Resource Management のベスト プラクティス

事前にスケジュールする

• プロジェクトを最初に完全にスケジュールすると、その収益性についてリアルタイムの洞察を得ることができます。 

• 完全にスケジュールされたプロジェクトの費用は、開始前に予算と一致している必要があるため、プロジェクトの作業計画を、プロジェクトをスケジュールする際に見積もった実際の料金にマッピングしています。

  • たとえば、予算が 9 万 6,000 ドルで、2 人をフルタイムで 2 か月間、150 ドル/時でスケジュールする場合、将来の予定金額は予算と一致する必要があります。
• チームが勤務時間を報告すると、推定予算への影響をすぐに確認できます。

プレースホルダーを使用する

• タスクに人を割り当てる前に、ビジュアルデザイナーのような役割や計画のための部門を指定できます。プレースホルダーの請求レートを設定できます。
• 適切な人を特定したら、そのプロジェクトを彼らに割り当てます。 
• 1 人以上を割り当てる場合、プレースホルダーの割り当てを分割し、各セグメントを再割り当てできます。 

請求レートは常に労働者の実際の給与レートよりも高く、間接費、法的に義務付けられた費用（税金など）、および利益率が含まれるためです。

請求レートを決定する

請求レートを設定する際には、次の点を考慮してください。

• 作業コスト: これには、スタッフの給与と福利厚生、請求不可能な人の間接費、賃貸料、その他の運用費が含まれます。
• 利用目標: クライアントが支払うプロジェクト作業と見なされる直接労働（間接労働と見なされる作業、またはクライアントのプロジェクト間の作業）として考慮される作業時間の割合。
  • 利用率は組織ごとに異なりますが、通常は50%～75%です。75% を超える組織では、長期間にわたり問題がある可能性があります。
• 収益性の目標: 組織が目指している利益率。これは組織によって異なりますが、通常は15%～25%の範囲です。
• 完全負担率: 各チームメンバーの生産時間あたりの真のコストを計算することで、そのユーザーがプロジェクトの総利益目標を達成するために1時間あたりに請求する必要がある金額を正確に計算できます。 
• 価格乗数: 1時間あたりの料金に価格乗数を掛けることができます。一般的な価格乗数は 3 ～ 5 です。乗数は大きく異なり、業界によって異なります。チームにとって最も理にかなっている乗数を調べてください。

人件費と間接費は時間の経過とともに変化します。このレートを年に1～2回再計算して、最新の値を確認し、必要に応じて新しいプロジェクトの請求レートを調整します。

プロジェクトの推定コストを計算する

この請求レートを使用して、クライアントに見積もりを提供します。作業を完了するのにかかる時間を把握し、1 時間あたりの料金を掛けます。新しいプロジェクトの予算を見積もるの例を参照してください。

詳細な計算を含めずに、固定価格として共有する方が良いかもしれません。そうしないと、作業の価値ではなく、毎時間交渉することになってしまうかもしれません。プロジェクトの期間が予測できない場合でも、上限予算を持つ時間のブロックを計算することができます。

Resource Management でプロジェクト予算を設定する

固定入札プロジェクト

特定の金額で定義された作業セットを完了するために入札します。予算は、クライアントに請求する価格です。

リテーナー

クライアントは一定の量の作業に対して料金を支払いますが、範囲は通常事前に定義されていません。予算に対して、それを超過しないよう合意がある場合があります。 

予算は、リテイナーをどのように分割したいかによって異なります。例えば、1か月ごとのプロジェクトのシリーズに分割するか、1年のプロジェクトを作成することができます。 

工数単価

実際に働いた時間に対して支払いが行われます。予算を空白のままにして、発生した料金を追跡できます。また、目標金額または合意された最大金額を入力することもできます。働いた時間に対する許可されたマークアップに合意している場合は、請求率を調整する必要があるかもしれません。

可能であれば、すべての細かな経費を事前に計算するのではなく、見積もりと今後の提案は、余裕を持たせて考慮します。

以下のプロジェクトでは、デザイナー 1 人と開発者 1 人をそれぞれ時給 150 ドルで 2 か月間雇った場合の、合計 9 万 6,000 ドルの請求可能な労働力を示しています。

リソース管理では、新しいプロジェクトを作成し、プロジェクトにかかると見積もった時間をユーザー (または役割や分野のプレースホルダー) に割り当てることができます。結果として得られるスケジュール済みの金額が、このプロジェクトの見積もりです。

プロジェクトが実現すると、この見積もりが予算になります。今後の割り当てをプロジェクトに追加する場合、結果として得られるスケジュール済みの金額は予算内に収まっている必要があります。

プロジェクトに対し、人や時間を過度にスケジュールすると、このプロジェクトが予算を超えるのは明らかです。

プロジェクトに十分な人員をスケジュールしなければ、必要なときに適切なリソースが利用できない可能性があります。

必要以上に追跡しない

時間の追跡は、入力する必要がある人に負担がかかります。組織/団体の目標を達成するために、追跡は最小限に抑えることが効率的です。

組織/団体によっては、時間をまったく追跡していません。彼らは、計画されたものは発生したと想定します。これらのチームは、過去にスケジュール済みの確認済みおよび未確定の時間として、発生した時間と金額を計算します。

他の組織/団体はより多くの情報を必要とし、各プロジェクトに必要な時間のみを記録します。時間追跡を時間と分に設定します。

詳細な追跡には、チームがエントリごとにメモを入力する必要があります。この方法により、報告された時間に対し、より多くのフィルタリングと分析が可能になります。

優れた意思決定を可能にする

仕事をする人は、締め切りに関する期待事項や何かに費やす時間が明確であれば、仕事をするのに最適な時間を決めやすくなります。

たとえば 1 日に 8 時間を割り当てるのではなく、1 週間に全体の作業の 20% 分を割り当てるなど、可能な限り大まかに割り当てるのが最善です。これにより、ユーザーは、より大まかな範囲での期待に対して週全体の計画を立てることができます。

セグメント間の分析

レポートを使用すると、発生した時間や将来の時間、予算や利用状況などをさまざまな観点からグループ化できます。1 つのプロジェクトの時間、クライアント、分野、役割、月、またはその他の多くのピボットでグループ化されたすべての時間を分析できます。

レポートを分析することで、今後の戦略的調整に役立ちます。特定のユーザーが常に仕事に時間を必要としている、または特定のクライアントが常に予算を超過している、などが分かります。これらの詳細は、今後の見積もりを調整するのに役立ちます。たとえば、常に予定を過ぎてしまうクライアントがいれば、次のプロジェクトを開始する際には、3 週間を余分に追加できます。

特定のアクティビティの予算案でプロジェクト テンプレートを作成できます。レポート データを使用すると、これらのテンプレートの設定方法に関する真のインサイトを得ることができ、ベースライン計画を毎回改善できます。