Smartsheet では、「連絡先リスト」列タイプを使ってチーム メンバーにタスクを割り当てることができます。チーム メンバーにタスクを割り当てた後は、それらのメンバーをリソースとしてリソース ビューで追跡したり、「アラートとアクション」で通知やリマインダーを送信したりすることができます。またこの列を使って、特定のチーム メンバーに割り当てられたタスクを確認するレポートを生成することもできます。
注: 列を追加または変更するには、そのシートの所有者であるか、管理者レベルでシートを共有されている必要があります。また Smartsheet のライセンスも必要です。共有に関する詳細は、「共有権限レベル」をご覧ください。 ライセンスの有無が不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」をご覧ください。
割り当て用の「連絡先リスト」列の設定
シートにてユーザーにタスクを割り当てるには、そのシートに「連絡先リスト」列が必要です。「連絡先リスト」列がない場合は、以下の手順にて「連絡先リスト」列を挿入します。
- 任意の列ヘッダーの下にある下向き矢印
をクリックし、「連絡先リスト」列を追加したい場所に合わせて [右に 1 列を挿入] または [左に 1 列を挿入] を選択します。
[列の挿入] ウィンドウが表示されます。
- 名前ボックスに列名を入力します (例:「割り当て先」)。
- 列タイプにて、[連絡先リスト] を選択します。
複数のユーザーに割り当てる必要のあるタスクがある場合は、[セルごとに複数の連絡先を許可] チェックボックスをオンにします。
注: モバイル アプリでは、デスクトップ版で上記のどのオプションを選択したかによって、「連絡先リスト」列に入力できる連絡先が 1 件か複数かが決まります。モバイル アプリからこの設定を行うことはできません。
連絡先のセルにて特定のユーザー名を入力しやすいようにするには、[値] の下にその連絡先を入力してリスト化しておきます。すると、連絡先のセルにてドロップダウン矢印をクリックしたときに、それらのユーザー名が表示されるようになります。ここに入力できる値は、連絡先 (ユーザー名とメール アドレス)、名前、またはメール アドレスのいずれかです。
- [OK] をクリックします。
これで完了です。「連絡先リスト」列がシートに挿入され、チーム メンバーにタスクを割り当てられるようになりました。
ヒント:
- フィルターまたはレポートを作成すると、特定のチーム メンバーに割り当てられたタスクをすべて確認することができます。実際の方法については、「自分に割り当てられたタスクを表示」をご覧ください。
- 1 つのタスクに対して複数の役割がある場合は、「連絡先リスト」列を複数挿入します。たとえば、品質保証エンジニアが、別の列に入っている品質保証テスト担当者から提出されたバグを再作成できることを確認してから、開発者レビュー用の承認リクエストを承認または却下する、という場合です。
複数のメンバーにタスクを割り当てる
1 つのタスクに対して複数のメンバーを割り当てたい場合は、セルごとに複数の連絡先を許可するように、「連絡先リスト」列を設定します。
列が設定できたら、既存の連絡先にあるユーザー名をセルにタイプし始めます。すると、ユーザー候補が一覧表示されるので、適切なユーザーを選択して、タスク割り当て用の連絡先リストにそのユーザーを追加していきます。
セルごとに複数の連絡先を入れる際は、以下のことに注意してください。
- 複数の連絡先の入力が許可されている場合、各連絡先はメール アドレスで関連付ける必要があります。そのため未登録の名前をセルに入力すると、そのメール アドレスも入力するよう要求されます。
- 1 つのセルに入力できる連絡先件数は最大 20 件です。
- 割り当て済みリソースの列で複数の連絡先が許可されており、プロジェクト設定で割り当て % の列が設定されている場合、その指定した割合にて、セルのすべてのリソースにタスクが割り当てられます。同じタスクを別々の割合でメンバーに割り当ててリソース管理したい場合は、複数の行に同じタスクを入れ、それぞれを各リソースに割り当てていきます。詳細は「リソースの管理および割り当て」をご覧ください。
- 割り当て % の列で割り当てを指定していない場合は、自動的に「連絡先リスト」列の全員にタスクが 100% で割り当てられます。
ヒント:
- タスクを割り当てられているユーザーに、通知やリクエストを自動的に送信するような、アラートを作成することができます。詳細は「アラートとアクションで作業を自動化」をご覧ください。
- 複数のメンバーが同じタスクでさまざまなセクションを担当している場合は、親タスクの下に行をインデントしてサブタスクを作成し、そのサブタスクにメンバーを割り当てていきます。詳細は「階層」をご覧ください。
割り当てできる連絡先の数を 1 件に制限する
1 つのタスクを 1 人のユーザーにしか割り当てられないようにするには、[セルごとに複数の連絡先を許可] チェックボックスをオフにして、「連絡先リスト」列に入力できるユーザーを 1 人に制限します。たとえば承認リクエストのワークフローの場合、プロセスの各ステップの承認者を 1 人 (マネージャーなど) に限定することで、複数の承認者によってお互いの承認が上書きされることのないようにします。
ヒント:
- 「連絡先リスト」列を 1 つしか設定しなかった場合、カード ビューに切り替えれば、列の作成または列プロパティの編集時に登録した連絡先の値を使って、担当者ごとにタスクをグループ化することができます。しかしその列に複数の連絡先を含められるよう設定した場合は、この機能は使用できません。カード ビューに関する詳細は、「カード ビューを使ったプロジェクトの可視化」をご覧ください。
- 各タスクのさまざまなパートに担当者を割り当てる必要がある場合は、「連絡先リスト」列を複数作成します。たとえばソフトウェアの品質保証プロジェクトにて、「ソフトウェアのテスト エンジニア」用と「承認担当マネージャー」用にそれぞれ「連絡先リスト」列を作成するといった場合です。
セルに連絡先をタイプしているときにどの連絡先が表示されるかを管理する
「連絡先リスト」列にてユーザー名またはメール アドレスをタイプしていくと、以下の基準にてユーザー名が表示されます。
- [列の挿入] ウィンドウまたは [列プロパティの編集] ウィンドウの [値] ボックスにて設定した連絡先。
- シートを共有されているすべての共同作業者。
- シート内の他の行に割り当てられているその他の連絡先またはメール アドレス。
- 入力者の Smartsheet 連絡先リストに登録されている連絡先 (詳細はこちらをご覧ください)。
- マルチユーザー アカウントの場合は、アカウント内のその他のユーザー (ユーザー管理に関する詳細は、こちらをご覧ください)。
自動補完ピッカーへの連絡先の追加
ユーザー名またはメール アドレスをタイプしても連絡先候補が自動表示されない場合は、入力した連絡先が連絡先リストに含まれていません。「連絡先リスト」列に追加するには、そのセルで下向き矢印をクリックして [新規追加] を選択し、連絡先名とメール アドレスをリストに追加してからそのユーザーをその行に割り当てます。また列プロパティを編集して、その連絡先を追加することもできます。
連絡先リストからの重複した連絡先の削除
セルにユーザー名またはメール アドレスをタイプしていくと、同じ連絡先が重複して表示されることがあります。重複したユーザー名やメール アドレスを連絡先リストから削除するには、登録した連絡先リストの値および列内のその他のセルからその連絡先を削除します。
それでも連絡先が重複して表示される場合は、入力者の Smartsheet 連絡先に登録しているその連絡先の名前と、その連絡先自身の個人プロファイルに登録されている名前が一致していないことが考えられます。入力者の連絡先に登録している名前とその連絡先のプロファイルに登録されている名前を一致させる方法については、「[マイ Smartsheet 連絡先] リストの連絡先の管理」および「Smartsheet の個人プロファイルの管理 」をご覧ください。
注: シートが共有されている共同作業者を連絡先リストから削除することはできません。