Smartsheet 連絡先グループの管理

グループ管理者は、連絡先グループを作成および管理できます。 システム管理者は、既存のグループを編集および管理することはできますが、グループ管理者の役割を保持していない限り、既存のグループを作成することはできません。

たとえば、グループ管理者はマーケティング チームの全従業員を対象に特定のグループを作成できます。グループが作成されると、プランに登録されているユーザーであれば誰でも、そのグループに対して情報を共有したり送信したりできるようになります。

グループの作成

1. 管理センターで、画面左上のメニューアイコンを選択します。
2. [ユーザーとグループ] > [グループ管理]の順に移動します。
3. 右上の[グループの作成]を選択します。 

4. [グループの作成] の右パネルで、グループの詳細を入力します。

   グループ メンバーを一括で追加するには、Excel または CSV ファイルから最大 1,000 個のメールアドレスをコピーして[メンバーの追加]フィールドに貼り付けます。

5. [作成] を選択します。

グループが連絡先リストに表示され、グループの作成者が自動的にメンバーになります。Smartsheet の連絡先を使った作業についての詳細情報をご覧ください。

グループを管理できるのは誰ですか？

• システム管理者やグループの所有者は、既存のグループを変更できます。
• グループ管理者は、グループ内のユーザーの追加や削除を行えます。
• ユーザーを追加または削除するには、グループの所有者またはシステム管理者である必要があります。
• グループ所有権を移行するには、システム管理者またはグループの所有者である必要があります。

エンタープライズ プランのシステム管理者は、共有セーフを設定して、グループのメンバーシップを組織プラン内のユーザーのみに制限できます。

既存のグループを編集する

既存のグループに変更を加えるには、グループの行を選択するか、行の右側の  を選択します。利用可能な各オプションの詳細については、下の表を使用してください。 

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グループ メンバーの削除

1. [グループ管理] ページで、管理対象グループの右側にある を選択します。
2. [グループの表示...] を選択します。

3. グループから削除したいユーザーの横にあるチェックボックスをオンにします。

   チェックボックスをオンにする代わりに、 を選択してユーザーを直接削除できます。

4. 左上隅の [グループから削除] を選択します。

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すべてのプラン グループからユーザーを削除する

このオプションを使用すると、プランからユーザーを完全に削除することなく、プランのすべてのグループからユーザーを 1 回の手順で削除できます。プラン外のグループは影響を受けません。

1. 管理センターにサインインします。

2. メニューアイコンを選択して左パネルから[ユーザーとグループ] > [シート タイプと True-up (トゥルーアップ)]の順に移動します。

   [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページが表示されます。

3. ユーザーの行で [...] を選択して [アクション] メニューを開きます。
4. [グループから削除]を選択します。

ユーザーがプラン グループのメンバーではない場合は、ユーザーを削除するグループがないことを確認する情報メッセージが表示されます。

グループ シート アクセス レポートを生成する

グループ シート アクセス レポートは、プラン内のグループに共有されているすべてのシートと各アイテムの共有の詳細を一覧表示する CSV ファイルです。システム管理者は、これを使用して、アカウント全体のグループ アクセスを監査できます。

レポートを生成するには、システム管理者である必要があります。

1. ケバブを選択 グループ行の右側にあるメニュー アイコン
2. [グループ シート アクセス レポートの生成]を選択します。

Smartsheet により、レポートがメール アドレスに電子メールで送信されます。ファイルのサイズによっては、配信に数分かかる場合があります。

グループ シート アクセス レポートには、標準と代替の 2 つのバージョンがあります。プランが受け取るバージョンは、プランのサイズによって自動的に決まります。

標準バージョン 

スタンダード バージョンのグループ シート アクセス レポートには、以下のデータが含まれています。

• キー:チームの Smartsheet アカウントの各シートに対する一意のキー。このキーはユーザーには表示されません。同じ名前のシートが複数ある場合などに便利です。
• 名前: Smartsheet セッションで表示されるシート名。
• ワークスペース名: Smartsheet セッションのワークスペース名。
• Type (タイプ):アイテムがシート、レポート、ダッシュボードのいずれであるかを示します。
• 共有先: 有料、無料、外部の共同作業者など、シートを共有されたユーザーのすべてのメール アドレス。 
• 共有先の権限: 共有先の権限 (所有者、管理者、編集者 (共有可)、編集者 (共有不可)、閲覧者、コメント者) が表示されます。
• アセットの最終更新日時 (UTC):シートが最後に更新された日時。
• Item ID (アイテム ID):共有アイテムの一意の識別番号です。
• Workspace ID (ワークスペース ID):アイテムを含むワークスペースの一意の識別子です。

代替バージョン

グループ シート アクセス レポートの代替バージョンには、次の列が含まれている: