Resource Management のベスト プラクティス

プロジェクトを事前にスケジュールすることで、プロジェクトの収益性をリアルタイムで把握できます。プロジェクトの作業計画を、プロジェクトをスケジュールする際に見積もった実際の料金にマッピングするためには、完全にスケジュールされたプロジェクトの費用を、開始前の予算と正確に一致させることが重要です。

たとえば、予算が 9 万 6,000 ドルで、2 人の人員を 2 か月間、フルタイム (150 ドル/時) でスケジュールする場合、将来の予定金額は予算と一致する必要があります。

これで、チームが勤務時間を報告した際に、推定予算への影響をすぐに確認できます。

プロジェクトに割り当てられたチームについて不明な場合は、関連する分野や部門 (ビジュアル デザイナーなど) のプレースホルダーを設定することが有効な戦略となる場合があります。このプレースホルダーには請求レートを設定できるため、スケジュールへの影響を把握できます。

このプロジェクトに適した担当者を特定すると、その人にプロジェクトを割り当てることができます。また、週単位または日単位でスケジューリングの決定を行う場合は、プレースホルダーの割り当てを分割し、各セグメントを別のチーム メンバーに再割り当てすることができます。

請求レートの決定

請求レートを設定する際には、次の点を考慮してください。

• 作業コスト: これには、スタッフの給与と福利厚生、請求不可能な人の間接費、賃貸料、その他の運用費が含まれます。
• 利用目標: 間接労働 (間接費と見なされる作業、またはクライアントのプロジェクト間の作業) ではなく、直接労働と見なされる作業時間 (クライアントが支払うプロジェクト作業) の割合。
  • 利用率は組織ごとに異なりますが、通常は 50 ～ 75% の範囲です。75% を超える組織では、長期間にわたり問題がある可能性があります。
• 収益性の目標: 組織が目指している利益率。これは組織によって異なりますが、通常は 15 ～ 25% の範囲です。
• 完全負担率: 各チーム メンバーの生産時間あたりの真のコストであり、そのユーザーがプロジェクトの総利益目標を達成するために 1 時間あたりに請求する必要がある金額を正確に計算できます。 
• 価格乗数: 1 時間あたりの料金に価格乗数を掛けることができます。一般的な価格乗数は 3 ～ 5 です。乗数は大きく異なり、業界によって異なります。チームにとって最も理にかなっている乗数を調べてください。

人件費と間接費は時間の経過とともに変化します。このレートを年に 1 ～ 2 回再計算して、最新の値を確認し、必要に応じて新しいプロジェクトの請求レートを調整します。

プロジェクトの推定コストを計算する

クライアントに仕事の価格を提示する際は、この外部請求レートに基づいて見積もりと計算を行います。作業を完了するのにかかる時間を把握し、1 時間あたりの料金を掛けます。 

これは固定入札としてクライアントに伝え、それに含まれる時給の計算を漏らさない方がよいかもしれません。そうしないと、実行された作業の価値ではなく、1 時間ごとの交渉につながる可能性があります。たとえば、ソフトウェア開発の作業と同様に、プロジェクト期間が予測不可能な場合でも、時間のブロックと予算上限で計算できます。

Resource Management でプロジェクト予算を設定する

固定入札プロジェクト

固定入札プロジェクトの場合は、特定の金額に対して定められた一連の作業を完了する必要があります。予算は、クライアントに請求する価格です。

リテーナー

リテーナーの場合、クライアントは一定の量の作業に対して料金を支払いますが、範囲は通常事前に定義されていません。予算に対して、それを超過しないよう合意がある場合があります。リテーナーでは、予算はリテーナーをどのように分割するかに依存します。

たとえば、一連の 1 か月のプロジェクトやフェーズ、1 年間のプロジェクトなどです。 

工数単価

工数単価プロジェクトの場合は、実際の勤務時間に対する支払いを受け取ります。予算を空白のままにして、発生した料金を追跡するだけです。また、目標金額または合意された最大金額を入力することもできます。工数単価プロジェクトの場合は、勤務時間の合意された利幅を反映するために請求レートを調整する必要がある場合があります。

可能であれば、すべての細かな経費を事前に計算するのではなく、見積もりと今後の提案は、余裕を持たせて考慮します。

以下のプロジェクトでは、デザイナー 1 人と開発者 1 人をそれぞれ時給 150 ドルで 2 か月間雇った場合の、合計 9 万 6,000 ドルの請求可能な労働力を示しています。

リソース管理では、新しいプロジェクトを作成し、プロジェクトにかかると見積もった時間をユーザー (または役割や分野のプレースホルダー) に割り当てることができます。結果として得られるスケジュール済みの金額が、このプロジェクトの見積もりです。

プロジェクトが実現すると、この見積もりが予算になります。今後の割り当てをプロジェクトに追加する場合、結果として得られるスケジュール済みの金額は予算内に収まっている必要があります。

プロジェクトに対し、人や時間を過度にスケジュールすると、このプロジェクトが予算を超えるのは明らかです。

プロジェクトに十分な人員をスケジュールしなければ、必要なときに適切なリソースが利用できない可能性があります。

必要以上に追跡しない

時間の追跡は、入力する必要がある人に負担がかかります。組織/団体の目標を達成するために、追跡は最小限に抑えることが効率的です。

組織/団体によっては、時間をまったく追跡していません。彼らは、計画されたものは発生したと想定します。これらのチームは、過去にスケジュール済みの確認済みおよび未確定の時間として、発生した時間と金額を計算します。

他の組織/団体はより多くの情報を必要とし、各プロジェクトに必要な時間のみを記録します。時間追跡を時間と分に設定します。

詳細な追跡には、チームがエントリごとにメモを入力する必要があります。この方法により、報告された時間に対し、より多くのフィルタリングと分析が可能になります。

優れた意思決定を可能にする

仕事をする人は、締め切りに関する期待事項や何かに費やす時間が明確であれば、仕事をするのに最適な時間を決めやすくなります。

たとえば 1 日に 8 時間を割り当てるのではなく、1 週間に全体の作業の 20% 分を割り当てるなど、可能な限り大まかに割り当てるのが最善です。これにより、ユーザーは、より大まかな範囲での期待に対して週全体の計画を立てることができます。

セグメント間の分析

レポートを使用すると、発生した時間や将来の時間、予算や利用状況などをさまざまな観点からグループ化できます。1 つのプロジェクトの時間、クライアント、分野、役割、月、またはその他の多くのピボットでグループ化されたすべての時間を分析できます。

レポートを分析することで、今後の戦略的調整に役立ちます。特定のユーザーが常に仕事に時間を必要としている、または特定のクライアントが常に予算を超過している、などが分かります。これらの詳細は、今後の見積もりを調整するのに役立ちます。たとえば、常に予定を過ぎてしまうクライアントがいれば、次のプロジェクトを開始する際には、3 週間を余分に追加できます。

特定のアクティビティの予算案でプロジェクト テンプレートを作成できます。レポート データを使用すると、これらのテンプレートの設定方法に関する真のインサイトを得ることができ、ベースライン計画を毎回改善できます。