Crea elenchi a discesa dinamici con Data Shuttle

Utilizza le funzionalità di scaricamento e caricamento di Data Shuttle per creare elenchi a discesa dinamici in fogli e moduli Smartsheet. 

Chi può usarlo?

Piani:

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Autorizzazioni:

  • Editor
  • Amministratore
  • Proprietario

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Panoramica

Gli elenchi a discesa dinamici possono aggiornare automaticamente un elenco a discesa in una posizione quando tale elenco viene modificato in un’altra posizione. 

Usa Data Shuttle per caricare un elenco di elementi per aggiornare le selezioni degli elenchi a discesa da un elenco nello stesso foglio, in un foglio differente o un file .CSV o .XLSX.

Esistono due modi per accedere a Data Shuttle dall’app Smartsheet:

  • Tramite il menu Connessioni nella barra di navigazione in alto nella Visualizzazione griglia. 
  • Tramite il pulsante Integrazioni dati sulla barra di navigazione in alto nella Visualizzazione tabella.

Prerequisiti

Per usare Data Shuttle devi:

  • Disporre di autorizzazioni Editor, Amministratore o Proprietario sul foglio di destinazione.
  • Farti abilitare le autorizzazioni per Applicazione Premium Data Shuttle nel Centro dell’Amministratore dall’Amministratore di sistema Smartsheet.

Crea elenchi a discesa dinamici

Per creare elenchi a discesa dinamici utilizzando Data Shuttle, prepara quanto segue:

  • L’elenco di origine può essere un foglio all’interno di Smartsheet o un file esterno contenente le opzioni dell’elenco a discesa.
  • Il foglio di destinazione è il luogo in cui potrai aggiornare le opzioni dell’elenco a discesa in base alle modifiche nel foglio di origine.

L’esempio mostra come automatizzare i valori a discesa utilizzando due flussi di lavoro:

  • Flusso di lavoro di scaricamento: estrae i dati dal foglio di origine, mappa le colonne pertinenti e li salva in un file CSV.
  • Flusso di lavoro di caricamento: utilizza il file CSV generato per aggiornare le opzioni dell’elenco a discesa nel foglio di destinazione mappando il contenuto del CSV alle colonne a discesa del foglio di destinazione.

Crea un flusso di lavoro di scaricamento 

  1. Vai a Create a workflow (Crea un flusso di lavoro) > Offload Data (Scarica dati).

  2. Seleziona il tuo foglio sorgente. Quindi, seleziona Next (Avanti). 

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  3. Seleziona una posizione di destinazione tra le seguenti:
    • Allegato Smartsheet: seleziona il foglio a cui desideri allegare.
    • OneDrive e Sharepoint: accedi al tuo account esterno.
    • GoogleDrive: accedi al tuo account esterno.
    • Box: accedi al tuo account esterno.

Nei piani Smartsheet Gov è disponibile anche l’offerta GCC High di Microsoft. Tuttavia, poiché la maggior parte delle unità non è accessibile per impostazione predefinita, devi contattare il team di assistenza per attivare l’accesso.

Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  1. Assegna un nome al file esportato e seleziona CSV come tipo di file esportato.
  2. Seleziona se desideri aggiungere intestazioni al file di destinazione. Quindi, seleziona Next (Avanti).
  3. (Facoltativo) Aggiungi un filtro per esportare solo i dati che soddisfano criteri specifici.
  4. Seleziona Next (Avanti).
  5. Mappa le colonne tra l’origine e la destinazione selezionate. Seleziona Next (Avanti).
  6. Attiva Run on schedule (Esegui secondo programmazione) se desideri impostare una programmazione. Seleziona Next (Avanti).
  7. Assegna un nome al flusso di lavoro e seleziona Save (Salva).
  8. Passa il mouse sopra il flusso di lavoro appena creato e seleziona Run (Esegui).

Un messaggio conferma che il flusso di lavoro è stato eseguito correttamente. 

Crea un flusso di lavoro di caricamento

  1. Vai a Create a workflow (Crea un flusso di lavoro) > Upload Data (Carica dati).
  2. Seleziona la tua posizione di origine:
    • Allegato Smartsheet: dovrai selezionare il foglio in cui è presente l’allegato.
    • OneDrive e Sharepoint: accedi al tuo account esterno.
    • GoogleDrive: accedi al tuo account esterno.
    • Box: accedi al tuo account esterno.
  3. Seleziona il foglio in cui risiede l’allegato.
  4. Seleziona il modo in cui Data Shuttle sceglie l’allegato:
    • Nome: devi inserire il nome dell’allegato (includi il formato dell’allegato).
    • Più recente: viene selezionato l’allegato più recente.
  5. Seleziona la casella se l’allegato ha intestazioni di colonna.

  6. Seleziona la prima riga e il separatore di caratteri. Quindi, seleziona Next (Avanti).

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  7. Seleziona il tuo foglio di destinazione. È qui che vengono visualizzate le opzioni dell’elenco a discesa.

  8. Seleziona l’azione Update the dropdown choices for the selected columns (Aggiorna le scelte degli elenchi a discesa per le colonne selezionate). Quindi, seleziona Next (Avanti). 

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  9. (Facoltativo) Aggiungi un filtro per importare solo i dati che soddisfano criteri specifici.
  10. Seleziona Next (Avanti).
  11. Mappa le colonne tra l’origine e la destinazione selezionate. Seleziona Next (Avanti).
  12. Attiva Run on schedule (Esegui secondo programmazione) se desideri impostare una pianificazione o attiva Run on attachment (Esegui secondo allegato) se desideri che il flusso di lavoro venga eseguito quando l’allegato viene caricato. Seleziona Next (Avanti).
  13. (Facoltativo) Aggiungi espressioni per includere un nuovo campo funzione nel foglio di destinazione.
  14. Seleziona Next (Avanti).
  15. Assegna un nome al flusso di lavoro e seleziona Save (Salva).
  16. Dopo aver visualizzato la conferma, seleziona Done (Fatto).

Puoi selezionare manualmente Run (Esegui) per testare i flussi di lavoro. 

Se imposti una cadenza programmata per i flussi di lavoro di scaricamento e caricamento, i flussi di lavoro verranno eseguiti automaticamente e manterranno sincronizzate le opzioni dell’elenco a discesa con l’elenco di origine.