Crea elenchi a discesa dinamici con Data Shuttle

Panoramica

Gli elenchi a discesa dinamici possono aggiornare automaticamente un elenco a discesa in una posizione quando tale elenco viene modificato in un’altra posizione. 

Usa Data Shuttle per caricare un elenco di elementi per aggiornare le selezioni degli elenchi a discesa da un elenco nello stesso foglio, in un foglio differente o un file .CSV o .XLSX.

Puoi stabilire le connessioni Data Shuttle tramite l’intuitivo menu Connections (Connessioni) nella barra di navigazione in alto dell’applicazione Smartsheet. Seleziona Connections (Connessioni) e scegli l’azione desiderata.

Brandfolder Image

 Questa funzione migliora significativamente la reperibilità di Data Shuttle all’interno dell’app, garantendo una gestione del flusso di lavoro senza intoppi.

Prerequisiti

Per usare Data Shuttle devi:

• Disporre di autorizzazioni Editor, Amministratore o Proprietario sul foglio di destinazione.
• Farti abilitare le autorizzazioni per Applicazione Premium Data Shuttle nel Centro dell’Amministratore dall’Amministratore di sistema Smartsheet.

Crea elenchi a discesa dinamici

Per creare elenchi a discesa dinamici utilizzando Data Shuttle, prepara quanto segue:

• Il tuo elenco di origine. Può trattarsi di un foglio all’interno di Smartsheet o di un file esterno contenente le opzioni dell’elenco a discesa.
• Il tuo foglio di destinazione. Qui potrai aggiornare le opzioni del menu a discesa in base alle modifiche nel tuo foglio sorgente.

Questo processo presume che scaricherai l’elenco da una posizione Smartsheet. 

Crea un nuovo flusso di lavoro di scaricamento 

1. Vai a Create a workflow (Crea un flusso di lavoro) > Offload Data (Scarica dati).

2. Seleziona il tuo foglio sorgente. Quindi, seleziona Next (Avanti). 

   Brandfolder Image

   
3. Seleziona la posizione di destinazione:
   • Smartsheet Attachment (Allegato Smartsheet): seleziona il foglio a cui desideri allegare.
   • OneDrive e Sharepoint: devi accedere al tuo account esterno.
   • Google Drive: devi accedere al tuo account esterno.
   • Box: devi accedere al tuo account esterno.

Brandfolder Image

4. Assegna un nome al file esportato e seleziona il tipo di file esportato desiderato.
5. Seleziona se desideri aggiungere intestazioni al file di destinazione. Quindi, seleziona Next (Avanti).
6. Facoltativo: aggiungi un filtro per esportare solo i dati che soddisfano criteri specifici.
7. Seleziona Next (Avanti).
8. Mappa le colonne tra l’origine e la destinazione selezionate. Seleziona Next (Avanti).
9. Attiva Run on schedule (Esegui secondo programmazione) se desideri impostare una pianificazione. Seleziona Next (Avanti).
10. Assegna un nome al flusso di lavoro e seleziona Save (Salva).
11. Passa il mouse sopra il flusso di lavoro appena creato e seleziona Run (Esegui).

Verrà visualizzato un messaggio che conferma l’esecuzione del flusso di lavoro. 

Crea un flusso di lavoro di caricamento

1. Vai a Create a workflow (Crea un flusso di lavoro) > Upload Data (Carica dati).
2. Seleziona la tua posizione di origine:
   • Smartsheet Attachment (Allegato Smartsheet): seleziona il foglio a cui desideri allegare.
   • OneDrive e Sharepoint: devi accedere al tuo account esterno.
   • Google Drive: devi accedere al tuo account esterno.
   • Box: devi accedere al tuo account esterno.
3. Seleziona il foglio in cui si trova l’allegato.
4. Seleziona il modo in cui Data Shuttle sceglie l’allegato:
   • Name (Nome) - devi inserire il nome dell’allegato (includi il formato dell’allegato).
   • Most recent (Più recente) - viene selezionato l’allegato più recente
5. Seleziona la casella se l’allegato ha intestazioni di colonna.
6. Seleziona la prima riga e il separatore di caratteri. Quindi, seleziona Next (Avanti). 

Brandfolder Image

7. Seleziona il tuo foglio di destinazione. Qui appariranno le opzioni del menu a discesa.

8. Seleziona l’azione Update the dropdown choices for the selected columns (Aggiorna le scelte degli elenchi a discesa per le colonne selezionate). Quindi, seleziona Next (Avanti). 

   Brandfolder Image

   
9. Facoltativo: aggiungi un filtro per importare solo i dati che soddisfano criteri specifici.
10. Seleziona Next (Avanti).
11. Mappa le colonne tra l’origine e la destinazione selezionate. Seleziona Next (Avanti).
12. Attiva Run on schedule (Esegui secondo programmazione) se desideri impostare una pianificazione o Run on attachment (Esegui secondo allegato) se desideri che il flusso di lavoro venga eseguito quando l’allegato viene caricato. Seleziona Next (Avanti).
13. Facoltativo: aggiungi espressioni per includere un nuovo campo funzione nel foglio di destinazione.
14. Seleziona Next (Avanti).
15. Assegna un nome al flusso di lavoro e seleziona Save (Salva).

Verrà visualizzato un messaggio di conferma. Seleziona Done (Fine).

Puoi selezionare manualmente Run (Esegui) per testare i flussi di lavoro. 

Se imposti una cadenza programmata per i flussi di lavoro di caricamento e scaricamento, i flussi di lavoro verranno eseguiti automaticamente e manterranno le opzioni dell’elenco a discesa sincronizzate con l’elenco di origine.