Flusso di lavoro di caricamento

Prerequisiti

• Autorizzazioni di Proprietario, Amministratore o Editor sul foglio di destinazione.
• Farti abilitare le autorizzazioni per Applicazione Premium Data Shuttle nel Centro dell’Amministratore dal tuo Amministratore di sistema Smartsheet.

Se hai accesso a Smartsheet University, puoi trovare queste informazioni con istruzioni interattive nel corso Data Shuttle Upload Workflows.

Accedi a Data Shuttle

Questo articolo fornisce una panoramica dell’importazione dei dati in un foglio.

Termini chiave

• Origine: da dove importi i dati. Ad esempio, l’origine può essere un file XLSX proveniente da un altro sistema che desideri importare in Smartsheet. 
• Destinazione: la posizione in cui importi i dati. Data Shuttle può importare i dati in un foglio o in un DataTable.
• Identificatore univoco: gli identificatori univoci sono ID univoci (valori chiave della colonna) che non devono ripetersi (avere duplicati) all’interno di una colonna specifica su un foglio. Se ad esempio utilizzi un foglio per tenere traccia dei tuoi contatti, puoi designare l’indirizzo e-mail come identificatore univoco per evitare voci duplicate. Altri esempi di identificatori univoci sono i numeri di parte, i numeri ID degli studenti o i codici dei dipendenti.

Nozioni base sui flussi di lavoro di caricamento di Data Shuttle

Con Data Shuttle, puoi caricare file CSV, XLSX e Google Sheets in Smartsheet dalle seguenti fonti: 

• Google Drive

• Google Sheets (solo per i caricamenti di fogli Google)

• Box

• OneDrive o SharePoint

Assicurati di soddisfare i seguenti requisiti in base al file e all’ambiente:

• I file CSV e XLSX devono essere in forma di un allegato al foglio o alla riga in Smartsheet, oppure trovarsi in un account Google Drive, OneDrive o Box a cui hai accesso.
• Google Sheets deve risiedere in un Google Drive a cui hai accesso.
• Se i tuoi file si trovano su Google Drive, uno dei tuoi Data Shuttle Workflow Manager deve potervi accedere almeno come Visualizzatore.

Limiti

• Sono supportati flussi di lavoro di caricamento dei fogli. Puoi creare flussi di lavoro che caricano i dati direttamente nei fogli. (Report, WorkApps, dashboard e allegati non sono inclusi.)
• I flussi di lavoro di unione supportano fino a 20.000 righe per esecuzione.
• La sostituzione dei flussi di lavoro supporta fino a 5.000 righe per esecuzione.
• I flussi di lavoro possono elaborare fino a 400 colonne per foglio.
• I flussi di lavoro di unione hanno bisogno di una colonna identificativa univoca e non supportano quanto segue:
  • Colonne generate dal sistema
  • Colonne a discesa a selezione multipla
  • Formule delle colonne
  • Celle vuote
  • Duplicati all’interno della colonna

Passaggio 1 - Crea un flusso di lavoro

1. Accedi a Data Shuttle o alla funzionalità andando a Menu di avvio > Data Shuttle nella barra di navigazione sinistra.
2. Sulla barra di navigazione sinistra, seleziona 
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    per creare un flusso di lavoro.

3. Seleziona Upload Data (Carica dati).

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Suggerimento: copia da un flusso di lavoro esistente 

Puoi anche creare una copia di un flusso di lavoro esistente e modificarlo per crearne uno nuovo: 

1. Passa con il mouse sopra il flusso di lavoro che desideri copiare. Quindi seleziona 
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    sul lato destro dello schermo su quella riga.
2. Seleziona Crea una copia e assegna un nome al nuovo flusso di lavoro.

3. Passa il cursore del mouse sulla riga creata per il nuovo flusso di lavoro e seleziona 

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    di nuovo per modificare il flusso di lavoro con le modifiche desiderate.
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Passaggio 2 - Seleziona un file di origine

Note sulle fonti

• È necessario disporre almeno delle autorizzazioni di Editor per tutte le unità condivise utilizzate come origine. Per OneDrive, Smartsheet supporta solo la connessione con unità personali.
• Data Shuttle non supporta file XLSX basati su XML. Se stai generando il file di dati utilizzando un’API, è preferibile generare un file CSV piuttosto che un file XLSX.
• Il file di origine non deve essere più grande di 1 GB.

Per impostare un’origine

1. Seleziona la tua posizione di origine. Il file di origine deve trovarsi in una delle seguenti posizioni:

   • Allegato Smartsheet: poiché hai effettuato l’accesso, puoi cercare o selezionare un file per individuare l’allegato al foglio o alla riga dove è allegato il file. Devi disporre almeno delle autorizzazioni di Visualizzatore per il foglio. Scegli se desideri importare sempre l’allegato più recente o un allegato specifico selezionato in base al nome.

     Se hai difficoltà ad allegare file ai tuoi fogli, contatta il tuo Amministratore di sistema Smartsheet.

   • OneDrive o SharePoint: segui le istruzioni per consentire a smartsheetapps.com di visualizzare i file nel tuo account OneDrive o SharePoint. Dopo l’autenticazione, cerca o sfoglia il tuo account OneDrive/SharePoint sincronizzato per individuare il file.

     Se selezioni OneDrive come posizione di origine/destinazione, i siti SharePoint vengono visualizzati nel riquadro a sinistra sotto i file OneDrive.

   • Google Drive: segui le istruzioni per consentire a smartsheetapps.com di visualizzare i file nel tuo account Google Drive. Una volta avvenuta l’autenticazione, cerca o sfoglia il tuo Google Drive sincronizzato per individuare il file (XLSX, CSV o Google Sheet).
   • Box: segui le istruzioni per consentire a smartsheetapps.com di mostrare i file nel tuo account Box. Una volta avvenuta l’autenticazione, cerca o sfoglia il tuo Box sincronizzato per individuare il file (XLSX o CSV). Puoi caricare i file Box di tua proprietà e i file Box condivisi con te.
2. Controlla la casella This file has column headers (Questo file ha intestazioni di colonna) se il file contiene intestazioni di colonna.
3. Se i dati non iniziano nella riga 1 o non si trovano nella scheda 1 della cartella di lavoro, specifica la Prima riga dei dati e il Numero di scheda.

4. Seleziona Avanti.

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Passaggio 3 - Seleziona la destinazione e le azioni del flusso di lavoro

Configura in che modo vuoi caricare i risultati in Smartsheet.

1. Seleziona la destinazione, cioè dove finiranno i dati. In questo esempio spieghiamo come caricare i dati in un foglio.

   • Se vuoi imparare a caricare i dati in un DataTable, fai riferimento a Creare e popolare un DataTable.
   • Se utilizzi gli Allegati Smartsheet come origine, il foglio di destinazione può essere lo stesso foglio di quello di origine.
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2. Seleziona come vuoi importare i dati in Smartsheet: Puoi selezionare solo una di queste opzioni:

   • Replace all target sheet rows with the data from the input file (Sostituisci tutte le righe del foglio di destinazione con i dati del file di input). Questa opzione esegue la scansione del foglio di origine per trovare la prima modifica. Quando viene rilevata una modifica, Data Shuttle sostituisce tutti i dati nel foglio di destinazione da quella riga in poi.
   • Merge data into the target based on a key column value (Unisci i dati nella destinazione in base al valore di una colonna chiave). Per utilizzare questa funzionalità devi disporre di una colonna con identificatore univoco. Quando scegli di unire i dati, selezioni anche le opzioni delle righe. Puoi selezionare una qualsiasi di queste combinazioni:

     • Add rows to the sheet as they are added to the source file (Aggiungi righe al foglio man mano che vengono aggiunte al file di origine). Questa opzione aggiunge nuove righe per tutti gli identificativi univoci non ancora inclusi nella destinazione.

       Esempio

       Se hai un elenco di contatti e utilizzi gli indirizzi e-mail come identificatore univoco, e Data Shuttle trova un nuovo indirizzo e-mail nella tua origine (ad esempio: Hiro Senjima, hiro.senjima@mbfcorp.com) che non è già nel tuo foglio, aggiunge una nuova riga per Hiro e popola i suoi dettagli. Se Hiro ha due indirizzi e-mail diversi, potrebbe venire elencato due volte nel foglio di destinazione.

     • Update rows as they change in the source file (Aggiorna righe man mano che vengono modificate nel file di origine). Fa parte di una vera funzionalità di “unione”. Se nel tuo foglio è presente una riga di dati contenente un ID univoco e viene modificata nell’origine, la riga viene aggiornata nella destinazione.

       Esempio

       Se la tua colonna Identificativo univoco contiene indirizzi e-mail e Sally Smith (sally.smith@mbfcorp.com) cambia il suo numero di telefono in (111) 222-3333, Data Shuttle cercherà la riga in cui si trova l’indirizzo e-mail sally.smith@smartsheet.com e aggiornerà il numero di telefono per questa riga.

     • Delete rows that no longer match the filter criteria (Elimina righe che non corrispondono più ai criteri del filtro). Questa opzione elimina le righe che non corrispondono più ai filtri che imposterai nel passaggio successivo.

       Esempio

       Se imposti un filtro per importare dall’origine solo i record in cui la colonna Posizione ha come valore Stati Uniti e Hiro Senjima si trasferisce in Canada, la riga con i dati di Hiro viene eliminata dal foglio di destinazione.

   • Update the dropdown choices for the selected columns (Aggiorna le scelte degli elenchi a discesa per le colonne selezionate). Questa opzione sostituisce le opzioni della colonna a discesa nel foglio di destinazione con valori all’interno del tuo file Excel o CSV. Usa questa funzione per creare elenchi a discesa dinamici con Data Shuttle.
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Passaggio 4 - Crea filtri

• Se non vuoi creare un filtro, seleziona Avanti e continua con il Passaggio 5.

La creazione di filtri è facoltativa. Utilizzali per determinare i dati che desideri importare in Smartsheet. Ad esempio, puoi creare un filtro per importare righe con un valore In corso nella colonna Stato.

I filtri sono utili quando si lavora con dataset di grandi dimensioni che superano il limite del foglio di 20.000 righe. Per i dataset che superano i limiti del foglio, considera di usare DataTable. 

I filtri distinguono tra maiuscole e minuscole. Assicurati che corrispondano esattamente ai valori nel tuo file.

1. Nella scheda Filtro, seleziona Add another filter (Aggiungi un altro filtro).

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2. Nella configurazione del filtro, seleziona una colonna di input, un operatore di confronto (ad esempio è uguale a o contiene) e il valore.
3. Nella casella Filter logic (Logica filtro) connetti ciascun filtro che hai creato con l’operatore AND o OR. 

   • Utilizza gli ID filtro, cioè i numeri accanto a ciascun filtro, per definire le relazioni tra di essi.

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4. Seleziona Avanti.

Definire logiche più complesse

Puoi definire una logica di filtro più complessa utilizzando le parentesi e gli operatori AND oppure OR.

Esempio

(1 AND 2) OR 3 combina la logica per includere tutti i dati in cui (Reparto = “Servizi” AND Dimensioni Widget = “Grande”) OR Reparto = “Marketing”.

In questo esempio, vengono importati solo i widget di grandi dimensioni per il reparto servizi, ma vengono importati anche tutti i widget di marketing.

Passaggio 5 - Mappa le colonne tra origine e destinazione

Specifica quali colonne del file di origine devono essere mappate alle colonne di destinazione. Ecco alcune cose da tenere presenti:

• I nomi delle colonne di origine e di destinazione non devono necessariamente corrispondere.

• Se ci sono nomi di colonna dall’origine che corrispondono ai nomi di colonna nel foglio di destinazione, vengono mappati automaticamente. Puoi aggiungere o modificare una qualsiasi di queste mappature. 

• Non è necessario mappare tutte le colonne dell’origine o della destinazione. 

• Devi selezionare la colonna Identificativo univoco se i dati sono stati uniti nella destinazione in base al valore di una colonna chiave. Consulta i termini chiave per ulteriori informazioni.

• Se riscontri problemi con la formattazione dei campi dopo l’importazione, puoi selezionare il formattatore Tipo di colonna per modificare il formato della colonna. Questa opzione è un menu di colonna nascosto tra il campo Origine e la Colonna del foglio.

• Se modifichi il foglio sottostante, seleziona il pulsante Aggiorna per aggiornare le colonne di origine e di destinazione. L’aggiornamento sovrascrive tutte le modifiche manuali apportate, quindi assicurati che le colonne siano mappate correttamente.

Durante la mappatura, puoi vedere le colonne del tuo file di origine e le colonne del foglio.

1. Seleziona l’elenco a discesa accanto alla colonna campo Origine e scegli la mappatura corretta per la colonna Smartsheet indicata sul lato destro.

2. Dopo aver completato tutte le mappature, seleziona Avanti.

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Passaggio 6 - Programma il flusso di lavoro

L’esecuzione automatica del flusso di lavoro può essere eseguita in due modi:

• Run on attachment (Esegui secondo allegato)
• Run on schedule (Esegui secondo programmazione)

Puoi scegliere una, entrambe o nessuna delle due impostazioni. Se non scegli un’impostazione, devi eseguire il flusso di lavoro manualmente.

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Esegui su allegato

Utilizza questa opzione se la tua origine è un allegato Smartsheet; non puoi utilizzarla se la destinazione è DataTable.

Quando l’opzione Esegui su allegato è attiva, ogni volta che qualcuno aggiunge un nuovo allegato a livello di foglio o di riga al foglio di origine, se l’allegato soddisfa i criteri, viene eseguito il flusso di lavoro. I criteri per la corrispondenza dipendono dal fatto che il nome corrisponda a quello indicato nella pagina di origine. Se selezioni Più recenti, i nuovi dati vengono importati in modo coerente se le colonne nel tuo allegato corrispondono ai nomi delle colonne nel passaggio di mappatura.

Run on schedule (Esegui secondo programmazione)

Se selezioni Esegui su allegato, puoi comunque scegliere anche Esegui su programmazione. Puoi anche attivarli separatamente.

Quando abiliti Esegui su programmazione, Data Shuttle controlla regolarmente la posizione di origine e aggiorna automaticamente il foglio di destinazione con tutte le modifiche rilevate. Le posizioni di origine includono drive condivisi come Google Drive, OneDrive/SharePoint e Box.

1. Attiva Run on schedule (Esegui secondo programmazione). 
2. Per configurare la programmazione, compila i campi seguenti:
   • Days of the week (Giorni della settimana): i giorni in cui desideri eseguire il flusso di lavoro 
   • Start time (Ora di inizio): l’orario in cui desideri eseguire il flusso di lavoro
   • Execute every (Frequenza di esecuzione): la frequenza di programmazione del flusso di lavoro. Ad esempio, ogni 15 minuti.
   • End time (UTC) (Ora di fine, UTC): l’orario in cui desideri terminare l’esecuzione del flusso di lavoro

3. Seleziona Avanti.

   Data Shuttle utilizza UTC.

Esecuzione manuale

Questa opzione non è selezionabile, ma puoi eseguire manualmente qualsiasi flusso di lavoro Data Shuttle dopo averlo creato, anche se hai impostato Esegui su allegato o Esegui su programmazione.

Una volta pubblicato un flusso di lavoro, puoi eseguirlo manualmente dalla dashboard passando il mouse sul flusso di lavoro desiderato e selezionando Esegui.

Puoi visualizzare lo stato di esecuzione del flusso di lavoro nella colonna Ultima esecuzione (UTC) della dashboard.

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Passaggio 7 - Usa espressioni di input (facoltativo)

Come passaggio facoltativo, puoi usare espressioni di input per applicare una formula Smartsheet ai dati importati nel foglio tramite Data Shuttle. Spesso si può scegliere di rinunciare a questo passaggio e creare invece formule di colonna una volta caricati i dati nel foglio di destinazione.

Esempio

Diciamo che hai diversi file di origine che confluiscono in un foglio in Smartsheet. Desideri distinguere da quale fonte di dati proviene una riga in particolare. Se un file proviene da Netsuite e un altro da Oracle, puoi usare un’espressione di input per identificare la fonte durante il caricamento Data Shuttle.

Taggare i dati con l’informazione sulla posizione dell’origine

1. Il foglio di destinazione deve contenere già la colonna che usi per l’espressione di input. In questo esempio, la colonna è Origine.

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2. Salta la colonna Origine nella fase di mappatura quando crei il flusso di lavoro Data Shuttle.

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3. Nella scheda Espressioni, seleziona Add another expression (Aggiungi un’altra espressione).
4. Inserisci il nome della nuova colonna in Unique Field Name (Nome campo univoco). In questo esempio il nome usato è Origine.

5. Inserisci una formula nel campo Function Syntax (Sintassi funzione). In questo esempio la formula usata è =“Netsuite”.

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6. Torna alla scheda Mappatura e mappa il campo di questa espressione alla colonna corrispondente. Ad esempio, Origine viene mappato su Origine.

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Dopo aver completato la creazione e la pubblicazione del flusso di lavoro, quando Data Shuttle viene eseguito, la formula viene inserita nelle righe caricate. In questo esempio, quando selezioni una cella nella colonna Origine, vedrai la formula =”Netsuite”.

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Puoi usare qualsiasi altra funzione Smartsheet come espressioni, incluse quelle riferite a valori in colonne differenti.

Ad esempio, potresti usare:

• =TODAY(). Questa formula viene inserita nella funzione TODAY() e si aggiorna automaticamente ogni volta che il foglio viene aperto.
• =RIGHT(Posizione@row,3). Questa formula estrae i tre caratteri a destra della stringa nella colonna Posizione e nella riga corrispondente.

Passaggio 8 - Condividi il flusso di lavoro

Puoi condividere i tuoi flussi di lavoro con altri utenti nel tuo piano Smartsheet. Quando condividi un flusso di lavoro, questi utenti diventano responsabili del flusso di lavoro. I responsabili dei flussi di lavoro hanno la possibilità di modificare, eseguire, archiviare e condividere un flusso di lavoro purché dispongano almeno delle autorizzazioni di Editor sui file di origine e di destinazione. Gli Amministratori possono anche aggiungere o rimuovere responsabili del flusso di lavoro da qualsiasi flusso di lavoro all’interno del loro piano.

1. Nella scheda delle impostazioni Condivisione, digita il nome dell’utente con cui desideri condividere il flusso di lavoro nel campo di testo fornito.
2. Seleziona Avanti.

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Passaggio 9 - Pubblica il tuo nuovo flusso di lavoro

1. Termina il lavoro sulla pagina Input Expressions (Immetti espressioni) e seleziona Avanti.

2. Inserisci un nome per il tuo flusso di lavoro e seleziona Pubblica. Ora puoi accedere al tuo flusso di lavoro dalla dashboard di Data Shuttle in qualsiasi momento per eseguirlo, modificarlo o eliminarlo.

   • L’impostazione del flusso di lavoro Data Shuttle su Esegui su programmazione ne determina l’esecuzione all’ora designata.
   • Se hai scelto Run on attachment (Esegui secondo allegato) o nessuna delle due opzioni, potresti dover eseguire il flusso di lavoro manualmente selezionando Esegui passando con il puntatore del mouse sul flusso di lavoro nella dashboard Data Shuttle.
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