Resource Management: navigazione nel programma

Utilizza il programma

Nel programma, puoi fare queste cose:

• Esaminare le assegnazioni del progetto
• Visualizzare e aggiornare lo stato del progetto
• Visualizzare il Programma per giorno, settimana o mese
• Adattare l'allocazione del progetto secondo le necessità, individuando i membri del team sottoutilizzati o sovraccarichi.
• Trovare membri del team, competenze o ruoli per nuovi progetti
• Assegnare le persone ai progetti.
• Ordinare le persone per ruolo o disponibilità
• Visualizzare il programma in base alle persone (membro del team, impostazione predefinita) o al progetto.
• Passa da una visualizzazione all'altra, utilizzando il menu dei filtri in alto a sinistra del Programma. 
• Ingrandisci o riduci lo zoom, tramite la visualizzazione Giorno, Settimana o Mese nell'angolo in alto a sinistra.
• Scorri il Programma per mese, utilizzando i tasti freccia sulla tastiera.

Visualizzazione Persone

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La visualizzazione Persone mostra i membri del team nella colonna a sinistra, con i progetti assegnati ai membri del team attraverso la timeline.

La disponibilità viene visualizzata come un blocco grigio chiaro. Se la persona è sovraccarica, nel programma compaiono avvisi rossi. Le barre verticali grigie indicano i fine settimana e le festività. Utilizza la mappa di calore di allocazione per identificare chi è troppo impegnato.

Le assegnazioni vengono visualizzate nei fogli delle attività per ogni persona. Quando modifichi un'assegnazione nel Programma, i fogli di attività pertinenti riflettono quella modifica.

Visualizzazione Progetti

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Nella visualizzazione Progetti, i progetti vengono visualizzati nella colonna a sinistra; la durata del progetto viene visualizzata sulla timeline.

Posiziona il puntatore del mouse sul progetto per dare un'occhiata rapida. Seleziona il progetto, quindi clicca su Mostra dettagli o Nascondi dettagli.

Vista Capacità

Nella visualizzazione Capacità, il gruppo selezionato (disciplina o ruolo) viene visualizzato nella colonna a sinistra, con la capacità del gruppo e l'utilizzo nella timeline del mese.

• Le celle blu mostrano che il team ha capacità o può intraprendere un nuovo lavoro. 
• Le celle rosse forniscono informazioni dettagliate sui gruppi troppo utilizzati. 
  • Rosso chiaro indica che il gruppo è troppo impegnato da >100% a 150%. 
  • Rosso scuro indica che il gruppo è troppo impegnato per >150%. Clicca su una cella qualsiasi per approfondire la mappa di calore di allocazione e aggiornare le assegnazioni.

Ulteriori informazioni sulla visualizzazione della capacità. 

Annullare o ripetere un'azione

Annulla o ripeti le modifiche apportate al Programma durante una sessione attiva del browser. È possibile annullare o ripetere fino a 100 modifiche comuni alla pianificazione, come la creazione, la rimozione o la modifica di assegnazioni.

L'aggiornamento della pagina, il filtraggio del contenuto o la modifica tra le visualizzazioni Persone e Progetto cancellano la cronologia degli annullamenti.

Non è possibile annullare le seguenti azioni: 

• Rimuovi assegnazioni sovrapposte
• Dividi l'assegnazione
• Ripeti l'assegnazione
• Sposta progetto o fase
• Modifica tipo di progetto

Per annullare o ripetere una modifica sul Programma:

• Seleziona Annulla/Ripristina sulla barra della timeline. Puoi selezionare Annulla/Ripristina per annullare o ripetere più azioni.
• Sulla tastiera, seleziona Ctrl + Z (PC) o Comando + Z (Mac) per annullare, e Ctrl + Y (PC) o Comando + Y (Mac) per ripetere.

Cosa c'è in programma? 

Tutte le assegnazioni di progetto per la tua organizzazione sono visualizzate nel programma.

La pianificazione acquisisce il piano di registrazione (come dovrebbero avvenire i progetti) e deve essere modificata man mano che i piani di progetto cambiano (in base a come si verificano). La pianificazione può essere visualizzata in giorni, settimane o mesi oppure puoi ingrandire o ridurre la visualizzazione specifica di cui hai bisogno.

Le assegnazioni del progetto sono codificate con i colori come segue:

• Blu: progetti confermati
• Grigio: progetti provvisori
• Viola: progetti interni
• Orange: ferie, assenze per malattia o altri eventi personali (personalizzabili nelle Impostazioni dell'account)

Utilizza il piano per monitorare la disponibilità o l'over-scheduling e adatta le singole allocazioni in base alle necessità. Cerca persone, competenze o ruoli per determinare quando avviare nuovi progetti.

La pianificazione e le pagine del progetto funzionano insieme. Quando ne modifichi uno, l'altro si aggiorna in tempo reale per riflettere le implicazioni della modifica.

La pianificazione mostra la disponibilità, la sovraallocazione e una mappa termica delle allocazioni per un massimo di 60 giorni nel passato.

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Pianifica le visualizzazioni

Sono disponibili tre visualizzazioni della pianificazione:

• Capacità
• Persone
• Diagramma di Gantt o progetto

Capacità

Ogni persona ha una disponibilità predeterminata, impostata su un obiettivo di capacità del 100%. Il programma mostra la capacità come barre grigio chiaro con capacità insufficiente e barre rosse con capacità eccessiva.

• Barre grigio chiaro: mostrano la disponibilità e le ore necessarie per portare l'individuo alla giusta capacità (qualsiasi cosa significhi il 100% per loro).
• Barre rosse: mostrano la percentuale di ore in cui la persona o il segnaposto è in overbooking.

Le date di inizio e fine incidono sulla capacità

Le persone hanno zero ore disponibili prima del primo giorno di lavoro e dopo l'ultimo giorno di lavoro. Ad esempio, se l'ultimo giorno di lavoro di una persona è passato (ad esempio, il 31 dicembre 2020), tutti i progetti assegnati a quella persona dopo tale data vengono nascosti dalla scheda attività e dal rapporto su ore e commissioni.

Per rendere disponibile una persona per incarichi nuovi o aggiornati, puoi rimuovere il suo ultimo giorno di lavoro. Questa azione, tuttavia, non aggiorna automaticamente le assegnazioni esistenti.

Per rigenerare le assegnazioni esistenti di una persona, è necessario modificare l'allocazione delle assegnazioni. È sufficiente passare l'allocazione dal formato corrente (ad esempio, ore/giorno, percentuale o ore totali) a qualsiasi altro formato. Questa azione attiva un aggiornamento, facendo sì che le ore suggerite dalla persona vengano visualizzate nella sua scheda attività e nel rapporto su orari e commissioni.

Visualizzazione Gantt

Per vedere una visualizzazione in stile Gantt di tutte le sequenze temporali del progetto, vai alla visualizzazione progetto, quindi utilizza la funzione zoom dinamico (la barra di scorrimento orizzontale in alto a sinistra). Questa visualizzazione ordina i progetti in sequenza in base alle date di inizio e fine. I progetti con date di fine passate di recente si trovano nella parte inferiore dello schermo.

Confronta l'orario confermato con l'orario programmato

Gli aggiornamenti delle assegnazioni sulla pianificazione fluiscono nelle schede attività; tuttavia, l'ora confermata (dalle schede attività) non modifica la pianificazione. Questo consente di confrontare il tempo effettivo (dai fogli di tempo) al piano (il programma).

Le assegnazioni in programma non sono influenzate dalle ore che il team monitora ad hoc, ad esempio i tempi di malattia o i progetti non assegnati. Il programma riflette solo il piano generale.

Quando si assegna un lavoro o si modificano le assegnazioni, la pagina del progetto e le pagine delle persone pertinenti riflettono automaticamente le modifiche.

Assegna ore: fisse o flessibili

L'allocazione delle assegnazioni può essere una percentuale di tempo, ore al giorno oppure ore totali. È possibile utilizzare ore fisse o flessibili.

Ore flessibili

• Percentuale: assegna le ore in modo uniforme come percentuale delle ore disponibili (ad esempio, a Joe viene assegnato il 30% del suo tempo al Progetto A)
• Ore al giorno: assegna un numero esatto di ore al giorno indipendentemente dalla disponibilità della persona (ad esempio, a Joe vengono assegnate 4 ore al giorno al Progetto A)

Le ore flessibili ti consentono di regolare l'assegnazione quando modifichi la durata del progetto. Ad esempio, cambiare l'incarico di una persona dal 50% per 6 settimane a 10 settimane richiede che lavori sul progetto più a lungo.

Ore fisse

• Totale: assegna un numero fisso di ore distribuito proporzionalmente alla disponibilità della persona per tutta la durata dell'incarico (ad esempio, a Joe vengono assegnate 20 ore al Progetto A)

Le ore totali fisse mantengono lo stesso numero di ore assegnate indipendentemente dalla durata dell'assegnazione. Ad esempio, a una persona assegnata a lavorare per 100 ore su un progetto per 3 settimane verranno comunque assegnate 100 ore totali se il progetto viene esteso a 6 settimane.

È possibile passare da un tipo di allocazione all'altro o modificare il piano in base alle esigenze. Qualsiasi modifica alla Pianificazione aggiorna automaticamente la pagina del progetto e le voci temporali suggerite per la persona. 

Aggiungere incarichi, membri del team o fasi

Crea un compito nell'agenda delle persone

1. Nella barra di navigazione in alto, seleziona Pianificazione.
2. Nella barra laterale sinistra, seleziona Persone.
3. Trova la persona che vuoi assegnare a un progetto. Fai clic sulla loro riga nella pianificazione, quindi seleziona Nuova assegnazione. 
4. Seleziona il progetto o il tipo di congedo che desideri assegnare. 

L'articolo viene visualizzato nella pianificazione. 

Crea un'assegnazione sulla pianificazione del progetto

1. Nella barra di navigazione in alto, seleziona Pianificazione.
2. Nella barra laterale sinistra, seleziona Progetti.
3. Nella vista del progetto, fai clic sulla riga del progetto, quindi seleziona Aggiungi membro del team. 
4. Seleziona il membro del team che desideri assegnare al progetto. 

L'articolo viene visualizzato nella pianificazione. 

Modifica i dettagli della fase 

Puoi utilizzare le fasi per personalizzare i tuoi progetti. 

• Fai scorrere le estremità della barra del progetto per regolare le date di inizio o fine. 
• Seleziona una fase per aggiungere membri del team o impostare le date di inizio e fine.
• Seleziona il membro del team per modificare la sua allocazione (ad esempio, 20% o 10 ore al giorno o 50 ore in totale).

Puoi gestire le assegnazioni di lavoro nel programma. Quando modifichi un'assegnazione, la pagina Progetti e le voci di tempo precompilate sulle pagine personali si aggiornano automaticamente.

Modifica un'assegnazione

1. Seleziona la barra dell'assegnazione. 
2. Cambia le date, aggiorna una descrizione o apporta altre modifiche.

Ripeti le assegnazioni

Potrebbe essere necessario assegnare la stessa attività molte volte. Quando ripeti un'assegnazione, la Gestione delle Risorse preserva il periodo di tempo e l'allocazione in tutte le istanze della serie.

Repeat an assignment

1. Nel programma, seleziona l'assegnazione che desideri ripetere.
2. Seleziona Ripeti dal menu a comparsa. 
3. Inserisci con quale frequenza desideri ripetere l'assegnazione (settimanale, ogni due settimane, ecc.) e il numero di volte.
4. Seleziona Aggiorna e poi seleziona Conferma.

Rimuovi le assegnazioni ripetute

1. Nel programma, seleziona l'assegnazione che desideri rimuovere.
2. Seleziona Rimuovi assegnazione dal menu a comparsa, e poi seleziona l'opzione appropriata:
   1. Questa assegnazione solo 
   2. Queste & assegnazioni future 
   3. L'intera serie 

Riassegna il lavoro

1. Clicca sull'assegnazione, e poi clicca Riassegna.
2. Esamina le risorse nella tua organizzazione che corrispondono agli attributi della persona assegnata, e poi seleziona la persona, il segnaposto o la posizione a cui desideri riassegnare il lavoro.

Rimuovi i filtri per vedere più risorse nella tua organizzazione.

Remove overlapping assignments

Quando desideri cambiare l'assegnazione di una persona da più progetti a un singolo progetto, puoi rimuovere le assegnazioni sovrapposte. 

Non è possibile annullare questa modifica.

1. Seleziona l'assegnazione che desideri mantenere.
2. Sotto Allocazione, seleziona il valore (ad esempio, 8 h/g).
3. Seleziona Remove overlapping assignments (Rimuovi assegnazioni sovrapposte).
4. Seleziona Conferma.

Se rimuovi le assegnazioni di progetto sovrapposte, tutte le ore allocate dalle assegnazioni rimosse tornano nel budget del progetto.

Puoi anche rimuovere qualcuno dalle assegnazioni di progetto mentre è in vacanza. Seleziona la vacanza nel passaggio 1. 

Dividi le assegnazioni

Puoi suddividere un'assegnazione in segmenti per soddisfare la disponibilità o risolvere problemi di pianificazione. 

Ad esempio, hai assegnato a Joe 4 ore al giorno su un progetto per 3 settimane. Man mano che perfezioni il piano, desideri assegnare ore diverse ogni settimana (6 ore per la prima settimana, 2 ore per la seconda settimana e 4 ore per la terza settimana). Devi suddividere il progetto in segmenti, e poi puoi regolare le ore per ogni segmento. 

1. Seleziona l'assegnazione nel punto approssimativo in cui desideri dividere.
2. Sotto Allocazione, seleziona il valore (ad esempio, 40%), poi seleziona Dividi tra .
3. Seleziona Conferma.
4. Dopo aver suddiviso l'assegnazione, regola l'allocazione di ogni sezione secondo necessità. Puoi anche spostare la barra di assegnazione in date diverse.