Resource Management アカウントを設定する

アカウントを設定するには、リソース管理者である必要があります。

ステップ 1: アカウント設定を選択する

[アカウント設定] に移動します。 

• Smartsheet の Resource Management で作業している場合は、右上隅の 3 点リーダー メニューを選択し、次に [アカウント設定] を選択します。
• スタンドアロンの Resource Management で作業している場合は、右上隅の [設定] を選択し、次に [アカウント設定] を選択します。

[アカウント設定] で会社の既定を設定し、プロジェクトのドロップダウン リスト、場所、祝日などの重要なビジネス情報を追加します。 

アカウント所有者

[アカウント設定] ページの [全般] セクションでアカウント所有者を変更できます。リソース管理者のみがアカウント所有者になることができ、所有者は 1 人しか指定できません。アカウント所有者は、アカウント設定の責任者です。 

時間追跡

組織で Resource Management を使用した時間追跡を行う場合は、どの増分が最適かを判断します。組織におけるタイムシートへの取り組み方がわからない場合は、時間追跡に関する記事をご覧ください。Resource Management で時間を追跡する予定がない場合は、他の時間追跡ツールと統合できます。

発生した時間

チームに最適な [発生した時間] と [金額] オプションを選択します。 Resource Management で時間を追跡する場合は、[確定した時間のみ] または [承認された時間のみ] を選択します。これにより、タイムシートの実際の時間が、発生した時間や料金としてプロジェクト ステータスに表示されます。組織で正式な時間追跡を行っていない場合は、[確定した時間と過去にスケジュールされた未確定の時間] を選択して受動的な追跡を行います。

スケジュールに割り当てを行うと、その人のタイムシートに時間エントリの提案が表示されます。そのユーザーは、その時間を確定または変更することができます。Resource Management では、変更なしの時間は未確定として、変更された時間は確定済みとして表示されます。

時間追跡設定

• 半日: このオプションは、ユーザーが一度に 1 つまたは 2 つのプロジェクトに取り組んでいる場合など、日々の活動にばらつきが少ないチームに最適です。
• 時間と分: この設定は、「半日」の効率と「項目別」の精度を組み合わせたものになります。それぞれのプロジェクトまたはフェーズに費やされた正確な時間を入力し、計画どおり作業する日に対して提案された時間を確定できます。この設計にはタイマー (日表示で利用可能) があり、時間を入力する際の当て推量のリスクを避けられます。
• 項目別の時間と分: これは最も詳細な時間エントリの設定です。ユーザーは各エントリにカテゴリを割り当て、備考フィールドに詳細を追加できます。これらの同じカテゴリを使用して、プロジェクトごとのサブ予算を追加のレポート層に割り当てます。

これは、作業が完了するまでに実際にかかった時間を把握し、スケジュールされた時間枠と比較する場合に最適なオプションです。 

承認ワークフロー

チームのニーズに最適な承認ワークフローを選択しましょう。

このワークフローでは、以下のことが可能です。

• 時間と経費の承認ワークフローを有効にする

• 承認時にエントリをロックする

  承認されたエントリにユーザーが時間や経費を追加できないようにするには、承認時にエントリをロックする必要があります。この設定を有効にしない場合、ユーザーは承認された時間や経費を編集することはできませんが、承認されたエントリに時間または経費を追加することは可能です。

• プロジェクト所有者が自分が所有するプロジェクトの時間と経費を承認できるようにする
• 時間と経費の承認に関する電子メール通知を設定する
• 提出された時間と経費のエントリについて、承認者によるロック解除を許可する

ステップ 2: 役割と分野を設定する

チーム メンバーを追加する前に、[アカウント設定] から役割と分野を追加してください。分野は組織内の部門 (財務、リサーチ、ビジュアル デザイン) であり、役割は使用する専門性のレベル (ディレクター、ジュニア、リード) です。
 

ステップ 3: 請求レートを設定する

貴社が専門サービス会社で、クライアントに対して時間に応じた請求を行う場合は、請求レートを使用します。分野/役割に基づいて各ユーザーに請求レートを割り当てたり、個人に固有の請求レートを割り当てたりすることができます。 ポジションや役職に応じて複数の請求レートがある場合は、請求レート マトリクスでその内訳を設定します。不明な場合は、一旦混合請求レートにしておきます。請求レートは後から変更できます。

プロジェクトの財務状況や請求レートをチームに表示したくない場合は、権限レベルを設定したときにこの情報を非表示にできます。

ステップ 4: ユーザーをアカウントに追加して招待する

チーム メンバーと必要なプレースホルダー リソースの名簿を追加します。Resource Management に含める予定のすべてのリソースを追加しましょう。 

Excel の従業員リストがあれば、名簿をインポートできます。

• ユーザーを追加するには姓と名のみが必要ですが、後でプロパティを追加してチームをフィルターまたはグループ化できます。
• アクセス権を付与する前に、各ユーザーの権限レベルを確認して、必要に応じて表示または変更できることを確認してください。
• ユーザーを追加したら、そのユーザーをアカウントに招待できます。招待を承諾してログインするための電子メールが送信されます。

ユーザーにプロパティを追加する

場所 (市、郡、チーム)、請求レート、利用状況目標、および組織がユーザーのグループ化に使用するその他のカスタム フィールド (スキル セット、そのユーザーのマネージャー、認定など) を追加できます。

プレースホルダーを作成する

プロジェクトに人員を配置する際、プロジェクトにどのような人材が必要かが明確になっていないこともあります。プレースホルダー リソースを設定すると、特定のユーザーに割り当てなくても、プロジェクトの割り当てを保持できます。

ステップ 5: プロジェクトとクライアントを追加する

• 2 ～ 5 つのプロジェクトを追加します。それを構築して、プロセスが Resource Management にどのようにマッピングされているかをテストして理解します。各プロジェクトの基本を追加したので、フェーズ、予算、チーム メンバー、タスクを含むプロジェクト ページの詳細を入力します。

• クライアントを追加します。クライアントや取り組み中のプロジェクトに関する情報を入力します。プロジェクトの作業を、後から計画に合わせて追加または編集する際に、フェーズに分割します。 詳しくは、クライアントやプロジェクトの追加についての詳細をご覧ください。

ステップ 6: スケジュールを使用する

アカウント設定、ユーザー、いくつかのプロジェクトがあります。スケジュールを見て、誰が何に取り組んでいるか、いつメンバーが利用できるようになるか、いつプロジェクトが予定されているかなどを確認できます。

スケジュール ビューを折りたたむと、チームの空き状況が要約の形で表示されます。スケジュールの [ユーザー] ビューでチームの上にあるドロップダウン メニューを選択し、[すべての詳細を非表示] を選択します。

ステップ 7：レポートを活用する

最初の 1、2 週間は、プロジェクト、予算、経費の設定に充てます。Resource Management に十分な情報を登録することで、[レポート] ページを最大限に活用してビジネスに関する重要なインサイトを見つけられるようになります。 詳しくは、レポートについての詳細をご確認ください。