Creazione e modifica di una mappatura DocuSign

Applica a

Smartsheet
  • Enterprise

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

I Proprietari e gli Amministratori possono creare e modificare le mappature DocuSign su quel foglio dopo aver effettuato l’accesso al proprio account DocuSign. Gli Editor possono inviare i documenti per la firma. Gli spettatori non possono creare o modificare le mappature o inviare documenti per la firma.
 

In DocuSign, è necessario essere in grado di Consentire agli utenti di inviare buste eCreare modelli. Per saperne di più sui permessi DocuSign vedi qui.

 

Con l'integrazione DocuSign, puoi mappare un modello DocuSign al tuo foglio e quindi utilizzare la mappatura per creare e inviare documenti personalizzati a destinatari specifici per la loro firma. Puoi anche sincronizzare automaticamente i dati tra DocuSign e Smartsheet e monitorare il progresso dei tuoi documenti.

Mappa i modelli DocuSign al tuo foglio

Per creare una mappatura DocuSign:

  1. Fai clic con il tasto destro del mouse sulla riga o sulle righe con cui vuoi lavorare e poi seleziona Genera documenti. Appare la schermata di mappatura dei documenti.
  2. Seleziona Crea per aprire la procedura guidata di creazione della mappatura.
  3. Seleziona Invia documenti da firmare con DocuSign e poi fai clic su Avanti.
    Nota: potrebbe essere richiesto di accedere a DocuSign se non lo si è già fatto.
  4. Seleziona un modello DocuSign da utilizzare per la mappatura. Per saperne di più sui modelli DocuSign vedi qui.
  5. Per assegnare i ruoli, seleziona le colonne che contengono i nomi e gli indirizzi e-mail per ciascuno dei ruoli del destinatario nel modello. Hai bisogno di un nome e di un indirizzo e-mail per ogni ruolo assegnato. Puoi utilizzare due campi di testo/numero o una colonna Contatto che contiene già un nome e un indirizzo e-mail per questo passaggio.
  6. Opzionale: Abilita il monitoraggio dello stato sul tuo foglio e inserisci un nome per la colonna di monitoraggio. Smartsheet aggiungerà automaticamente la colonna al tuo foglio. Per ulteriori informazioni, vedi Monitorare lo stato delle richieste di firma di DocuSign.
  7. Opzionale: Abilita la sincronizzazione dei dati e quindi seleziona le colonne che desideri sincronizzare. Quando i destinatari della firma elettronica aggiornano i campi corrispondenti di DocuSign, le colonne di Smartsheet si aggiornano automaticamente.
  8. Rivedi la tua configurazione. È possibile tornare alla procedura guidata per modificare le assegnazioni dei ruoli e abilitare il monitoraggio, ma non è possibile modificare il modello o disabilitare il monitoraggio.
  9. Fai clic su Fine. Appare la schermata di mappatura delle colonne.
  10. Se desideri compilare automaticamente i campi nel modello con i dati di Smartsheet, trascina le colonne dal foglio sulla sinistra ai campi DocuSign sulla destra. Non preoccuparti dei campi firma; li hai configurati nella sezione Assegnazione ruoli.

    Suggerimento:  Per visualizzare più pagine, scorrere fino in fondo e navigare utilizzando i pulsanti Avanti e Indietro.

Per modificare una mappatura:

  1. Passa il cursore sulla mappatura e fai clic sull'icona di modifica.
  2. Nella schermata di mappatura con drag-and-drop aggiungi, rimuovi o modifica le colonne che sono state mappate al modello DocuSign.

Per modificare le assegnazioni di ruolo di DocuSign:

  1. Fai clic sul pulsanteImpostazioni sulla schermata di mappatura. 
  2. Apporta le modifiche necessarie e fai clic su Fine per ritornare alla mappatura.
  3. Seleziona Salva.

Rimappatura intelligente per i modelli PDF

La rimappatura intelligente riutilizza le mappature dei documenti esistenti. Quando fai una modifica a un modello di documento esistente e usi la funzione Document Generation per modificare la mappatura, la rimappatura intelligente riconoscerà i campi precedentemente mappati; hai solo bisogno di mappare i campi nuovi o modificati.

Segui i progressi via e-mail

È possibile inviare e-mail con cc a membri del team e ad altri utenti non firmatari di DocuSign in modo che possano seguire l'avanzamento di un documento.

È inoltre possibile impostare l'oggetto e il corpo dei messaggi e-mail personalizzati utilizzando i dati mappati di Smartsheet quando si invia un documento per la firma elettronica tramite l'integrazione DocuSign.Utilizza i segnaposto (doppie parentesi graffe) per fare riferimento ai nomi delle colonne di Smartsheet nella tua e-mail.

Per esempio: {{nome}}

Per impostare oggetto e corpo messaggio delle e-mail personalizzati:

  1. Accedere a DocuSign, selezionare il modello e fare clic su Modifica.
  2. Scorrere fino a Messaggia tutti i destinatari.
  3. Utilizzare i valori delle colonne di Smartsheet per personalizzare l'oggetto e il corpo del messaggio e-mail. Digitare i nomi delle colonne di Smartsheet all'interno di doppie parentesi graffe, quindi digitare il resto del messaggio.

Per visualizzare in anteprima il messaggio e il corpo personalizzato dell'e-mail da Smartsheet:

  1. Andare a Smartsheet, fare clic destro su una riga, e selezionare Genera Documenti
  2. Individuare la mappatura DocuSign.
  3. Passare il cursore sulla mappatura e fare clic sull'icona di modifica.
  4. Fare clic su Impostazioni quindi selezionare Personalizza messaggi e-mail
  5. Visualizzare l'anteprima del messaggio personalizzato.

 

Troubleshooting

Fields sync when the document is complete.

Avoid mapping a sync column to multiple fields.  If you must map a sync column to multiple fields, link those fields in the DocuSign template editor. 

Sync is rejected.

Avoid syncing columns that accept specific values, for example, columns with restrict to these values enabled. If the synced value does not conform to the restrictions, the entire sync will be rejected.