシートを表示します。
• プロジェクト所有者: プロジェクト所有者別にタイムシートをフィルターします。
• ユーザー：特定のユーザーのタイムシートを表示します。
• プロジェクト：特定のプロジェクトに関連付けられているタイムシートを表示します。
• クライアント: 特定のクライアントに割り当てられたユーザーのタイムシートを表示します。
• 分野: ユーザーの作業の性質 (人事、IT など) 別にタイムシートを表示します。
• 役割: ユーザーの役割 (マネージャー、コピーライターなど) 別にタイムシートをフィルターします。
• ユーザー タグ: ユーザーのユーザー タグ別にタイムシートをフィルターします。
• フェーズ名：特定のプロジェクト フェーズに関連付けられているタイムシートを表示します。 
• プロジェクト タグ：プロジェクトのカテゴリ別にタイムシートをフィルターします。
• 不在タイプ: ユーザーの不在タイプ別にタイムシートをフィルターします。
• スキル: タイムシートをユーザーのスキル別にフィルターします。

承認者のビューでは、時間エントリが週間タイムシートにグループ化されます。各タイムシートには、各プロジェクトの 1 人あたり 1 週間ごとの追跡時間が表示されます。

プロジェクトごとに、確定された時間とスケジュールされた時間の合計が、計算された差と共に表示されます (スケジュールしたものより多い場合はプラス、少ない場合はマイナス)。

プロジェクト所有者は、プロジェクトにかかった時間を送信するリソースがチーム メンバーとしてプロジェクトに追加され、そのプロジェクトにかかった時間を送信している場合を除き、そのリソースを閲覧できません。 

時間を承認するには、そのリソースをチーム メンバーとしてプロジェクトに追加していることを確認してください。

プロジェクト所有者は次の場合を除き、他のプロジェクトに割り当てられたリソースによって送信された時間を表示できません。 

• ポートフォリオ編集者以上の権限を持っている
• プロジェクト所有者がリソース承認者である
• リソースがチーム メンバーとしてプロジェクトに参加し、プロジェクトにかかった時間を送信している 

時間を承認するには、そのリソースをチーム メンバーとしてプロジェクトに追加していることを確認してください。

時間と経費の詳細を表示する

詳細は、承認者ビューに表示されるタイムシートで確認できます。 

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時間または経費シートのフィルタリング 

時間全体や経費シートではなく、特定のプロジェクトの時間を承認できます。特定のプロジェクトまたは一連のプロジェクトの時間エントリを表示し、承認する方法:

1. 左パネルで、プロジェクトまたはプロジェクト タグ フィルターを使用します。
   • フィルターを設定すると、選択したプロジェクトまたはプロジェクト カテゴリのタイムシートのみが表示されます。 
2. タイムシートで、[承認してロックする] を選択します。

これは、フィルターで選択しなかったプロジェクトのエントリには影響しません。

時間または経費を承認する方法

通知を使用して、時間や経費のエントリが却下または承認された場合にユーザーにアラートを送信します。

タイムシートの下部にある [承認してロックする] を選択して、時間または経費のエントリを承認します。 

承認されたエントリにユーザーが時間や経費を追加できないようにするには、承認時に時間と経費のエントリを自動的にロックする設定を有効にします。これは、[アカウント設定] の [承認ワークフロー] セクションで行います。 

時間または経費シートを却下する方法

1. 時間または経費シートの左下の領域で、テキスト ボックスにメモを入力します。 
   • メモを残さずに時間入力を却下すると、メモを残すように求められます。 
2. [却下] を選択します。 

時間または経費シートを却下すると、未送信にリセットされます。送信者は、時間または経費のエントリを変更し、承認のために再送信する必要があります。 

自分のビューを使用する

さまざまなシナリオに合わせて、1 つまたは複数の保存ビューを作成します。 

保存ビューを作成すると、[マイ ビュー] から簡単にアクセスできます。

保存ビューを作成する方法 

1. [承認] タブに移動します。 
2. 左パネルで、[承認者ビュー] を選択します。 
3. 左パネルで、必要な時間枠、承認ステータス、その他のフィルターを調整します。 
4. 上にある [マイ ビュー] までスクロールします。 
5. [+現在のビューを保存する] を選択します。