ブループリントは、組織を推進するプロジェクトとプロセスの基本的な構造を提供します。ブループリントでは、新しい Smartsheet アイテムの作成が自動化されるため、時間と労力を節約できます。
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ブループリントを作成するには、ブループリント ソース フォルダーが必要です。このフォルダーには、ソース テンプレートとなるシート、レポート、またはダッシュボードが少なくとも 1 つ含まれている必要があります。
ブループリントを作成する
- Smartsheet で、ブループリント ソース フォルダーとなる新しいワークスペースを作成します。
- Control Center を開き、左上隅にある三本線アイコンを開きます。
- ブループリントを追加するプログラムを選択します。
- [プログラムを管理] > [+ 新しいブループリント] を選択します。
- ブループリント ウィザードを使用して、ブループリントを設定します。
ブループリントの基本
プロジェクト ストレージ
プロジェクトの作成時に生成されたアイテムの保存場所について説明します。
- 各プロジェクトの新しいワークスペース。 新しいプロジェクトごとにアイテムへの共有権限を変更する必要がある場合は、このオプションを選択します。
- 事前に選択されたワークスペース。新しいプロジェクトはすべて同じワークスペースで作成します。そのワークスペースにアクセスできるユーザーは誰でも、以前に作成したプロジェクトや新しく作成したプロジェクトにアクセスできます。
- ユーザーがワークスペースを選択できるようにする。 プロジェクトの作成者は、プロジェクトの作成に使用するワークスペースを選択できます。これを使用して、たとえば地域ごとにプロジェクトをグループ化することが可能です。
- ユーザーがワークスペースを選択または作成できるようにする。プロジェクトを作成するユーザーは、既存のワークスペースを選択するか、プロジェクト用に新しいワークスペースを作成できます。
ソース テンプレートの設定
ソース フォルダー
ブループリント ソース フォルダーは、プログラム設定時の要件です。ブループリントの一部として必要なテンプレートを含むフォルダーを参照して選択します。
テンプレートの設定
これらの設定によって、ブループリント ソース フォルダーのアイテムをプロジェクトに含めるかどうか、それが必要かどうか、および Control Center でプロジェクトを選択したときにどのシートが起動するかが決まります。行にカーソルを合わせて、起動シートにするアイテムを変更します。
ブループリントに含めているオプション テンプレートがある場合は、追加の設定を行うことができます。
- オプション - 選択済み。新しいプロジェクトから除外するアイテムのチェックボックスをオフにします。(既定ではすべての項目がオンになっています。)たとえば、100 万円を超えるプロジェクトに必要なプロジェクト ガバナンス シートがある場合などです。低予算のプロジェクトでは、このオプション シートは必要ありません。
- オプション - 選択解除済み。新しいプロジェクトから除外するアイテムのチェックボックスをオンにします。(既定ではすべての項目がオフになっています。)たとえば、新規クライアント向けのオンボーディング シートはあるが、既存のクライアントのプロジェクトではそのシートは必要ない、という場合です。
レポートをオプションとして設定することはできません。必須のテンプレートとしてのみ使用できます。
グループ
プロジェクトで同じテンプレートの異なるバージョンを使用する場合は、それらのテンプレートをグループ化し、プロジェクト作成時に使用するテンプレートを選択できます。たとえば、タスク リストにファスト トラックと通常トラックの 2 つのバージョンがあるとします。
グループ内の各テンプレートにグループ名 (例: トラック) を入力します。最も頻繁に使用するものを選択済みとして設定し、残りは選択解除します。グループ内の少なくとも 1 つのテンプレートを、既定の任意のテンプレートとして選択する必要があります。
詳細オプションを表示
各アイテムに対して [詳細オプションを表示] をオンにすると、以下の機能が有効になります。
- 説明の追加: アイテムの使用に関するチームのガイドとなる重要な情報を追加します。
- 添付ファイル/リンクを許可: ユーザーがプロジェクトのアイテムにファイルを添付する権限を許可または制限します。たとえば、プロジェクトの実現可能性調査がある場合、そのプロジェクトの作成時に含めることができます。
ブループリント コンポーネント
プログラムにデータ収集シートまたはサマリー シートが含まれている場合、[ブループリント コンポーネント] ウィンドウでこれらのアイテムをプロジェクトに含めることができます。すべての新しいプロジェクトで次のアイテムを有効にできます。
- データ収集シート
- サマリー ロールアップ
- 動的レポート範囲
- WorkApps
- Resource Management パネル
データ収集の設定
ここにリストされているオプションは、データ収集シートの列にマッピングされます。また、新しいプロジェクトの作成時に読み取りを行う列と値をブループリントに指示します。
オプションの詳細データ収集オプション
[詳細データ収集オプション] をオンにして、以下を含めます。
- プロジェクト リンク列: 作成したプロジェクトへの直接リンクを使用して、選択したデータ収集シートに既定のプロジェクト シートへのリンクを追加します。
- データ収集の添付ファイル/リンク: データ収集シートのプロジェクト行に添付ファイル/リンクがある場合は、それらの添付ファイル/リンクのコピー先のシートを選択できます。
- ユーザーでプロジェクトをフィルタリング: 現在のユーザーでフィルタリングする連絡先列を選択します。
フィルターは、Smartsheet グループに関連付けられている、または連絡先列でメンションされていない限り、プライマリ リードには表示されません。
- その他のフィルター: 新しいプロジェクトを作成するときに特定の列でフィルターを適用します。たとえば、[部門/部署] でフィルターすると、プロジェクトを選択したときに [施設部] にあるプロジェクトのみが表示されます。
このオプションを有効にすると、[プロジェクトを作成] ウィザードの [プロファイル データ] 画面に [その他のフィルター] オプションが表示されます。新しいプロジェクトを作成するユーザーは、フィルターを設定して、[プロジェクトの選択] ドロップダウンで使用できるプロジェクトを変更できます。連絡先列がリストアップされている場合に、プロジェクトのプロビジョニングを行えるユーザーに関するフィルターを変更できるのは、プライマリ リードまたは追加リードのみです。
プロファイル データの選択
テンプレートの [サマリー] セクションの要素はここに表示されます。これらのアイテムはデータ収集シートから取得しています。ここでアイテムを選択すると、新しいプロジェクトの作成時にプロファイル データとして使用されます。これにより、プロファイル データの一貫性が常に確保されます。
新しいプロジェクトを作成する際には、これらのフィールドに入力する情報を提供します。
データ収集シートとブループリント テンプレートの両方に表示されるプロファイル データが自動的に選択されます。
プロファイル データのカスタマイズ
プロジェクトを作成し、検証ルールを設定して、その他のオプションを適用する際に、データ収集プロファイル データの取得元をカスタマイズできます。
各フィールドに、データの取得元を指定できます。
- データ収集シートの値。データ収集シートの一致する列の値を自動的に使用します。
- ユーザーが手動で入力。プロジェクトの作成時に入力するデータ タイプを選択します。日付、数値、2 種類のドロップダウン リストなど、複数のデータ タイプから選択できます。動的なドロップダウン リストを使用する場合は、まず通常のドロップダウンを作成します。
特定のデータ タイプ (日付、連絡先、複数選択ドロップダウンなど) は、プロファイル データでターゲット列を選択する必要があります。データ収集時に日付を使用する場合は、書式を維持するために、対象列に適切なデータ タイプ列を選択する必要があります。
プロファイル データのカスタマイズに関する詳細オプションを表示する
[詳細を表示] をオンにすると、プロファイル データのカスタマイズ オプションがさらに表示されます。
どのテンプレートに表示しますか?このプロファイル データ フィールドを表示させたいテンプレートを選択します。
説明/ヘルプ テキスト。 プロジェクトの名前や、毎回表示されるその他の説明テキストを入力する場合に使用します。
ターゲット列。特定のプロファイル データ アイテムを表示する列を指定します。たとえば、[説明] を選択した場合、その列はデータ収集シートとサマリー シートに表示される必要があります。
承認列。データ収集シートから特定のデータが取り込まれる列。
動作。 [セル リンク]、[1 回限りの書き込み]、[編集可能な値] から選択します。
WorkApps の設定
ポートフォリオ WorkApps を作成すると、プログラム レベルおよびプロジェクトレベルのアイテムをチーム メンバーや共同作業者と共有できます。ポートフォリオ ビルダーは、役割を設定して各ユーザーのアクセス レベルを決定し、他のユーザーに表示される内容を簡素化できます。
Control Center 内でこのオプションを有効にすると、プロジェクト WorkApps が作成され、データ収集シートの列にマッピングされます。
● Control Center の各新しいプログラムには、対応するポートフォリオ WorkApps があります。
● プログラム内の各プロジェクトには、プロジェクト WorkApps があります。
● 各ポートフォリオ WorkApps には、プログラム内の各ブループリントに対応するブループリント WorkApps があります。
- WorkApp の URL。新しい WorkApp が作成されるたびに、Control Center によってこの列に直接 URL が入力されます。
- WorkApp プロジェクトの所有者。単一の連絡先リスト列を使用して WorkApp プロジェクトの所有者を設定します。連絡先リスト列をこの設定にリンクしない場合、プログラムの所有者が既定で WorkApp の所有者になります。
- メール通知。プロジェクトが手動または自動でプロビジョニングされるたびに、役割が割り当てられているユーザーに通知します。
- WorkApp の役割。単一または複数の連絡先リスト列を選択し、プロジェクトの作成時に役割を割り当てる連絡先を選択します。
ブループリント サマリー
ブループリント サマリーが含まれている場合は、プロジェクトのプロファイル データをブループリント サマリー シートにリンクする方法を設定できます。
プロジェクトの設定時に作成したブループリント サマリー シートを選択します。
サマリー データ ソース: ブループリント サマリー シートにリンクされたプロファイル データを含めるシートを選択します。複数のシートを選択している場合は、1 つをプライマリ シートとして選択してください。プライマリ シートは、プロファイル データが複数のシートに存在する場合にどのプロファイル データを優先させるかを決定します。
サマリー データ フィールド: ブループリント サマリー シートの列名と一致する、選択したデータ ソースのプロファイル データは、自動的に含まれ、必須になります。
プロファイル データはさらに追加することができます。データ要素を含めると、Control Center によってブループリント サマリーに列が追加されます。
データ要素を削除するには、ブループリント サマリー シートを開き、列を手動で削除するか、列の名前を変更します。
行階層: これを使用して、ブループリント サマリーに新しい行をどのように挿入するかを決定します。
最大 3 つのプロファイル データ要素を、最大 3 つの階層レベルに対して指定できます。一致する親行が見つからない場合、その行はシートの最後に移動されます。
ブループリント サマリー シートの最後に新しい行を追加するには、空白のままにします。
+ 新しいサマリー シート: Control Center には元々サマリー シートが 1 つありますが、さらに追加することが可能です。この機能は、次の場合に役立ちます。
- アクセスの制御: あるサマリー シートには、限られたグループのみがアクセスできる財務情報を含め、別のサマリー シートには、より幅広いオーディエンスがアクセスできるステータス情報を含めることができます。
- 多数のプロジェクトを保存する: ブループリント サマリーに保持できる行数に制限が適用されます。プロファイル データを複数のシートに分散することで、より多くのスペースを確保できます。
プロジェクト アーカイブによって、ブループリント サマリー シートのスペースを解放できます。
データ収集サマリー シートの更新
プロジェクトのプロファイル データ フィールドは、最大 20 個までデータ収集シートにリンクできます。これは、プロジェクトにメトリックがほとんどなく、データ収集シートで使用できるようにしたい場合に便利です。
データ収集シートでは、複数のシートをリンクすることはできません。
- プライマリ テンプレート。 承認シートにリンクされているプライマリ テンプレート シートを選択します。
- データ収集サマリー フィールド。データ収集シートにリンクさせる必要があるサマリー フィールドを選択します。
命名
命名ルールを使ってプロジェクトを区別します。プロジェクトの各シート名に追加するプロファイル要素を最大 3 つまで選択します。
既定では、プロジェクト ワークスペースでもこれらと同じルールが使用されます。
権限と共有
この設定により、このブループリントを使用して作成するプロジェクトに対して、各プロジェクト チーム メンバーのアクセス権限レベルが決まります。
権限: Smartsheet アイテムには、プライマリ リードまたはプロジェクト作成者のいずれかの単一所有者が必要です。既定ではプライマリ リードを使用します。ポートフォリオ リードは管理者権限を持ちます。
共有: その他のユーザーやグループについては、プロジェクトに対して異なるレベルの権限が必要な場合があります。これらの権限は、ワークスペースに既に存在する権限に追加されます。共有で権限を付与されたユーザーまたはグループは、プロジェクトのすべてのアイテムにアクセスできます。アクセス権を付与するには、プライマリ リードがこれらのグループを所有する必要があります。
データ収集プロファイル データで指定されたユーザーは、プロジェクトにアクセスできます。これは、[プロファイル データのカスタマイズ] 画面の一部として設定されます。
詳細設定: プロジェクト全体を共有するのではなく、特定のテンプレートをユーザーまたはグループと共有するには、[詳細設定] セクションを使用します。
ウィザードの右下隅で [保存] を選択してブループリントを保存すると、プロジェクトの作成、編集、削除ができるようになります。