Panoramica Generatore di documenti: Genera documenti a partire dai dati di riga

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Smartsheet
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  • Enterprise

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Utenti con licenza possono usare il generatore di documenti. Proprietari, Amministratori, ed Editori possono allegare i documenti generati alle righe del foglio. Chiunque abbia accesso al foglio può generare documenti e scaricarli sul proprio dispositivo.

 

 

Per generare documenti usando i dati di riga, preparerai il tuo foglio, creerai un PDF compilabile e mapperai le righe nel tuo foglio al PDF compilabile. Dopo aver creato la tua mappatura, puoi usarla in qualsiasi momento per generare documenti personalizzati.

Scopri come creare un modello.

Per trovare le righe già utilizzabili per la generazione di documenti, puoi usare i filtri. Per saperne di più, vedi Crea un filtro per mostrare o nascondere i dati.

Per generare documenti:

  1. Seleziona le righe con cui desideri generare i documenti. Ogni riga è un documento singolo.
  2. Fai clic con il pulsante destro del mouse una riga evidenziata, quindi selezionare Genera documenti… La finestra del generatore di documenti si aprirà nella stessa scheda del browser. Le mappature salvate appariranno sulla destra.
  3. Trascina la tua colonna Nome file nel campo casella Nome sulla parte superiore dello schermo. Se lasci vuoto questo campo, i tuoi documenti prenderanno il nome del modello PDF e sarà difficile distinguerli. Scopri come generare nomi file personalizzati per i tuoi documenti di generazione documento.
  4. Seleziona l’elenco a discesa Genera su una qualsiasi delle mappature salvate.
    Se stai generando i tuoi documenti da un foglio, puoi selezionare Scarica o Allega alle righe; se stai generando da un report, seleziona Download.
  5. Rivedi i tuoi documenti per assicurarti che i dati compaiano come previsto. Puoi dover modificare le mappature se i dati non sono compilati correttamente. Seleziona l’icona a Matita accanto alla mappatura per rivederla e modificarla secondo le tue esigenze.

Informazioni supplementari

Quando generi documenti, tieni presente quanto segue:

  • Non hai ottenuto tutte le righe che desideravi utilizzare? Seleziona l’icona Torna a fogli nell’angolo superiore sinistro della finestra di generazione, quindi completa il processo di generazione documento.
  • Se generi un nuovo documento per una riga e scegli la stessa mappatura utilizzata in precedenza, il nuovo documento verrà caricato come versione aggiornata dell’allegato già presente. Per saperne di più sulle versioni degli allegati, vedi Come tenere aggiornati gli allegati nel corso del tempo.
  • Il file PDF generato prenderà il nome del documento generato, non quello della mappatura. Puoi generare un unico nome file per ogni documento.
  • Puoi mappare le immagini nelle celle a campi immagine in un PDF, ma assicurati che il campo nel PDF sia un campo immagine, altrimenti otterrai il nome file dell’immagine quando generi il documento.
  • Puoi generare documenti per un massimo di 100 righe alla volta.
  • Se il tuo documento ha campi multipli che usano gli stessi dati, collega i campi nel PDF e mappa il primo esempio. I campi rimanenti si compileranno automaticamente quando generi il documento.
  • Se possibile, non limitare i tipi di dati nel tuo PDF. Per esempio, i campi testo permettono alle persone di inserire le date in qualsiasi formato. Se limiti i campi e qualcuno inserisce i propri dati nel formato errato, i dati non si sincronizzeranno tra PDF e Smartsheet.