Generatore di documenti: genera documenti dai dati delle righe

Prerequisiti

1. Prepara il tuo foglio.
2. Crea un PDF compilabile.
3. Mappa le righe del tuo foglio sul tuo PDF compilabile. 

Una volta che hai creato la tua mappatura, puoi utilizzarla in qualsiasi momento per generare documenti personalizzati. 

Utilizza i filtri per trovare le righe pronte per la generazione di documenti. Vedi Crea un filtro per mostrare o nascondere i dati per saperne di più.

Genera documenti

1. Seleziona le righe con cui desideri generare i documenti. Ogni riga è un singolo documento.
2. Clicca con il tasto destro del mouse su una riga evidenziata, quindi seleziona Genera documenti… La finestra del generatore di documenti si apre nella stessa scheda del browser. Le mappature salvate vengono visualizzate a destra. 

3. Trascina la colonna Nome file nel campo Nome documento di output nella parte superiore dello schermo. 

   Se lasci vuoto questo campo, i tuoi documenti ereditano il nome del modello PDF, rendendo difficile distinguerli. 

4. Seleziona l’elenco a discesa Genera su una qualsiasi delle mappature salvate.
   • Se stai generando i tuoi documenti da un foglio, puoi selezionare Scarica o Allega a righe.
   • Se stai generando da un report, seleziona Scarica. 
5. Rivedi i tuoi documenti per assicurarti che i dati appaiano come previsto. Potrebbe essere necessario modificare la mappatura se i dati non sono popolati correttamente. Seleziona l’icona Matita accanto alla mappatura per rivederla e modificarla secondo necessità.

Genera nomi file personalizzati per i tuoi documenti

Quando si generano numerosi documenti senza utilizzare nomi di file personalizzati, distinguerli può essere difficile, soprattutto se vengono separati dal foglio. Ad esempio, il nome del PDF generato viene impostato sul nome del documento caricato, non sul nome della mappatura. Per evitare confusione, puoi utilizzare le formule di colonna per generare un nome file univoco per ogni documento.

1. Crea una colonna per il nome del file, quindi utilizza una formula di colonna in quella colonna. Ad esempio, utilizza una colonna del numero di conto più una colonna del cognome per generare il nome del file come segue:

   =[column1]+[column2]

2. Nella schermata di mappatura, trascina il nome del file nel campo Nome documento di output.

Genera documenti con Control Center o Salva come nuovo

Generatore di documenti e Control Center

Le tue soluzioni per la generazione di documenti possono far parte dei tuoi blueprint in Control Center. I progetti ottenuti tramite Control Center mantengono le mappature dal tuo modello, ma vengono reindirizzati agli elementi. Questa funzionalità è disponibile anche tramite gli aggiornamenti globali avanzati.

Generatore di documenti e Salva come nuovo

Quando utilizzi Salva come nuovo in un asset che include un documento generato, copia la mappatura ma la reindirizza al nuovo elemento. Le automazioni restano in funzione, senza la necessità di modifiche manuali. 

Suggerimenti per la generazione dei documenti

Ecco alcuni suggerimenti per semplificare e migliorare l’efficienza del processo.

• Utilizza un modulo per acquisire i tuoi dati: crea un modulo per l’inserimento dei dati per assicurarti che i dati nel tuo foglio vengano acquisiti correttamente ogni volta.
• Crea nomi file personalizzati per ogni documento: per impostazione predefinita, Smartsheet usa il nome del PDF per creare il nome file di ogni documento che generi. Se hai molti documenti, può essere difficile distinguerli. Puoi creare una formula per personalizzare questi nomi file e renderli più significativi.
• Personalizza l’email inviata quando inoltri un elemento DocuSign per la firma: puoi personalizzare i campi dell’oggetto e del messaggio per rendere più facile per i destinatari identificare il messaggio.
• Contrassegna le righe pronte per la creazione del documento: dopo che le hai contrassegnate, puoi filtrare le righe che sono pronte e generare documenti solo per quelle righe. Puoi anche fare un passo ulteriore e usare i flussi di lavoro di automazione per contrassegnare le righe e generare i tuoi documenti. 

Informazioni supplementari

• Proprietari, Amministratori ed Editor possono allegare i documenti generati alle righe del foglio. I Visualizzatori possono generare documenti e scaricarli sui propri dispositivi.
• Se generi un nuovo documento per una riga utilizzando la mappatura esatta utilizzata in precedenza, il nuovo documento viene caricato come nuova versione dell’allegato esistente. Per ulteriori informazioni, consulta Mantieni gli allegati aggiornati. 
• Puoi generare documenti per un massimo di 100 righe alla volta.
• Se il tuo documento ha più campi che utilizzano gli stessi dati, collega i campi nel PDF e mappa la prima istanza. I campi rimanenti vengono compilati automaticamente quando generi il documento. 
• Se possibile, non limitare i tipi di dati nel tuo PDF. Ad esempio, i campi di testo consentono alle persone di inserire le date in qualsiasi formato. Se limiti il campo e qualcuno inserisce i propri dati nel formato sbagliato, i dati non verranno sincronizzati tra il PDF e Smartsheet.