Smartsheet Control Center: プロジェクトのグローバル更新

Smartsheet Control Center では、グローバル更新を実行することで、プロジェクトのテンプレートを簡単に更新でき、その変更を既存プロジェクトや新規プロジェクトに自動的に適用させることができます。

プロジェクトが進捗するにつれ、プロジェクトをより効率的に進めるためにさらなる情報が必要な場合もあるでしょう。 たとえば、「リスクあり」列を追加して、ユーザーが締切に間に合わない恐れのあるタスクにフラグを付けられるようにしたい場合は、 グローバル更新を使用することで、この列を追加して、プロジェクト ポートフォリオ全体に適用することができます。

この記事では、Control Center ポートフォリオでのグローバル更新の作成方法やテスト方法などを含め、各タイプのグローバル更新の概要を説明します。

グローバル更新のタイプ

グローバル更新を作成・実行する前に、利用可能なグローバル更新のタイプとその機能を把握しましょう。 グローバル更新では以下のことが可能です。

• Add New Column (新しい列の追加): プロジェクト シートとテンプレートに新しい列を追加します。
• Modify Existing Column (既存の列の変更): プロジェクト シートとテンプレートの既存の列を変更します。
• Add Profile Data (プロファイル データの追加): 新しい「Profile Data (プロファイル データ)」行をプロジェクト内の 1 つ以上のテンプレートのサマリー セクションに追加します｡
• Find/Replace (検索/置換): プロジェクトとテンプレートにて値の検索・置換を実行します。
• Update Reports (レポートの更新): プロビジョニングされたプロジェクト レポートとレポート テンプレートを変更します。
• Update Dashboards (ダッシュボードの更新): プロビジョニングされたプロジェクト ダッシュボードとダッシュボード テンプレートを変更します、

新しいグローバル更新の作成

更新の詳細設定

1. Smartsheet のアプリ起動ツールから [Control Center] を選択するか、https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com にアクセスして、ログインします。
2. メニューをクリックし、更新を実行するプログラム名を選択します。
   
3. 画面左上の [Manage Program (プログラムの管理)] をクリックします。
4. [Global Updates (グローバル更新)] を選択し、[New Update (新規更新)] をクリックします。
5. 更新のタイプを選択します。 更新のタイプを選択すると、タイルのプラス記号がチェックマークに変わります。
   
   
6. [Next (次へ)] をクリックして、更新の詳細を入力します。
7. 画面右下の [Create & Run (作成と実行)] をクリックします。

変更のテストと検証

テストは必須です。

[Create & Run (作成と実行)] をクリックし、実際のプロジェクトとシートに対する更新をテストし、検証します。 このテストでは、変更に問題がないことを確認できるまで変更が確定されないよう、プロジェクトの一時的なコピーが作成されます。

1. [Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページでプロジェクトを選択し、ページ下部の [Apply Test (テストの実行)] をクリックします。
   
   
   テストによってコピーが作成されると、[Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページの「Status (ステータス)」列が [New (新規)] から [Success (成功)] に変わります。
   
   ヒント: [Success (成功)] にマウスオーバーすると、更新のサマリーが表示されます。
   
   
2. [Open Test (テストを開く)] をクリックして、テスト シート、レポート、またはダッシュボードを確認し、更新が意図したとおりに実行されていることを確認します。
   注: 更新を編集するには、[Close (閉じる)] をクリックしてテストを閉じ、変更を行い、再度テストを実行します。 詳細は、「既存のグローバル更新の編集」をご覧ください。
   ヒント: 他のプロジェクトで更新をテストする場合は、[Close (閉じる)] をクリックして、[Update Summary (更新サマリー)] ページに戻ります。 [Test Update (更新のテスト)] をクリックし、テストするプロジェクトを選択します。 この作業は、変更結果に納得するまで何度でも実行することができます。
3. 意図した通りに更新されることを確認したら、テストを閉じて [Test Global Update (グローバル更新のテスト)]ページに戻ります。
4. [Confirm (確認)] をクリックし、[Update Summary (更新サマリー)] ページに移動します。

結果の確認と更新の適用

最後にもう 1 度、変更結果をレビューして確認するチャンスがあります。また、この段階で、更新を適用する場所を選択します。

1. [Update Summary (更新サマリー)] ページをレビューし、更新結果が意図したものであることを確認します。
2. [Apply Update (更新の適用)] をクリックします。
3. [Apply Update (更新の適用)] ページで、更新するプロジェクトを選択します。
   注: テンプレートを更新する場合は、[Apply update to the base project template(s) (ベース プロジェクト テンプレートに更新を適用)] をオンにします。
4. [Apply (適用)] をクリックします。 変更は元に戻せないことを確認する通知が表示されたら、[Yes (はい)] をクリックして更新を完了します。

グローバル更新は、[Global Updates (グローバル更新)] ページに残るため、 必要なときにいつでも実行できます。 実行したい更新を選択して、上記のとおりに実行するだけです。

既存のグローバル更新の編集

既存のグローバル更新を編集するには:

1. Smartsheet のアプリ起動ツールから [Control Center] を選択するか、https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com にアクセスして、ログインします。
2. メニューをクリックし、更新を実行するプログラム名を選択します。
   
3. 画面左上の [Manage Program (プログラムの管理)] をクリックします。
4. [Global Updates (グローバル更新)] を選択し、[New Update (新規更新)] をクリックします。
5. 変更するグローバル更新を見つけ、三点リーダー アイコン (更新名の左側) にマウスオーバーして [Edit (編集)] を選択します。
6. 編集を行い、[Update & Run (更新と実行)] を選択して変更のテストと検証を実施します。 詳細は、「変更のテストと検証」をご覧ください。

グローバル更新と Smartsheet Control Center に関するよく寄せられる質問については、 「Smartsheet Control Center に関するよくある質問」をご覧ください。