Generatore di documenti: Mappa le colonne del foglio ad un PDF compilabile

Applica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

I Proprietari e gli Amministratori possono modificare tutte le mappature del foglio, comprese le mappature create da altri utenti. Proprietari, Editori e Amministratoripossono creare e modificare le proprie mappature. I Lettori possono vedere le mappature e generare documenti da scaricare, ma non possono allegare documenti alle righe.

 

 

Il Generatore di documenti genera documenti usando i dati da Smartsheet e un PDF compilabile. Crea il PDF compilabile e poi usa il generatore di documenti per mappare le colonne in Smartsheet ai campi nel PDF.

Esistono molti modi per creare un modello di PDF compilabile. Qui è presente un come creare un PDF compilabile in Adobe Acrobat, ad esempio, ma puoi usare qualsiasi strumento vada bene per te.

Per creare una mappatura e inviare documenti per le firme da DocuSign, vedi Creare e modificare una mappatura o una configurazione DocuSign.

Crea una mappatura

  1. Fai clic col tasto destro su una riga qualsiasi del foglio che contenga dati per aprire il menu della riga, e seleziona Genera documenti. Il generatore di documenti viene aperto. Le colonne del foglio appaiono come campi sulla sinistra del generatore di documenti.
     
  2. Per caricare il tuo PDF compilabile, seleziona l’icona del PDF (o usa l’opzione di caricamento PDF con trascina e rilascia) Il PDF appare a destra del generatore di documenti.
     
  3. Trascina e rilascia i titoli colonna del foglio a sinistra sui campi DocuSign a destra.
    Per inserire un valore statico, scrivilo in un campo compilabile qualsiasi. Il valore comparirà nello stesso campo per tutti i documenti generati.
     
  4. Quando avrai mappato tutti i campi, da’ un nome alla mappatura e seleziona Salva o Genera.

Ora puoi generare documenti usando i tuoi dati di riga. Puoi scaricare documenti sul tuo dispositivo in un file .zip o allegare ciascun documento alla riga del foglio a cui è associato.

Vedi Generazione di documenti: Genera documenti a partire dai dati della riga per saperne di più sulla generazione di documenti con le tue mappature.

Suggerimenti per lavorare con la mappatura colonne

  • Per eliminare le modifiche apportate alla tua mappatura, puoi fare questa operazione aggiornando la pagina o facendo clic sul tasto indietro del tuo browser.
  • Assicurati che tutti i campi nel tuo modello siano vuoti. Ciascun campo compilabile o valore nel modello PDF verrà sovrascritto con nuovi valori quando crei la tua mappatura.
  • La rimappatura intelligente riutilizza le mappature dei documenti esistenti. Quando fai una modifica a un modello di documento esistente e usi la funzione Generazione di documenti per modificare la mappatura, la rimappatura intelligente riconoscerà i campi precedentemente mappati; hai solo bisogno di mappare i campi nuovi o modificati.
  • Per impostazione predefinita, le mappature vengono nominate come il PDF usato nella mappatura. Per modificare il nome di una mappatura, apri l’editor della mappatura cliccando sull’icona a matita, e scrivi il nome desiderato nella campo casella Nome in cima alla pagina.
  • Crea una colonna nome file, e quando crei la tua mappatura, usa tale colonna per nominare i tuoi documenti. Puoi utilizzare formule per generare nomi file personalizzati che, ad esempio, combinano cognome e numero di account.