Creare e inviare documenti per le firme DocuSign

Applica a

Smartsheet
  • Enterprise

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

I Proprietari e gli Amministratori possono creare e modificare le mappature DocuSign su quel foglio dopo aver effettuato l’accesso al proprio account DocuSign. Gli Editor possono inviare i documenti per la firma. Gli spettatori non possono creare o modificare le mappature o inviare documenti per la firma.
 

In DocuSign, è necessario essere in grado di Consentire agli utenti di inviare buste eCreare modelli. Per saperne di più sui permessi DocuSign vedi qui.

 

Con l'integrazione DocuSign, puoi mappare un modello DocuSign al tuo foglio e quindi utilizzare la mappatura per creare e inviare documenti personalizzati a destinatari specifici per la loro firma. Puoi anche sincronizzare automaticamente i dati tra DocuSign e Smartsheet e monitorare il progresso dei tuoi documenti.

Per creare una mappatura DocuSign:

  • devi accedere a un account DocuSign.
  • devi avere un modello PDF compilabile.
  • È necessario aver creato un modello DocuSign utilizzando il modello compilabile e aver assegnato i ruoli agli utenti.

Mappa i modelli DocuSign al tuo foglio

  1. Fai clic con il tasto destro del mouse sulla riga o sulle righe con cui vuoi lavorare e poi seleziona Genera documenti > Crea una mappatura del documento.
  2. Seleziona E-sign. Ti potrebbe essere richiesto di accedere a DocuSign.
  3. Seleziona un modello DocuSign da utilizzare per la mappatura. Per saperne di più sui modelli DocuSign.
  4. Selezionare le colonne da mappare con i ruoli DocuSign. È necessario avere un nome e un indirizzo e-mail per ogni persona che firmerà il documento. Puoi utilizzare due campi di testo/numero o una colonna Contatto che contiene un nome e un indirizzo e-mail.

  1. Opzionale: Abilita il monitoraggio dello stato sul tuo foglio e inserisci un nome per la colonna di monitoraggio. Smartsheet aggiungerà la colonna di tracciamento al tuo foglio. Per ulteriori informazioni, vedi Monitorare lo stato delle richieste di firma di DocuSign.
  2. Opzionale: Abilita la sincronizzazione dei dati e quindi seleziona le colonne che desideri sincronizzare. Quando i destinatari della firma elettronica aggiornano i campi corrispondenti di DocuSign, le colonne di Smartsheet si aggiornano.
  3. Rivedi la tua configurazione. Passa col mouse sopra un passaggio per accedere al pulsante Modifica e apportare le modifiche necessarie. È possibile tornare alla procedura guidata per modificare le assegnazioni dei ruoli e abilitare il monitoraggio, ma non è possibile modificare il modello o disabilitare il monitoraggio.
  4. Seleziona Fine. Viene visualizzata la schermata di mappatura.
  5. Trascina i nomi delle colonne del foglio dal pannello di sinistra ai campi DocuSign sulla destra. Non preoccuparti dei campi firma; li hai configurati nella sezione Assegnazione ruoli.
    Per visualizzare più pagine, scorrere fino in fondo e navigare utilizzando i pulsanti Avanti e Indietro.
  6. Nella parte superiore dello schermo, seleziona Salva. Ora, puoi accedere a questa mappatura ogni volta che vuoi generare questo particolare documento.

Generare il documento per la circolazione tramite DocuSign

  1. Vai alla mappatura che vuoi utilizzare.
  2. A destra del nome della mappatura, seleziona Genera.
  3. Effettua una delle operazioni seguenti:
    1. Seleziona Invia con DocuSign. Questo invia le righe che hai selezionato nel foglio prima di iniziare il processo di mappatura.
    2. Seleziona Salva come bozza in DocuSign. In questo modo le bozze dei documenti vengono salvate nel tuo account DocuSign.

Vedere lo stato di un documento DocuSign

Se hai selezionato Attiva monitoraggio dello stato quando hai creato la mappatura, il tuo foglio ora presenta una nuova colonna. Lo stato di ogni documento viene aggiornato con un link alla pagina di stato DocuSign per quell'elemento.

Quando il documento è completo, Smartsheet allega il documento alla riga corretta del tuo foglio.

Modificare una mappatura

  1. Passa il cursore sulla mappatura e seleziona Modifica
  2. Nella schermata di mappatura con drag-and-drop; aggiungere, rimuovere o modificare le colonne mappate al modello DocuSign.

Modificare le assegnazioni di ruolo di DocuSign:

  1. Fai clic sul pulsanteImpostazioni sulla schermata di mappatura.
  2. Apporta le modifiche necessarie e fai clic su Fine per ritornare alla mappatura.
  3. Seleziona Salva.

Segui i progressi via e-mail

È possibile inviare e-mail con cc a membri del team e ad altri utenti non firmatari di DocuSign in modo che possano seguire l'avanzamento di un documento.

Puoi anche impostare righe dell'oggetto e messaggi del corpo dell'e-mail personalizzati utilizzando dati mappati da Smartsheet quando invii un documento per le firme elettroniche attraverso l'integrazione DocuSign. Usa i segnaposto (doppie parentesi graffe) per fare riferimento ai nomi delle colonne di Smartsheet nella tua e-mail come segue:

 {{nome}} {{cognome}}