Smartsheet Control Center: プロジェクトのグローバル更新

Smartsheet Control Center では、グローバル更新を実施することで、プロジェクトのテンプレートを簡単に更新し、その変更を既存のプロジェクトや新規プロジェクトに自動的に適用させることができます。 グローバル更新により、プロセスを常に改善したり、ポートフォリオ全体でオペレーションの一貫性を確保し続けたりすることができます。

グローバル更新の目的は、既存や新規を問わず各プロジェクト全体で一貫性を確保できるメカニズムを管理者に提供することにあります。 グローバル更新には以下の 4 つのタイプがあります。

  • Add New Column (新しい列の追加)
  • Modify Existing Column (既存の列の変更)
  • Add New Metadata (新しいメタデータの追加)
  • Find/Replace (検索/置換)

Control Center 以外で (または Control Center をセットアップする前に) 作成されたプロジェクトに対してグローバル更新を実施するときは、その前にまずそれらを Control Center のプロジェクトに移管しておく必要があります。

このページの内容

グローバル更新の基本

グローバル更新のオプションの使用

グローバル更新のアクセス要件

グローバル更新を実施するには、Smartsheet Control Center にプロジェクト リードとしてアクセスする必要があります。リードとしてのアクセス権を付与する方法については、「Smartsheet Control Center にアクセス」をご覧ください。


グローバル更新の基本

更新の詳細設定

  1. 次の URL から Smartsheet Control Center にログインします: https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com
  2. メニューをクリックし、更新を実施したいプログラム名を選択します。
    SCC メニュー
  3. [Manage Program (プログラムの管理)] (プログラム検索ボックスの隣) をクリックします。
  4. [Global Updates (グローバル更新)] を選択し、[New Update (新規更新)] をクリックします。
  5. グローバル更新ページにて [Create New Update (新規更新の作成)] をクリックします。
  6. 表示されるオプションの中から、実施したい更新のタイプを選択します (タイルを選択すると、そのオプションのプラス記号がチェックマークに変わります)。

    グローバル更新のオプション
  7. [Next (次へ)] をクリックし、更新の詳細設定を開始します。 設定する内容は、実施したい更新のタイプによって異なります。

    更新タイプ別の設定方法については、下の「新しい列の追加」、「既存の列の変更」、または「新しいメタデータの追加」を参照してください。 更新に関する設定を続け、[Next (次へ)] をクリックしながらウィザードを進めていきます。
     
  8. 必要な情報を入力し終えると、下部に[Create & Test (作成とテスト)] というボタンが表示されたページにたどり着きます。 続行するには、[Create & Test (作成とテスト)] をクリックします。

テストと変更の検証

[Create & Test (作成とテスト)] をクリックすると、実際のプロジェクトおよびシートに対する更新をテストし、検証することになります (このプロセスにおいて、このテストは必須です)。 意図した通りの更新になるかどうかを確認するまでは実際に変更を実施したくない場合は、プロジェクトの一時的なコピーを作成し、そのコピーに対してテストを実施します。

  1. [Test Update (更新のテスト)] ページにてプロジェクトを選択肢、ページの下部にある [Apply Test (テストの実行)] をクリックします。

    テストの実行ボタン

    テストの準備ができたら、[Test Update (更新のテスト)] ページの [Status (ステータス)] 列が [New (新規)] から [Success (成功)] に変わります。 更新の対象となるシートの一時的なコピーが作成され、そのシートに対して更新が実施されます。

    ヒント: [Success (成功)] にマウス ポインタを合わせると、更新のサマリーが表示されます。

    成功メッセージ
  2. [Open Test Sheets (テスト シートを開く)] をクリックし、シートのコピーを開いて更新結果を確認します。 意図したとおりに更新が実行されていることを確認します。 (変更が必要な場合は、[Close (閉じる)] をクリックしてテスト シートを閉じます。 続いて変更が必要なグローバル更新を削除し、最初からやり直します)

    ヒント: 確認する前に、他のプロジェクトでも更新をテストしたい場合は、[Close (閉じる)] をクリックして、[Update Summary (更新サマリー)] ページに戻ります。 そこから [Test Update (更新のテスト)] をクリックし、新たにテストしたいプロジェクトを選択します。 この作業は、変更結果に納得できるまで何度でも実施することができます。
     
  3. 意図した通りに更新されることを確認したら、テスト シートを閉じ、[Test Update (更新のテスト)] ページに戻ります。
  4. [Confirm (確認)] をクリックしてテストの確認を完了し、[Update Summary (更新サマリー)] ページに移ります。

結果の確認と更新の適用

これが更新プロセスの最終段階であり、変更結果をレビューして、確認する最後のチャンスになります。またこの段階で、更新を適用したいところを選択します。

  1. [Update Summary (更新サマリー)] ページをレビューして、意図した通りに更新されていることを確認します。

    このページに何が表示されるかは、更新する内容によって異なります。
     
  2. [Global Updates (グローバル更新)] > [Update Summary (更新サマリー)] ページの順に進み、[Apply Update (更新の適用)] をクリックします。
  3. [Apply Update (更新の適用)] ページにて、更新から除外するプロジェクトのチェックを外すなど、変更の範囲を指定するオプションのチェックを操作します。

    ここに表示されるオプションは、実施する更新のタイプによって異なります。 このセクションの最後にオプションの一覧を掲載しています。
     
  4. [Apply (適用)] をクリックします. 変更は元に戻せないことを確認する通知に対し、[Yes (はい)] をクリックすると、更新は完了です。

以上です。 このようにわずか数ステップで、ポートフォリオ内のプロジェクトを更新でき、ここで指定した内容に基づいて、それぞれのプロジェクトが最新の状態に更新され、より便利になりました。

更新を適用できるところ

以下の表を参考に、更新を適用するところを決定しましょう。

更新のタイプ 制御できること
列の追加または更新 [Base Template Updates (ベース テンプレートの更新)] では、[Apply update to the base project template(s) (ベース プロジェクト テンプレートに更新を適用)] のチェックボックスをオンにすることで、新しいプロジェクトに変更が適用されるようになります。

[Which Projects Are Included (含めるプロジェクト)] では、更新から除外したいプロジェクトの隣のチェックボックスをオフにすることで、そのプロジェクトを更新から除外できます。
メタデータ
[Base Template Updates (ベース テンプレートの更新)] では、[Apply update to the base project template(s) (ベース プロジェクト テンプレートに更新を適用)] のチェックボックスをオンにすることで、新しいプロジェクトに変更が適用されるようになります。

Control Center Config Sheet Metadata (Control Center 構成シート メタデータ) のメタデータがデータ フィールドとして追加されます。このメタデータは、新しいプロジェクトを作成したときに利用できます。つまりプロジェクトをプロビジョニングし、ユーザーに情報提供をリクエストする際にこのメタデータを利用できます。

Reporting Sheet Cell links (シート セル リンクのレポート) のメタデータは、プロジェクトに更新が適用されたときに作成されます。

[Which Projects Are Included (含めるプロジェクト)] では、更新から除外したいプロジェクトの隣のチェックボックスをオフにすることで、そのプロジェクトを更新から除外できます。
 


グローバル更新のオプションの使用

プロジェクトが進捗するにつれ、プロジェクトをより効率的に進めるためにさらなる情報が必要なことに気付くこともあるでしょう。 たとえば、危機的状況にあるタスクにユーザーがフラグを立てられるよう、[At Risk (危機)] マークの列を追加するといったことです。

SCC のグローバル更新では、プロビジョニング済みのプロジェクトも含め、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して、そうした課題に対応することができます。

At Risk アイコン

またプロジェクトにメタデータのための列を追加すれば、メタデータに対する計算を実施することもできます。 たとえば、プロジェクトに列とメタデータを追加すれば、メタデータを計算して、[At Risk (危機)] にフラグのあるタスクの総数についてレポートすることができます。

新しい列の追加: ソースの選択

更新のタイプとして [Add New Column (新しい列の追加)] を使用すると、以下の 2 つのいずれかを選択して、グローバル更新を実施することになります。 どちらの方法を選択しても、そのテンプレートを使用する SCC ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトが更新の対象になります。

選択できるオプションは以下の 2 つです。

  • Create a new column (新しい列の作成) グローバル更新により、新しい列が作成されます。
     
  • Use an existing column from the template (テンプレートにある既存の列を使用) ベース テンプレートにすでに新しい列を追加している場合は、こちらを選択します。これにより、グローバル更新にて、デプロイ済みのプロジェクトにその新しく追加した列を挿入することができます。 また [Create a new column (新しい列の作成)] では利用できない通貨や小数点といった列プロパティを使用したい場合にも、こちらを選択します。

    既存の列の使用
     
オプション 1: グローバル更新にて新しい列を作成する

グローバル更新にて新しい列を作成することを選択した場合、その列のプロパティを指定する必要があります。

  • Column Title (列タイトル)
  • Column Type (列タイプ)

以下も指定することができます。

  • ドロップダウンの値や記号といったオプション
  • Column Position (列の位置) (プライマリ列とそのすぐ右隣の列の間に列を追加することはできません。 ここには、メタデータの名前と値のペアが保存されているためです)
  • Column State (列の状態): 列をロックしたり、非表示にしたりすることができます
  • Column Styles (列のスタイル): フォント、サイズ、背景など

注: 必要なオプションが見つからない場合は、[Advanced (その他)] ([Tips (ヒント)] ボタンの上) をクリックすると、その他のオプションが表示されます。

オプション 2: ベース テンプレートの列を活用する

プロジェクトをプロビジョニングした後に Smartsheet にてベース テンプレートに新しい列を手動で追加した場合、[Add New Column (新しい列の追加)] を使用すると、そのテンプレートを使用している SCC ポートフォリオのプロビジョニング済みプロジェクトに、その新しい列を挿入することができます。 (Control Center では作成できない書式を列に適用したい場合も、このオプションを使用します)

注:

  • 列に明示的に設定されている書式は既存のプロジェクトにプッシュされますが、条件付き書式にて設定された書式はプロジェクトにコピーされません。
  • 列をロックまたは非表示にしたい場合は、グローバル更新の [Column State (列の状態)] にて設定します。

ベース テンプレートに手動で列を追加する方法については、「Smartsheet Control Center に関するよくある質問」をご覧ください。

列データを含める

新しい列と一緒に列データを含めるには、固定の既定または数式のいずれかを指定します。 このデータは、テンプレートの [Summary (サマリー)] セクション以降のすべての行に追加されます。

既定値は、下の図のとおり、[Default Column Cell Value (既定の列のセル値)] ボックスに入力します。

Control Center 既存値で列を追加

 

注: 指定できる既定値または数式は 1 つのみです。複数の既定値を指定することはできません。

既存の列の変更

[Modify Existing Column (既存の列)] を選択すると、プロジェクト シートにすでに存在している列に変更を加えることができます。 このタイプの変更を必要とする状況には、以下のようなものがあります。

  • 列の色や位置を変更して、シートを使いやすくする
  • ドロップダウンに選択肢を追加する、または既存の選択肢を変更する
  • 列の数式を変更して、新しく追加した列を数式に含める
  • 古いドロップダウンの値を新しいものに変更する (部門名が変わった場合など)

変更できる列プロパティは以下のとおりです。

  • 列の名前とタイプ
  • ドロップダウンの値や記号といったオプション
  • Column Position (列の位置)

    プライマリ列とそのすぐ右隣の列の間に列を追加することはできません。 ここには、メタデータの名前と値のペアが保存されているためです。
     
  • Column State (列の状態): 列をロックしたり、非表示にしたりすることができます
  • Column Styles (列のスタイル): フォント、サイズ、背景など

以下のように制限のある列および列タイプもあります。

  • システム列: システム列に列データを設定することはできません (つまりシステム列には値や数式を含めることはできません)
  • 「連絡先リスト」列: 「連絡先リスト」列には数式は使用できません。

列データの変更

グローバル更新では、新しいデータを追加したり、列の値を変更したりできるだけでなく、すでに開始しているプロジェクトの既存のデータをまとめて変更することも可能です。 その手順は以下のとおりです。

  1. [Change column cell data (列のセル データの変更)] にチェックが付いていることを確認します。
     
  2. 列にある既存の値を選択し、新しい値を入力します。 新しい固定値や数式の結果となる値に、古い値をマップすることもできます。

    リストから値を選択できるウィンドウ

ヒント: 間違いなく意図した更新結果になるよう、数式の結果を検証するには、[Test a formula (数式のテスト)] ボタンをクリックします。 このボタンをクリックすると、テストできるシートが開き、数式をテストできます。 テスト結果に満足したら、その数式をグローバル更新の [New Value (新しい値)] ボックスにコピーして戻します。

数式の要件

グローバル更新にて数式を設定する場合、同じ行の別の列にあるセルを参照するには @row 引数を用いる必要があります。 行を相対参照すると、間違った結果が出てしまいます。 たとえば「行 12」にて数式を使用する場合、以下の数式ではなく、

=[Cost]12 + [Markup]12

こちらの数式を使用します:

=[Cost]@row + [Markup]@row

数式にて @row 引数を使用する方法については、「引数を使った効率的な数式の作成: @cell」をご覧ください。

新しいメタデータの追加

プロジェクトにて 1 つ以上のテンプレートのサマリー セクションに新しいメタデータ行を追加するには、更新タイプとして [Add New Metadata (新しいメタデータの追加)] を選択します。 これを選択する場面としては、以下のようなものがあります。

  • 開発を開始した当初にはなかった新しいプロジェクト メトリックを計算し、その結果をサマリー レポートに組み込む必要が出てきた。 たとえば、危機的状況にあるタスクを追跡する列を開発開始後に追加した場合、メタデータを追加して、それらをポートフォリオ全体で追跡できるにする必要があるでしょう。
  • プロジェクトの作成中に新たなプロジェクト情報を計算する必要が出てきた。

この対象となる値は、固定のテキスト値として設定しても、数式として設定しても構いません。 たとえば以下のように、[At Risk (危機)] チェックボックス列にチェックが付いているセルの数を合計する数式を設定することもできます。

=COUNTIF([At Risk]:[At Risk], true)

Find/Replace (検索/置換) の使用

最も基本的な検索/置換は、検索の値の提供と、置換の値の提供です。

既定では、すべての列が更新されます。 更新される列を限定したい場合は、[In these columns (以下この列のみ)] ボックスを使用して、更新を適用したい列を選択します。

検索/置換のオペレーションを複数追加する場合、それらをまとめて適用することができます。

Find/Replace (検索/置換) の制限

列タイプのなかには、SCC の Find/Replace (検索/置換) に使用できない、または使用できても制限のある列タイプもあります。 そうした列タイプを以下の表に示します。

列またはセルのデータ タイプ Find/Replace (検索/置換) の対象にならない 制限付きで利用可能
システム はい いいえ  -
プロジェクト設定にて指定された次の列:
  • 開始日の列
  • 終了日の列
  • 先行タスクの列
はい いいえ  -
連絡先リスト いいえ はい 「連絡先リスト」列のデータに関する制限」をご覧ください
日付 いいえ はい 「日付」列のデータに関する制限」をご覧ください
期間 いいえ はい 期間列のデータは、文字列として一致する必要があります。

期間を換算して Find/Replace (検索/置換) が実施されることはありません。

たとえば、期間列にて見つけた文字列が「2d」であった場合、値に「2d」を含むセルのみが一致と見なされ、「16h」 という期間は一致とは見なされません。
コメント はい いいえ  
インバウンド セル リンクを含むセル はい いいえ アウトバウンド セル リンクが変更される可能性があります。
ハイパーリンクを含むセル はい いいえ  -
画像を含むセル はい いいえ  -

「連絡先リスト」列のデータに関する制限

[Find (検索)] ボックスにて指定する値は、シートに表示されるフル ネームのユーザー名、またはその連絡先に関連付けられたメール アドレスである必要があります。 つまり、Joe Smith または joe.smith@mbfcorp.com のいずれかということです。

「連絡先リスト」列の値は完全一致でしか検索できません。 つまり [Find (検索)] では、[Restrict to (条件)] ボックスには以下のいずれかしか使用できません。

=次の値:
≠次の値:
=空白
≠空白

[Replace (置換)] では、[Restrict to (条件)] ボックスには [replace entire cell (セル全体を置換)] を設定する必要があります。

[Restrict to (条件)] に他の値が入力されている場合、「連絡先リスト」列はスキップされます (他の列タイプはスキップされません)。


ベスト プラクティス: ミスを回避するためには、Find/Replace (検索/置換) には文字で連絡先名を入力するのではなく、メール アドレスを使用するようにします (メール アドレスを使用すると、Smartsheet の連絡先リストが参照され、そのリストに該当するメール アドレスがあればそのユーザー名が表示されます)。

「日付」列のデータに関する制限

「日付」列のセルは、以下の条件のいずれかが設定されている場合のみ、[Find (検索)] の値との照合が実施されます。

=次の値:
≠次の値:
=空白
≠空白

他の条件が設定されている場合、「日付」列はスキップされます。 同様に、[Replace (置換)] でも、条件を [replace entire cell (セル全体を置換)] に設定しておく必要があり、そうでない場合は「日付」列はスキップされます。

たとえば、 すべての列を対象に、「01/30」を含むセルを見つけて、「02/01」に変換したい場合、「日付」列では部分一致条件が適用されないため、「01/30/2017」と表示されている「日付」列のセルは一致とは見なされません。 部分一致は「文字列/数値」のセルに対して適用されます

[Find (検索)] または [Replace (置換)] ボックスに日付を入力し、「日付」(または日付/時間) 列を選択すると、日付がどのように解釈されるか (例: February 15, 2018) を示す警告が表示されます。この場合、その値をユニバーサル形式 (YYYY-MM-DD) に変換することもできます。 ユニバーサル形式への変換は、「日付」列を検索対象とする場合のベスト プラクティスになります。 これは、異なる日付表示形式 (mm/dd/yy や dd/mm/yy など) によってもたらされる混乱の回避に役立ちます。

Smartsheet の日付は、各ユーザーの個人設定に基づいて表示されます。 つまり日付の表記は、[個人用の設定] にてユーザー レベルでコントロールされています。 日付の形式に関する詳細は、「地域設定で既定の日付形式と数値形式を指定する」をご覧ください。