Generatore di documenti: mappa le colonne di un foglio su un PDF compilabile.

Generatore di documenti genera documenti utilizzando i dati di Smartsheet e di un PDF compilabile.

Chi può usarlo?

Piani:

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Autorizzazioni:

  • Proprietario
  • Amministratore
  • Editor

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Prerequisiti:

  1. Prepara il tuo foglio.
  2. Crea un PDF compilabile. Esistono molti modi per creare un modello PDF compilabile. Ecco come creare un PDF compilabile in Adobe Acrobat, ad esempio, ma puoi utilizzare qualsiasi strumento che funzioni per te. 

Per creare una mappatura e inviare documenti per la firma tramite DocuSign, consulta Creare e modificare una mappatura o una configurazione DocuSign.

Creare una mappatura

  1. Seleziona il menu a tre puntini in una riga contenente dati e seleziona Genera documenti.

Da Visualizzazione tabella, puoi anche accedere al generatore di documenti dalla barra degli strumenti selezionando Altri strumenti > Genera documenti.

Si apre il generatore di documenti.

  1. Seleziona Crea mappatura.
  2. Carica il tuo PDF compilabile selezionando l’icona del PDF (o usa l’opzione di caricamento del PDF tramite trascinamento e rilascio).

Il PDF viene visualizzato a destra del generatore di documenti. Le colonne del foglio vengono visualizzate come campi sulla sinistra del generatore di documenti.

  1. Trascina e rilascia i titoli delle colonne del foglio a sinistra nei campi DocuSign a destra.
     

    Per inserire un valore statico, scrivilo in un campo compilabile qualsiasi. Il valore inserito viene visualizzato nel campo per tutti i documenti generati.
     

  2. Una volta terminata la mappatura dei campi, assegna un nome alla mappatura e seleziona Salva o Genera.

Ora puoi generare documenti utilizzando i dati della riga. Puoi scaricare i documenti sul tuo dispositivo in un file .zip o allegare ciascun documento alla riga associata nel foglio. 

Suggerimenti per la mappatura delle colonne

  • Proprietari e Amministratori possono creare e modificare tutte le mappature sul foglio, incluse le mappature create da altri. Gli Editor possono creare mappature e modificare le proprie. I Visualizzatori possono vedere le mappature e scaricare i documenti generati, ma non possono allegare documenti alle righe.
  • Per ignorare le modifiche apportate alla mappatura, aggiorna la pagina o premi il pulsante Indietro nel browser.
  • Assicurati che i campi del modello siano vuoti. Tutti i campi o i valori compilabili nel modello PDF vengono sovrascritti con i nuovi valori quando crei la mappatura. 
  • La rimappatura smart riutilizza le mappature dei documenti esistenti. Quando fai una modifica a un modello di documento esistente e usi la funzione Generazione di documenti per modificare la mappatura, la rimappatura smart riconosce i campi precedentemente mappati; devi solamente mappare i campi nuovi o modificati.
  • Per impostazione predefinita, le mappature vengono nominate come il PDF compilabile usato nella mappatura. Per modificare il nome di una mappatura, apri l’Editor della mappatura cliccando sull’icona a matita, e scrivi il nome desiderato nel campo Nome documento di output in cima alla pagina. 
  • Crea una colonna per il nome file. Quando crei la mappatura, utilizza quella colonna per assegnare un nome ai tuoi documenti. Puoi utilizzare le formule per generare nomi file personalizzati che, ad esempio, combinano un cognome e un numero di account.