Panoramica su Data Shuttle

Per usare Data Shuttle, devi disporre delle autorizzazioni di Proprietario, Amministratore o Editor sul foglio di destinazione e disporre di autorizzazioni per l’applicazione Premium Data Shuttle abilitate nel Centro dell’Amministratore dal tuo Amministratore di sistema Smartsheet. Per contattare il rappresentante delle vendite e saperne di più, visita il Marketplace Data Shuttle.

Data Shuttle di Smartsheet ti consente di caricare o scaricare i tuoi dati tra Smartsheet e i tuoi sistemi ERP, CRM e database. Ciò ti permette di centralizzare automaticamente e perfettamente i dati in un’unica fonte di verità, dandoti la possibilità di prendere decisioni informate.

Inizia

Quando la tua organizzazione inizia a usare Data Shuttle, tieni a mente queste raccomandazioni per massimizzarne i vantaggi:

• Gli Amministratori di sistema sono responsabili di concedere agli utenti l'accesso a Data Shuttle. In qualità di Amministratore di sistema, devi controllare le autorizzazioni degli utenti per garantire che gli utenti con licenza o i Membri dispongano dell’accesso appropriato.
  • Individuale
  • In blocco
• Condividi i contenuti di apprendimento e l'accesso a Data Shuttle con gli utenti pertinenti all'interno della tua organizzazione.
• Familiarizza con i controlli di gestione di Data Shuttle.
• Richiedi di diventare un Mobilizer per accedere a risorse esclusive.

Accedi a Data Shuttle

Esistono due modi per accedere a Data Shuttle dall’app Smartsheet:

• Tramite il menu Connessioni nella barra di navigazione in alto nella Visualizzazione griglia. 
• Tramite il pulsante Integrazioni dati sulla barra di navigazione in alto nella visualizzazione tabella.

Puoi accedere anche utilizzando il pulsante qui sotto.

Accedere a Data Shuttle

Flussi di lavoro Data Shuttle

Data Shuttle consiste in flussi di lavoro. I due tipi di flussi di lavoro sono i dati di caricamento e i dati di scaricamento. L’opzione Upload data (Carica dati) ti consente di impostare un flusso di lavoro che porta automaticamente nel tuo ambiente Smartsheet file di fogli di calcolo, che puoi filtrare e trasformare. L’opzione Offload data (Scarica dati) consente di creare un flusso di lavoro che salva automaticamente una copia di un foglio che un’altra applicazione può importare nel tuo processo.

I flussi di lavoro ti aiutano a:

• Definire origine e destinazione dei dati 
• Applicare filtri a tali dati 
• Mappare i dati alle relative destinazioni 
• Creare una pianificazione opzionale per il flusso di lavoro da eseguire automaticamente 

Quando crei i flussi di lavoro, accertati di avere un endpoint chiaro. Evita i flussi di lavoro circolari, che vengono eseguiti in un ciclo infinito e possono danneggiare i tuoi dati.

Passaggi base dei flussi di lavoro

1. Conferma la compatibilità dei dati e le autorizzazioni. 
2. Accedere a Data Shuttle da datashuttle.smartsheet.com
3. Sulla barra di navigazione sinistra, seleziona + per creare un nuovo flusso di lavoro. 

4. Seleziona il tipo di flusso di lavoro che desideri creare: upload (caricamento) oppure offload (scaricamento).

   Non puoi caricare o scaricare report, WorkApps, dashboard, allegati o immagini contenute in celle.

5. Segui le istruzioni sulle schermate del flusso di lavoro per eseguire quanto segue:
   • Identificare l’origine 
   • Impostare un target
   • Applicare filtri 
   • Mappare le colonne 
   • Condividere il flusso di lavoro

6. (Facoltativo) Imposta una programmazione per il tuo flusso di lavoro da eseguire automaticamente.

   Data Shuttle viene eseguito in UTC e non rispetta le impostazioni del fuso orario configurate nell’app Smartsheet.

7. Pubblica il flusso di lavoro per salvarlo. Torna alla dashboard per rivedere, modificare o archiviare il flusso di lavoro.

Compatibilità dei dati

Se hai un account Smartsheet Commercial, tutte le unità sono attive per impostazione predefinita. 

Se hai un account Smartsheet Gov, sono disattivate. Negli account Smartsheet Gov, puoi selezionare le unità che desideri abilitare per l’accesso a Data Shuttle, ma devi contattare il team di assistenza per richiedere tale funzionalità.

Flussi di lavoro di caricamento

I flussi di lavoro di caricamento prendono i dati da un allegato e possono aggiungere, aggiornare o eliminare righe in un foglio in base a un ID univoco. L'allegato deve essere un file CSV o XLSX. I flussi di lavoro di caricamento possono anche estrarre i dati da un file collegato in un’unità di archiviazione di terze parti.

Puoi creare un flusso di lavoro di caricamento in Data Shuttle in questo modo:

• Importa le ore effettive lavorate da uno strumento di tracciamento temporale esterno
• Importa le spese effettive da un sistema di contabilità esterno
• Aggiorna la pipeline di vendita di consegna da uno strumento di CRM non SFDC (Salesforce)
• Unisci i dati provenienti da un sistema esterno in un foglio di intake per il provisioning tramite Control Center
• Importa i dati in Smartsheet da strumenti per la creazione di moduli personalizzati

Flussi di lavoro di scaricamento

Puoi usare Data Shuttle per scaricare i dati come allegato a un foglio Smartsheet o una fonte cloud esterna, come OneDrive/SharePoint, Google Drive o Box.

Crea un flusso di lavoro di scaricamento in Data Shuttle in questo modo:

• Mostra l'informazione Smartsheet chiave agli utenti che non usano Smartsheet
• Esporta i dati complessi in una struttura semplice per la database ingestion
• Rendi i fogli disponibili settimanalmente in un sistema di archiviazione cloud per l'invio come allegato e-mail
• Invia i dati del foglio modificati e filtrati come allegato a un altro foglio per la creazione di soluzioni complesse
• Esporta, archivia ed esegui l'audit dei dati conservando le versioni esportate come backup

Nei piani Smartsheet Gov è disponibile anche l’offerta GCC High di Microsoft.

Insight di Data Shuttle

Gli Amministratori di sistema possono accedere a Centro dell’Amministratore > Approfondimenti sul piano per visualizzare gli insight di Data Shuttle. Questi insight includono il numero totale di flussi di lavoro creati, le righe aggiornate, le esecuzioni, gli utenti attivi, gli errori, gli elementi archiviati e altro ancora. Per saperne di più su Approfondimenti sul piano.