Smartsheet Control Center に関するよくある質問

適用対象

Smartsheet
Smartsheet Advance Package

この記事は、Smartsheet Control Center (SCC) のプログラムに携わり始めたばかりの方を対象としており、その目的は、Control Center の既存のプログラムの管理や更新を実行するプライマリ リードリードに任命された方々を支援することにあります。

プライマリ リードとはリードであり、プログラムの構成要素である Smartsheet アセットの所有者のことです。 リードになるには、有効な Smartsheet アカウントのライセンス ユーザーである必要があります。


Control Center のログインとアクセス

組織/団体内の関係者に、Smartsheet Control Center からプロビジョニングされたプロジェクトへのアクセス権を付与するには、どうすればよいですか?

Smartsheet Control Center からプロジェクトをプロビジョニングした後は、Smartsheet の標準的な共有プロセスを使用して関係者にアクセス権を付与していくことになります。 個人やグループに付与するアクセス権のレベルに基づいて、プロジェクトのワークスペース全体を共有したり、個々の Smartsheet アイテム (サマリー レポートやまとめ用シートなど) を共有したりすることができます。

以下に、Smartsheet での共有に関するガイダンスやベスト プラクティスを掲載したページをご紹介します。


Control Center の既存のプロジェクトに対する変更

Control Center からプロビジョニングされたプロジェクトのテンプレートを更新するには、どうすればよいですか?

変更を行い、新しくプロビジョニングされたプロジェクトに適用する場合は、Smartsheet から直接実行できます。

  1. 変更するアイテム (シート、レポート、またはダッシュボード) を特定します。 このアイテムが保存されるフォルダーには、管理者ワークスペース (SCC 構成ファイルが入っているワークスペース) でそのプロジェクト タイプに使用されるアイテムが入っています。
  2. 変更するアイテムをクリックして開きます。変更を実行してアイテムを保存します。

これ以降に Control Center からプロビジョニングされたプロジェクトに、その変更が適用されます。

新しいテンプレートを追加して、Control Center からプロビジョニングされたプロジェクトに活用できるようにするには、どうすればよいですか?

Control Center 内の構成ビルダーを使用すると、特定のプロジェクト タイプにテンプレートを含めること、またはそこから除外することができます。 したがって、プロジェクトにテンプレートを追加または除外するには、PMO リードである必要があります。

このタスクは 2 か所で実行します。 まず、Smartsheet にアクセスし、テンプレートを作成して Control Center のプロジェクト フォルダーに追加します。これにより、Control Center 内の構成ビルダーで使用できるようになります。 続いて Control Center にアクセスし、構成ビルダーを開いて、テンプレートをプロジェクト タイプに追加したり、その表示方法を設定したりします。

パート 1: Smartsheet にて
  1. Control Center の構成用の管理者ワークスペースを開きます (ワークスペースに SCC 構成ファイル フォルダーが表示されているはずです)。
    管理者フォルダー
  2. 新しいテンプレートを追加するプロジェクト タイプに対応したフォルダーを開きます。(上の画像を例にとると、新しいテンプレートを Audit and Compliance プロジェクト タイプに追加する場合は、Audit and Compliance フォルダーを開きます)
  3. プロジェクトに含めるアイテム (シート、レポート、またはダッシュボード) を作成し、保存します。
パート 2: Control Center の構成ビルダーにて
  1. Control Center にログインし、メニューをクリックします。

    SCC メニュー
     
  2. 左パネルからプログラム名を選択し、[Manage Program (プログラムの管理)] (プロジェクトの検索ボックスの横) をクリックします。
    プログラムの管理
  3. 更新するブループリントをクリックします。
     
  4. プロジェクト ビルダーの下部にある [Next (次へ)] をクリックして、[Template Settings (テンプレート設定)] ページまで進みます。

    テンプレートを追加または更新した場合 (上述のパート 1 のとおり)、構成ビルダーが新しいテンプレートを検出したことを知らせるメッセージが表示され、 そのテンプレートを Control Center の構成に追加するかどうかを質問されます。
     
  5. テンプレートをそのプロジェクト タイプで利用できるようにするには、[Yes (はい)] をクリックします。
  6. [Template Settings (テンプレート設定)] にあるオプションを使って、プロジェクト内でテンプレートがどのように表示されるかを調整します。 (たとえば、このページから、プロビジョニングされたプロジェクトにそのテンプレートを含めるか否かをオプションにすることができます)
  7. [Next (次へ)] をクリックして構成ビルダーの最終ページへ進み、[Update (更新)] をクリックします。

テンプレート (またはテンプレートの更新) がプロジェクト タイプに含められると、確認メッセージが表示されます。 次回そのタイプのプロジェクトをプロビジョニングすると、新しいテンプレートが設定通りに含まれます。

ベスト プラクティス: Control Center のメリットの 1 つは、そこで作成されたシートは自動的に相互リンクされることです。そのため、 他のソースとリンクしているセルおよびサマリー データは、直接変更しないようにすることをお勧めします。

サマリー データを直接編集するのではなく、 サマリーの対象となっているデータを含むセルを見つけるようにします。 たとえば、=SUM(CHILDREN()) といった数式を使ってサマリー情報が作成されている場合、その子行にある SUM 関数の対象となっているデータを変更することで、サマリーの値を変更するようにします。

詳しくは、ヘルプ センターの 「セル リンク」および「Smartsheet での数式の作成と編集」をご覧ください。

プロジェクトに対して、プロジェクト情報 (プロジェクト メタデータ) を追加または変更するには、どのようにすればよいですか?

Smartsheet Control Center のメタデータは、プロジェクトのプロファイル情報です。 Smartsheet では、各プロジェクト プランのサマリー セクションでメタデータを確認できます。 メタデータを使用することで、プロジェクトの取り込みワークフローを設定したり、プロビジョニングされたプロジェクトやレポートのデータを追跡したり、サマリーを作成したりすることができます。

メタデータのプログラム

たとえば、メタデータに地域フィールドを追加して地域別にプロジェクトをレポートできるようにしたい、または既存の地域フィールドに値を追加したいなど、これからメタデータを追加または更新する場合は、構成ビルダーから実行します。

構成ビルダーからプロジェクト メタデータを追加または更新する方法を以下に示します。

  1. Control Center にログインして、メニューをクリックします。SCC メニュー
  2. メタデータを編集するプログラムの名前を選択し、[Manage Program (プログラムの管理)] をクリックします。
  3. 更新するブループリントをクリックします。
  4. メタデータを追加または編集するプロジェクト タイプのタイルを選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  5. [Next (次へ)] をクリックして構成ビルダーを進め、[Project Metadata (プロジェクト メタデータ)] ページを表示させます。
  6. [Project Metadata (プロジェクト メタデータ)] ページで、既存のメタデータの属性を変更するか、画面の一番下までスクロールして [Add Field (フィールドの追加)] をクリックし、新しいメタデータを追加します。
    メタデータの追加リンク
  7. [Next (次へ)] をクリックして、[Update (更新)] ボタンを見つけます。
  8. [Update (更新)] をクリックして、メタデータの変更を承認します。

新しいメタデータを追加すると、プロジェクトのテンプレートとの関連付けが可能になり、プロジェクトの取り込みおよびプロビジョニング プロセスの一部に組み込むことも可能になります。

プロジェクトを削除するには、どうすればよいですか?

Control Center を利用していくと、プロジェクトをプロビジョニングした後に、プロジェクトの再構成が必要となる変更を加えたいこともあるでしょう。 プロジェクトをプロビジョニングした後に間違いを発見した場合は、最初からやり直すことになります。以下に、プロビジョニングしたプロジェクトを削除する方法を示します。

  1. Smartsheet にて: プロジェクト ワークスペースからプロビジョニングしたプロジェクトのプロジェクト フォルダーを削除します。 データ収集シートを使用している場合は、プロジェクトがプロビジョニング済みであることを示す列の値も削除する必要があります。
  2. Control Center にて: プロジェクトの PMO 所有者が、プロジェクト タイトルから離れた右側にある三点リーダーをクリックし、さらに [Delete Plan (プランの削除)] アイコンをクリックして、プロジェクトを削除します。
  3. プロジェクトがサマリー ロールアップ シートに含まれている場合は、そのシートから当該プロジェクトの行を削除します。

グローバル更新の実行

グローバル更新機能とは?

Smartsheet Control Center (SCC) のグローバル更新機能を使用すると、プロジェクトのテンプレートやメタデータを更新し、その変更を既存のプロジェクトに自動的に反映させることができます。必要な変更の設定、更新テストおよび検証は、PMO リードまたは PMO が実行し、その更新を既存のプロジェクトにプッシュします。 こうした変更は、特定のプロジェクトを対象にも、プロジェクトのポートフォリオ全体を対象にも実行できます。

グローバル更新機能にアクセスするには、どうすればよいですか?

グローバル更新を実施するには、SCC 構成において PMO リードまたは PMO として登録されている必要があります。 既存の PMO リードは、SCC ビルダーでこのユーザー リストを確認および更新できます。 詳しくは、PMO のアクセス権付与に関する質問をご覧ください。

どのようなタイプのグローバル更新を実施できますか?

グローバル更新の目的は、既存や新規を問わずプロジェクト全体で一貫性を確保できるメカニズムを管理者に提供することです。 最初のリリースでは、以下の 3 つのタイプのグローバル更新を利用できます。

  • Add New Column (新しい列の追加)
  • Modify Existing Column (既存の列の変更)
  • Add New Metadata (新しいメタデータの追加)
  • Find/Replace (検索/置換)

これらのオプションに関する詳細は、「Smartsheet Control Center: プロジェクトのグローバル更新」をご覧ください。

すべてのプロジェクトを更新する必要がありますか?

いいえ、ありません。 [Apply Update (更新の適用)] の段階で、更新を適用するプロジェクトを選択することができます。 選択して更新が適用されると、すべてのプロジェクトに更新が適用されていないことを示す [Partially Applied (一部適用済み)] というステータスが表示されます。

更新のステータスが [Partially Applied (一部適用済み)] である場合、これはいつ「適用された」と見なされるのですか?

グローバル更新は、[Apply Update (更新の適用)] リストにあるすべてのプロジェクトが更新されたときに、完全に適用されたと見なされます。 [Apply Update (更新の適用)] リストは、グローバル更新のテストおよび検証が実行された段階で存在しているプロジェクトで構成されます。

Control Center を使用せずに作成したプロジェクトを変更することはできますか?

いいえ、できません。グローバル更新機能は、Control Center を使用して作成されたプロジェクトのみをサポートしています。

ベース プロジェクト テンプレートに対して実行した変更はすべて、自動的に既存のすべてのプロジェクトに反映されますか?

いいえ、ベース プロジェクトに対して直接実行した変更は、新しく作成されたプロジェクトにのみ反映されます。 既存のプロジェクトを更新するには、グローバル更新機能を使用する必要があります。

Find/Replace (検索/置換) とは何ですか?また、その使用方法は?

Find/Replace (検索/置換) を使用すると、既存の全プロジェクト シートおよびテンプレートを対象に、セル内の値および数式を更新することができます。 また、詳細オプションを使用すると、更新するセルを指定することもできます。 検索/置換のグローバル更新とその機能についての詳細は、「Control Center グローバル更新: 検索/置換」をご覧ください。

追加機能とツール

Control Center のログの表示方法は?

Control Center のアイテムの左側に表示される三点リーダーにマウスオーバーして、[Show Logs (ログの表示)] を選択します。

プログラムに対する Control Center のランディング ページでプロジェクト名を見つけ、[Show Logs (ログの表示)] オプションを選択します。

以下のログを表示することができます。

  • Projects (プロジェクト)
  • Global Updates (グローバル更新)
  • Archiving (アーカイブ)
  • Approval Automation (承認の自動化) (プログラムに対して有効な場合)

プロジェクトのプロビジョニングを自動化する方法は?

Control Center リードは、特定の Control Center ブループリントに対して [Approval Automation (承認の自動化)] を有効にすることができます。 自動化が有効な場合に、(Control Center ブループリントのデータ収集設定で構成される) 「承認」値がデータ収集シート内で「承認済み」とマークされると、Approval Automation (承認の自動化) によりプロジェクトがプロビジョニングされます。

注: 自動化が有効な場合は、ブループリント設定を変更することはできません。

Approval Automation (承認の自動化) を有効にするには、

  1. [Manage Program (プログラムの管理)] にアクセスして、[Automations (自動化)] タブを選択します。
  2. [New Automation (新規自動化)] を選択します。
  3. ブループリントを選択し、次に [Create (作成)] を選びます。

自動化が有効になれば、 ブループリント内で構成された「承認」値がデータ収集シートの行に設定された段階で、アイテムは自動的にプロビジョニングされます。

注: 既定では、この機能は Control Center のプログラムに対して有効ではありません。 Control Center の承認の自動化を有効にするには、Smartsheet チームの担当者までお問い合わせください。