適用対象
- Business
- Enterprise
機能
この機能を使用できるユーザー
- 管理者
- プライマリ リード
Smartsheet Control Center: ブループリントの作成
ブループリントは、組織を推進するプロジェクトとプロセスの基本的な構造を提供します。ブループリントでは、新しい Smartsheet アイテムの作成が自動化されるため、時間と労力を節約できます。
ご利用可能なユーザー
プラン:
- Business
- Enterprise
- Smartsheet Advance Package
ブループリント ソース フォルダーが必要で、そのフォルダーには、ブループリントのソース テンプレートとなるシート、レポート、またはダッシュボードが少なくとも 1 つ含まれている必要があります。
ブループリントを作成します。
- ブループリント ソース フォルダーを作成します。
- [プログラムを管理] > [+ 新しいブループリント] の順に選択します。
- ブループリント ウィザードを使用して、ブループリントを設定します。
ブループリントの基本
プロジェクト ストレージ
プロジェクトを作成するとき、生成されたアイテムをどこに保存しますか？
- 各プロジェクトの新しいワークスペース。新しいプロジェクトごとにアイテムへの共有権限を変更する必要がある場合に最適です。
- 事前に選択したワークスペース。新しいプロジェクトはすべて同じワークスペースに作成します。そのワークスペースにアクセスできるユーザーは誰でも、以前に作成したプロジェクトと新しく作成したプロジェクトの両方にアクセスできます。
- ユーザーがワークスペースを選択できるようにする。プロジェクトの作成者は、プロジェクトの作成に使用するワークスペースを選択できます。これを使用して、プロジェクトをグループ化します (たとえば、プロジェクトを地域ごとにグループ化するなど)。
- ユーザーがワークスペースを選択または作成できるようにする。プロジェクトを作成するユーザーは、既存のワークスペースを選択するか、プロジェクト用に新しいワークスペースを作成できます。
ソース テンプレートの設定
ソース フォルダー
ブループリント ソース フォルダーは、プログラム設定時の要件です。この画面は、そのフォルダーと、そのフォルダー内のシート、レポート、およびダッシュボードを示しています。
テンプレートの設定
これらの設定によって、ブループリント ソース フォルダーのアイテムをプロジェクトに含めるかどうか、それが必要かどうか、および Control Center でプロジェクトを選択したときにどのシートが起動するかが決まります。行にカーソルを合わせて、起動シートにするアイテムを変更します。
オプションのテンプレートには以下の追加設定があります。
- オプション - 選択済み。新しいプロジェクトから除外するアイテムのチェックボックスをオフにします。(既定ではすべての項目がオンになっています。) たとえば、100 万円を超えるプロジェクトに必要なプロジェクト ガバナンス シートがある場合などです。低予算のプロジェクトには、このオプション シートは必要ありません。
- オプション - 選択解除済み。新しいプロジェクトから除外するアイテムのチェックボックスをオンにします。(既定ではすべての項目がオフになっています。) たとえば、新規クライアント向けのオンボーディング シートはあるが、既存のクライアントのプロジェクトではそのシートは必要ない、という場合です。
レポートをオプションとして設定することはできません。必須のテンプレートとしてのみ使用できます。
グループ
プロジェクトで同じテンプレートの異なるバージョンを使用する場合は、それらのテンプレートをグループ化し、プロジェクト作成時に使用するテンプレートを選択できます。たとえば、タスク リストにファスト トラックと通常トラックの 2 つのバージョンがあるとします。
グループ内の各テンプレートにグループ名 (例: トラック) を入力します。最も頻繁に使用するものを選択済みとして設定し、残りは選択解除します。グループ内の少なくとも 1 つのテンプレートを、既定の任意のテンプレートとして選択する必要があります。
詳細オプションは各項目に以下が含まれます。
- 説明の追加: アイテムの使用に関するチームのガイドとなる重要な情報。
- 添付ファイル/リンクを許可:ユーザーがプロジェクトのアイテムにファイルを添付する機能を許可または制限します。たとえば、プロジェクトの実現可能性調査がある場合、そのプロジェクトの作成時に含めることができます。
ブループリント コンポーネント
プログラムにデータ収集シートまたはサマリー シートが含まれている場合、ブループリント コンポーネントウィンドウにこれらのアイテムをプロジェクトに含めることができます。すべての新しいプロジェクトで次の項目を有効にできます。
- データ収集シート
- サマリー ロールアップ
- 動的レポート範囲
- WorkApp に含める
データ収集の設定
ここにリストされているオプションは、データ収集シートの列にマッピングされます。また、新しいプロジェクトの作成時に読み取りを行う列と値をブループリントに指示します。
オプションの詳細オプションには、次のようなものがあります。
- プロジェクト リンク列: 作成したプロジェクトへの直接リンクを使用して、選択したデータ収集シートに既定のプロジェクト シートへのリンクを追加します。
- データ収集の添付ファイル/リンク: データ収集シートのプロジェクト列に添付ファイル/リンクがある場合は、それらの添付ファイル/リンクのコピー先のシートを選択できます。
- その他のフィルター: 新しいプロジェクトを作成するときに特定の列でフィルターを適用します。たとえば、[部門/部署] でフィルターすると、プロジェクトを選択したときに [ファシリティ/施設設備] にあるプロジェクトのみが表示されます。このオプションを有効にすると、[プロジェクトを作成] ウィザードのプロファイル データ画面にそのフィルター オプションが表示されます。新しいプロジェクトを作成するユーザーは誰でも、フィルターを設定して、プロジェクトの選択ドロップダウン リストで使用できるプロジェクトを変更できます。
プロファイル データの選択
テンプレートのサマリー セクションの要素がここにリストアップされます。これらのアイテムはデータ収集シートから取得しています。ここでアイテムを選択すると、新しいプロジェクトの作成時にプロファイル データとして使用されます。これにより、プロファイル データの一貫性が常に確保されます。
新しいプロジェクトを作成する際には、これらのフィールドに入力する情報を提供します。
データ収集シートとブループリント テンプレートの両方に表示されるプロファイル データが自動的に選択されます。
プロファイル データのカスタマイズ
プロジェクトの作成時にデータ収集プロファイル データの取得元をカスタマイズし、検証ルールを設定して、その他のオプションを適用できます。
各フィールドに、データの取得元を指定できます。
- データ収集シートの値。データ収集シートの一致する列の値を自動的に使用します。
- ユーザーが手動で入力。プロジェクトの作成時に入力するデータ タイプを選択します。日付、数値、2 種類のドロップダウン リストなど、複数のデータ タイプから選択できます。動的なドロップダウン リストを使用する場合は、まず通常のドロップダウンを作成します。
特別なデータ タイプ (日付、連絡先、複数選択ドロップダウンなど) は、プロファイル データでターゲット列を選択する必要があります。データ収集時に日付を使用する場合は、書式を維持するために、対象列に適切なデータ タイプ列を選択する必要があります。
ブループリント サマリー
ブループリント サマリーが含まれている場合は、プロジェクトのプロファイル データをブループリント サマリー シートにリンクする方法を設定できます。
プロジェクトの設定時に作成したブループリント サマリー シートを選択します。
サマリー データ ソース: ブループリント サマリー シートにリンクされたプロファイル データを含めるシートを選択します。複数のシートを選択している場合は、1 つをプライマリ シートとして選択してください。プライマリ シートは、プロファイル データが複数のシートに存在する場合にどのプロファイル データを優先させるかを決定します。
サマリー データ フィールド: ブループリント サマリー シートの列名と一致する、選択したデータ ソースのプロファイル データは、自動的に含まれ、必須になります。
プロファイル データをさらに追加できます。データ要素を含めると、Control Center によってブループリント サマリーに列が追加されます。
データ要素を削除するには、ブループリント サマリー シートを開き、列を手動で削除するか、列の名前を変更します。
行階層: これを使用して、ブループリント サマリーに新しい行をどのように挿入するかを決定します。
最大 3 つのプロファイル データ要素を、最大 3 レベルの階層に対して指定できます。一致する親行が見つからない場合、その行はシートの最後に移動されます。
ブループリント サマリー シートの最後に新しい行を追加するには、空白のままにします。
+ 新しいサマリー シート: Control Center にはサマリー シートが 1 個表示されていますが、さらに追加することが可能です。次の場合に役立ちます。
- アクセスの制御: あるサマリー シートには、限られたグループのみがアクセスできる財務情報を含め、別のサマリー シートには、より幅広いオーディエンスがアクセスできるステータス情報を含めることができます。
- 多数のプロジェクトを保存する: ブループリント サマリーに保持できる行数に制限が適用されます。プロファイル データを複数のシートに分散することで、より多くのスペースを確保できます。
プロジェクト アーカイブによって、ブループリント サマリー シートのスペースを解放できます。
データ収集サマリー シートの更新
プロジェクトのプロファイル データ フィールドは、最大 20 個までデータ収集シートにリンクできます。これは、プロジェクトにメトリックがほとんどなく、データ収集シートで使用できるようにしておく場合に便利です。
データ収集シートでは、複数のシートをリンクすることはできません。
命名
命名ルールを使ってプロジェクトを区別します。プロジェクトの各シート名に追加するプロファイル要素を最大 3 つまで選択します。
既定では、プロジェクトのワークスペースではこれらと同じルールが使用されます。
権限と共有
この設定により、プロジェクト チームの各メンバーが、このブループリントを使用して作成するプロジェクトに対して、誰がどのレベルのアクセス権を持っているかが決まります。
権限: Smartsheet アイテムには、プライマリ リードまたはプロジェクト作成者のいずれかの単一所有者が必要です。既定ではプライマリ リードを使用します。ポートフォリオ リードは管理者権限を持ちます。
共有:その他のユーザーやグループについては、プロジェクトに対して異なるレベルの権限が必要な場合があります。これらの権限は、ワークスペースに既に存在する権限に追加されます。共有で権限を付与されたユーザーまたはグループは、プロジェクトのすべてのアイテムにアクセスできます。
データ収集プロファイル データで指定されたユーザーは、プロジェクトにアクセスできます。これは、プロファイル データのカスタマイズ画面の一部として設定されます。
詳細設定: プロジェクト全体を共有するのではなく、特定のテンプレートをユーザーまたはグループと共有するには、[詳細設定] セクションを使用します。
ウィザードの右下隅で [保存] を選択して、ブループリントを保存します。ブループリントを使ってプロジェクトを作成、編集、削除できるようになりました。