Generatore di documenti: Genera documenti con i tuoi dati di riga

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Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Icona dei requisiti di autorizzazione Proprietari, Amministratori ed Editori possono allegare i documenti generati alle righe del foglio. Chiunque abbia accesso al foglio può generare documenti e scaricarli sul proprio dispositivo. È richiesta una licenza.

 

 

Usa il generatore di documenti per creare rapidamente versioni personalizzate di un PDF compilabile con i dati di riga del tuo foglio. In seguito, potrai scaricare i documenti personalizzati o allegarli al tuo foglio.

Se stai lavorando con una mappatura configurata per inviare documenti da firmare con DocuSign, vedi Inviare documenti per la firma utilizzando una mappatura.

Prima di cominciare

Per generare documenti, devi aver già creato una mappatura sul foglio. Vedi Generatore di documenti: Collega le Colonne al tuo PDF compilabile per saperne di più sulla creazione di mappature.

Genera documenti

In qualunque momento, puoi utilizzare le mappature già presenti per creare documenti personalizzati con i tuoi dati di riga. A tale scopo:

  1. Seleziona le righe che contengono i dati con cui desideri generare i documenti. Per selezionare rapidamente più righe consecutive, clicca sulla prima riga, tieni premuto il tasto Maiusc, quindi clicca sull’ultima riga. Per selezionare più righe non consecutive, tieni premuto il tasto Ctrl (su Windows) o Command (su Mac) e seleziona i numeri di riga desiderati.
    SUGGERIMENTO: Per visualizzare facilmente le righe già utilizzabili per la generazione di documenti, puoi usare i filtri. Per saperne di più, vedi Crea un filtro per mostrare o nascondere i dati.
     
  2. Fai clic col tasto destro su un numero di riga selezionato sulla sinistra, e seleziona Genera documenti... dal menu della riga.

    La finestra del generatore di documenti si aprirà nella stessa scheda del browser. Le mappature salvate verranno visualizzate sulla destra.
     
  3. Seleziona l’elenco a discesa Genera su una qualsiasi delle mappature salvate. Avrai la possibilità di selezionare Scarica o Allega alle righe.

    Qualsiasi collaboratore può selezionare Scarica e scaricare sul proprio dispositivo un file .zip contenente un PDF per ogni riga.

    I Collaboratori che hanno il permesso di un Editore o di un utente di livello superiore possono selezionare Allega alle righe per caricare ciascun file PDF sulla riga del foglio a cui è associato.

Ciascun documento generato comprenderà i dati di riga basati sulla mappatura selezionata. Se il documento è diverso da come ti aspettavi, seleziona l’icona a matita accanto alla mappatura per rivederla e modificarla secondo le tue esigenze.

Informazioni supplementari

Quando generi documenti, tieni presente quanto segue

  • Se vuoi selezionare righe in più dalle quali generare documenti con il generatore di documenti già aperto, seleziona Torna al foglio in alto a sinistra della finestra del generatore, e ripeti le tappe sopra elencate per selezionare le righe desiderate.
  • Se generi un nuovo documento per una riga e scegli la stessa mappatura utilizzata in precedenza, il nuovo documento verrà caricato come versione aggiornata dell’allegato già presente. Per saperne di più sulle versioni degli allegati, vedi Come tenere aggiornati gli allegati nel corso del tempo.
  • Il file PDF generato prenderà il nome del documento generato, non quello della mappatura.
  • Anche le immagini contenute nelle celle possono essere collegate ai campi Immagine di un file PDF. Nota: Se si collega l’immagine contenuta in una cella al campo Testo di un PDF, comparirà solo il nome file dell’immagine. Perché l’immagine venga visualizzata correttamente, è necessario che il campo del file PDF al quale è collegata sia un campo Immagine.
  • Puoi generare documenti per un massimo di 100 righe alla volta.