Generatore di documenti: genera documenti dai dati delle righe

Prerequisiti

1. Prepara il tuo foglio.
2. Crea un PDF compilabile.
3. Mappa le righe del tuo foglio sul tuo PDF compilabile. 

Una volta creata la mappatura, puoi utilizzarla in qualsiasi momento per generare documenti personalizzati. Scopri come creare una mappatura.

Utilizza i filtri per trovare le righe pronte per la generazione di documenti. Vedi Crea un filtro per mostrare o nascondere i dati per saperne di più.

Genera documenti

1. Seleziona le righe con cui desideri generare i documenti. Ogni riga è un singolo documento.
2. Clicca con il tasto destro del mouse su una riga evidenziata, quindi seleziona Genera documenti... La finestra del generatore di documenti si aprirà nella stessa scheda del browser. Le mappature salvate vengono visualizzate a destra. 

3. Trascina la colonna Nome file nel campo Nome documento di output nella parte superiore dello schermo. 

   Se lasci vuoto questo campo, i tuoi documenti erediteranno il nome del modello PDF e sarà difficile distinguerli. 

4. Seleziona l’elenco a discesa Genera su una qualsiasi delle mappature salvate.
   • Se stai generando i tuoi documenti da un foglio, puoi selezionare Scarica o Allega a righe.
   • Se stai generando da un report, seleziona Scarica. 
5. Rivedi i tuoi documenti per assicurarti che i dati appaiano come previsto. Potrebbe essere necessario modificare la mappatura se i dati non sono popolati correttamente. Seleziona l’icona Matita accanto alla mappatura per rivederla e modificarla secondo necessità.

Genera nomi file personalizzati per i tuoi documenti

Quando si generano molti documenti e non si utilizzano nomi di file personalizzati, può essere difficile distinguere i documenti, soprattutto se si staccano dal foglio. Ad esempio, il file PDF generato prenderà il nome del documento generato, non quello della mappatura. Per evitare confusione, puoi utilizzare le formule di colonna per generare un nome file univoco per ogni documento.

1. Crea una colonna per il nome del file, quindi utilizza una formula di colonna in quella colonna. Ad esempio, utilizza una colonna del numero di conto più una colonna del cognome per generare il nome del file come segue:

   =[column1]+[column2]

2. Nella schermata di mappatura, trascina il nome del file nel campo Nome documento di output.

Informazioni supplementari

• Proprietari, Amministratori e Editori possono allegare i documenti generati alle righe del foglio. I Visualizzatori possono generare documenti e scaricarli sul proprio dispositivo.
• Se generi un nuovo documento per una riga e scegli la stessa mappatura utilizzata in precedenza, il nuovo documento verrà caricato come versione aggiornata dell’allegato già presente. Per saperne di più sulle versioni degli allegati, consulta Come tenere aggiornati gli allegati nel corso del tempo. 
• Puoi generare documenti per un massimo di 100 righe alla volta.
• Se il tuo documento ha più campi che utilizzano gli stessi dati, collega i campi nel PDF e mappa la prima istanza. I campi rimanenti verranno compilati automaticamente quando si genera il documento. 
• Se possibile, non limitare i tipi di dati nel tuo PDF. Ad esempio, i campi di testo consentono alle persone di inserire le date in qualsiasi formato. Se limiti il campo e qualcuno inserisce i propri dati nel formato sbagliato, i dati non verranno sincronizzati tra il PDF e Smartsheet.